公司档案管理核心制度及综合流程.docx

企业文件档案管理制度及步骤

一、目标

加强文件档案管理，规范企业文件档案搜集、归档程序和方法，确保企业档案完整性、正确性和系统性。提供符合企业需求和确保管理体系有效运行证据。

二、 适用范围

适适用于企业及各部门档案搜集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案：指企业过去和现在各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。

2、 档案管理：就是指档案搜集、整理、判定、保管、统计、提供利用等活动。四、 职责

1、 行政人事部：

1） 负责企业档案集中管理和制度实施及检验工作， 并负责督促指导部门档案管理；

2） 建立健全企业档案管理制度，指导、监督和检验实施情况；

3） 搜集、整理、分类、判定、统计、保管企业档案和其它资料；

4） 负责企业档案利用和销毁管理，监控档案利用和销毁全过程，确保企业档案

安全；

5） 提升级案信息利用效率，促进信息传输和沟通；

6） 负责组织学习和培训档案管理措施、使用知识。

2、 其它各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并立即通知行政人事部；

2）向行政人事部移交协议或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或协议复印件日常搜集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按要求独立建档保管财务档案资料；

3、 各部门档案主管人员

1）负责部门档案管理。

4、 各部门责任人

1）负责对部门档案管理监督检验。

五、 工作程序

1、档案资料搜集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成协议及文件资料进行搜集，并编制

部门《文件（协议）管理统计目录》 。

2）各部门文件、合相同资料原件需要保留，各部门分别进行整理，并编制《移交目

录》每三个月向行政人事部移交。

a) 归档范围及移交时间：每三个月结束后次月 10 日前。

b) 档案资料标识

各部门对各自保管档案资料编号，编号规则见后。

c) 档案资料日常管理：

⑴ 电子类协议或其它需要保管电子文件，应该立即存放于指定电脑硬盘内。

⑵ 文件、协议资料要登记具体信息，并编制《文件（协议）管理统计目录》 ，方便检索利用。

⑶ 文件资料、协议要科学排列，按编号次序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d) 档案借阅

(1)借阅档案要推行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在企业内，

不能带出；必需带出企业查阅，需依据借阅权限由相关领导同意；

⑵档案外借通常只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅档案交还时，必需

当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报直接上级；

⑶借阅档案用完后，应立即送还，如超出借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必需珍惜档案，不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘

抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值档案，销毁时，必需写申请销毁汇报，编制销毁目录，报部门

总经理同意，同意后方可销毁。

⑵实施销毁任务时，必需由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目

录上签字。最终，把销毁目录和同意手续文件，一并存档永久保留。

2、 档案管理细则

1）档案资料归档范围

⑴企业对外发出公文，如给政府请示汇报类公文等；

⑵企业收到公文， 如政府职能部门发来和本企业相关条例、 要求、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本企业和其它单位来往文书及权益文书等；

⑷企业领导指示、指示等；

⑸关键会议材料，包含会议通知、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简

报、会议统计等；

⑹反应企业关键职能活动汇报、总结、工作日志、工作备忘等；

⑺企业多种工作计划、计划考评 / 总结、汇报、统计报表及简报；

⑻本企业和相关单位、个人签署协议、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本企业干部任免文件材料、 职员奖励、处分、考评文件材料、 本企业职员劳动、

工资、福利方面文件材料等人事档案资料；

⑽本企业公布各类广告、宣传材料；

⑾本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、 考察、调查研究、参与会议等）所取得或形成档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁多种实物档案；

⒂ 其它含有利用和保留价值文件资料。

3、档案资料归档要求

⑴归档文件资料必需完整、真实、正确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等

必需齐全。

⑵ 通常资料按一份原件归档，关键文件和高使用率文件能够依据需要，按二份原件存档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理同意后妥善保留，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必需具体统计事由、时间、 地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有对应纸质文件、资料一并归档保留，并做好电子文件存放设备信息

