采购部标准规章核心制度及工作综合流程.doc

华东区采购部
规章制度及工作步骤

二〇一二年二月

目 录
一、 目标•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••4
二、 范围•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••4
三、 采购部人员架构及岗位职责•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••4
1、采购部人员架构•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••4
2、采购部经理岗位职责 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••5
3、采购部主管岗位职责•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••5
4、采购员岗位职责•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••6
5、内勤岗位职责••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••6
四、 采购标准
1、严格实施询价议价程序••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••7
2、一致性标准••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••7
3、廉洁制度•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••7
4、道德准则•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••8
5、奖惩•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••9
五、 采购部步骤
1、请购•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••9
2、采购物资查对•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••10
3、询价、比价•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••10
4、供给商选择及评价••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••10
5、《订单/协议》制订•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••11
6、《采购订单/协议》审核和签署•••••••••••••••••••••••••••••••11
7、协议跟踪•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••11
8、验收、入库•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••12
9、查对发票••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••12
10、报销•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••13
11、已入库产品退货•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••13
12、工作步骤示意图••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••13
包材采购步骤••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••14
生产辅料采购步骤•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••16
五金机电采购步骤•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••18
大额固定资产及设备采购步骤•••••••••••••••••••••••••••••19
办公用具/设备采购步骤••••••••••••••••••••••••••••••••••••21
劳保用具采购步骤•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••22
食堂菜品采购步骤•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••23
新品开发工作步骤•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••24
采购部内勤工作步骤••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••25
规章制度及工作步骤

一、目标：
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中多种弊端，
降低采购成本，提升采购业务质量和企业经济效益。
二、范围：
本制度适适用于企业全部物品（原材料、包材辅料、五金电器设备、固
定资产及设备、办公用具、劳保用具、食堂用具等）或劳务（技术、服务等）采购。
三、采购部人员架构及岗位职责：
（一）、采购部人员架构
采购部设采购经理1名，采购主管2名，采购员4名，内勤1名。现在企业关键有7大类物资采购，依据采购部实际人员配置，采购经理、采购主管、采购员兼任部分类别物资采购工作。
采购部经理

