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网络公司管理核心制度汇编.doc
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1、管理制度汇编行政管理制度xxx某某网络管理制度汇编(修正版)二零零十二个月十月行政管理制度第一章 文件管理制度第一节 总则一、为适应企业全方位规范化科学管理,做好企业文件管理工作,使之规范化和制度化,特制订本制度。二、企业文件是传达方针政策,公布企业行政规章制度、指示、请示和回复问题、指导商洽工作、汇报情况、交流信息关键工具。所以,必需认真做好文件管理工作,有效地为企业发展服务。三、企业全体职员全部应发扬深入调查、联络群众、结合实际、实事求是和认真负责工作作风,努力提升文件质量和处理效率。四、文件处理必需做到正确、立即、安全,严格根据要求时限和要求完成。企业文件由总经办统一发放、传输、用印、保
2、管和立卷归档。第二节 文件分类一、要求。公布关键行政规章制度,采取重大强制性行政方法,用“要求”。二、决定、决议。对关键事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论经过并要求落实事项,用“决议”。三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同实施事项,用“通知”。四、通报。表彰优异,批评错误,传达关键信息,用“通报”。五、请示、汇报。向上级请求指示和同意,用“请示”。向上级汇报工作、反应情况、提出提议,用“汇报”。六、批复。回复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、问询问题、向相关主管部门请求同意等,用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和关键精神,要求和会者共同遵守,用
3、“会议纪要”。 第三节 文件格式一、文件通常由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、专题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。二、文件标题应正确简明概括文件关键内容。三、发文字号包含代号、年号、次序号。四、企业发文代号分为四种:“xxx发”、“xxx人发”、“xxx客发”。冠以上述发文代号内发文件应对全企业含有效力,对外发文应代表企业整体意志。发文通常应该是对企业各方面事务含有一定指导性或约束力事项宣告,日常程序性、步骤性文件则应以工单、请示、汇报、简报等形式流转。力避随意发文。“xxx发”用于企业及各部门对内对外发文,由总经办统一编号;“xxx
4、人发”、“xxx客发”分别用于人力资源部对内对外发文及用户服务中心对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(企业其它部门均以“xxx发”代号发文,以、代号发文,须在发文权限范围内。)五、文件必需盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、见解鲜明、条理清楚、文字精炼、用语正确。九、发文单位必需注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。十二、文件纸通常使用A4型。第四节 收文一、收文一律使用xxx某某网络收文簿。二、外单位来文均由行政部指定专员收文,由总经办统一拆封、登记,
5、依据文件属性立即分送相关部门。第五节 办文一、办文包含文件分送、传输、承接、催办等程序。二、办文由总经办统一安排,包含文件分送、传输和催办。三、协办部门必需主动配合主办部门完成文件处理。四、文件催办由总经办负责,预防漏办或延误。五、严格根据时限要求完成。六、文件传输必需确保安全,完善签收手续,预防文件遗失。七、文件办理完成后,统一交由总经办指定专员保管、立卷归档。第六节 发文一、发文一律使用xxx某某网络发文稿纸。二、发文程序以下:企业内部发文:拟稿人部门经理核准主管副总经理 总经办统一编号打印盖章(签字)发文立案对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)
6、发文立案第七节 其它一、时限要求:1、特急:限个工作时内完成。2、急:限个工作时内完成。3、平:限个工作时内完成。二、文件保密要求:1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保留在保险柜内。2、机密文件:阅后应立即保留在保险柜内。3、秘密文件:阅后立即保留在文件柜内。三、文件立卷归档根据档案管理制度实施。第二章 档案管理制度档案是全方面反应企业经营管理各项活动历史统计,是实现以后决议科学化关键依据。特制订本方法,各部门必需按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围企业多种含有保留价值文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等全部必需立卷、归档。其中,文件包含:计划、计划、技术资料、
7、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、协议协议、内外行文等。第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、工程类6、拓展类二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为标准,遇有一案归入多类者,应先确定其关键类别进行编号。四、归档后须填写档案管理记录表(附表1)。第三节 机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:二、划分标准:绝密档案包含:企业经营发展中经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议、战略性合作协议及金额在10
