乳业有限公司制度汇编手册制度.doc

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管理制度汇编手册

目 录
第一部分：管理部制度
（01） 作息制度………………………………………………5
（02） 值班制度………………………………………………7
（03） 现场管理制度…………………………………………8
（04） 办公设备管理制度……………………………………11
（05） 会务管理制度…………………………………………13
（06） 信息传递制度…………………………………………19
（07） 文件规范化管理制度…………………………………21
（08） 档案规范化管理制度…………………………………25
（09） 报表报送制度…………………………………………29
（10） 印章管理制度…………………………………………30
（11） 计算机网络管理制度…………………………………33
（12） 设施设备预定使用制度………………………………35
（13） 物品申购、采购、领用制度…………………………36
（14） 日清卡管理制度………………………………………38
（15） 三工转换制度…………………………………………40
（16） 保密制度………………………………………………53
（17） 督察管理制度…………………………………………55
（18） 合理化建议及其他项目激励办法……………………58
（19） 售后服务处理制度……………………………………61
第二部分：人力资源部制度
（20） 人事管理制度…………………………………………63
（21） 人员流动管理制度……………………………………74
（22） 反腐倡廉制度…………………………………………76
第三部分：巡查部制度
（23） 巡查部早晚例会管理制度……………………………78
（24） 巡查日报规范管理制度………………………………79
第四部分：企划部制度
（25） 促销品出入库管理制度………………………………81
（26） 短期促销员管理制度…………………………………83
（27） 企划部促销品采购、形象制作管理制度……………85
（28） 广促物料的派发流程…………………………………88
（29） 企划部部费用管控制度………………………………90
（30） 企划部内部管理制度…………………………………92
（31） 企划部资料备档制度…………………………………99
（32） 企划部制作结案制度…………………………………101
（33） 形象店制作制度………………………………………102
第五部分：
KA部/销售部/深度营销部/外围部/低温部制度
（34）商超晨会会议管理制度………………………………103
（35）百利包中商、武商系统考核标准……………………105
（36）百利包中百便民系统考核标准………………………107
（37）百利包KA系统考核标准…………………………….108
（38）百利包内部业务制度…………………………………109
（39）深度营销部业务员管理制度…………………………112
（40）产品陈列、销售日期相关规定………………………114
（41）商超部促销员管理制度………………………………116
（42）低温部促销员管理制度………………………………118
（43）深度营销订单管理制度………………………………120
（44）中百便民促销员管理制度……………………………122
（45）中百便民送货管理制度………………………………124
（46）中百便民退货管理制度………………………………125
（47）商超费用管理制度……………………………………126
（48）KA部终端考核标准……………………………………128
第六部分：储运部管理制度
（49）出入库管理制度………………………………………129
（50）现场存放管理制度……………………………………131
第七部分：经销商管理制度
（51）外围部经销商管理制度………………………………133
（52）市区经销商管理制度…………………………………140
（53）经销商窜货管理制度…………………………………142

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管理性文件

作息制度
一、目的：为了规范内部管理，保证日常工作有序开展，特
制定本管理制度。
二、适用范围：全体员工
三、上班时间要求：
（－）上午8：00—12：00、下午14：00—18：00；
（二）正常工作日：星期一——星期五；
（三）休息日：执行轮休制
四、激励办法：
（一）如出现迟到或早退情况，部长级人员负激励30元/次，
主管级人员负激励20元/次，其他人员负激励10元/次；月累计三次以上（包括三次）者给予解聘处理；
（二）无故未上班或迟到半小时以上按照旷工处理，部长级人员负激励50元/次，主管级人员负激励30元/次，其他人员负激励20元/次；
（三）员工上班执行“签到”原则，迟到者也必须执行签到程序（写明实际到岗时间），不准代签、补签，如出现不符合情况，对部长级人员负激励30元/次，主管级人员负激励20元/次，其他人员负激励10元/次；
（四）办公人员如有特殊情况需外出办理的,需到前台文员处做好登记;其他人员在工作日内若有临时事情需处理的,要跟直接上级请假（一个工作日内请假几小时），如未登记、请假或未经批准按照旷工处理;全天请假超过五小时按照全天计算；月临时请假超过三次者自动记成一天事假，其它情况按照《人事制度》执行。

