公司各部门管理核心制度及岗位基础职责.doc

企业各部门管理制度及岗位职责
实施副总
岗位职责：
1. 正确落实实施国家相关人事、劳动、福利等方面政策和要求，围绕企业经营目标和经营活动开展，处了处理企业日常人事劳动方面工作。
2. 依据劳动法要求，结合企业实际，负责编制企业劳动用工计划，合理定编、定员，组织办理人员选聘及录用，安排面试、背景调查、考评上岗等各项工作。
3. 负责确定企业劳动协议文本和实施细则，代表企业和职员签署劳动协议，负责协议期内职员工作表现考察工作，按期组织劳动协议续签，职员劳动协议解除、终止管理工作。
4. 负责职员等级评定组织工作，加强职员考勤管理，按权限审批职员多种休假。
5. 结合企业效益情况，负责确定企业和各类人职员资标准和奖金分配措施，做好职员因岗位职务变动工资调整和日常性定级审批工作。
6. 依据国家要求，负责制订和完善职员奖罚措施和检验监督实施情况，对违纪职员有权作出处理意见。
7. 实施国家相关社会保险政策，负责职员社会保险费代扣代缴及日常管理工作，立即办理职员调入、调出养老保险接转手续。
8. 负责制订多种形式专业技能年度培训计划并组织实施，结合职员职业道德、工作业绩、工作能力、工作表现进行综合素质评定考评提出职员职务升降提议。
9. 完成总经理临时交办各项工作任务。。
10. 企业组织结构调整提议权
11. 企业是否录用新职员提议权
12. 企业基层职员任免、晋升、降职审批权
13. 企业薪酬标准和薪酬结构调整方案、福利方案提议权
14.指导、巡视、监督、检验各部门各项工作。
15.培训和发觉人材，依据工作需要根据申请招聘、调配直接下级，负责真直接下级岗位人员任用提名。
仓库管理规章制度
1、目标：为了保障仓库货物保管安全、提升仓库工作效率和物流对接规范，制订仓库管理制度，确保本企业物资储运安全。　　
2、范围：针对物流部仓库和理货区。　　
3、内容：
1、严格遵守企业和部门各项规章制度。　　
2、严格根据企业要求作息时间上下班，做到不迟到、不早退、不旷工、不罢工、不代人打卡；上班时间内在各自岗位上尽职尽责，不做和工作无关事情。　　
3、非本企业职员不得进入仓库，因工作需要其它人员经请示上级同意后，在仓管员陪同下方可进入仓库，任何进入仓库人员必需遵守仓库管理制度。　　
4、非物流部职员不得进入理货区，因工作需要其它人员经请示上级同意后，在理货员陪同下方可进入理货区；物流部配送人员在进入理货区后，立即完成各配送线路包装箱交接清点和单据签收工作，任何进入理货区人员必需遵守仓库管理制度。　　
5、任何人员不得在仓库和理货区内吸烟。　　
6、服从上级工作安排，并按时保质保量完成上级交待任务。　　
7、严格实施仓库货物保管制度。　　
8、规范仓库货物管理。　　
9、仓管员、理货员必需全方面掌握仓库全部货物贮存环境、堆层、搬运等注意事项，和货物配置、性能和部分故障及排除方法。　　
11、理货员对全部入库货物质量进行严格检验和控制。　　
12、贮存在仓库货物，根据货物品牌、型号、规格、色号等分区归类整齐摆放，在货架上作对应标识，并制作一个《仓库货物摆放平面图》，张贴仓库入口处。　　
13、同类型货物，不一样批次入库要分开摆放，发放货物时，要根据优异先出次序标准出库。　　
14、严格遵照货物对仓库贮存环境要求（如：温、湿度等）进行贮存保管，定时对货物进行清洁和整理。　　
15、确保仓库环境卫生、过道通畅，并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作，并学会使用灭火器等工具，天天下班前必需检验多种电器电源、门、窗、等安全情况。　　
16、仓管员根据财务要求立即地统计好全部货物进出仓账目情况，天天做好盘点对数工作，确保账目和实物一致。　
17、仓管员、理货员不得挪用、转送仓库内任何物品，其它人员需要到仓库借用货物，必需经过本部门责任人在借条上同意后才能让其借走。　　
18、仓库、理货区、包装箱及其它珍贵物品专柜锁匙由主管保管，不得转借、转交她人保管和使用，更不得随意配制。　　
19、严格实施货物进出仓库规程。　
20、严格实施仓库货物进出仓运作步骤，确保仓库区域货物贮存安全。　　
21、仓管员在接到理货员入库通知时，根据入库单和理货员做好货物清点交接工作，并在入库单上签字确定。　　
22、仓管员在接到理货员出库通知时，根据调拨单和理货员做好货物清点交接工作，并在要求理货在调拨单上签字确定。　
