办公室管理核心制度.doc
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1、办公室管理制度1、按时上下班,不迟到、不早退、不旷工,公事外出要经部门领导同意。2、着装整齐大方,不能穿拖鞋、凉鞋。3、待人亲切、礼貌、大方,接听电话时要用礼貌语,声音清楚、温和、亲切。4、办公室内不能吃零食、不得高声喧哗、不能随便串岗,以免影响她人工作。.5、办公时间不准做私事,除公事外不能用企业电话聊天。6、保持办公室洁净,桌面上办公用具要摆放整齐,多种资料存放有序。7、珍惜办公设备,节省使用多种办公用具。8、电脑、打印机、复印机、传真机等专用设备要有专员负责。9、注意节省用电,下班后要关闭电脑、电灯、空调等电器设备。10、同事之间要和睦相处,各部门要保持良好沟通和合作。11、认真负责完成
2、各项工作任务,尽可能避免失误。12、晚上收市后,最终离创办公室人请锁好门。办公用具管理要求 办公用具种类繁多、零星分散,各部门要严格控制并加强管理,不得挪作它用或造成浪费。1、办公用具由财务部统一购置,其它部门不得私自购置。特殊情况须报行政人事部同意。2、部门需要印制单据、表格、宣传品等,均由各部门自行设计样式,提出印刷数量,送交行政人事部统一办理,由各部门从行政人事部领用。3、各部门领取办公用具时,必需填写领用单,由部门责任人签字,财务部审核无误后方可发放。4、财务责任人在每个月末依据部门所领物品记录表,统计出当月部门办公用具领用情况,方便实施办公用具费用控制。5、财务建立办公用具明细帐,按
3、月核销,六个月全方面盘点一次,做到帐物相符。核实盘点结果,若有遗失,保管人应负责赔偿。电脑管理制度1、电脑使用者应珍惜设备,保持电脑清洁卫生,遵照常规操作程序,对应电脑设施由企业依据各岗位需要进行统一安排。2、未经许可不得随意删除和越权打开系统文件。3、不得私自使用来路不明磁盘或光盘。4、不得私自打开或打印她人文档文件,工作时间不得玩游戏。5、不得在靠近键盘位置饮水或吃食物。6、不得私自安装光盘文件或拷贝和办公无关文件。7、电脑设备不得私自挪动或拆卸。8、如发觉电脑不能使用或出现系统问题,请立即和系统管理员联络。办公会制度 为规范办公会议管理,严厉会议纪律,提升工作效率,确保企业正常运作,特制
4、订本制度。1、会议时间 如无特殊或重大情况,通常定为星期一下午3:304:30。2、会议地点 商场会议室3、和会人员各部门责任人、组长(包含正副总经理、部门主管、和会议统计人员。必需时可由总经理指定扩大和会人员范围)。4、会议通常程序(1)总经理宣告会议开始,并主持会议。(2)各部门汇报上期工作进展情况。(3总经理提出此次会议关键议题及需要商讨事项。(4)和会人员自由讲话,叙述见解,提出提议。(5)总经理对会议作总结,并宣告会议决定。(6)会后由行政人事部写出会议纪要,发文至总经理及部门责任人。5、会议须知(1)和会人员在参与会议前须提前安排好本部门工作,并对会议内容做好准备工作。(2)若因特
5、殊情况不能参与,则应指定该部门副职或其它责任人参与。(3)和会人员在会上应如实汇报工作情况,会后应立即正确地向部门职员传达会议精神。违者将追究责任。(4)会议统计员做好会议考勤、会议讲话及现场统计工作,会后进行整理。(5)若遇重大或特殊情况,可临时更改会议时间,行政人事部必需做好会前通知。6、会议纪律(1)和会者不得无故迟到、早退、缺席,违者给予罚款处理。(2)参与会议者必需善始善终,严守会议纪律,无特殊情况不得随便出入。(3)和会者不得谈论和会议无关事情和做其它私事。财务管理制度 第一节流动资产管理制度 流动资产包含现金、多种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。(一) 现金:是指企业库存
6、现金,包含库存人民币和外币。 1、企业收支多种款项,必需按国务院颁发现金管理暂行条例要求办理,在要求范围内使用现金,现金结算范围以下:(1)职职员资、津贴;(2)个人劳务酬劳;(3)出差人员必需随身携带差旅费;(4)结算起点(5000元)以下零星支出; 不属于上述现金结算范围款项支付,一律经过银行进行转账结算。2、支付现金必需遵守财务规章制度,符合财务手续;3、坚持“钱帐分管”标准,实施出纳工作岗位责任制,收入及货款应立即进账,不得任意“坐支”;4、为了避免现金收支出现差错,确保做到帐实相符,出纳人员应常常进行现金查对和清查,现金清查中发觉现金短缺或盈余时,除了查明原因外,还应立即依据“现金盘
