行政事务管理新规制度.doc

XXX公司
行政事务管理制度

第一章 总则
为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部行政事务类文献，以加强行政管理有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有原则，事事有人管，人人有专责工作局面。
第二章 考勤制度
2.1 考勤规定
公司员工应严格遵守早上8：30至12：00；下午2：00至17：30作息时间，严格执行签到制度，不得无端迟到早退，有事须提前请假。
2.2 迟到、早退、旷工解决
2.2.1 定义
1. 未按上班时95F4到岗者，30分钟以内按迟到解决；
2. 迟到30分钟以上者，以旷工半天论处；
3. 未到下班时间而提前离岗者，30分钟以内按早退解决；
4. 早退30分钟以上者，以旷工半天论处；
5. 擅离职守超过30分钟以上，或未经批准而不到岗，以旷工一天论处；
6. 旷工超过5小时按全天计算。
2.2.2 惩罚规定
1. 迟到5分钟以内含，一次性扣款10元整；
2. 迟到5分钟以上10分钟以内含，一次性扣款20元；
3. 10分钟至30分钟，按3元/分钟累加。
4. 每月迟到或早退五次以内者，部门领导予以批评教诲；
5. 迟到五次次或五次以上者，除迟到罚款外，再纳入当月或者年终绩效扣款；
6. 员工旷工一天，按照本人日工资原则200%扣减工资；
7. 旷工每月超过3天，扣发当月绩效工资50%；
8. 持续旷工3天或全年旷工合计超过5天（含5天），公司与该员工解除劳动合同。
2.3 请假制度
2.3.1 请假流程
由员工填写请假申请单，申请前都必要邮件发送上级主管，并抄送有关需要签字领导，最后交由部门领导批准，按规定审批程序批准后报人力资源部备案，然后完毕流程，将数据发送给行政主管记录。
2.3.2 请假制度
1. 如需外出，须填写《外出登记表》和《人员外出单》。考勤按《外出登记表》，便于公司记录考勤。
2. 请假至少容许半天，不容许按小时请假，超过半天按一天解决;
3. 请假天数2天以内含2天，须邮件征得上级主管批准；
请假天数3天以上含3天，7天以内，上级主管批准后，再发送给总经理审批；
请假天数7天及以上，总经理审批后，董事长审批，然后完毕流程，将数据发送给行政主管记录。
如需休假且休假时间超过7天，需提前一种星期申请。
4. 员工因病需休病假，如不能提前办理请假手续，应于休假当天早8：30前通过电话或其她方式向部门主管请假，并在到岗后1日内填写《请假申请单》，后附有关凭证(挂号证、诊断书、医药费收据、休假证明),经部门主管签批后，交人事行政部备案；
5. 员工凡请病假须提交医院病情证明，否则按旷工解决；
6. 事假扣除当天100%工资，一种月1天以内不影响当月绩效；
7. 病假出具病假条，不扣除工资，不纳入绩效计算。
2.4 休假制度
2.4.1婚假
1．法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚，可享有3 天婚假。
2．符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)，可享有晚婚假15天(含3天法定婚假)。
3．婚假涉及公休假和法定假。
4．再婚可享有法定婚假，不能享有晚婚假。
5．审批流程： 经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。
2.4.2丧假
直系亲属亡故(涉及父母、兄弟姐妹、子女、配偶)，公司予以带薪丧假3天。经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。丧假涉及公休假和法定假。
2.4.3年假
加入我司工作满一周年员工可享有年假。年假须提前15天按权限申请。经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。休假天数：工作满1年不满，年休假5天；工作满不满，年休假10天；工作满，年休假15天。
第三章 办公用品管理制度
2.1 办公用品采购规定
1. 寻常需用办公用品每月月末最后一天集中采购一次；
2. 办公用品管理人员依照各部门需求筹划汇总申请表，并依照寻常消耗量作出采购筹划，填写《办公用品请购单》，并依照金额上报审核批准；
3. 办公用品由综合管理部专人负责采购，采购时应坚持货比三家、优质优价原则。
4. 单价由总经理审批。
5. 暂时急用物品，应及时采购特殊状况特殊解决。
2.2 办公用品领用规定
1. 领取人填写《办公用品领用单》后交办公用品管理员领取所需办公用品，邮件发送上级主管，并在备注栏内注明领用因素。对于消耗品，实行按需采购、领用、节约使用原则。
2. 部门主管审核通过，才可办理，所有领用办公用品都必要登记。
3. 新进人员到职时向综合管理部领取有关办公用品，并列入领用表。人员离职时，应将剩余办公用品一并交还综合管理部。
4. 办公用品管理人员为领用办公用品人员建立《办公用品领用卡》。
第四章 会议管理制度
1. 公司会议重要涉及总经理办公会议、各种专项会议、全体员工大会、部门会议、分支机构负责人会议、晨会及暂时会议等。
2. 公司级会议组织者为综合部。 
3. 会议由综合部提供服务，会议召开应提供、做好会议告知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，依照状况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。
4. 会议告知形式重要为电话告知和文献告知，分公司负责人、部门经理及以上人员应告知到本人，其她人员告知到部门，由各部门自行告知。
5. 与会人因故不能参加会议，必要亲自向综合部阐明理由。
6. 会议决策事项，与会人员应在会后及时执行，不得迟延或敷衍了事。
7. 各分公司、各部门要把每次会议精神传达到基层，也可依照自己部门实际状况，定期召开部门级会议传达会议精神。
8. 部门关于会议如需综合部协助应提前告知综合部，以便做出统一安排。
9. 会议不得无端缺席、迟到。迟到每次50元，无端缺席每次100元。
第五章 电话管理制度
为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联系，结合公司实际，特制定本规定：