23、仓管员、理货员必需根据进出仓步骤做好各项交接工作。
仓库主管职责
1. 负责仓库整体工作事务及工作日常管理，协调部门和各职能部门之间工作。
2. 负责制订和修订仓库收发货、作业步骤等管理制度，完善仓库管理各项步骤和标准；建立规范、完整物流仓储操作报表，立即反馈仓储操作；
3. 库房合理化布局和管理，合理计划各分仓储存空间及货物储存方法，仓位调整；负责制订各仓库储位计划、标识、防火、防盗、防潮及物料正确性管理标准；
4. 制订仓库工作计划；制订部门每个月工作计划、分析、总结部门工作情况和下一步工作思绪，率领督促职员完成目标任务，
5. 负责分配仓库职员工作及日常工作监督；充足调动和率领仓库工作人员完成日常工作，做到高效、正确、有序；、负责对仓库运行效率、成本、人员管理、步骤改善等方面进行统计、分析、改善。
6. 负责对仓库进、出库，库存等操作进行审核和监督对各项工作制度实施情况进行跟踪，签收货仓各级文件和单据；
7. 立即地反应仓库库存情况，确保库房帐、卡、物数量一致；确保库存数据正确性。数据统计分析能力；完成业务数据整理和分析；
8. 审订和修改货仓工作要求和工作绩效；检验和审核货仓各级职员工作进度和工作绩效；
9. 监督各项管理制度实施，制订质量改善计划，
10. 负责仓库货物、人员安全及防护，进行安全评定，不停改善库存管理安全，确保仓储物资免受损失。仓库安全管理。仓库安全设施维护，指导仓库人员安全行为及仓库安全。立即地定时回顾并汇报仓库安全及运行情况，采取预防方法，
11. 组织仓库日常盘点。报表账目实物之相符；定时组织实物盘存，做到帐实相符、帐卡相符。出具盘存及分析汇报。
12. 建立安全库存机制，进行存量分析和控制，采取有效方法控制库存成本；
13. 能够根据成本会计要求提供物料消耗情况并进行有效控制；
14. 督促各分仓对各类报表按时上呈及监督。负责加强报表填写正确性和分析管理，参考分析结果提出改善提议并组织落实；物料数据管理和统计,
15. 负责督促立即评定和处理不良物料及呆滞物料；
16. 仓库人职员作指导、业务知识培训和考评，不停改善工作效率和工作质量；
17. 负责落实实施品质安全政策要求，确保ISO9001得到有效实施
18. 按时按质地完成上级交办工作任务。
19. 负责库存盘点缺损率；收货立即率；发货立即率；收发货正确率；单据完整率；
仓库管理工作步骤
产品进仓管理步骤
1、依据已审核《采购订单》内容准备产品收货。
2、厂家送货抵达后，厂家提供《送货单》给收货仓库管理员，《送货单》应清楚显示送货单位名称、送货单位印章或经手人署名、货物名称、规格、数量、采购订单号。收货仓库管理员将《送货单》和对应《采购订单》相查对。相核不符者拒收。相符者仓库管理员以《送货单》和《采购订单》验收货物，收货量大于定购量时，仓库主管要经过营销部同意和取得营销部有权人书面通知后才能超量收货。
3、仓库管理员收货无误后，在《送货清单》上签收，并加盖收货专用章，一联自留，另一联交对方。
4、仓库管理员在电脑上开具《采购单》，并由仓库主管审核生效。将《采购单》打印一式三联，经仓库主管和仓库管理员签字加盖收货专用章后，第一联存根自留，第二联财务联连同送货单位《送货清单》交财务，第三联对方联同时交财务。
5、返修品回仓，以对应《采购退货单》为依据收货，仓库管理员核实货单无误后在电脑上开具《采购退返单》，注明原《采购退货单》号，并经仓库主管审核生效。
产品出仓管理步骤　　
1、仓库主管依据营销部传来《销售订单》备货并作好记载，
将配好之货物清单交质检部验货。质检部将合格产品装箱并在电脑上填制《装箱单》，审核装箱单。在每个包装箱内放置一张装箱单。包装好产品分类放到对应仓库存放区域。
2、质检部将《装箱单》汇总导出为未审核《销售单》，等候营销部总监审核发货。
3、仓库管理员依据用户持有已盖章《销售单》和电脑里对应《出仓单》（对于批发商）或《转仓单》（对于加盟商）发货。打印《出仓单》或《转仓单》一式二份，由仓库管理员、仓库主管和用户签字，一份交用户，一份仓库自留。
营销部业务步骤　　
1、营销部将用户传真来《销售订单》输入电脑，并由营销部总监审核。查询目前仓库库存情况。若需要向厂家订货，将《销售订单》导出为《采购订单》并审核。若仓库有货不需要向厂家订货，就将《销售订单》传给仓库，由仓库检货装箱。