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值班制度
一、目的：为保证节假日工作顺畅开展及各项信息传递通畅，特制定本管理制度。
二、适用范围：行政人员
三、值班时间要求：
（一）日值班：中午12：00-14：00；
（二）周值班：全天8：00—18：00
四、具体事项要求：
（一）负责接听电话及收发传真，并做详细记录，根据内容的缓急性在第一时间内传达至相关人员。
（二）负责接待来访人员，并做详细记录，根据实际情况通知相关人员，对来访者所提问题不做具体答复;
（三）负责接收货物及EMS，核实其相关信息，按照签收单清点数量，验收其是否合格，再转交相关人员并做好登记；
（四）负责办公现场各项设施的管理，且保证整洁干净，避免造成安全隐患事件发生；
（五）如因特殊情况未能按值班时间执行，需经管理部部长同意后方可找替班人接替工作，且一切事项有替班人负责。
五、激励办法：
如未能按以上要求执行，对责任人负激励20元/次/项。
附：《收发文、EMS登记表》
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二0一六年六月一日
审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx

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xx液武字[2016] 03号

现场管理制度

一、目的：为了营造良好的办公环境和工作氛围，保证高效优质地完成工作，特制定如下管理制度。
二、适用范围：全体员工
三、具体要求：
（一）冬季、春季、秋季上班时必须统一着深蓝色或黑色的正版
西装，且佩戴xx领带（专指“十一”以后到“五一”之前）。夏季上班时必须统一着白色短袖衫（不得有绣花、丝带等），黑色或深蓝色长裤，女士可穿黑色齐膝一步裙，办公人员必须执行此规定，周六、周日及出差等特殊情况除外；其他人员在公司临时要求的的时间内也必须执行。
（二）进入办公区域须佩戴胸卡，胸卡内容必须填写完整且张贴本人近期照片；
（三）公司内部不准称呼职位；
（四）女同志不允许浓妆艳抹及上班期间在工作场所化妆，男同志不准留长发，不准留怪异发型；
（五）办公区域内保持安静，坐姿端正，不允许大声喧哗、吵闹、打瞌睡、睡觉、闲聊、吃零食、听音乐及与工作无关的人员网上聊天；
（六）工作期间使用文明用语，礼貌待客，耐心解答顾客或消费者提出的各类问题，对不属于本职内的问题，向对方说明并提供相应的咨询信息，不允许出现推托、拒绝现象。
（七）不允许酒后进入办公区域及发生在办公区域内吸烟、吵架、打架斗殴、聚众闹事等不文明行为；
（八）爱护公司财物、节约能源，不允许出现长流水、长明灯、设备空转等现象；
（九）保证个人负责的现场区域（包括整个办公阁）保持干净，桌上的办公用品必须摆放整齐、且不得有尘土，尤其是键盘托、电话线、电源线、鼠标线等需擦拭干净；
（十）办公桌、办公椅及围栏上不得放衣物、背包等非办公物品，办公桌下不得放任何杂物，如电脑包、背包、手提袋、促销物料、产品等；责任人离开办公区域时椅子、抽屉（门）必须随时归位；
（十一）下班后办公桌上只可放台历、电脑、电话、笔筒（电话要固定在一个地方，不得随意挪动），不准放置零散资料，日常文件资料需放入塑料文件盒中，并统一方向整齐摆放在文件框内；
（十二）下班后关闭电脑时必须将显示器一起关掉；
（十三）外出人员必须保持个人办公现场符合要求；
（十四）会议室内所有放置物品（包括促销品）未经相关部门同意不得随意乱动，如有物品丢失，与会人员集体造价赔偿，并负激励50元；被发现有偷盗行为者直接解聘，情节严重者移交司法机关；
四、激励办法：
（一）管理部考核员每日对现场进行检查，出具检查结果，按
照以上条款执行激励。
（二）周五10：30前进行大扫除，责任区域按照现场明细帐划分执行。
（三）未按照以上要求执行，部长级人员负激励30元/次/项，主管人员负激励20元/次/项，其他人员负激励10元/次/项。
（四）第十四项按照细项执行激励。