采购部主管
采购部主管

采购部内勤
采购员

食堂类
采购员

办公用具类
采购员

五金机电钢材类
采购员

港务工具设备类
采购员

辅料类
采购员

包材类

（二）、岗位职责
1、采购部经理
建立和健全本部门规章制度、各项工作工作步骤，给本部门全部职员确定工作职责、工作标准，落实企业和本部门各项规章制度及步骤。
全方面负责华东区采购工作。对采购商品价格、质量、到货周期等进行监督、把关，对采购订单、协议进行审核。
供给商开发和管理。根据请购部门采购订单中对质量要求进行筛选供给商并建立供给商档案。依据送货立即率、售后服务质量、价格对比相结合建立供给商评定体系。
付款监督及实施。根据OA步骤、财务制度认真填写付款审批单。
加强内部团体建设。确保部门和部门之间友好关系，建立部门之间日常沟通反馈制度。
强化部门安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失控制责任事 故发生率为零，确保整个团体无任何经济问题。
严格根据企业制度，立即高效地实施领导交办其它工作。
2、采购部主管
帮助采购部经理做好采购部日常管理工作，完善本部门规章制度、工作步骤及标准。
了解和掌握企业各部门物资需求及消耗情况，熟悉各类物资供给渠道和市场改变情况。熟悉掌握各类物资型号规格、性能参数及用途。
做好供给商管理和筛选工作。
指导并督促下属展开业务，不停提升其业务技能，确保企业正常运作。
做好和相关部门协调和配合工作。
做好本职范围内物资采购工作。
3、采购员
依据《采购部管理制度》、《采购部物资到货制度》、《华东区协议管理制度》等企业管理制度，对请购物资进行仔细查对，确保采购物资正确无误。询价时要做到货比三家，“相同质量选价格低，相同价格选质量好”。严格根据企业相关《协议审核最新要求》进行《采购订单/协议》编制和审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常生产秩序。
为提升企业竞争力，降低生产成本，努力做好采购物资成本控制工作。
对包材品质进行监控。
做好到货物资检验单、入库单等单据搜集整理，按要求做好账目标查对。
为确保企业产品品质及生产稳定，立即剔除不合格供给商，引进合格供给商。
强化个人安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经济问题。
立即高效地完成领导交办其它工作。
4、内勤
根据企业OA步骤、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、仔细、全方面、正确。
做好供给商档案整理和归档，建立和完善供给商更新制度。
做好订单、协议整理归档工作。
做好本部门人员出勤考评工作。
认真负责地推行部门安全员职责。
四、采购标准：
（一）、严格实施询价议价程序
“相同质量选价格低，相同价格选质量好”
物品采购，必需有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格后，由采购部直属领导签字确定，如金额超出1万元则需靖江区主管领导审批（临时性紧急购置物品除外，但需向相关领导汇报，事后需补办相关手续）。采购部应将采购物品名称、规格、单价全部录入到ERP系统中，每次采购以此作为参考。假如价格变动和上一次相比超出20%，则要在OA上公布《采购价格评定表》由采购部，包含使用生产物料部门领导，成本会计和财务主管或经理共同评议（办公用具、劳保用具采购除外）。
（二）、一致性标准
采购人员采购物品必需和请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高情况下，立即反馈信息供申请部门更改请购单作参考。
（三）、廉洁制度
全部采购人员必需做到：
1、不以任何形式、任何理由向供给商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、珍贵物品等。
2、不以虚假票据、虚假协议套取个人费用或从事和业务无关活动；不弄虚作假损害或侵占企业利益。
3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合协议约定材料、工程等。
4、不违反协议约定私自变更或决定产品定价、标准及指定材料。
5、不泄露应该保密和招标活动相关情况和资料；不将制作标书及相关资料，提供给投标方，获取好处。
6、不利用企业商业秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或她人从事牟利活动。
7、不从事、参与、支持、纵容对企业有现实或潜在危害行为。
（四）、道德准则
1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作出发点，也是采购员首先应该含有最基础“职业道德”。采购员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职员作。
   2、“老实守信”。“老实守信”是采购员做好采购工作根本前提，是做人、做事、干工作基础准则。采购员只有含有了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出承诺。才能在具体采购工作中，严格地推行好自己权利和义务。
3、“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立高尚觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风能力。只有这么，才有利于采购职员作和采购宗旨充足完成和实现。 4 i8 y, z
4、“客观公正”。“客观公正”是采购员职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人主观意愿，也不能被她人意见所左右；严格根据统一评标规则和标正确定中标或成交供给商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供给商切身利益。
5、“坚持标准”。“坚持标准”就是要求采购员在其采购活动中，要严格依据要求操作程序进行操作，不以自己主观或她人强加意志所转移。
 6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”工作态度，对来任何供给商全部要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。
（五）、奖惩
对于为企业做出贡献职员经主管领导同意上报华东区管理委员会给一定物质奖励，对于违反工作制度、步骤、及相关要求视情节严重性根据企业管理要求及国家法律法规严厉处理。
五、采购部步骤：
（一）、请购
1、五金电器设备、固定资产及设备、劳保用具、包材请购：通常是由请购部门内勤在OA系统上填写《靖江区请购单》，经各相关领导审批，最终交采购部门进行采购；办公用具请购标准上是根据各部门上报办公用具采购月计划由行政部统一请购，假如在月计划之外采购则由请购部门内勤在OA上提交《靖江区请购单》。