2、收到仓库传来未审核《销售单》后，由营销部总监确定用户货款余额情况。若用户有足够货款余额，则审核此《销售单》（已审核《销售单》会自动生成《出仓单》，仓库凭此《出仓单》）。若用户货款余额不足，则等候用户货款到帐后再审核《销售单》。
3、已审核《销售单》打印一式三联，并署名盖章。第一联存根自留，第二联财务联交财务，第三联对方联交用户。
4、营销部分析代理商库存情况，并向代理商提出补货、调拨等提议。
5、分析自营专卖店库存和销售情况，若需要补货，则开具《转仓单》，将总企业仓库货物调拨到专卖店。若需要在专卖店之间调拨货物，开具《调拨单》。营销部总监审核《调拨单》。经审核后《调拨单》自动生成一张《进仓单》和一张《出仓单》并传给相关仓库。由相关仓库收货、发货。　　
6、营销部审核加盟商传回销售《出仓单》，冲减代理商库存。
7、营销部审核代理商传回《盘点单》，调整代理商仓库库存。
8、营销部将货物资料传给代理商。
　仓库盘点步骤　　
1、盘点准备
仓库主管将还未有自编码存货通知支援中心补编编码，并通知相关部门填制相关单据处理帐外物资。 　财务部将盘点日前已经审核生效单据记账。
仓库主管组织仓库人员对货物进行分区摆放，存货以产品区、退货区、样板区、产品损坏区分别得出存货实存情况。
2、盘点进行
　 仓库主管组织仓库人员初盘存货，对存货六大区域各指派1人担任组长，2人配合。以盘点表统计初盘结果。仓库主管连同另外4名职员组成复盘小组，对初盘结果进行复盘，出现差异仓库自查原因。
仓库主管将初盘数据输入电脑，将《盘点单》打印提供给财务部，财务部组织企业人员组成抽盘小组，以2人为1组对各大区域进行抽盘工作。发觉差异由仓库主管重新盘点更正初盘资料。仓库主管对该区域货物进行重新全盘。经复盘经过《盘点单》由财务部审核，并打印一式二份，由仓库主管、财务主管签字，各持1份。
3、盘点后期工作
　仓库主管将已审核《盘点单》导出为进、出仓单，电脑自动生成《盘盈单》和《盘亏单》。仓库主管查找盘盈盘亏原因，并将《库存盘点汇总表》和差异原因查找汇报交财务主管复核上交总经理审批后。财务部据审批结果审核《盘盈单》和《盘亏单》调整库存帐。
4、盘点其它要求
盘点工作要求每个月进行一次，时间为月末最终2天。头天晚上8时开始至次日中午完成初盘和复盘工作，下午进行抽盘工作。
　参与盘点工作人员必需认真负责，货物磅码、单位必需规范统一；名称、货号、规格必需明确；数量一定是实物数量，真实正确；绝对不许可重盘和漏盘。因为人为过失造成盘点数据不真实，责任人要负过失责任。
对于盘点结果发觉属于实物责任人不按货物要求收发及保管财物造成损失，实物责任人要负担经济赔偿责任。

企业财务管理制度
一、 为加强企业财务工作，发挥财务在企业经营管理和提升经济效益中作用，特制订本要求。
二、 企业财务部门职能是：
(1)建立健全财务管理多种规章制度，编制财务计划，加强经营核实管理，反应、分析财务计划实施情况，检验监督财务纪律。
(2)厉行节省，合理使用资金。
(3)合理分配企业收入，立即完成需要上交税收及管理费用。
(4)对相关机构及财政、税务、银行部门了解，检验财务工作，主动提供相关资料，如实反应情况。
(5)完成企业交给其它工作。
三 、企业财务部由总会计师、会计、出纳和审计工作人员组成。在没有专职总会计师之前，总会计师职责由会计兼任负担。
四、 企业各部门和职员办理财会事务，必需遵守本要求。
财务工作岗位职责
总会计师负责组织本企业下列工作：
1、编制和实施预算、财务收支计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；
2、进行成本费用估计、计划、控制、核实、分析和考评，降低消耗、节省费用、提升经济效益；
3、建立健全经济核实制度，利用财务会计资料进行经济活动分析：
4、承接企业领导交办其它工作。
会计关键工作职责是：
1、根据国家会计制度要求、记账、复帐、报账做到手续完备，数字正确，账目清楚，按期报账。
2、根据经济核实标准，定时检验，分析企业财务、成本和利润实施情况，挖掘增收节支潜力，考评资金使用效果，立即向总经理提出合理化提议，当好企业参谋。
3、妥善保管会计凭证、会计帐薄、会计报表和其它会计资料。
4、完成总经理或副总经理交付其它工作。
出纳关键工作职责是：
1、认真实施现金管理制度。
2、严格实施库存现金限额，超出部分必需立即送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。
3、建立健全现金出纳多种账目，严格审核现金收付凭证。
