物业公司行政部的管理制度样本.doc

物业企业行政部管理

一、着装和佩戴工作牌要求
1、 企业各部门人员及管理处管理员以上人员，上班不准穿牛仔裤、短裤、背心、超短裙及无领T恤。
2、 全体职员上班时必需在左胸前佩戴好有效上岗证，不得将工作牌放在口袋内或随意改变3佩戴部位。
3、 工作牌丢失、污损应立即报失，更换补发。凡不缴交工作押金职员一律缴交工作牌押金50元。
4、 管理人员、水电工进企业满三个月后，领取工作服；保安、清洁工进入企业后，必需领取工作服（夏装二套、冬装二套），每套服装使用期为2年。
5、 管理人员及太平洋管理处保安员，冬、夏服装使用期限为3年。
6、 管理处职员解聘时必需办理好工具交接、服装管理手续后实施有效证实方能到企业人事部办理辞工手续。
二、印章管理制度
印章是企业或部门权力象征，应该严格管理：
1、  全部印章要由专员保管。
2、  加盖企业印章，须经过总经理同意。
3、  加盖部门及管理处印章，须经过部门及管理处关键责任人同意。
4、  加盖企业财务专用章或管理处财务专用章须经企业财务总监签字同意。
5、  印章刻制、更换一律由企业办公室统计一办理，报相关部门同意后方可刻制。
6、  废弃印章由办公室统一收回保留。
7、  由申报单位对外签署协议及用文加盖企业印章，需登记好内容。
三、归档、文件管理制度
1、  通常反应企业企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，含有查考利用价值文件资料均属归档范围。
2、  凡属归档范围文件资料，均由企业集中统一管理，任何个人不得私自留存。
3、  归档文件资料，标准上必需是原件，原件用于报批不能归档或下属企业须保留，保留人必需到办公室登记，办公室保留复印件。
4、  凡企业业务活动中收到文件、函件承接后均要立即归档；以企业名义发出文件、函件要留底稿及正文备查。
5、  业务活动中相关请示汇报及企业领导批复，属付款性质由财务部保留原件；属人事问题，由人事部保留原件；其它关键汇报，在企业资料归档范围或工程资料归档范围内，连同相关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外请示汇报由各部门自行保管。
6、  由企业对外签署经济协议，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保留原件，办公室保留复印件并注明原件存放处。
7、  企业收文、发文等文书资料在办公室归档。
8、  凡上级和外单位发来文件、信函、电报、内刊等由企业办公室签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送办公室主任审阅后，再送企业领导批阅。
9、  经企业领导批阅文件，办公室要立即收回，按指示快速正确地送阅和传输。
10、 各部门、管理处接文件后，要当日阅办，并依据领导指示及文件要求，主动办理。属于各部门、管理处联合承接，主办部门要主动做好协同工作，协办部门、管理处要主动配合。
11、 办公室对发送文件、信函、电报全部要随时查询催办，预防办文拖期。
12、 各部门、管理处于文件承接后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承接结果、承接人姓名、时间或字号，将文件退交企业办公室，立卷、归档。
13、 上级下达业务性文件，承接单位办完后，需要留存，企业办公室主任签批后能够复印留用。
14、 各部门、管理处收到上级主管部门直接下达文件或外出参与相关会议收到会议文件，均需交企业办公室统一登记，并按文件处理程序阅办。
四、档案保管、档案借阅制度
1、  企业办公室应有存放档案专门库房，各下属企业应依据保留档案数量，设置存放档案库房、箱柜，并含有防火、防潮、防虫等安全条件。
2、  归档资料要进行登记，编制全行目录。
3、  科学地编制分类法， 依据分类法，编制分类目录；依据需要编制专题目录，完善检索工具方便提供利用。
4、  档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。
5、  库存档案必需图物相符，帐物相符。
6、  档案管理人员要熟悉所负责档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律。