8、0万元以上重大协议。机密档案包含:1、财务资料;2、企业关键会议纪要;3、企业经营情况;4、人事档案、薪资性档案、劳动协议;5、技术资料;6、金额在10万-100万元协议。秘密档案包含:1、关键项目资料;2、项目协议协议。第四节 档案装订一、以左方装订为标准,右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。第五节 保留期限档案保留期限除政府相关法令或本企业其它规章制度特定者外,一律根据下列要求办理:一、永久保留:1、企业章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、企业证照;5、各级批文;6、印鉴;7、企业年度经营计划;8、企业年度
9、经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产全部权状及其它债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其它核定须永久保留文书。二、十五年保留:1、会计凭证;2、其它经核定须十五年保留文书。(其它财务档案保留期限按国家相关要求实施)三、五年保留:1、期满或解除协议协议;2、完结后项目方案;3、其它经核定须保留五年文书。四、十二个月保留:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后部门请求汇报;3、完结后无长久保留必需文书。五、企业规章制度由总经理办公室永久保留,使用部门视其使用期限给予保留。第六节 保管部门一、财务专题机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专题机要档案由人
10、力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其它档案均由总经办指派专员保管。第七节 档案移交一、企业各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。二、企业章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。三、协议协议应在签署之日移交总经办。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其它档案六个月移交一次,时间为每十二个月月和月。六、档案移交须填写档案移交清册(附表2)。七、档案移交清册一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。第八节 档案调阅一、因工作需要需调阅档案时,须填写档案调阅申请单(附表3),并经对应核准人核准后方可调阅。二、行政
11、类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案范围见机要档案管理制度)。三、档案管理人员必需严格根据档案调阅申请单内容,将档案调出,供调档人查阅。四、调档人必需是档案调阅申请单里注明查阅人。五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超出8个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁一、超出保留期,且无保留价值档案应销毁。二、需销毁档案由保管部门填报档案销毁申请表(附表4),经对应核准人核
12、准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其它档案由主管副总经理核准销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专员监督销毁,并填写档案销毁记录表(附表5)。五、档案销毁每六个月进行一次,即每十二个月月和月。六、档案销毁申请表、档案销毁记录表各一式二份,申请部门一份,总经办一份。第十节 其它一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,确保档案安全。二、全部档案应有专柜存放、加锁,定时清理通风,防湿。三、全部档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。四、本制度附件包含:机要档案管理制度。五、以上表格均由总经办统一编号。六、各部门必需严格根据本制度相
13、关要求保管档案。第三章 印章使用管理要求一、依据企业不一样业务工作需要,企业印章有不一样使用范围。为确保企业正当权益不受损害,杜绝失误发生,特要求以下印章使用措施。二、印章刻制按企业业务需要由部门提出申请,企业领导同意后,由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续,填写印章管理记录表(附表1),立案并留好印章样图。三、总经理经过授权给予部分部门对其部门(专业)印章保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章,指定专员保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等要求。四、 企业印章使用范围、保管人、使用印章审批人等要求见下表:序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用要
14、求备注1公章企业对外全部正式文件,对内通知等正式行文总经办总经理或授权人2财务专用章企业正式财务文件、汇报、证实、票据等财务会计部财务会计部经理财务报表使用时,由财务会计部经理审批,除支票用印根据财务管理制度相关要求外,其它均由主管副总经理核准3协议专用章企业各类协议总经办参见参见协议管理要求财务协议需总经理核准4法定代表人印(支票)支票财务会计部见财务制度相关要求见财务制度相关要求5法定代表人印(除支票外)企业正式协议,财务报表文件、票据总经办总经理或授权人协议管理要求6行政部章企业物品进出证实行政管理部行政部经理7人力资源部章 企业人事证实 职员聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对
15、口单位函件往来人力资源部人力资源部经理重大事项和外单位人员出具证实,需总经理审批8工程专用印章 工程施工通告 工程建设中和相关单位非正式函件往来工程建设维护中心工程建设维护中心责任人9客服中心印章 用户通知、通告 用户申述处理回复客服中心客服中心经理五、 印章由指定保管人专员妥善保管。保管人对所负责印章丢失或盗用,所引发经济损失和法律责任等负全部责任。六、 当印章管理人变动或印章在经企业领导审批同意调走时,应立即办理交接手续,填写“印章管理记录表”。七、 印章使用1、 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单(附表2),并经指定审批责任人进行审核。审批人要按企业相关要求审查要加盖印章文本内容