备份工作。

⑸多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，

并保持其完好无损。

4、档案资料归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a) 企业要求密级文件；

b) 关键文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c) 协议、协议书等正本及过程资料；

d) 企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分、考评文件材料；

e) 其它认为需要即时归档资料。

⑵定时归档

a) 部门应在每个月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；

b) 部门每十二个月 3 月底前归档上年度文件和资料，并移交企业行政人事部；⑶电子声像档案归档

a) 关键电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 通常电子声像档案归档应定时完成，通常每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每十二个月 3 月底前必需向行政人事部移交上十二个月度全部归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职，要填写《档案移交清单》 ，由部门责任人指定接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交企业步骤

a) 经办部门检验文件或档案，编制移交清单；

b) 行政人事部依据移交清单，查收案卷和文件，并和部门每个月提交档案清单查对；

c) 档案完整、齐全且符合企业要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保留一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a) 档案按类别应给予统一名称， 其名称应简明扼要， 以充足表示档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。

b) 档案分类各级名称经确定后， 应参考《档案分类编号表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。

c) 档案分类编号内应预留若干空档， 以备未来组织扩大或业务增多时， 随时增补之用。

d) 档案分类及编号增补、 修订等由行政人事部结合工作和部门要求， 组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本措施由企业行政人事部制订并负责解释。

六、 相关统计

1、 《文件（协议）管理统计目录》

2、 《文件档案移交目录》

3、 《档案移交清单表》

4、 《档案借阅审批单》

5、 《档案分类编号表》

6、 《档案管理步骤》

文件（协议）管理统计目录

统计编号 :

日期：

序号
文件（协议）编号
标
题
需抄送相关部门
接
收
原 / 复
接收人
备
注

部
门

移交目录

统计编号 : 日期：

序号 文件（协议）编号 标 题 名 称 页数 原 / 复 备 注

移交单位 移交人 日期

收件单位 日期

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

统计编号 :

移交

性质

档案

类别

合 计

移交说明

接收意见


档案移交清单表

日期：

□离职□调岗
□归档
档案所属

年
度

保管期限

数量

永久
长久
短期

移交人：

接收人：

移交人（部门） 接收人（部门）

经办人： 经办人：

移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日

见证人： 日期： 年 月 日

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单

统计编号 :

借阅部门


借阅人


日期：

借阅部门经理

总经理


副总


行政人事部


部门经理

使用目标

序 号 借 阅 内 容 复印 借阅 归还日期 备注

档 案 目 录

卷宗号：


目录号：


部门：


日期：

案卷次序号


立卷类目号


案卷标题


起止日期


卷内张数


保管期限


备注

档案分类编号表

LYJ+部门 +类别 +年份 +编号文件

部门
行政
财务
市场部
客服部
质量部
生产部
电子

销售区域

类别
XZ
CW
SC
KF
ZL
SC
商务

XA;SB;HB;SX;HN

DS

外发公文

XZWF

——

—— —— —— ——

——

——

WF

收到公文
XZSD
——
——
——
——
——
——
——

SD

会议资料
CWHY
SCHY
KFHY
ZLHY
SCHY
DSHY
例： XAHY

XZHY

HY

发展计划
CWJH
SCJH
KFJH
ZLJH
SCJH
DSHY
例： XAJH

XZJH

JH

制度文件
CWZD
SCZD
KFZD
ZLZD
SCZD
DSZD
例： XAZD

XZZD

ZD

协议协议
CWHT
SCHT
KFHT
ZLHT
SCHT
DSHT
例:XAHT-001

XZHT

HT

月度文件
CWYD
SCYD
KFYD
ZLYD
SCYD
DSYD
例： XAYD

XZYD

YD

财务档案

CW+账目名称前两个字手写字母编写：比如成本——
CWCB

档案管理步骤：

相关部门 / 部门责任人

实施相关

档案管理制度

搜集资料

判定

整理编目

立卷归档

配合完成监督

检验工作

对不符合项进行

整改


行政人事部 分管总监 / 总经理

建立、完善

档案管理制度

否

审核验收

是

保管利用

监督检验

完成检验汇报

否

审核验收

是