OA办公自动化系统管理新规制度.doc

OA办公自动化系统管理制度
第一章 总则
第二章
第一条：
办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采取服务器/用户端/浏览器结构，建立起来覆盖全企业管理人员办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是信息化建设关键组成部分，是提升企业办公整体管理水平关键手段。

第二条：为了加强对企业OA系统管理，提升企业工作效率，有效降低和节省成本，加紧办公自动化建设，保障文件和多种信息传输快捷通畅，依据《国家信息化领导小组相关中国电子政务建设指导意见》、 《国家机关公文处理实施细则》 、《中国保密工作要求》、《计算机系统管理要求》等相关要求，结合企业实际，制订本措施。

第三章 组织职责
第三条OA系统运行中，集团各事部各负其责，协同配合。
职责以下：
（一）企业管理中心IT部门是办公自动化OA系统归口管理部门。关键职责为：
1、负责制订OA系统规章制度；
2、负责OA系统关键工作步骤设计、修改；
3、负责OA系统各职能部门工作步骤设计和审核；
4、负责确定、监管OA系统关键工作步骤参与人员权限；
5、负责监控、检验、督办关键工作步骤工作流转；
6、负责工作步骤归档，并为其它部门提供查询；
7、负责组织各企业人员操作培训；
8、帮助各部门搜集、整理优化系统需求；
9、负责OA系统内各大功效模块信息内容更新监督。
10、负责OA系统数据备份；
11、负责企业领导、OA管理员和相关人员培训和技术指导工作；
12、负责OA服务器、操作系统和硬件维护，确保服务器安全运行；
13、负责系统用户注册、注销等管理；
14、负责文件柜功效模块各单位书写权限设置。

（二）其它事业部关键职责为：
1、负责制订本单位OA系统对应管理措施；
2、负责指定部门（事业部）OA管理员，参与本单位工作步骤定制、文件夹建立和本单位OA系统终端日常维护、人员培训等技术支持工作；
3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，立即提供给管理中心IT部门申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容变更工作；
4、负责依据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章 文件管理
第四条 企业各单位发出、报送各类文件（包含发通知、公告、汇报、简报、报表、新闻等）标准上统一采取企业办公自动化OA系统发送，本系统不启用电子印鉴。

第五条 OA系统中公文也称电子公文，是经过企业统一配置办公自动化系统处理后形成含有规范格式公文电子数据。电子公文传输，是指电子公文生成、发送和接收过程。

第六条 管理中心IT部门负责对电子公文传输工作进行指导和检验。各单位办公室负责本单位电子公文传输工作。

第七条 电子公文要素和纸质公文基础一致，包含公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、专题词、抄送单位、版记等。电子公文和纸质公文工作步骤、行文关系、归档管理基础相同。

第八条 电子公文和纸质公文含有相同效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向企业管理中心申请正式文件。

第九条 各类电子公文处理程序根据《IT公共资源管理制度》要求在企业办公自动化OA系统中办理。在OA系统中，企业收文办理程序为企业办公室起发领导批阅步骤，企业领导批阅后转企业分管领导阅批，再转承接单位批办并择具体办理人办理。

第十条 各单位在OA系统中办理企业领导批阅文件由单位主管征求批阅文件企业领导后归档。

第十一条 在OA系统中，电子公文审核步骤系发文办理程序为各单位拟稿人提议发文步骤，经本部门领导审核后，如需要会签单位帮助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交企业分管领导阅批，分管领导确定后转企业文控受审公文签发。

第十二条 公文签发后，由企业办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发步骤发至企业二级单位、 部门关键责任人和OA管理员各一份。并依据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条 办理工作业务使用本系统设定工作流，依据文档管理一体化标准，做好电子文档归档，并妥善保管归档统计，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内信息沟通。

第四章 系统模块
第十四条 各单位根据系统功效模块作用及对应管理程序公布相关信息。

第十五条 本系统设定公告通知、信息公布专栏、OA相关通知、企业新闻、文件柜等五大关键功效模块。

公告通知模块：公布内容是经企业领导签发公文、制度、通知，公布范围是OA系统全部用户。公布审批由集团管理管理中心人力资源部审核并负责公布；

信息公布专栏模块：公布各单位相关信息到OA系统全部用户。信息内容必需经各单位关键责任人审核后，由各单位OA 管理员负责公布；审批过程可使用工作步骤。OA相关通知模块：公布和OA系统相关信息到全部用户。信息内容经各单位关键责任人审核后， 由各单位OA管理员负责公布；审批过程可使用工作步骤。
新闻模块：公布企业新闻到全部用户，信息内容由管理中心负责审核并公布。

