物业管理公司岗位职责与管理制度样本.doc

岗位职责、管理制度
行政管理
行政部组织构架图

行政部经理

行政部主管

档案管理
用户维护
文秘兼内勤

出

纳

眉山市邮政局
管理处

总值班员岗位职责
一．全方面负责企业各项管理、服务质量监督、处理突发事件等工作落实，确保各方面工作正常有序运行；根据《应急预案》立即组织处理管理中碰到突发事件或意外情况，降低损失，消除负面影响。
二．掌握各物业管理区域用户、房屋建筑结构及各类设备、设施布局；掌握监控室、机动车库、供配电机房等关键部位工作情况。
三．督促检验各类设备、设施运行情况；检验巡视各区域、各部门落实消防安全、治安管理、清洁卫生情况；督促检验各值班岗位值班人员推行职责情况；协调处理和业主、用户之间关系；发觉问题立即组织处理，并采取有效防范方法。
四．发生突发事件或有重大安全隐患，总值班人员必需在30分钟内抵达现场组织各部门值班人员妥善处理，必需时有权通知各部门责任人或分管副总经理到现场协调处理，并将情况立即上报总经理。
五．总值班员值班实施二十四小时值班制，要求值班时间必需坚守岗位，不得迟到、早退；凡因工作需要临时离开，需告之监控室值班员其联络方法并保持二十四小时开机。
六．值班人员应依据同意《总值班表》按时进行交、接班，无特殊情况不得调班；总值班在岗时间为：工作日17：30——21：30分，节假日08：30——21：30分。
七．总值班员地点在消控中心值班室，无特殊情况不得在自己办公室值班。
八．按要求做好统计，认真填写《总值班统计表》，对遗留事项、已处理事项及待处理事项登记清楚，并做到字迹清楚，正确具体。
九．完成上级临时交办各项工作，并安排部署和检验落实；立即向总经理汇报、反馈各部门处理情况。

总经理岗位职责
一．负责企业全方面管理和组织领导工作,落实实施国家方针、政策、法规和主管部门各项规章制度。
二．负责召集和主持企业总经理室办公会议，研究、处理总经理办公会议职权内各项工作。
三．负责协调、指导副总经理及部门经理、各个管理处主任工作，确保企业各方面工作顺利进行。
四．建立健全企业组织机构，使之合理、精简、高效；召集和主持企业例会，立即处理管理中暴露问题。
五．制订企业经营管理目标，包含一系列规章制度、操作程序，各级人员岗位职责并监督实施，确保各项管理服务工作质量落实。
六．负责组织编制企业年度财务结算，做好财务审核监督；审核各管理处月度财务报表和年度财务预、决算；审核和签署多种对外服务协议和供货协议；审批各部门采购计划。
七．负责各部门主管、经理、管理处主任以上职务人员判定、录用、解聘等工作。
八．相关键、定时或不定时地对部分部门或设备进行巡视检验，立即发觉问题并督促相关部门整改。
九．和社会各界人士建立和保持良好公共关系，树立企业良好形象。
十．以身作则，关心职员，提升企业凝聚力，使职员以高度热情和责任感完成本职员作。
十一．完成上级领导交办其它工作。
副总经理岗位职责
一．在总经理领导下，分管企业各部门或各管理处工作。
二．负责统筹物业管理企业内部管理工作，帮助总经理处理日常工作事务。
三．协调各部门、各管理处之间工作关系，监督检验各部门、各管理处落实落实企业各项工作决议和规章制度情况。
四．负责企业职员思想教育和队伍素质建设和企业应聘职员招聘、奖惩、考评、解聘等管理工作。
五．抓好职员培训和考评，并向总经理提出职员奖惩、升迁或解聘提议。
六．负责实施、修订企业各项管理制度，提交总经理办公会经过并监督其实施。
七．依据分管部门或管理处工作需要，提出人员调整意见，提交总经理办公会决定。来自于.... 资料网下载
八．受总经理委托，负责新开发物业项目标接管和管理处筹备工作。
九．负责企业日常管理和服务质量监督检验工作落实，坚持天天巡视各区域清洁、安全和设备运行情况，发觉问题立即处理。
十．亲临现场并立即处理企业管理中碰到突发事件。
十一．受总经理委托，在总经理因事不在岗位时，代行总经理职权。
十二．完成上级交办其它工作任务。