4、严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可生效。
5、配合银行做好对帐、报账工作。
6、配合会计做好多种账目处理。
7、完成总经理或主管副总经理交付其它工作。
8、认真落实实施相关审计管理制度。
9、监督企业财务计划实施、决算、预算外资金收支和财务收支相关各项经济活动及其经济效益。
10、具体查对企业各项和财务相关数字、金额、期限、手续等是否正确无误。
11、审阅企业计划资料、协议和其它相关经济资料，方便掌握情况，发觉问题，积累证据。
12、纠正财务工作中差错弊端，规范企业经济行为。
13、针对企业财务工作中出现问题产生原因提出改善提议和方法。
财务工作管理
1、 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
2、 会计凭证、会计账本、会计报表和其它会计资料必需真实、正确、完整，并符合会计制度要求。
3、 财务工作人员办理会计事项必需填制或取得原始凭证，并依据审核原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账，全部必需在记账凭证上签字。
4、财务工作人员应该会同总经理办公室专员定时进行财务清查，确保账本统计和实物、款项相符。
5、报表每个月由会计编制并上报一次。会计报表须会计署名或盖章。
6、财务工作人员对本企业实施会计监督。 财务工作人员对不真实、不正当原始凭证，不予受理；对记载不正确、不完整原始凭证，给予退回，要求更正、补充。
7、 财务工作人员发觉账本统计和实物、款项不符时，应立即向总经理或副总经理书面汇报，并请求查明原因，做出处理。
注：财务工作人员对上述事项无权自行做出处理。
8、 财务工作应该建立内部稽核制度，并做好内部审计。 出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目标登记工作。
9、 财务审计每季一次。审计人员依据审计事项实施审计，并做出审计汇报，报送总经理。
10、 财务工作人员调动工作或离职，必需和接管人员办清交接手续。 财务工作人员办理交接手续，由总经理和副总经理监交。
支票管理
11、 支票由出纳员或总经理指定专员保管。支票使用时须有"支票领用单"，经总经理同意签字，然后将支票按同意金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。
12、 支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计查对(购置物品由保管员签字)、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按要求登记银行帐号，原支票领用人在"支票领用单"及登记簿上注销。
13、 财务人员月底清帐时凭"支票领用单"转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后工资，领用人完善报账手续后再作补发工资处理。
14、 对于报销时短缺金额，财务人员要立即催办， 凡一周内收入款项累计超出10000元或现金收入超出5000元时，会计或出纳人员应文字性汇报总经理。凡和企业业务无关款项，不分金额大小由承接人文字性汇报总经理。
15、 凡1000元以上款项进入银行账户两日内，会计或出纳人员应文字性汇报总经理。
16、 企业财务人员支付(包含公私借用)每一笔款项，不管金额大小均须总经理签字。总经理外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。
现金管理
1、职职员资、津贴、奖金；
2、个人劳务酬劳；
3、出差人员必需携带差旅费；
4、结算起点以下零星支出；
5、 企业固定资产、办公用具、劳保、福利及其它工作用具必需采取转账结算方法，不得使用现金。
6、日常零星开支所需库存现金限额为元。超额部分应存入银行。
7、财务人员支付现金，能够从企业库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。 因特殊情况确需坐支，应事先报经总经理同意。
8、财务人员从银行提取现金，应该填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由总经理同意后提取。