1. 公司电话重要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，禁止拨打声讯和信息电话。
2. 各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁态度管好、用好电话。员工因公或特殊状况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。
3. 由财务室定期到电信局对各处室及部门电话使用状况进行查询监督，并予以发布。
第六章 档案管理制度
6.1 查（借）阅制度：
1. 查阅单位应填写《查阅档案审批表》，按照查阅档案规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料简介信查找档案；
2. 管理单位要依照规定，拟定与否提供和提供什么材料；
3. 档案普通不外借，如必要借出使用时，要阐明理由，通过度管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借她人；
4. 任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案；
5. 借用、查阅档案单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证，必要请示分管领导审查批准复制（拍摄）。
6.2 收集制度
6. 要经常通过关于股室收集财政预决算、干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩调资等资料。
7. 保管预决算及其她资料，为国家积累档案史料；
8. 办理各类档案查阅、借阅和传递；
9. 登记干部职务、工资变动状况；
10. 关于部门提供财政预决算、会计资料；
11. 好财政会计档案安全、保密、保护；
第七章 公文收发传阅管理制度
7.1 公文撰写
1. 公文草拟。依照需要和领导批示初步拟定文稿。公司发文由综合部草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文，由各处室、部门草拟文稿。 
2. 公文审核。指对草拟文稿审核，由综合部负责。审核重要内容是：看与否确需由公司统一行文、行文方式与否妥当、与否符合行文规则和拟制公文关于规定等。不需由公司统一行文公文，由各处室、部门自行发文。 
3. 公文复核。指公文正式印制前对文稿校对、核稿，重点是看：审批、签发手续与否完备，附件材料与否齐全，格式与否统一、规范等。
4. 公文签发。将经审核文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范畴行文，由处室、部门负责人签发。
5. 公文印刷、用印。 经审核无误后公文即可印刷与装订。如需加盖公章按《印章管理办法》加盖公章。
7.2公文发放和归档
1. 由综合部统一发放到相应部门和分公司。
2. 公司发文由综合部及时归档，填写《文献归档登记表》。各分公司、各部门自行发放文献，如有必要应及时报送综合处归档。
7.3 公文传阅
1. 接受文献需由多部门阅看时，经总经理在《文献批阅卡》上审批后，原文献附《文献批阅卡》交由有关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。
第八章 车辆管理制度
1. 由综合处长统一负责公司办公车辆、司机管理及交通安全教诲，单位所有车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度。
2. 汽车要定人、定车、定期保养、定期维修，使车辆经常保持良好运营状态，单位因公用车要随叫随到，保证准时出车，不得延误工作。
3. 公司汽车普通用于领导外出办公，取送机要文献，财务取送款项，护送工伤和急病号，处室、部门联系业务、单位组织事项和对单位个别体弱领导接送等。普通用车要提前预约（普通提前半天时间），特殊状况急需用车时，经领导批准方可用车。
4. 司机出车统一由总经理室批准。凡擅自用车要追究责任，所导致一切车辆人身事故由负责人负责，单位概不负责。
5. 司机要建立行车记录，车辆维修保养记录，内容涉及：车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期，大、中、小修日期，车辆损坏限度及因素，零件更换状况，维修费用等。
6. 为了减少维修费用，单位车辆实行定点维修，车辆送修需要开具修车单，一式两份，证明修理内容，单位与修理厂凭修车单结算，外出遇急需修理时，可先与修理厂联系修理，回公司后，及时补办修车单。
第九章 保密制度
9.1 保密范畴
1. 凡属保监会及关于部门重大决策，已拟定传达范畴和规定秘密事项；
2. 公司董事会重大决策中秘密事项；
3. 公司尚未付诸实行经营战略、经营方向、经营发展规划 、经营项目及经营决策；
4. 内部掌握合同、合同、意向书及可行性报告、重要会议记录；
5. 凡涉及公司业务状况、财务筹划、财务预决算和各类财务、记录报表；
6. 员工人事档案、工资性、劳动性收入及资料；
7. 公司领导内部发言；
8. 其她应当保密事项。
9. 普通性决定、决策、告示、行政管理资料等内部文献不属于保密范畴。
9.2 密级规定
1. 公司秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三 级。属于保密范畴文献、资料，应标明密级，并拟定保密期限。保密期限届满，自行解密。
2. 直接影响公司权益重要决策文献资料为绝密级；
3. 公司规划、财务、记录报表、重要会议记录、公司经营状况为机密级；
4. 人事档案、合同、合同、员工工资、劳动性收入、公司领导内部发言为秘密级。
9.3 保密制度
1. 不看；不在私人通信中涉及秘密；不在移动电话中谈论公司秘密；不在非保密本上记录秘密；不在非保密场合谈论秘密；不擅自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密。
2. 对违背保密规定导致损失，要予以处分。
3. 公司员工发现公司秘密已经泄露或也许泄露时，应及时采用补救办法并及时报告公司。
4. 秘密以上文献外借，需经总经理室批准。