管理处主任岗位职责
一．在企业总经理直接领导下，对管理处工作负全方面责任。
二．认真落实实施物业管理法规和企业相关规章制度，在实践中不停提升本身业务素质和领导工作能力。
三．严格按企业要求进行物业管理，落实实施企业经营管理方针，并有责任提出修订和完善提议。
四．制订管理处年度、季度、月度工作计划及财务计划。
五．负责组织、协调管理处职员工作安排，负责管理处职员工作绩效考评及考评。
六．负责组织管理处各项工作检验，增强职员工作责任感。
七．组织召开管理处每七天工作例会，立即了解人职员作动态、工作难点及各方面信息，检验、总结和部署工作。
八．沟通本管理处和其它相关机构联络，建立良好公共关系
立即处理用户投诉和意见。
九．熟悉管理处物业管理情况，主动和用户保持亲密关系，立即处理用户投诉和提议，虚心听取她人意见，不停改善工作方法，提升管理水平。
十．常常和职员沟通交流，培养职员进取精神，增强职员集体凝聚力。
十一．接收企业总经理和业主管理委员会年度和任期考评、奖惩，对总经理和业主负责。
十二．完成上级交办其它工作任务。
行政部主管岗位职责
一．主动学习国家方针、政策，落实落实企业各项规章制度，深入基层调查研究，努力掌握第一手资料，为总经理室工作决议提供可靠依据。
二．负责企业工作计划、总结、规章制度等各类文件起草、审核工作。
三．帮助总经理室处理日常工作，做好各部门、各管理处之间协调工作。
四．负责企业人事工作。依据总经理室指示做好职员招聘、录用、调配、解聘、考评及入、离职手续办理工作
五．负责企业对外接待和公关工作，组织安排接待、参观等各项公关活动，维护企业良好形象。
六．严格实施企业印章管理、保管、使用要求。做好文件保管、登记、传阅及文印、文书、档案、资料搜集、整理、存档等管理工作。来自于.... 资料网下载
八．负责制订职员培训计划，并协同各部门对职员进行各类培训，提升职员素质和实际工作能力。
九．负责企业职员及劳务工考勤管理工作，常常检验统计各人员出勤情况。
十．协调好和业主和各用户关系，对业主和用户提出管理上问题立即反馈，并针对存在问题和总经理室和各部门进行研究、商讨，快速加以修改。
十一．完成总经理室交办其它临时性工作。
文秘兼内勤岗位职责
一．工作内容
负责搜集、整理各类文件资料，做好文档保管及文书打印工作。
二．工作要求
1．负责来往文件、内部刊物、网络信息收发、登记、分类、转载、归档工作。
2．收文登记后，请部门经理提出拟办意见，将文件送呈总经理室审阅、指示，总经理室指示后，立即按指示意见分送相关部门阅办并办好签收手续。
3．对分发文件，每个月进行一次检验，将分发文件立即流转和归档，预防公文积压或损坏。
4．负责整理企业及各管理处文件、档案资料整理、立卷、归档、登记工作，按要求搜集齐全、装订规范、存放有序，索引正确。
5．加强和各部门资料管理人员联络，并对各部门文件资料管理工作进行检验和指导。
6．负责文件、资料打印工作，做到规范、正确、立即。
7．负责行政部电脑、打印机、复印机等文印设备维护管理，发觉故障立即通知维修人员或供货商修复，确保其能随时使用。
8．负责接听电话，依据对方和企业相关要求转接或传呼。
9．负责照应外来客访人员，提供接待、茶水服务，保持接待区域整齐。
10．完成领导交办临时性工作。
三．注意事项
1．在工作中要谦虚谨慎，埋头苦干。
2．接听电话或待人接物要注意文明礼貌。
3．坚持标准、秉公办事、遵守纪律，严守管理机密

出纳岗位职责
一．遵守国家各项现金管理制度，熟悉帐务出纳工作程序，实施管理要求。
二．负责做好现金多种票据收付工作，做好出纳结算，确保钱、帐相符，妥善保管好现金、保险柜钥匙和帐册。
三．掌握各类费用开支标准，严格把关，报销时应认真审核发票品名、数量、金额、印章、并按审批程序检验多种票据报销手续是否齐全，发觉问题立即阻止，并向领导汇报。
四．收付现金时，应该面点清，办妥签收，并依据工作需要立即做好现金提款和解入工作。
五．负责相关物品押金收付、停车场及其它管理费收取工作，车辆停放授权通知填写
六．做好职员工资、奖金发放及各类押金收付和保管工作。
七．做好离职职员工资结算、押金退还及现金或帐务清理工作。
八．和省局多经办财务保持联络，了解、掌握用户月交费情况，对未交费用户立即通知服务清洁部催收。
九．每个月未为总经理室提供运行收支汇总统计，为企业控制成本、开源节流提供依据。
十．完成领导交办临时性工作任务。