7、  依据相关要求及企业实际情况，确定档案保管期限，每十二个月年底据此进行整理、剔除。
8、  经判定需销毁档案，由档案室编造销毁清册，经企业领导及相关人员会审同意后销毁。销毁档案清单由档案员永久保留。
9、  严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失防护工作。
10、 凡企业工作人员调离岗位前必需做出好资料移交工作，方可办理调动手续。
11、 档案属于企业机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经企业领导同意不得借阅。
12、 借阅部门保管档案、材料，须经档案所属部门责任人同意。借阅档案材料，属借阅部门经办，由部门责任人同意；借阅非本部门经办档案、材料须经办公室主任同意。阅档必需在办公室指定地方，不得携带外出。需要借出档案须经办公室主任同意。
13、 借阅档案，必需推行登记、签收手续。
14、 借出档案材料时间不得超出一周，必需时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长久借出，须经办公室主任并报主管副经理同意。
15、 借出档案时，应在借出档案位置上，放一替换卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，方便查阅和催还。
16、 调阅或借阅档案者必需妥善保管档案，不得任意转借或复印、不利拆卸、损污文件，归还时确保档案材料完整无损。不然，追究当事人责任。
17、 借出档案资料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报主管部门立即处理。
五、企业行文要求
1、  以企业名义发文时，由主办部门起草，填写发文稿，由企业办公室核稿，呈企业领导签发。企业办公室负责登记编号，组织打印外发。以部门、管理处名义发文时，企业办公室仅负责打印工作。
2、  公文必需一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清楚。
3、  一切以企业名义上报外发文件、信函、电文，企业办公室全部要存留底稿备查。上报和外发文件有上级来文要将上级来文一并附装订归档。
4、  各部门、管理处之间文件往来、资料供给等由部门、管理处相互递送。
六、公文处理制度
1、   企业公文由企业办公室统一收发、分办、传阅、用印、立卷和归档。处理公文必需做到正确、立即、安全、保密。
2、   企业自制公文处理：
2．1、自制公文种类包含：决定、决议、通知、通告、汇报、请示、通报、批复、函、会议纪要等。在拟制时应依据公文内容酌情选择。
2．2、公文格式：自制公文通常由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄报抄送部位等部分组成。
2．3、自制公文草拟：
2．3．1、企业性公文由办公室拟稿，各部门业务公文各自起草。
2．3．2、草拟公文要用企业八开信笺纸，并用钢笔书写。
2．3．3、要符合党和国家方针、政策，符合国家法律、法规和相关要求。
2．3．4、要正确书写人名、地名、数字和具体年、月、日，引用公文时，应注明发文时间、单位、标题和文号。
2．3．5、草拟公文要使用数字时，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它需用阿拉伯数字外，通常见汉字书写。
2．4、自制公文审核和签发：
2．4．1、拟稿人按要求写出文稿后，送本部门责任人审核，经过认真审核签字后，再送办公室核稿。
2．4．2、办公室核稿人员首先依据文稿内容，考虑是否要送相关部门会签。如需会签，先送会签部门审核，然后再核稿。
2．4．3、办公室应在立即时间内，将符合要求文稿送企业领导签发。领导经过认真审定后，签署自己意见、姓名和日期。
2．5、自制公文批印和盖章：
2．5．1、签发后公文，由办公室签字编号后按缓急程度安排打印。打字员不得直接接收各部门打印任务。
2．5．2、由拟稿部门负责查对清样。
2．5．3、打字员更正后按要求份数复印，并送办公室盖章。签印人要按相关要求盖印，不符合要求公文拒绝盖印。
七、保密制度
1、  凡企业成立以来在各项工作和活动中已形成系统化、规范化及有保留价值档案材料，一律由企业集中统一管理，任何人不可据为已经有。