16、是否在授权范围内,审批经过后通知印章保管人员后,方可使用印章。审批人对文本加盖印证后一切经济损失和法律义务负关键责任。印章保管人须将加盖印章文本连同印章使用审批单归档保留。2、 企业印章标准不许可携带外出,如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请,并经总经理同意签字后方可借走,借用时须填写印章借用申请表(见附表3),并必需两人以上一起办理借用手续,在借用记录表上签字。标准上借出印章当日归还,不得延误。印章外借期间使用由部门责任人全权负责。3、 职员如需要企业出含相关证实,本人应先提出书面申请,部门责任人审核,总经办签字后方可盖章。八、 责任1、 印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、
17、法律责任。监印人员对违反要求签印有权拒绝用章,印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章,一经查出依据事件严重程序给严厉行政处分或追究其经济、法律责任。2、 若印章在使用、保管过程中不慎遗失,则追究责任人对应行政、经济责任,给严厉处分,并赔偿所发生一切费用。第四章 证照管理制度一、 企业证照由总经办指定专员统一管理。二、 证照是指由上级主管部门颁发各类证书、批文等。如:营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。三、 证照使用包含借用、复印等。四、 证照使用必需填写证照使用申请单。五、 证照借用程序:借用人申请部门责任人复核主管副总经理审核总经理核准办理借用手续归
18、还借用完成后,应在时限内归还证照保理人。六、 证照复印程序:借用人申请部门责任人复核主管副总经理核准办理借用手续归还如证照复印件未使用,应立即退还证照保管人。七、 如需使用原件,则须总经理核准。八、 证照复印件必需加盖“再复印无效章”。九、 证照保管人必需做出登记,认真填写证照使用记录表。第五章 证实函管理制度一、 证实函范围包含:介绍信、法定代表人证实书、授权委托书等。二、 企业证实函由总经办指定专员统一管理。三、 使用证实函必需填写证实函使用申请单,经部门经理核准后方可。四、 法定代表人证实书、授权委托书须经主管副总经理核准。五、 使用证实函必需做好登记,填写证实函使用记录表。六、 严禁开
19、出空白证实函或外借证实函。七、 证实函开出后,使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗,应立即向主管领导汇报,并快速采取对应方法,避免造成损失;如证实函未使用,应立即退还总经办。八、 总经办应妥善保管证实函存根。第六章 会议管理制度一、总经理办公例会1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。2、工作例会于每七天一定时召开,由总经理主持。会议由总经办召集。3、专题会议必需由主管副总经理提议,总经理同意后方可召开。4、总经理会议全部应做好会议统计,必需时应形成会议决议。二、部门主管工作例会1、部门主管工作例会于每七天一定时召开。2、企业经营班领导最少应有一人出席,由总经理召集、总经理或副总经理主持。三、重
20、大事项专题会议1、需由部门经理提议,由总经办统一安排。2、会议由部门经理召集、主持,由主管副总经理核准。四、部门内工作例会1、部门内工作例会召开时间由部门自定。2、部门经理主持。五、以上会议共同事项:1、专题会议召开应填写会议提案表。2、会议经核准召开后,由总经办发会议通知单。3、全部会议应做好会议统计。4、会后形成会议纪要,立即传达会议精神。5、以上第一、二、三项会议会务工作由行政部统一安排。6、和会者应做好会议准备,按时出席。7、因故无法出席或无法按时出席者,应以书面形式请假,报上级领导同意,不然作无故缺席处理。8、由会议主持人负责会议考勤工作。9、会间应关闭通讯工具,或将其消音。第七章
21、物资管理要求为使办公用具管理合理、有效,深入做到规范、标准,结合企业具体情况,特制订本要求。一、本要求将办公用具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品:铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、通告贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、管理消耗品:钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打(复)印纸等。3、管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。二、办公用具分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用具,如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用用具,如打孔机、大型钉书机等。三、消耗品及管理消耗品每个月25日申请
22、一次,管理品每三个月末十日内申请一次,标准上不再另行申请。四、各部门于每十二个月1月25日填报部门年度固定资产申购单,交行政部汇总,并会同财务会计部共同确定企业年度固定资产购置计划。五、标准上,每人每个月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支,便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者,可经部门主管同意后另行申请。六、每人及每部门设置“办公用具领用登记卡”一张,由行政部统一保管,并控制办公用具领用情况。七、行政部可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量存库。八、新进人员到职时按“新职员办公用具领用标准”在行政部部门领用,离职时,应将剩下办公
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