档案管理员岗位职责
一．落实实施国家颁发《档案法》《档案管理工作条例》和上级部门相关指示，立即向主管部门汇报工作实施情况。
二．努力学习档案管理专业知识，使自己成为有觉悟、懂专业、会管理专门人才。
三．认真负责地做好档案搜集、整理、保管、判定和统计等基础工作，按时按质量完成各项目标管理工作。
四．主动主动做好档案管理工作，编制检索工具、汇编参考资料，努力开发利用档案信息资源，有效提供档案资源为企业各项工作服务。
五．切实做好本单位本部门文书处理和下属单位档案部门业务指导，促进企业档案管理工作，不停提升管理水平。
六．保管并编制具体目录，各类资料装订成册，归档保留。备用图纸和设施设备技术资料，部门或个人如需借用，必需填写《资料借用单》，经企业总经理同意后方可借阅，但必需限期归还。
七．各部门归档保留关键设施设备运行统计、巡查巡查统计及日常工作统计等，每个月必需装订成册，归档保留。如有破损应责成相关责任部门重新誊录。
八．每个月底对档案室所存档案集中系统整理、盘查一次，发觉丢失、损坏档案资料，立即汇报。
九．负责企业文件归类、整理、装订和计算机录入，建立档案管理台帐。.... 中国最大资料下载
十．严格实施档案管理制度和保密要求，确保档案完整和安全。
公文管理暂行措施
一．行文要求
1．呈报、下发公文应一文一事。
2．企业对外统一名称：四川天府绿洲物业管理有限责任企业。正式对外行文、签署协议均应使用企业名称。
二．行文程序
1．企业行文，先由承接人拟稿，经分管部门副总审阅后，送行政部核稿，再请总经理签发。来自于.... 资料网下载
2．管理处行文，关键事项需事前请示总经理同意后，由分管副总签发。
3．企业和管理处发文，均由行政部统一编发文号。
三．行文格式和要求
1．凡属对外行文，要使用统一规格拟稿纸，如第一页写不下，应附双线横格纸。
2．标题简明明确，注明文件种类（请示、汇报、函等）。
3．注明报送单位。
4．注明行文编号，方便可存放、查找和立卷归档。
（1）对外行文编号统一为：川天物司[ ]第 号
（2）对大厦用户编号统一为：川天物处字[ ]第 号
5．撰写、修改或誉请公文，必需使用墨水笔，不使用铅笔、圆珠笔。经修改后稿件，如字迹潦草、涂改较多、模糊不清，应由原拟稿人誉请后再送打印。
四．缮印
1．文件签发后，由行政部统一打印并存入磁盘，按核定数量打印份数，印数少采取复印，印数多外送印刷。
2．缮印后文件由撰稿人负责校对，以企业管理处名义行文，由行政部核稿人给予复检。
3．缮印校对人应在原稿上签注姓名、日期。
五．发文
1．文件分发前对份数、附件、印章等进行检验。
2．文件分发时应注明受文单位及地址，“急件”、“密件”应做对应标识、戳记，预防延误和泄密。
3．缮印后发出文件，应留二份和原稿一份退承接部门，由承接部门按管理要求立卷归档。

财务报销管理措施
一．管理标准
根据省局对企业年度财务核实要求，保障企业管理和运行服务工作正常开展，企业费用开支由总经理负责审批。
二．报销程序
1．各部门零星开支，凭发票填写“费用报销单”，经部门分管副总签字后，由企业总经理审批同意，交财务报销。
2．职员工资、奖金、福利支出等，由行政部编制发放明细单或填制付款凭证，经分管副总审核签字，由总经理审批同意交财务报销。
3．设备设施添置费报销时，应附“质量合格证”、“检测汇报”“物品入库单”等相关资料，经使用部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。
4．维保费用报销时，须附管理部门确定“质量验收汇报”等相关资料，经部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。
5．外墙清洗费用报销时，须附管理部门确定“质检汇报”等相关资料，经部门分管副总（总经理助理）审核签字，由总经理审批同意交财务报销。
6．业务宣传费须事前提出申请，报总经理审批同意后，凭发票报销。
7．外购物品标准上应使用支票转帐支付，报销凭据应是国家要求正式发票。
三．借款审批程序
借款人应填写借款单，经分管副总签字，由总经理同意，借款应在当月内按报销程序立即到财务报销。
四．银行支票借用
1．领用转帐支票应到财务领取《借款单》，填写姓名、部门、事由、申领金额，分管副总签字报总经理审核同意后到财务办理领用支票手续。.... 中国最大资料下载
2．领用支票后应立即办理核销手续，经办人必需在当月内到财务报销。
五．报销时间要求
每个月10日、25日为统一财务报销时间，（特殊情况例外），遇节假日顺延。

会议室管理制度
一．为切实加强会议室使用和管理，特制订本制度。
二．行政部负责会议室使用管理；清洁服务部负责会议室日常清洁卫生并随时保持会议室整齐，做到每七天一次根本清洁保养。
三．各部门、管理处使用会议室应提前和行政部联络，由行政部妥善安排，如遇特殊接待或临时安排，使用部门应服从。
四．行政部建立会议室使用簿，做好使用情况统计。
五．严禁在会议室内从事和会议无关事项。
六．珍惜室内设施设备，物品如有损坏，责任人应照价赔偿。
七．保持室内清洁，珍惜公共卫生。
八．室内严禁吸烟、严禁喧哗、保持平静。
九．企业在会议室内存放各类学习资料，不得自行带走，借用人必需登记并在三日内完好归还。
十．会议室使用完成后人走灯灭，预防火灾事故发生。
十一．会议室对外出租根据标准收费，并提供相关会议服务。