旅游集团酒店管理订房服务费管控制度样本.doc

厦门夏商旅游集团酒店管理企业
酒店订房订房服务费管控暂行要求

制订：财会部
修订日期：2月

为健全酒店管理企业内控制度，规范各酒店订房服务费操作、计算、复核、审批、支付等步骤，特指定此制度。请各单位认真实施：
定义：订房服务费指酒店住客经过旅行社、订房中心等中介机构预定或由中介方直接带入酒店入住，酒店依据双方约定金额或百分比支付给中介方劳务酬劳。
一、 规范订房协议
各酒店应和旅行社等中介单位签定订房协议，以后若酒店管理企业有统一订房协议，各酒店应和对方签定统一订房协议，协议内容须包含各类型客房结算价格、订房服务费金额（百分比）、结算方法和实际结算价应扣除手续费等相关内容，全部订房中介单位应扣除手续费费率统一为10%，如遇特殊情况应单独写汇报说明原由报酒店管理企业同意，并将同意后汇报交酒店管理企业财会部报备。和订房协议单位签定订房协议或约定结算价格应在签定协议后报备酒店管理企业财会部,以后结算价格若发生改变也应立即报财会部存档备查。
二、 规范订房步骤：
（一）外地网络订房中心通常以电话、传真方法提前向酒店预定客房，酒店销售部或总台收到订房单传真并确定有房，将传真件签字回传后，预定生效，客人实际入住时，酒店前台按传真件上指定价格向客人收取房费等相关费用，结算时以实际入住后订房单传真件为有效结算依据。
（二）当地旅行社等订房中介机构以电话、传真等方法预定，预定方法和网络订房中心一致，但客人入住当日总台接待人员应找出该住客订房单传真件并在上面签字确定，若订房单传真件上确定有房人员和前台接待人员为同一人时，还应要求当日值班经理在订房单传真件上签字确定，值班经理当日不在场，可让销售或总台其它人员签字确定；另有部分是经过对方员工或司机直接带客人前往总台办理入住手续，对方派车将客人带到酒店后，由酒店总台人员负责接待并向对方开具入住证实单，证实单上应填写客人姓名、房号、房价、入住日期等相关信息，酒店接待人员应在接待人处签字，同时值班经理应在入住证实单上签字证实，假如当日值班经理没在场也可让当班保安签字证实，并要求对方司机或业务人员署名及写下车号和对方联络电话等。
以上信息须书写规范、工整，署名应填写全名、且能识别。尤其强调不得发生伪造订房单或入住证实单私自将自入散客做成需支付服务费住客行为，一经发觉将严厉处理相关责任人。
三、 预提当月服务费：
在每个月最终一天之前，由销售部统计出各家旅行社等中介机构服务费金额，按要求填写酒店服务费预提统计表，交各酒店对应核实会计入账，为确保核实正确，酒店销售部门在统计服务费时，应认真细致，努力争取和实际金额大致相符，不应偏差太大，若单笔服务费支付实际数和预提数偏差达成10%，且金额在500元以上，需书面提交差异原因汇报并经管理企业领导审核。
四、 填制结算明细单：
结算时，须填写财会部统一制作服务费结算明细单，由销售部按要求具体填写客人姓名、房间号、抵离日期、对客价、结算价、间天服务费、服务费小计和服务费总计及扣手续费后实际支付金额等相关内容，若结算明细单是由对方统计计算，其表格须反应以上各项内容，销售部填制完结算表后由总台复核后交由酒店第一责任人把关审核，请各相关责任人务必认真审核、从严把控，维护企业利益，对于徇私舞弊及滥用权利者，一经查处将严厉处理。
五、 服务费请款：
请款时要求对方提供正规税务发票（不能使用旅行社专用发票），发票项目应要求对方填写服务费（对方旅行社有要求，也可填写综合服务费），并由销售部填写用款申请单，用款申请单内容应写明支付某月服务费，对于外地网络订房中心付款应附上服务费结算明细单，前台结算单及订房单传真件由各门店相关部门自行保管，方便酒店及酒店管理企业财会部抽查查对；对于当地旅行社等中介订房机构除附上服务费结算明细单外，还应附上对应住客前台结算单和订房单传真件或入住证实单，前台结算单和订房单传真件可用复印件替换，财会部支付款项前应对所附单据进行审核，对于手续不全者应拒绝付款，审核中发觉问题应立即通报酒店管理企业领导。