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二0一六年六月一日

审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
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管理性文件
xx液武字[2016] 04号

办公设备的管理制度
一、目的：爱惜公司财物，保证各项设施设备完好无损，使其长久发挥功效，为工作正常开展提供良好的保障，特制定本管理制度。
二、适用范围：全体员工
三、具体要求及激励办法：
（一）实行个人负责制，按照《公司资产账》进行责任划分，明确自己所负责财物；
（二）不允许野蛮操作公司物品，如：鼠标、键盘、机箱、显示器、数码相机、传真机、打印机、复印机、电话等，否则依情节严重性部长级人员负激励30－100元/次/项，主管级人员负激励20-80元/次/项，其他人员负激励10-50元/次/项；
（三）任何操作人员在使用过程中由于操作不当，野蛮操作将微机备件损坏，将按备件原价赔偿或承担所有维修费用；
（四）不得随意看电影、玩游戏等，否则负激励部长级人员30元/次，主管级人员负激励20元/次，其他人员负激励10元/次；
（五）个人负责的办公设施设备必须做好日常保养与维护，如经管理部检查保养与维护不当，对部长级人员负激励30元/次，主管级人员负激励20元/次，其他人员负激励10元/次，如保养及维护较好，正激励部长级人员50元/次，正激励主管级人员30元/次，正激励其他人员20元/次；
（六）文件、信息传递最好用电子版，如需打印、复印需到管理部前台文员处登记后方可进行，违者对责任人负激励10元/次，部门负责人100％连带；
（七）严禁使用公司办公设施、设备处理私人事务，否则对部长级人员负激励50元/次，主管级人员负激励30元/次，其他人员10元/次。
附：《复印登记表》

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二00六年六月一
审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx

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管理性文件
xx液武字[2016] 05号

会务管理制度
一、 目的：规范公司的会务管理程序，统一会议管理要求，
提高公司整体的工作效率，加强部门之间的信息共享与沟通协作，促进工作顺利开展。
二、适用范围：部长级人员
三、工作标准：
（一）会议时间、地点、与会人员
1、时间：旬经营例会于每月13日、23日（下旬直接做入月例会中），月例会在每月5日、8：00－18：00召开，管理部负责筹备、安排。遇有工作冲突或节假日，时间另行通知；
2、地点：办公一区会议室召开（若遇特殊情况，另行通知）；
3、与会人员：各部门第一负责人及主管级人员；
4、 由总经理召集的其它临时会议不作固定要求，具体会议时间、地点、议题及相关要求根据实际情况而定，管理部负责提前一日通知与会人员。
（二）会议纪律
1、要求与会人员统一着公司规定的工作服，佩戴胸卡；
2、要求与会人员按时出席，并实行签到制，不允许迟到早退、无故缺席，未签到者视为缺勤。因事不能参会，需提前一日向管理部考核员递交书面请假条，说明请假原因，经总经理批准后方为有效，否则视为缺席；
3、各部门负责人需在每旬、月例会召开的前一天上午12：00前将汇报材料以电子版形式发送至行政干事，以便会议的顺利进行；
4、会议期间，需将手机调置于静音或关机状态，一律不准随便出入接打电话。各参会人员自行提前做好事务安排，如有来电请在会后打电话解释；
5、与会人员按顺序发言，一律讲普通话；
6、会议内容严格保密。在未发会议纪要前不得泄露会议内容，否则，追究有关人员责任。
（三）汇报要求
1、经营例会汇报要求
（1） 汇报顺序、内容及时间要求
（2）
经营例会工作汇报顺序一览表