2、  严格实施国家工作人员10条保密守则，预防泄密事件发生。
2．1、不该说机密，绝对不说；
2．2、不该问机密，绝对不问；
2．3、不该看机密，绝对不看；
2．4、不该统计机密，绝对不统计；
2．5、不在非保密本上统计机密；
2．6、不在私人通信中包含机密；
2．7、不在公共场所和家眷、儿女、亲友面前谈论机密；
2．8、不在无利于保密地方存放机密文件资料；
2．9、不在一般电话、一般邮局传达机密事项；
2．10、不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。
3、  凡属保密文件、资料不得私自留存，保密文件、资料传阅要严格根据要求办清手续，按时归还。
4、  销毁机密公文、资料要有专员全部督，确保不丢失、不漏销。
5、  机密文件，不准作废纸包物品带出企业。
6、  机密文件，应有经理或办公室许可，方可复印，并做登记。
7、  档案资料管理员要忠于职守，遵守纪律保守秘密，不得私自给她人复印或借阅秘密文件、资料。
八、办公用具管理制度
企业现在办公用具开支日趋增大，各管理处办公费用严重超支，领用管理没有严格制度，造成了很多无须要浪费。为加强管理，特制订以下制度，望共同遵守。
1、  各管理处新调入管理人员，因工作需要可购置以下物品：圆珠笔二支、直尺一把、笔记本二本、胶水一瓶，总价值合人民币15元左右。
2、  以下物品需经领导签字同意后方可购置：计算器、文件夹或因工作需要其它物品。
3、  财务人员所需办公用具由财务部统一领取。
4、  保安交班统计本、水电主管等所需用工作统计本以旧换新，旧收回存档。
九、计算机管理要求
为了加强对电脑使用管理，预防电脑病毒侵入，以保障我企业电脑系统正常动作，特制订本制度。
1、  不得使用外来软盘（这是病毒传入关键路径），如必需使用，申报企业办公室，由办公室检测后，方可使用。
2、  各部门、各管理处电脑要有专员管理，并指定一名兼职人员负责监护电脑使用、保养、管理，指定人员必需经过企业组织专业培训学习或由专业人员考评合格，并发放上岗证，方可进行工作。
3、  每次上机前，应作必需上机登记，要按正常步骤，操作使用机器。下机前要先保护好各类信息，然后按次序退出，关机。
4、  不用电脑时，机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器，不然造成电脑损坏，当事人照价赔偿损失。
5、  各部门、各管理处电脑只能用于各项企业管理，严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等到。
6、  上机时如遇不正常情况，请立即登记现象，并向主管人员汇报，方便查找原因，排除故障，不准做其它不符合实际尝试。
7、  电脑及其配套设备发生故障、损坏，必需立即向企业办公室汇报，经办公室联络厂家，分析故障及原因后，确定处理措施。绝不许可自行拆卸相关电脑设备，不然后果由当事人自负。
8、  电脑设备确定位置安装后，任何人未经许可不得随意搬移、拆除或更换器件。
9、  当日输入电脑资料、数据，应用软盘备份，预防资料遗失。电脑存放各项经济技术指标及相关企业机密，使用系统软件均属企业独有资产，未经企业领导同意，任何人无权向企业外部人员提供。各部门、各管理处电脑员要做好保密工作。
10、 如电脑职员作不称职，影响电脑正常动作，企业、管理处可随时提出调换提议，在未换人之前临时停止其管理自制电脑使用，其它人员未经同意不得私自动用电脑。
11、 电脑室严禁闲人入内。保持室内温度、湿度、洁净度。每七天五下午下班前一个小时为设备维护保养、机房吸尘、亲热卫生等工作时间。
十、复印机使用要求
为了愈加好地提升工作效率，节省开支，维护和保养好复印机，对复印机使用特作以下要求：
1、 各管理处及各部门复印资料，须先登记再复印。一次复印50份以上文件资料，须由办公室同意。
2、 需要复印文件资料，须由办公室专员复印，任何人不得私自复印。
3、 本企业复印机概不对外，不得复印和工作无关私人资料。
4、 为了使复印机愈加好地发挥作用，延长使用寿命，每次复印达100张时，须过10分钟再继续复印工作。
5、 保密级资料，须经办公室、经理室同意后，方可复印。复印报废文件，应立即销毁，不得外传。
6、 如未按以上条款实施，造成文件流失，机械损失，由当事人负担一切责任。