7、点汇报表”进行帐务处理,并追究过失人经济责任。(二)存款:是指企业存入银行或其它金融机构帐户上货币。1、企业办理结算必需遵守国家法律、法规和银行结算措施各项要求,遵守结算纪律,符合财务手续;2、加强内部制约机制,付款印鉴由不一样人员分别保管和使用;3、严格支票管理,标准上不得签发空白支票,如遇特殊情况应按程序办理并立即报账,绝对严禁出租、出借支票;4、办了预防银行存款帐目发生差错,正确掌握银行存款实际金额,应按期和银行存款对账单查对,编制“银行存款余额调整表”。(三)短期投资:是指企业购入多种能随时变现、所持时间不超出十二个月有价证券和不超出十二个月其它投资,进行短期投资时须经董事会同意。(四
8、)应收及预付账款:应收及预付帐款包含企业经营和非经营活动所形成应收和预付款项,包含应收帐款、预付帐款和其它应收款。应收帐款是指企业因销售商品(包含租金、水电费、押金、入场费)提供劳务等业务,向购置单位收取款项,预付帐款是企业根据购货协议约定,预付给供给单位货款。1、反应企业多种应收帐款形成,收回及其增减情况,监督企业实施结算制度。2、控制应收帐款限额和收回时间,加强应收帐款管理,加紧资金流转。3、在年度终了按年末应收帐款余额3或5计提坏帐准备,并对确实无法收回坏帐按要求处理。4、严格遵守企业相关结算制度和定货协议,控制预付货款范围、百分比和期限。5、监督预付款项所定货物入库情况。(五)存货:是
9、指企业在经营中为销售所贮备资产,包含库存、在途多种商品、包装物、低值易耗品。1、库存商品管理制度(1)凡经过验收商品(含购销、代销),不管存放在何地,均视为商场存货即库存商品;(2)库存商品均以售价核实;(3)商场以营业柜组为单位建立存货实物管理负责制;(4)仓库以经营大类为单位建立存货实物管理负责制;(5)库存实物应定时盘点,编制存货盘点表,对盘盈、盘亏存货以书面形式上报总经理;(6)盘盈、盘亏存货应立即查明原因,因为实物责任人原因造成存货短少,由实物责任人全额赔偿;非人为原因造成存货损失,由相关部门提出书面汇报,上报总经理审批处理;(7)对过季商品、积压滞销存货,企业应立即清理,如为代销商
10、品应办理退货手续,如为购销商品,应由柜组(仓库)提出书面汇报报相关部门及总经理同意后,方能按保本价或低于成本价格销售。第二节 固定资产管理制度1、固定资产计价(1)购入固定资产,根据实际支付买价或售出单位帐面原值(扣除原安装成本)、包装费、运杂费和安装成本等计价;(2)投资转入固定资产,按评定价确定或协议、协议约定价格计价;(3)在原有固定资产基础上进行改建、扩建固定资产,按原有固定资产帐面原价,减去改建、扩建过程中发生变价收入,加上因为改建、扩建而增加支出计价。2、固定资产折旧(1)固定资产折旧率计算: 年折旧额=固定资产原价(1-估计残值率)估计使用年限100%.(2)固定资产分类 项 目
11、预 计估计使年 折残值率用年限旧 率房屋、建筑物5%20年4.75%运输设备5%8年11.88%自动化、半自动控制设备5%5年19%柜台、货架5%5年19%消防安全设备5%5年19%其它设备5%5年19%(3)固定资产折旧提取:通常依据月初应计提折旧固定资产帐面原值和月折旧率按月提取,当月增加固定资产,当月不计提折旧,当月降低固定资产,当月照提折旧。第三节 递延资产管理制度 递延资产是指不能全部计入当年损益,应该在以后年度分期摊销各项费用。递延资产关键内容是创办费、租入固定资产改良支出、大修理支出、筹建期汇兑净损失等摊销期在十二个月以上费用。1、创办费 创办费是指企业筹建期间所发生不应计入相关