序号
汇报单位/人
必须汇报的内容
时间要求
1
财务部
费用使用及控制情况，经营情况分析（月度目标达成情况），资产、帐务、税务管理情况，各销售部应收帐款的分析；团队建设、工作创新
15分钟
2
管理部
上次经营例会会议内容追踪落实及考核情况、月度考核汇总、绩效管理实施情况、现场综治消防安全、后勤服务工作、精神文明建设、工作创新
15分钟
3
人力资源部
人事管理情况、培训实施及效果评估情况、月度廉政管理工作的汇报、内部管理及工作创新
15分钟
4
KA部
销售分析、系统谈判及回款情况分析，费用使用情况、竞品动态、新品推广情况、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、终端表现情况、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
5
销售一部
销售分析、竞品动态、新品推广情况、网点开发及流失情况、销售直营系统管理、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、经销商管理、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
6
销售二部
销售分析、竞品动态、新品推广情况、网点开发及流失情况、特殊通路系统的管理、销售直营系统管理、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、经销商管理、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
7
销售三部
销售分析、竞品动态、新品推广情况、网点开发及流失情况、销售直营系统管理、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、经销商管理、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
8
外埠部
销售分析、竞品动态、新品推广情况、网点开发及流失情况、销售直营系统管理、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、经销商管理、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新

9
深度营销部
销售分析、竞品动态、新品推广情况、网点开发及流失情况、销售直营系统管理、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、经销商管理、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新

10
低温部
销售分析、回款情况分析，费用使用情况、竞品动态、新品推广情况、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、终端表现情况、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
11
百利包部
销售分析、回款情况分析，费用使用情况、竞品动态、新品推广情况、产品促销活动执行情况、市场策划与管控、巡查奖罚情况分析、终端表现情况、销售团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
20分钟
12
企划部
促销品采购、制作、调拨及追踪投放使用情况，促销活动的执行情况（效果分析），媒体宣传情况，产品推广策划，品牌维护计划，工作创新
15分钟
13
巡查部
市场巡查问题汇总与分析、促销活动追踪落实情况、售后服务、市场信息收集（竞品促销动态、新品动态）、专项检查计划、巡查团队的建设、腐败事件的查处、工作创新
15分钟
14
储运部
要货与回复情况汇报与分析、运输管理与费用控制、经销商要货计划与实际回复情况、产品出入库情况、促销品管理情况、库损控制情况、窜货查证情况、现场综治消防安全、库房团队建设、腐败事件的查处、工作创新
15分钟
说明：以上为各部门每旬必须汇报的内容，各部门可根据实际工作需要自行增加汇报内容。
（2）月汇报内容具体要求
A、汇报月度台帐计划工作的完成情况或进展情况。对于未完成的工作，要求明确原因、责任部门，并确定后续措施。
B、汇报下一步工作计划，要求工作计划能量化的量化不能量化的细化（明确完成时间、预期达到的效果）。明确完成工作所需的资源支持（包括设备支持、资金支持、配合需求、服务需求等）。
C、汇报本月工作中存在的问题和需要总经理协调解决的事项。
D、汇报对其它部门的工作意见或建议（要求各部门每月至少提出一条对其它部门的工作建议）。
E、工作汇报使用统一模版。
2、其它临时会议的汇报要求根据实际情况另行通知。
四、其它要求
（一）会议由管理部指定专人记录，并在会后48小时内形成纪要，发至各与会人员。要求会议纪要简明扼要，能够准确传达会议精神。
（二）各与会人员要将会议精神在本部门内传达到位，按会议决议执行，以确保会议生效。
（三）要求各部门负责人每季度必须参加两次以上其它部门的例会，以增进了解，互相学习，实现信息共享。
（四）各部门会议形式与公司经营例会相统一，确保上下一致。
（五）鉴于各部门存在会议多、参会时间长的现象，要求例会人员每月组织参加会议最多不得超过六次，每次不得超过半天，防止出现疲于开会，延误工作等现象，不利于内部管理。
五、会议追踪
（一）管理部负责对会议需落实内容进行追踪，要求在各项工作规定完成期限后的48小时内出具考核通报。
（二）要求管理部负责人在下次例会中汇报上次例会的追踪落实情况及考核结果。
（三）会议考核结果由管理部负责在责任人工资中兑现。
六、会议考核细则
（一）会议通知不到位，对管理部责任人负激励30元/次；会议纪要晚发，每延迟一天对管理部会议记录人负激励30元，会议纪要发送不到位，每漏发一人对管理部责任人负激励30元；记录失真，没有准确传达会议精神，视情节对管理部责任人负激励100——300元，管理部部长连带100％。
（二）参会人员未履行请假手续，无故不参加会议，每次对责任人负激励50元；泄露会议内容，视情节对责任人负激励100——500元；违反其它会议纪律，每次负激励50元。
（三）会议汇报材料没有使用统一模版，每次负激励50元，每缺少一项汇报内容负激励30元；各部门未按时将汇报材料发送至管理部，影响会议安排，对责任人负激励50元。
（四）按要求的汇报时间每不足或超时5分钟负激励30元；汇报形式不符合要求或内容有缺失，负激励30元/次/项。
（五）经营例会上布置的工作内容，未按计划完成，对责任人负激励100元/项；其它临时会议上布置的工作内容，未按计划完成，对责任人负激励50元/项。
（六）管理部未在各项工作规定完成期限后48小时内出具和发送考核结果，每延迟一天负激励50元；管理部负责人未在下月例会上汇报上月例会需落实内容的考核结果，负激励50元/次，管理部部长100％连带。
（七）各部门第一负责人会议精神传达不到位，造成工作方向偏离会议既定目标或产生重大影响，对责任人负激励300元。
（八）未遵守会议纪律的，每项负激励20元。
（九）各部门负责人每季度参加其它部门的例会不足两次，每少一次负激励100元。

