档案利用制度与保管制度样本.doc

档 案 统 计 制 度

为提升级案管理水平，建立科学档案统计工作，依据《档案馆工作通则》相关要求，结合本馆实际情况，特制订本制度
一充足认识档案统计工作关键性，加强对统计工作领导，明确专员负责，认真落实各项统计工作任务。
二、档案统计工作关键内容包含：档案馆人员、经费、设备、面积情况；馆藏档案资料种类和数量情况；档案搜集、整理、判定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式揭示它们过程、现实状况和改变。
三、统计数据必需正确可靠，坚持实事求是，如实反应情况，不得马虎草率和弄虚作假。
四、定时进行帐物查对，做到帐物相符。
五、建立统计台帐，立即做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
六、按统一要求统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项填写，不得遗漏，一律用阿拉伯数字书写。字迹工整清楚，不得潦草，统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。   
七、立即汇总上报《档案工作基础情况统计年报》和多种临时性统计报表。 
八，每十二个月对统计资料进行一次综合分析，立即了解和掌握档案馆工作中情况和问题，促进档案馆事业发展。

档 案 利 用 制 度

一、档案馆查档接待人员应熟悉馆藏档案内容，主动了解社会各项工作利用档案需要，主动主动地做好提供利用工作。
二、馆藏档案应编制《案卷目录》、《全引目录》、《档案馆指南》、《全宗介绍》，建立《全宗卷》，并依据利用工作需要编制专题文件目录(卡片)等实用检索工具。
三、应利用馆藏档案信息资源，主动开展档案编研工作，编印专题文件聚集等参考资料。
四、利用计算机建立馆藏档案文件级目录数据库，并挂上政务信息网实现查档现代化。
五、凡到档案馆利用档案，全部应按要求办理利用手续，并填写《查档记录表》，在阅档室阅档。查阅档案时不许可在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、拆卷。
六、档案原件通常不外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导同意，办理外借登记同意手续，指定归还日期，借阅者不得将案卷转借她人，违者将按相关法规追究责任。
七、查阅控制使用档案，必需持本单位正式介绍信，并注明利用者身份和利用档案目标和范围。
 八、查阅档案，如需摘抄、复制(印)，须经档案人员同意，并经审核确定无误后加盖档案证实印章才能生效。
九、认真做好档案利用效果反馈工作。由利用者如实填写《档案利用效果登记簿》，年底再由档案馆筛选整理后编印《档案馆利用档案效果实例选编》。
十、借阅和归还档案时必需当面点清。

档 案 鉴 定 制 度
为正确地判定档案价值，确保馆藏档案质量，维护档案完整和安全，便于对有价值档案查找利用，依据《档案法》等相关要求，特制订本制度。
一、依据国家档案局相关归档范围和保管期限要求，结合馆内档案具体情况，制订对应档案保管期限表。
二、为确保判定工作有组织，有监督地进行，必需建立档案判定工作小组，由局（馆）长和主管局长及督导利用科科长组成。
三、档案馆判定工作关键任务是：依据档案对于社会政治、经济、科学、文化等方面历史和现实价值，根据判定工作相关要求，定时审查保留期满馆藏档案，对失去保留价值档案给予销毁。
    四、判定档案必需以党和国家整体利益为出发点，用全方面、历史、发展见解，充足认识和估量档案对于社会主义事业作用。
    五、判定档案应采取直接判定法，根据档案实际情况，以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值，对一时难以判定价值档案，应采取保留从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本市文件从宽，外来文件从严处理方法。
    六、对判定后需要销毁档案，通常应“判处销毁，暂缓实施”，以降低价值估计失误，在确定已无利用价值时再行销毁。
    七、准备销毁档案，必需根据各个全宗分别编制档案销毁清册，简明说明判定工作情况和销毁理由，经主管领导审查同意，并报市档案局立案。
    八、档案销毁清册经同意后，应指派两名以上专员，对需要销毁档案检验正确无误后，送造纸厂监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。
   九、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。
档 案 保 密 制 度
为了保守党和国家秘密，确保档案资料绝对安全，依据《保密法》要求，结合档案馆性质和特点，特订本制度。
    一、保密范围：
    1.馆藏控制利用档案及内部资料；
    2.档案资料存放情况和防范设施；
    3.上级机关及本市相关单位往来机密文件；
    4.本馆起草内部文件，和多种资料，会议统计、笔记本等。
    二、密级划分：
    1.馆藏控制利用档案、内部资料，凡未明确密级，均属“秘密”级；
    2.档案资料箱柜钥匙、印章存放情况和防范设施，属“机密”级；
    3.本馆起草文件资料，由撰稿人依据相关密级划分要求，提出密级意见，经局（馆）长审定后，划定密级。
    三、保密纪律
    1.机密档案资料借阅，必需推行同意手续；
    2.不得私自将档案资料带出馆外；
    3.在私人通信、通电、接待亲友或公共场所不得谈论或泄露国家机密；
    4.不得私自摘录、复制档案资料给她人；
    5.不得让无关人员随意进入档案库房；
    6.销毁废旧档案资料，必需办理审批手续，集中送造纸厂由2人负责监销。
    7.妥善保管本馆钥匙、印章，不得乱丢乱放或借给她人。
    8.对现行上级机关形成档案文件，不得私自变更其密级和解密，如需变更须报相关部门审核同意。
    四、保密方法：
    1.加强保密教育，认真学习落实《保密法》，充足认识档案工作机要性，自觉保守党和国家机密；
    2.严格遵守文书处理、接待保管、安全保卫等相关保密要求，杜绝工作差错；
    3.开展保密检验，定时查对馆藏档案资料，发觉失泄密事件立即追查，并汇报相关部门。
    4.在接待参观活动中，区分不一样对象作出妥善安排，对包含机密部位采取必需保密方法，并要求参观者负担保密义务。
档 案 保 管 制 度