12、资产成本各项费用,创办费内容包含筹建期间工作人职员资、办公费、差旅费、培训费、印刷费、银行借款利息、注册登记费、和其它不能计入固定资产和无形资产支出。创办费应该在开始生产经营,取得营业收入时停止归集,并同时开始进行摊销,在不短于5年期间内分期平均摊入管理费用。2、租入固定资产改良支出 租入固定资产改良支出是指能增加租入固定资产效用或延长使用寿命改装、翻修、改建等支出,租入固定资产改良支出,应在其租赁期内平均摊销;3、固定资产大修理支出指固定资产进行大修理所发生支出,当大修理没有采取预提措施,而且支出比较大,受益期超出十二个月时,作为递延资产核实固定资产大修理支出,应在大修理间隔时间内平均摊销。
13、第四节 资金付出审批程序(一)货款结算1、购销商品货款结算,由财务部人员凭“购销协议”或业务部转来“购销商品进货申报表”填制“付款单”,送财务部责任人审核确定,报总经理审批。2、代销商品货款结算,财务部结算组人员凭电脑室提供供给商销售情况表,填制“付款单”,交财务部责任人审核后报总经理审批。3、购销商品货款结算,财务部结算组人员凭商品组核实员提供商品销售情况,在扣除相关费用后,填制“付款单”,交财务部责任人审核报总经理审批。4、货款结算不管金额大小,全部必需报财务部审核,总经理审批。(二)工程款结算 工程款结算,一定先立项,编制预(结)算单,然后由总经理签字同意,交财务部审核后报总经理审批。(
14、三)固定资产购置依据企业实际情况,必需购置固定资产,应经过申报和审批程序。凡购置单位价值在2,000元以上5,000元以下固定资产,应由商场分管主管提出书面申请汇报,交总经理审批,报财务部实施。使用部门相关技术人员验收,并立即填制固定资产入帐通知单。5,000元以上报总经理经过后方能购置。第五节 商品进货货款结算管理要求(一)管理要求1、货款结算是搞好经营关键步骤,各相关部门应紧密配合,严格按操作规程实施。2、货款结算应立即、正确,财务部结算员不得无故拖延,影响企业商誉。3、供给商对结算数额如有疑问,财务人员应在确保企业机密情况下主动配合释疑。4、为确保企业往来款项正确性,财务结算人员应定时和
15、供给商查对账目,立即发觉可能存在问题。5、商品进货和货款结算应严格分开,加强相互监督,保障货币资金安全。6、财务部对外结算,标准上不支付大额现金而采取支票转账形式,小额月结,3000元以下可用现金结算。7、为确保供给商货款安全,供给商结算应提供结算卡、身份证及商品进仓单据等,货款不得转往其它单位。8、现金采购应坚持“钱货两清”标准,现金采购完成若发觉商品流失、现金短少,责任由当事人负担。9、“商品付款通知单”应如实填写,不得涂改,在所需附件齐全后,方可进入审批程序。(二)付款程序1、购销(1)现金采购(含汇票):员工按企业制度要求完成商品进货申报手续后,填制“借款单”报财务部和财务总监审批,审
16、批完成交出纳备款。采货当日由商品核实主管派员领款,并和员工共同前往采货,采购完成后于当日将未用完款项交回财务部出纳,并在两日之内将发票和验收单附在一起冲账(结算)。(2)货到付款:供给商将我企业所订货物送到,财务部结算人员依据协议要求,在收到验收单、进仓单、发票并查询该供给商相关往来账目无误后,由财务部结算员填制“付款单”,经财务主管及财务总监签字同意后结算货款。(3)翻单结算:供给商依据我企业采购部提供送货单送货,财务结算员查询相关协议,在收到验收单、发票后,查询该供给商上次送货金额及相关往来帐目无误后,由财务部结算员填制(打印)付款单(结算单),交财务主管审核及报财务总监签字同意,通知供给
17、商结算货款。2、代销(1)月结:每个月 日以前财务部结算组依据上月商品销售情况及供给商结算期安排,编制付款计划后,按付款计划和查询查对该供给商往来帐目后打印(填制)付款单、发票及对应单据报财务部主管和财务总监审批。(2)半月结:每个月 日财务部结算员依据协议和该供给商销售额,查询并查对相关帐目后,打印(填制)付款单并通知该供给商结算,该供给商开具发票,财务部结算员查对无误后,将付款单、发票及对应单据报财务部主管审核,财务总监审批后付款。(3)租赁、联营、保底:每个月 日以前,财务部结算组依据上月租赁、联营、保底厂家商品销售情况,扣除相关费用和租金,并结合结算期安排,编制付款计划,按付款计划和查