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二0一六年六月一日

审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
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管理性文件
xx液武字[2016] 06号

信息传递制度

一、目的：为了保证信息通畅，各项工作顺利进行。
二、适用范围：全体员工
三、具体要求：
（一）通讯信息变更：
1、公司报销手机费的人员必须24小时开机，其他人员在工作时间内必须开机，禁止关机或办理呼叫转移；
2、以上人员如联系方式发生变更，应在2小时内通知前台文员，前台文员在1小时内更新通讯录，并告知相关人员；
3、区域经销商变更或通讯信息发生更改，业务主管应在变更当日（12小时）通知管理部前台文员（包括市内及外埠）；
（二）传真、EMS的收发：
1、传真由前台文员统一接收，并负责传递至相关人员，并做接收记录；
2、各部门人员传真由本部门销售行政负责统一发送，并予以确认及详细记录，前台文员监督其记录情况，保证查询便捷；
3、重要指示或临时性通知由指定人员第一时间通知相关人员，不准出现信息延误的情况发生；
四、激励办法：
（一）如未按照以上要求执行，对部长级人员负激励30元/项/次，主管级人员负激励20元/项/次，其它人员负激励10元/项/次。
（二）如因重要信息传递不到位，对工作造成严重影响的情况，依据实际情况处理，对直接责任人负激励50元—100元。

武汉xx乳业有限公司
二0一六年六月一日

审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
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管理性文件
xx液武字[2016] 07号