尤其说明：在请购市值超出5万元人民币以上（含5万元）固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具相关《审核意见书》，方可进行请购申请，采购部给采购。
2、原辅料请购：通常是由生产部根据销售订单制订生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。
3、食堂用具请购： 由食堂责任人（管理员）负责提出请购。
4、紧急请购：标准上不许可进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购部门直属领导审批签字后打印纸版请购单交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区责任人签字确定后交由采购部门进行采购。
5、大型成套设备及大宗商品采购：标准上需要由2名采购员协同进行采购。
（二）、采购物资查对
采购员应依据收到《请购单》，立即和请购部门联络，以确定所请购物品具体性能参数及使用要求等信息，努力争取采购工作正确无误。
（三）、询价、比价
依据查对后《请购单》，立即寻求适宜供给商，进行相关信息搜集，对各供给商报价本着“相同质量比价格；相同价格比质量”标准进行比价、核价、上报、指示。
（四）、供给商选择及评价
1、供给商信息资料搜集。
2、对供给商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。对于产品质量、企业情况全部符合要求，最终由主管领导签字同意后，建立合格供给商档案并报企业立案。
3、对于合格供给商要定时（六个月）进行评价，对供货质量下降供给商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再依据相关部门评价结果决定是否继续订货。对于不立即配合我企业处理问题供给商，采购部将取消合格名单，并报相关领导审核。
（五）、《订单/协议》制订
1、低值办公用具、食堂采购蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无需签署《采购订单/协议》。采购员需定时了解市场行情改变并立即向部门经理汇报，方便立即调整供给商。
2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用具等产品均需签署《采购订单/协议》（金额小于1万元，需签署《采购订单》；金额大于等于1万元，需签署《采购协议》。
（六）、《采购订单/协议》审核和签署
1、《采购订单》 采购员依据询价结果拟完《采购订单》后，交由采购部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供给商签字盖章，《采购订单》即可生效并转入实施阶段。
2、《采购协议》 采购员依据询价结果初步制订《采购协议》后，根据以下步骤进行协议审核：
协议管理部审核 → 法务部审核 → 采购部经理审核 → 审计部审核→财务部副总经理审核→华东区负责领导审核。
经过上述审核步骤后，协议再交由供给商签字盖章，最终交我企业财务部盖章生效并转入实施阶段。
（七）、协议跟踪
对于转入实施阶段《采购订单/协议》 ，采购员应立即跟踪并了解《采购订单/协议》实施情况，以降低意外情况和不确定原因发生，进而确保物资立即到位。
（八）、验收、入库
1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品相关信息录入ERP系统，再由品控部门进行产品检验，在品控验收合格并出具检验合格汇报单后立即通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部检验汇报单办理入库手续。标准上不合格产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上领导审批。
2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品相关信息录入ERP系统并通知请购部门相关人员对产品进行验收确定，在产品正确无误后，通知库管收货并办理产品入库手续。在验收入库过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部和供给商联络退货或调换。
3、大型设备到货后，由供给商和请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进行调试及试用后确定产品无质量问题后办理相关产品合格验收证实。
4、劳保用具、办公用具到货后，由行政部相关人员进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确定。在验收入库过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部和供给商联络退货或调换。
5、食堂物资到货后，由食堂责任人负责验收，对到货物资数量、质量进行检验并签字确定。食堂责任人在验收过程中发觉菜品有质量问题可拒收，并通知相关采购员和供给商联络退货或调换。
（九）、查对发票
对于已入库合格采购物资，应立即查对发票、入库单、订单/合相同资料。发觉票据、单据有问题应立即排查原因，以杜绝将不完整票据资料流转到下一步骤。
（十）、报销
1、签署《采购订单/协议》产品报销：采购员依据请购单，将查对好订单/协议、入库单（地磅单）、检验汇报和对方开具正当发票，交给采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。
2、不签署《采购订单/协议》产品报销：采购员依据情况说明、请购单，入库单，对方开具正当发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。
（十一）、已入库产品退货
对于已入库产品，生产领用部门在使用过程中发觉产品不合格，应立即通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格，应出具对应《退货通知》，由品控部领导和生产部领导签字确定。仓库人员凭《退货通知》通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并依据和供给商签署相关产品采购协议之要求及企业相关相关物品退货之要求提出处理意见，经采购部经理同意后立即办理退货手续。处理完后还应立即向采购部经理及相关领导汇报处理结果，而且在供给商考评时，将此供给商做降级处理，情况严重将取消其合格供给商资格。另外，采购员在办理退货时，还应立即向财务了解对应货物发票是否已入账。如发票还未入账，则将货物发票一并退还给供给商；假如发票已经验票经过，则由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证实，由采购员交给供给商开具对应红票。红票应在月底结账前交给财务，方便立即冲账。
（十二）、工作步骤示意图
1、包材采购步骤：
OA系统接收包材《请购单》