档案保管工作是确保整个档案工作顺利进行必需基础条件。为了科学地管理档案，确保档案绝对安全，特制订本制度。
一、库房管理人员必需在工作中做到认真负责、细心谨慎，进出库房应随手关门，非库房管理人员，未经许可不得进入库房。 
二、严格保管库房钥匙，不得转借非管理人员，不得带至馆外。
三、库房内箱柜从左至右，从上至下编号。以全宗为单位系统排列存放，并编制档案存放索引表。
四、案卷临时调出，需做到卷号无误，原位存放，排列整齐。
五、做好库房温湿度统计，每三个月分析一次，立即采取方法，努力争取达成要求标准。
六、做好库房防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防高温八防工作。定时检验防火设备，常常处于良好状态。库房内严禁吸烟，下班时必需切断库房电源，关好门窗。
七、库房内常常保持清洁整齐，每个月清扫一次，每季大清扫一次。
八、认真做好档案收进、移出、全宗案卷数量、利用登记统计工作。
九、每十二个月对馆藏档案、资料保管情况进行一次全方面检验查对，并有书面统计，发觉问题立即汇报并妥善处理。
十、常常检验案卷破损、字迹褪变等情况，发觉问题立即修复和复制。

档 案 安 全 保 卫 制 度
档案馆是保留关键档案资料基地，是本市政治、经济、文化、科学技术研究等各方面利用档案史料中心，为了做好防火、防盗等安全保卫工作，确保档案资料绝对安全，特制订以下制度：
一、加强领导
（一）加强对全局（馆）人员安全保卫教育，提升对安全保卫工作关键性认识，自觉遵守制度，杜绝一切隐患，做好安全保卫工作。
（二）建立岗位目标管理，把做好安全保卫工作纳入主管领导和每个工作人员岗位责任制考评内容。
（三）定时检验落实情况，发觉问题立即整改。
二、防范方法
（一）防火工作：
1.严禁在档案库房内和阅档室吸烟，外来人员未经本馆工作人员同意一律不准进入档案库房。库内严禁存放易燃、易爆物品。
2.加强馆库内用电设备管理，不乱拉乱接电线，不超负荷使用电器，下班切断馆库内总电源，确保安全。
3.库房内设有灭火器，并加强对局（馆）全体人员消防知识学习和技术训练，做到消防器材人人会用，并定时检验其完好率，做到应急拉得出、用得上；人人会报警、能应急。
（二）防盗工作
1.建立安全保卫工作制度，明确领导分管并列入目标管理、定时监督检验，预防一切事故发生。
2.加强对全局（馆）人员安全、保密教育，严格门卫管理。
3.严格实施档案管理制度，下班前清理好档案资料，锁入保险箱柜，做到文件资料不乱放，由专员保管。
4.实施严格档案资料查借阅制度和归还查对制度，接待外调人员查阅档案实施监阅，档案资料用毕立即入箱入库保留。
5.加强局（馆）内珍贵物品管理，实施专员保管，定时检验。建好台帐，列入岗位目标责任制考评。
6.加强办公区、档案库区门窗管理，库房钥匙专员管理。天天下班由保管人员专员负责检验门窗关闭情况。