文件规范化管理制度

一、公文种类：
（一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。
（二）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
（三）通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法，传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。
（四）通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。
（五）报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。（不需要回复）
（六）请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。
（七）批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。
（八）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
（九）函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准或答复审批事项，用“函”。
（十）会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要。
（十一）制度：规定工作标准、工作内容及考核的依据。
二、文件制作原则：
（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；
（二）观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词规范，标点准确，篇幅力求简短；
（三）使用国家法定计量单位。
（四）文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。
（五）所有文件必须有明确的标题
三、行文格式：
（一）标题：ｘｘ制度、规定，字体为五号黑体字；关于ｘｘ的通知或通报、请示、申请 (必要时应写明紧急或加急)，标题写在指定的格式内；
（二）公司所有制度必须编号：发文的文件编号为三号字、仿宋体、居中排布；
（三）正文：一律用三号仿宋体字（表格中的文字可用四号字）；
（四）纸型：正式文件一律用A4纸，复印其它部门来文及传真件可用B5纸；
（五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅；
（六）页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm；
（七）部门、成文日期：在文件最后一行加二个回车的位置，成文日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二OO六年x月x日；
（八）页末依次写明审批人／日期、审核人／日期、起草人（无审核人的可直接写审批人）；
（九）抄送单位：五号黑体字（抄送单位指除主送单位，需要执行或知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）
（十）抄报单位：五号黑体字（指发文的上级单位或领导）
（十一）页码：两页以上（包括两页）在页角居中的位置标识页码；
（十二）打印要求：双面打印，如发现浪费，对责任人负激励30元/次;
（十三）正式附件：打印成另外一页，“附件：”两字在正文下空一行，左空两字的位置，三号仿宋体标识。
四、发文管理
（一）所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式，制度按照红头文件制作，其它用公司内部便签发文；
（二）发文的内容应目的明确、简练、思路清晰，不允许出现错字、漏字、多字现象；
（三）发文必须有发文登记，且记录要详细，清晰，有可追溯性；各部门可根据本部门实际自行设定适合的、简易发文登记表；
（四）发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签字或盖章的文件采用电子版形式，将要发文的文件共享的同时，告知相关部门查看，并记录告知对象、时间；
（五）重要文件必须是直接相关人签收，或部门的第一负责人签收外，其他任何人不得代签；其它文件，本部门人员可以代签收；
（七）收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作，造成严重后果视损失程度进行赔偿，必要时移交司法机关处理。
五、激励办法：
未按以上要求执行，负激励责任人10元/项/次。
附带：便签模板