结合《请购单》审核意见立即和请购部门
沟通，确定产品型号、规格、需求日期等

依据包材物资长久《供货协议》，结合近期各供给商供货情况制订合理《采购订单》

有长久《供货协议》 无长久《供货协议》

制订长久《供货协议》

法务部审核

价格有没有变动

有变动
产品询价

采购部审核

无
变
编写询价说明
公章使用
申请单
审计部审核

动

财务部审核

采购部经理签字

华东区责任人审核、签字

供给商签字、盖章

财务部盖章、协议生效

制订《采购订单》

采购部经理审核、签字

采购部内勤盖章

A

A
供给商签字、盖章，订单生效

跟踪《采购订单、协议》实施情况

依据企业对不合格品处理要求，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确定

产品到货、检验
〈不合格〉

〈合格〉
办理入库手续

查对发票

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由内勤办理付款事宜

2、生产辅料采购步骤：
OA系统接收生产辅料《请购单》

结合《请购单》审核意见立即和请购部门
沟通，确定产品型号、规格、需求日期等

依据辅料物资长久《供货协议》，结合近期各供给商供货情况制订合理《订单协议》

有长久《供货协议》 无长久《供货协议》

制订长久《供货协议》

法务部审核

价格有没有变动

有变动
产品询价

采购部审核

无
变
编写询价说明
公章使用
申请单
审计部审核

动

财务部审核

采购部经理签字

华东区责任人审核、签字

供给商签字、盖章

财务部盖章、协议生效

制订《采购订单》

采购部经理审核、签字

采购部内勤盖章

A

A
供给商签字、盖章，订单生效

跟踪《采购订单、协议》实施情况

依据企业对不合格品处理要求，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确定

产品到货、检验
〈不合格〉

〈合格〉
办理入库手续

查对发票

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由内勤办理付款事宜

3、五金机电采购步骤：

0A系统接收《请购单》

和供给商沟通
了解产品细节
结合《请购单》审核意见立即和请购部门沟通，确定产品型号、规格等

信息反馈

产品询价

依据供给商考评制度对新供给商进行考评

新供给商确定供给商及产品价格

〈金额小于1万元〉 〈金额大于1万元〉
符合要求
法务部审核
采购部审核
公章使用
申请单
编写询价说明
审计部审核
财务部审核
采购部经签字
华东区责任人审核、签字
供给商签字、盖章
财务部盖章，协议生效
协议生效