十一、协议管理制度
为了保护本企业作为当事人佥权益，确保经济计划顺利实施，避免产生经济协议纠纷，提升经济效益，特制订以下制度：
1、 对外签署经济协议，必需以《中国经济协议法》制订。
2、 根据深圳市工商行政管理局要求，企业统一使用由深圳市工商行政管理局统一监制“法定代表人证书”和“法人授权委托证实书”，作为签定经济协议附件。
3、 凡对外签署经济协议需填制《协议鉴审单》，各相关部门逐项填写后，将协议原件及《协议鉴审单》送企业领导审批。协议由企业法人代表或法人代表授权人签字。
4、 签署经济协议需由对方单位提供其企业法人营业执照复印件、法人代表证实书和法人授权委托证实书（由企业法人代表签署协议，只需提供前两份资料）。
5、 和个人签署经济协议，对方需提供其个体工商营业执照复印件和身份证复印件。
6、 对外签署协议须加盖物业企业公章，不然所签署协议一律无效。
7、 由领导会签审核后正式签署协议，应由办公室盖章、编号、存档。财务部一份、实施单位一份，办公室一份，共三份。
8、 财务部按企业意见及协议要求，对付款申请审核无误，金额在500元以下，财务部长有权支付；500元以上则经经理同意后方可支付。
9、 财务部长负责审核协议付款形式、付款数额、付款时间，严格实施协议条款及企业协议管理制度，对原始凭证不齐、不符合政府及企业要求付款申请能够拒付；对协议在付款、监督、结算方面负专业责任。
10、  协议正本一份同相关隶属资料，包含《协议鉴审单》、我企业《法人授权委托证实书》复印件和对方单位企业法人执照复印件及《法人代表证实书》、法人授权委托证实书》一并由办公室存档立案。
11、  协议签定必需秉公办理，不得以权谋私、索贿、受贿。违反者不管其职务高低，均按其情节轻重，给警告、直至开除处理。
十二、 移动电话和BP机使用管理制度
1、   通讯用具使用管理
1．1、 因企业工作需要，经总经理同意，可购置少许手机、BP机供专员使用管理。
1．2、 使用企业通讯工具职员，未经许可不得改号，不得将通讯工具转交给她人使用，不得出售。
1．3、 由企业报销通讯费手机、BP机，其机主不得将其转交给她人使用，要确保工作之需要。
1．4、 由个人购置通讯工具但通讯费用由企业报销者，若通讯工具剪发或换号，须立即通知办公室。
1．5、 职员辞（退）工时，若持企业通讯工具应将通讯工具交回企业，并确保完好无损。若有损坏或丢失，照价赔偿。
2、   通讯用具报销管理
2．1、手机
2．1．1、每个月报销定额：总经理为800元；副总经理为600元；经理级、主任级（副主任）为500元
2．1．2通讯费（不包含长话费）超出定额部分由个人支付，不满定额部分不邓退回。由企业付款通讯费超出定额部分在使用者当月工资中扣除。
2．2、BP机
2．2．1、副主任级以上（或）特殊工种人员可配置汉字机，台费为115元/月。
2．2．2、水电主管、保安主管人员（队长）可报销数字机台费，最高限额为60元/月。
2．2．3、除总经理、副总经理及由企业配给BP机人员能够一次性报销整年台费外，其它人员必需在所交台费使用月份过后，方可凭发票报销。
十三、机动车辆管理使用要求
为了加强企业机动车辆管理，合理调度机动车辆，确保企业正常运行，经企业研究决定，对企业机动车辆使用特作以下要求：
1、   司机工作守则：
1．1、 企业司机要严格遵守道路交通管理条例及安全行车相关要求，严禁酒后开车。不然，所造成经济损失，由司机个人负担。
1．2、 司机要坚守岗位，做到随叫随到，并做好车辆保养工作，做到“三勤”，即勤检验、勤保养、勤擦洗。
1．3、 车辆由指定司机驾驶，未经企业领导同意，不得交给她人驾驶。不然，将追究司机责任，一切后果由司机本人负担。
1．4、 做好出车前车辆检验工作，确保顺利出车。
2、   使用和管理
2．1、车辆由经理和办公室调度。
2．2、车辆应确保企业领导工作用车和各部门、各管理处行政业务用车。
2．3、各管理处、各部门用车须提前向办公室申请，填写《派车单》。
2．4、经部门责任人、管理处主任同意签字交办公室同意后，方可出车。
2．5、凡用车单位，必需按同意用车路线、地点行车，不得私自更改行车路线，特殊情况需更改，要在《派车单》上说明理由。
2．6、司机应实事求是填写《派车单》内容（时间/公里数），不得弄虚作假，并认真保管，月底交办公室。
2．7、办公室将依据《派车单》所填数据诸各管理处用车费用，并从各管理处费用中扣除。