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二0一六年六月一日

审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx

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管理性文件
xx液武字[2016] 08号

档案的规范化管理制度
一、档案归档管理职责划分：
（一）管理部：①公司的各项规章制度②通知、通报、简报、③上级单位来文、来函④有合作关系的公司的来往文件材料⑤会议记录、决议⑥有关培训的各项资料⑦其它有保存价值的文件资料⑧消费者投诉资料
（二）财务部：①财务部规章及要求事项②财务类文件资料③各类报表④公司合同⑤帐簿、凭证⑥其它有保存价值的文件资料
（三）储运部：①储运部规章及要求事项②各类报表③各类单据④库房台帐⑤其它有保存价值的文件资料
（四）销售部：①业务部规章及要求事项②经销合同③各类报表④工作计划和工作总结⑤会议记录⑥陈列协议⑦信息情报⑧客户资料⑨促销申请及结案⑩其它有保存价值的文件资料
（五）深度营销部：①深度营销部规章及要求事项②经销合同③各类报表④工作计划和工作总结⑤会议记录⑥陈列协议⑦信息情报⑧客户资料卡⑨促销申请及结案⑩其它有保存价值的文件资料
（六）外围部：①外埠部规章及要求事项②经销合同③各类报表④工作计划和工作总结⑤会议记录⑥陈列协议⑦信息情报⑧客户资料卡⑨促销申请及结案⑩其它有保存价值的文件资料
（七）低温部：①低温部规章及要求事项②各类报表③工作计划和工作总结④会议记录⑤陈列协议⑥信息情报⑦促销申请及结案⑧其它有保存价值的文件资料
（八）百利包部：①百利包部规章及要求事项②各类报表③工作计划和工作总结④会议记录⑤陈列协议⑥信息情报⑦促销申请及结案⑧其它有保存价值的文件资料
（九）KA部：①商超部规章及要求事项②陈列协议③各类报表④工作计划和工作总结⑤会议记录⑥信息情报⑦客户资料⑧促销申请及结案⑨经销合同⑩其它有保存价值的文件资料
（十）企划部：①市场部规章及要求事项②广告合同、促销协议③各类报表④工作计划和工作总结⑤会议记录⑥上级单位来函⑦信息情报⑧其它有保存价值的文件资料
（十一）巡查部：①各类报表②巡查部规章及要求事项
二、档案归档要求
（一）需归档的文件材料，应按照其形成时间的前后之间保持的联系和其特征及文件内容进行归档；
（二）归档的文件材料需编定文件号；
（三）拟订档案标题要简明准确；
（四）每个档案盒内填写有编号、文件号、内容、制定文件单位名称的目录表；
（五）同类内容文件归到一个档案盒内（如：合同、协议、报表、单据等）；
（六）全部档案组成后，要在档案盒上编写档号，然后逐卷登记，填写案卷总目录。
三、档案的存放要求：
（一）第一种：A4档案盒
1、标识要求：用颜色、尺寸都一致的口曲纸统一填在档案盒侧面“年度”两字上面的红线以上（紧贴红线），其它地方不允许随便填示任何标识，写在口曲纸上或档案盒表面的文字必须保持工整、表面清洁，不得随意涂改或乱写乱画；
2、放置要求：立放，标识向外，小插销归位，不允许倾斜放置；同一栏内的档案只能用一种类型；
（二）第二种：A4档案袋
1、标识要求：用尺寸、颜色一致的口曲纸，依次贴在右侧并排列整齐；黑色工整字体书写，保持平展，清晰、不破损；
2、放置要求：平放，标签向外，上下左右整齐放置
（三）第三种：活页文件夹
1、标识要求：用颜色、型号都统一的口曲纸固定位置粘贴，黑色工整字体书写，保持表面清晰、洁净；
2、放置要求：立放，标签向外，不允许倾斜；
（四）第四种：纸盒、纸箱
放置要求：放置整齐有序、分类清晰
（五）第五种：装订成册的单本文件或文本资料
放置要求：三十页以上文本文档的可独立统一立放，三十页以下的装箱或装盒存放；不允许参差不齐的放置
（六）第六种：其它文件资料类
放置要求：必须保持整齐、美观；
四、网上发文及归档制度：
（一）临时的周知性通知联系方式变更的信息类资料等可不必用正式发文格式，也不必经过审核、签发;
（二）正式行文必须有文件编号、起草人、审核人/日期、审批人/日期（无审核人可直接写签发人）；
（三）凡网上所发各类正式文件，发文文件管理员必须保留一份书面形式的并经领导批准的文稿存档；
（四）为保证网络的畅通，给业务人员的所有文件资料或考核结果的发放和收集，都必须确定发放范围后，先发到相关部门各自的文件管理员处由文件管理员执行发放手续；
（五）网上收发文件必须在各自的文件管理员的邮箱中备份；
（六）网发的紧急文件，必须口头或电话通知收件人查收。
五、激励办法：
（一）如未能按以上要求执行，负激励部长级人员50元/项/次，主管级人员30元/项/次，其它人员20元/项/次；
（二）各部门档案管理员对档案有保密义务，查阅档案要经过档案管理员和部门负责人同意后方可查阅，否则对档案管理员负激励20元/次。

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二0一六年六月一日审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
武汉xx乳业有限公司
管理性文件
xx液武字[2016] 09号

报表报送制度
一、目的：为了实现数据化、表格化相结合的管理模式，有便于各项工作的正常运作，达到有效管理的目的，特制定本管理制度。
二、适用范围：全体员工
三、具体要求及激励办法：
（一）报表及其它单据填写及时、准确、完整，出现不符合项对直接责任人负激励10元/处；
（二）报表必须有名称、制表时间、制表单位、制表人、审核人、审批人，不允许出现缺漏项现象，出现不符合项，对责任人负激励10元/处；
（三）报表传递符合流程要求，出现未按流程传递，对责任人负激励20元/次；
（四）报表审核由产生部门第一负责人签字确认后上报，不得出现其他部门负责人代签（特殊情况需直接上级确认后方可由其它相关部门负责人代签）及越级审核审批；每出现一次，对相关人员负激励10元/次，部门负责人连带100％；
（五）周期性报表须在规定时间内报送，临时性报表按照通知报送，未在规定时间内上报，负激励30元/次。

