OA办公自动化系统管理新规制度.doc
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1、OA办公自动化系统管理制度第一章 总则第二章第一条: 办公自动化系统(以下简称OA系统)是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台,采取服务器/用户端/浏览器结构,建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设关键组成部分,是提升企业办公整体管理水平关键手段。第二条:为了加强对企业OA系统管理,提升企业工作效率,有效降低和节省成本,加紧办公自动化建设,保障文件和多种信息传输快捷通畅,依据国家信息化领导小组相关中国电子政务建设指导意见、 国家机关公文处理实施细则 、中国保密工作要求、计算机系统管理要求等相关要求,结合企业实际,制
2、订本措施。 第三章 组织职责第三条OA系统运行中,集团各事部各负其责,协同配合。职责以下: (一)企业管理中心IT部门是办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为: 1、负责制订OA系统规章制度; 2、负责OA系统关键工作步骤设计、修改; 3、负责OA系统各职能部门工作步骤设计和审核; 4、负责确定、监管OA系统关键工作步骤参与人员权限; 5、负责监控、检验、督办关键工作步骤工作流转; 6、负责工作步骤归档,并为其它部门提供查询; 7、负责组织各企业人员操作培训;8、帮助各部门搜集、整理优化系统需求; 9、负责OA系统内各大功效模块信息内容更新监督。 10、负责OA系统数据备份; 11、负责企
3、业领导、OA管理员和相关人员培训和技术指导工作; 12、负责OA服务器、操作系统和硬件维护,确保服务器安全运行;13、负责系统用户注册、注销等管理; 14、负责文件柜功效模块各单位书写权限设置。(二)其它事业部关键职责为: 1、负责制订本单位OA系统对应管理措施; 2、负责指定部门(事业部)OA管理员,参与本单位工作步骤定制、文件夹建立和本单位OA系统终端日常维护、人员培训等技术支持工作; 3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时,立即提供给管理中心IT部门申请调整;负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容变更工作; 4、负责依据本单位工作需要,提出优化需求。第三章 文件
4、管理第四条 企业各单位发出、报送各类文件(包含发通知、公告、汇报、简报、报表、新闻等)标准上统一采取企业办公自动化OA系统发送,本系统不启用电子印鉴。 第五条 OA系统中公文也称电子公文,是经过企业统一配置办公自动化系统处理后形成含有规范格式公文电子数据。电子公文传输,是指电子公文生成、发送和接收过程。 第六条 管理中心IT部门负责对电子公文传输工作进行指导和检验。各单位办公室负责本单位电子公文传输工作。 第七条 电子公文要素和纸质公文基础一致,包含公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、专题词、抄送单位、版记等。电子公文和纸质公文工作步骤、行文关系、
5、归档管理基础相同。 第八条 电子公文和纸质公文含有相同效力,不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件,各单位可向企业管理中心申请正式文件。第九条 各类电子公文处理程序根据IT公共资源管理制度要求在企业办公自动化OA系统中办理。在OA系统中,企业收文办理程序为企业办公室起发领导批阅步骤,企业领导批阅后转企业分管领导阅批,再转承接单位批办并择具体办理人办理。 第十条 各单位在OA系统中办理企业领导批阅文件由单位主管征求批阅文件企业领导后归档。第十一条 在OA系统中,电子公文审核步骤系发文办理程序为各单位拟稿人提议发文步骤,经本部门领导审核后,如需要会签单位帮助办理由拟稿单位主管领导协调会签,会签后主办
6、单位交企业分管领导阅批,分管领导确定后转企业文控受审公文签发。 第十二条 公文签发后,由企业办公室编号、制作电子公文,使用OA系统文件分发步骤发至企业二级单位、 部门关键责任人和OA管理员各一份。并依据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 第十三条 办理工作业务使用本系统设定工作流,依据文档管理一体化标准,做好电子文档归档,并妥善保管归档统计,备查。直接发送电子邮件可用于小范围内信息沟通。 第四章 系统模块第十四条 各单位根据系统功效模块作用及对应管理程序公布相关信息。 第十五条 本系统设定公告通知、信息公布专栏、OA相关通知、企业新闻、文件柜等五大关键功效模块。 公告通知模块:公布内容是经
7、企业领导签发公文、制度、通知,公布范围是OA系统全部用户。公布审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责公布; 信息公布专栏模块:公布各单位相关信息到OA系统全部用户。信息内容必需经各单位关键责任人审核后,由各单位OA 管理员负责公布;审批过程可使用工作步骤。OA相关通知模块:公布和OA系统相关信息到全部用户。信息内容经各单位关键责任人审核后, 由各单位OA管理员负责公布;审批过程可使用工作步骤。 新闻模块:公布企业新闻到全部用户,信息内容由管理中心负责审核并公布。 文件柜模块:此模块权限由管理中心IT部门从上而下设置受权,各单位OA管理员负责本单位信息共享设置,OA系统用户按查阅权限查阅。
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