文件柜模块：此模块权限由管理中心IT部门从上而下设置受权，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位公布信息，交本事业部领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外公布信息可靠性和严厉性负责。

第五章 用户权限

第十七条
系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托她人办理。

第十八条
用户关键权限以下：
（一）一般职员
在系统中依据各级领导指示，立即办理业务回复自己直接领导；能够使用点对点步骤向直接领导汇报、请示工作；含有拟稿权限；能够监控、查询自己参与公文办理情况；负责电子公文校对；接收需要本人待阅文件，查询自己已阅公文情况；对自己所需公文申请借阅。

（二）主管职员
在系统中含有一般职员全部权限；在企业发文、本部门发文中接收下属职员拟稿公文审核，审核完成返拟稿人或送部门领导审、审批。收文处理过程中，接收部门领导指示公文，自己办理或指示给下属职员办理。各职员含有查询经过部门收发文管理员办理后收发文全部信息权限。

（三）部门（事业部）领导
在系统中含有一般职员全部权限；在企业发文中，接收下属职员拟稿公文审核，审核完成后，返拟稿人或送相关部门会签（需要），会签后送企业分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文给予签发。收文处理过程中，接收企业领导指示需本部门办理公文，指示给下属职员办理

（四）总裁办秘书
在系统中含有一般职员全部权限，并负责呈送企业领导签批文件督办。接收发给本企业公文，拟办后传送给办公室领导。依据企业领导指示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控企业收文办理情况；负责企业收文跟踪管理工作；在企业发文中，接收企业领导签发文件，依据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控企业发文办理情况。

（五）企业分管领导
在系统中含有一般职员全部权限；在企业发文中，接收分管部门拟稿公文审核，审核完成后，返拟稿单位或送企业办公室审阅。收文处理过程中，接收企业领导指示需主管部门办理公文，指示给下属部门办理。

（六）企业领导
在系统中含有一般职员全部权限；企业发文中，负责对企业发文审批签发；收文处理过程中，对企业收文给予指示，指示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（事业部）OA管理
在系统中含有一般职员全部权限；部门（事业部）发文、工作请示汇报中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批公文；根据《企业公文管理措施》要求，负责分发、归档部门（事业部）电子公文整套文件（包含报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件经过扫描设备转换成符合要求格式电子公文；接收发给本部门（事业部）公文，传送给办公室（事业部办）领导审批，依据领导指示传送相关部门人员办理；负责将办毕公文立即归档；能够查询、统计、监控本部门（事业部）全部公文办理情况。负责部门（事业部）收文催办工作。

2、企业OA管理员
负责步骤定制及维护工作。系统投入运行后，包含修改步骤及内容，必需经过管理中心和总裁办确定后方可实施。严禁私自更改删除，避免电子数据无法保真或丢失。

（八）企业办公室文员
在系统中含有一般职员全部权限；在企业发文中，负责将企业领导审批签发已经产生编号电子公文根据《企业公文管理措施》要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至企业各单位；负责将已分发企业发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章 登陆规范

第十九条
系统正式运行后，系统全部用户必需在每个工作日早晨、中午上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以确保公文系统正常流转和信息立即传送。

第二十条
系统用户必需建立个人密钥，填写个人信息（企业二级单位班子人员必需填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子署名密钥，并定时更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需立即注销或退出OA系统，以免她人介入工作环境。

第二十一条
登陆OA系统用户口令应常常更改并保守秘密，以防她人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章 安全保密
第二十二条
全部用户应认真落实实施《中国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理措施》 ，严格遵守企业《计算机信息系统管理手册》和企业《相关加强企业计算机管理通知》相关要求。

第二十三条
根据企业《IT公共资源管理制度》要求，为了确保各单位网络通畅，严禁使用BT、迅雷、pplive等占用网络带宽软件，严禁在线观看和工作无关网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必需由管理中心IT部门指定杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包含个人笔记本电脑），依据情节及后果，给予50—500元处罚。

第二十四条
OA系统全部用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和她人利益活动，不得在系统上制作、传输有碍社会治安和不健康信息，不得制造和输入计算机病毒和其它危害系统安全数据。

第二十五条
OA系统中全部用户应按要求权限阅读和使用系统提供信息。不得盗用她人用户账号，不得干扰其它用户和破坏系统服务。

第二十六条
包含国家和企业秘密和其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章 附则
第二十七条 为了保障OA系统硬件、软件和信息安全，确保系统正常运行，全体用户应遵守本管理措施，违反者应负担对应责任并接收企业处罚。

第二十八条
本措施未尽事宜按法律法规和企业相关要求实施。

第二十九条
本措施由企业管理中心IT部门负责解释。

第三十条
本措施自公布之日起施行。