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二0一六年六月一日审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
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管理性文件
xx液武字[2016] 10号

印章管理制度
一、目的：公司印章是一个公司的合法标志，它具有合法性、权威性，因而也具有凭证作用和效力作用。为了避免因印章管理不善而对公司造成损失，特制定此管理制度。
二、适用范围：管理部、财务部、销售部及储运部
三、印章分类：公司公章、合同章、财务专用章、业务专用章、储运专用章、法定代表人名章
四、印章管理职责划分：
公司公章、合同章、财务专用章、法定代表人名章由财务部管理；业务专用章由KA部\管理部各管理一个；储运专用章由行政文员管理。
五、印章管理规定：
（一）印章由专人保管，必须存放于安全的地方，所存放印章的屉柜必须加锁，并保管好钥匙，重要的印章应置于保险箱内；
（二）公司公章、合同章、财务专用章、法定代表人名章的使用，用章人需填写《用印登记表》，由总经理或总财务部长同意后方可使用，印章保管员不得善自给用章人使用；
（三）印章只能在保管员办公室使用，不得擅自拿出办公室。盖章时应由印章保管员亲自用印，不允许用章人自行盖章。如保管员外出时，应由领导批准交他人代管；
（四）对于急需将印章带走使用的，必须提前填写《印章借用申请表》，说明用章意图、使用时限，并由部门负责人签字方可带走；
（五）不得私自动用印章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章，如对文件、材料用印错误或超出用印文本数量，管理员应按规定及时收回并销毁；
（六）审批：印章保管员在盖印前，应检查有无主管领导的批准用印签字。检查签字是否有效，然后才可以用印；
（七）审阅：印章保管员在盖章时应对需盖印的文书进行审阅，如发现问题或疑点，应及时请示领导。切忌印章保管员因懒散或顾及情面不审阅发文稿而糊涂盖印；
（八）登记：用印需履行用印登记手续，建立详细的用印登记表，以备出现问题时核查。
（九）盖印：盖出的印需位置恰当，图案清晰，字迹端正；
（十）保管人员对印章应该经常检查，清洗，以保证印章字迹和图案清晰；
（十一）印章属公司保密范围，严防被盗或被盗用；
（十二）印章停用：因某种原因，印章停用，必须做好停用后的管理工作。首先要进行停用登记，然后根据规定或领导指示，做印章的上缴、清退、存档或销毁；
（十三）换用新章：换用新章时，应做好通知工作，同时废止旧章。
六、激励办法：
如未按照上述要求执行，对责任人负激励100元/次，违反制度而发生的一切后果由个人承担，情节严重者，追究法律责任。

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二0一六年六月一日

审批人：xx 审核人：xx 起草人：xx
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管理性文件
xx液武字[2016] 11号

计算机网络管理制度
一、目的：为了保证网络正常运行，实现计算机规范操作，给正常工作的开展提供保障，特制定本管理制度。
二、适用范围：全体员工
三、具体要求：
（一）计算机和网络硬件设备应用、保养：
1、保持微机所有部件干净，避免尘土和潮湿，用干布擦拭显示器、键盘、主机；
2、正确开关WINDOWS操作系统,禁止热插拔；
3、夜间不使用计算机时要正确关闭显示器及主机；
4、不允许使用光驱看娱乐性光盘；
（二）软件系统设置：
1、不允许私自更改系统设置、删除任何系统文件；
2、系统C盘不允许存放任何数据；
3、每天中午查杀病毒，每周至少彻底查杀一次病毒。
4、使用软盘备份数据时，要保证软盘没有携