报企业立案
依据询价单
制订《采购订单》

制订《采购协议》

采购部经理审核、签字

采购部内勤盖章

供给商签字、盖章
采购订单生效

跟踪《采购订单、协议》实施情况

依据企业相关要求，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确定

产品到货、检验

〈不合格〉

办理入库手续，查对发票
〈合格〉

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜

4、大额固定资产及设备采购步骤：

金额大于5万元固定资产及设备，请购时需提交集团华东区管委会审核
见
0A系统接收《请购单》
附《华东区管委会出具相关审核意见》

结合《请购单》审核意见立即和请购部门沟通，确定产品型号、规格等

组织相关人员对供给商进行考察，具体了解供给商各方面情况，对各供给商及其产品进行评定

信息反馈

新供给商
依据供给商考评制度
对新供给商进行考评

产品询价或进行招标

确定供给商及产品型号规格、价格等

符合要求
报企业立案

制订设备《采购协议》

法务部审核

采购部审核

编写询价说明
审计部审核
公章使用
申请单

财务部审核

采购部经理签字

华东区责任人审核、签字

供给商签字、盖章

财务部盖章，协议生效
协议生效

跟踪《采购协议》实施情况

依据《采购协议》对于产品不合格之要求进行处理

产品到货、检验、调试

〈不合格〉

〈合格〉
A B

办理设备验收证实，查对发票
A B

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜

5、办公用具/设备采购步骤：
OA系统接收《请购单》

和请购部门确定产品规格、型号及到货日期

小额办公用具
办公设备

依据供给商考评制度对新供给商进行考评

新供给商产品询价

〈金额小于1万元〉 〈金额大于1万元〉
符合要求
报企业立案

依据询价单
制订《采购订单》

制订《采购协议》

法务部审核

采购部审核

采购部经理
审核、签字

审计部审核
通知供给商送货
公章使用
申请单
编写询价说明

财务部审核

采购部经理签字
采购部内勤盖章

华东区责任人审核、签字

供给商签字、盖章

供给商签字、盖章
采购订单生效

财务部盖章，协议生效
协议生效

跟踪《采购订单、协议》实施情况

依据企业对不合格品处理要求，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确定

产品到货、检验

〈不合格〉
〈合格〉
办理入库手续，查对发票

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由内勤办理付款事宜

6、劳保用具采购步骤：
OA系统接收《请购单》

和请购部门确定产品规格、型号及到货日期

依据供给商考评制度对新供给商进行考评

产品询价
新供给商

金额<1万元 金额≥1万元
编写询价说明
采购部审核
供给商签字、盖章
财务盖章，协议生效
符合要求
报企业立案
制订《采购订单》

制订《采购协议》

法务部审核

公章使用
申请单
采购部经理审核、签字

审计部审核

财务部审核
采购部内勤加盖公章

采购部经理签字

华东区责任人审核、签字

供给商签字、盖章
《采购订单》生效

跟踪《采购订单、协议》实施情况

依据企业相关要求，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确定

产品到货、验收
〈不合格〉

将查对完成请购单、订单协议、入库单、发票和其它相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜

办理入库手续，查对发票
〈合格〉

7、食堂菜品采购步骤：

接收《食堂菜品请购单》

每七天一次到菜场了解最新行情，立即向部门经理汇报调查情况，并依据实际情况立即调整供给商

采购员向各定点供给商下达订单

将查对完成账目交由内勤
办理付款事宜

采购部经理审核签字确定
行政部责任人审核签字确定
食堂责任人审核签字确定
定时整理送货单、查对账目
根据《请购单》对所送菜品
进行检验、称重入库
供给商按时、按质、按量送货
信息反馈

8、新品开发工作步骤：
接收新品请购单

和请购部门沟通，确定新品相关性能、技术参数、品质要求等信息

依据我方要求
组织生产样品
送请购部门确定样品

信息反馈
依据供给商考评制度
对新供给商进行考评
寻求相关供给商,和供给商沟通，了解产品细节，

新供给商

老供给商 符合要求

报企业立案

初步确定价格

〈不合格〉 〈合格〉

和供给商深入沟通，改善样品并送样
品控检验

〈不合格〉 〈合格〉

请购部门小批量试用

按需采购
部门经理审核确定
确定主次供给商
依据样品试用情况
结合需求确定价格
产品定型
相关部门审核签字确定
〈不合格〉 〈合格〉

9、采购部内勤工作步骤：
日常费用报销步骤：
内 勤
采购员提供
报销资料
工业/港务财务会计

〈资料完整〉
〈资料不完整〉

采购部经理审核
请购部门经理审核

财务副总理审核