18、询查对该供给商往来账目后打印(填制)付款单(通知供给商结算额),待供给商提供发票及对应手续后,结算员将付款单、发票及对应单据报财务部主管和财务总监。会计核实规则第一节 会计机构和会计人员1、企业设置财务部,负责企业全部经济业务会计核实和财务管理工作。2、企业财务部直接向企业董事会负责,主持企业会计核实和财务管理工作。3、企业财务部和会计人员要认真推行职责,正确核实、如实反应和严格监督各项经济业务,维护企业利益,保障股东权益。4、会计人员因调动、辞职、解聘等原因离职时应办好交接手续,不得中止会计工作。第二节 会计核实通常标准1、企业会计核实采取权责发生制标准,即收入和成本按权责发生时间入帐,并对
19、收入和成本采取同一口径核实、同一基础配比标准进行处理。2、企业以公历年度为会计年度(即每十二个月1月1日至12月31日止)。3、企业采取借贷复式记帐法。4、企业以人民币为记帐本位币,非人民币经济业务,在登记原币同时,按确定记账汇率折合为本位币进行反应,记账汇率参考相关制度再另行要求。5、企业营销商品会计统计,库存、营业现场按商品零售价反应。6、企业在会计核实中应划清资本性支出和收益性支出界限,企业凡用于增加固定资产和无形资产等发生各项支出,全部列作资本性支出。7、企业关键会计政策处理方法,前后必需一致,不得任意改变,如确需变更,应经董事会同意,并在会计报表中给予说明。8、企业一切自制凭证、帐簿
20、、报表,包含电脑处理多种会计资料标准上使用汉字书写。第三节 实收资本核实企业实收资本由股东投入,企业资本能够现金、实物投入,企业注册资本应和实收资本一致,实收资本增减均应由中国注册会计师验证,并出具验资汇报后办理注册资本变更手续。第四节 货币资金及往来款项核实1、企业现金和银行存款应设置日志帐逐笔登记,有多个货币还应按不一样币种分别设帐。2、企业现金和银行存款应立即清点,现金如发觉短缺,应查明原因,确因当事人责任,由当事人负责赔偿,如发觉盈余由总经理或董事会同意后,可转入企业营业外收入。3、营业现场商品交易收入应立即上缴企业财务部,全部营业短款在查明原因后,由责任人负责赔偿,全部营业长款可直接
21、计入营业外收入。4、企业应收帐款、应付帐款和其它应收款、其它应付款等往来款项应按用户币种分别记帐,并立即催收、清偿,定时和对方查对清楚,对不能回收应收款项查明原因,追究责任,确实无法收回报董事会同意后,可作为坏帐损失,直接冲减“坏帐准备”。5、企业外币存款、外币借款和以外币结算往来款项,除应登记实际收付外币金额外,还应根据企业决定汇率折合人民币记帐,企业外币存款、外币借款和以外币结算往来款项增加时,按记帐汇率折合人民币记帐,降低时按帐面汇率折合人民币记帐,因汇率不一样发生差额折合为人民币,作为外汇兑换损益处理,列入当期损益。第五节 存货核实1、企业存货是指库存商品,包含采购在途中多种商品等。2
22、、企业各类库存商品实施售价金额核实,实物实结制。3、企业各类商品购进、销货、调拨、进货退出、销货退回、其它存货收发领退均应依据实际数量立即办理会计手续,并应设置有数量、金额明细帐,逐项逐笔登记。4、企业发出其它存货实际成本,采取加权平均法确定,各类商品销售按成本大类进销差价率结转,低值易耗品按金额一次摊销法进行核实(数额较大列待摊费用)。5、企业商品每个月定时盘点一次,其它存货六个月盘点一次(特殊情况可依据需要随时盘点,对盘盈、盘亏存货经同意后,依据盈亏原因、数量大小,分别记入当期费用或营业外收入。6、企业各项存货,假如因为市价下跌,可变现净值低于帐面实际成本,应在年度会计报表中列出这些存货帐
23、面实际成本,可变现净值及发生损失。第六节 长久借款核实1、企业凡向其它单位以任何形式借入十二个月以上款项,均列为企业长久借款。2、长久借款利息支出,如借款用于企业基础建设或增加固定资产,可记入基建成本或固定资产原价,除此以外均记入当期费用。第七节 固定资产核实1、企业界定固定资产标准为:(1)单位价值在人民币元以上;(2)使用年限十二个月以上。2、企业固定资产以原价入帐,购入固定资产原价包含进价、运输、装卸、包装、保险等费用;需安装固定资产原价还包含安装费用;企业对固定资产进行技术改造所发生增加固定资产价值支出,应调增固定资产原价。3、企业固定资产折旧,采取直线法平均计算,折旧率按固定资产类别
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