文书档案管理制度样本.doc

档案管理制度

一、文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 为加强本企业文书立卷工作，特制订本制度。
第二条 归档文件材料必需按年度立卷，本企业内部机构在工作活动中形成多种有保留价值文件材料，全部要根据本制度要求，分别立卷归档。
第三条 公文承接部门或承接人员应确保经办文件系统完整(公文上多种附件一律不准抽存)。结案后立即归档。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。
(二)文件材料搜集管理
第四条 坚持部门搜集、管理文件材料制度。各部门均应负责管理本部门文件材料，并保持相对稳定。人员变动应立即通知行政部。
第五条 凡本企业缮印发出公文(含定稿和两份打印正件和附件、批复请示、转发文件含被转发原件)一律由行政部统一搜集管理。
第六条 一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。
1.企业工作人员外出出差、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动相关人员核报差旅费时，必需将会议关键文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给核报差旅费。
2.本企业召开会议，由会议主办部门指定专员将会议材料、声像档案等向行政部门办理归档手续。
第七条 行政部门专职文书职责：
1.了解企业工作业务，掌握本企业文件材料归档范围，搜集管理企业文件材料。
2.认真实施平时归档制度，对企业承接文件材料立即搜集归卷，每十二个月三月份前应将归档文件材料归档完成，并向行政部门办好交接签收手续。
3.承接人员借用文件材料时，应主动地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。
第九条 上级机关发来和本企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件材料。
第十条 本企业对外正式发文文书。
第十一条 本企业请示和上级机关批复。
第十二条 本企业反应关键职能活动汇报、总结。
第十三条 本企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。
第十六条 本企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。
第十七条 本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。
第十八条 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料集中统一保管。
第二十条 各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用"案卷类目"。"案卷类目"条款必需简明确切，并编上条款号。
第二十一条 行政部公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料，搜集齐全，加以整理，送交归卷。
第二十二条 行政部文书人员应立即将已归卷文件材料，根据"案卷类目"条款，放入平时保留文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由相关部门配合，行政部门负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如和绝密文有亲密联络，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。
第二十八条 卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列次序，依次编写页号。装订案卷应统一在有文字每页材料正面右上角后面左上角打印页号。
第三十条 永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录。填写字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 相关卷内文件材料情况说明，全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检验人姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按要求用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。
第三十三条 案卷装订和案卷各部分排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散应复制并和原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结方法装订。
第三十四条 案卷各部分排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保留。
本制度由人事部解释、补充，经总经理同意颁行。
本制度从二00四年05月15日起施行，修改时亦同。