9、企业职员因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经会计审核；交总经理同意签字后方可借用。超出还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。
10、凭发票、工资单、差旅费单及企业认可有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理同意后由出纳支付现金。
11、发票及报销单经总经理同意后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记账凭证。
12、工资由财务人员依据总经理办公室及各部门每个月提供核发工资资料代理编制职职员资表，交主管副总经理审核，总经理签字，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记账凭证，进行账目处理。
13、 差旅费及多种补助单(包含领款单)，由部门主管签字，会计审核时间、天数无误并报主管副总经理复核后，送总经理签字，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核实手续。
14、不管何种汇款，财务人员全部须审核《汇款通知单》，分别由经手人、总经理签字。会计审核相关凭证。
15、 出纳人员应该建立健全现金账目，逐笔记载现金支付。账目应该日清月结，每日结算，账款相符。
会计档案管理
1、通常本企业会计凭证、会计帐薄、会计报表、会计文件和其它有保留价值资料，均应归档。
2、 会计凭证应按月、按编号次序每个月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及相关人员署名盖章(包含制单、审核、记账、主管)，由总经理指定专员归档保留，归档前应加以装订。
3、 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专员保管，并分类填制目录。
4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理同意。
处罚措施
1、出现下列情况之一，对财务人员给予警告并扣发本人月薪1-3倍：
(1)超出要求范围、限额使用现金或超出核定库存现金金额留存现金；
(2)用不符合财务会计制度要求凭证顶替银行存款或库存现金；
(3)未经同意，私自挪用或借用她人资金(包含现金)或支付款项；
(4)利用账户替其它单位和个人套取现金；
(5)未经同意坐支或未按同意坐支范围和限额坐支现金；
(6)保留帐外款项或将企业款项以财务人员个人储蓄方法存入银行；
(7)违反本要求条款认定应予处罚。
2、 出现下列情况之一，财务人员应予解聘。
(1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱；
(2)拒绝提供或提供虚假会计凭证、帐表、文件资料；
(3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐薄；
(4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取企业财物；
(5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用企业款项；
(6)在工作范围内发生严重失误或因为玩忽职守致使企业利益遭受损失；
(8)有其它渎职行为和严重错误，应该给予解聘。
本要求由总经理办公会负责解释。
本要求自公布之日起生效。
办公室管理条例
第一章 总则
为加强企业管理，维护企业良好形象，特制订本规范，明确要求，规范行为，发明良好企业文化气氛。
第二章 细则
服务规范：
1.仪表：企业职职员应仪表整齐、大方；
2.微笑服务：在接待企业内外人员垂询、要求等任何场所，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；
3.用语：在任何场所应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包含午餐时间）办公室内应确保有些人接待；
5.电话接听：接听电话应立即，通常铃响不应超出三声，如受话人不能接听，离之最近职员应主动接听，关键电话作好接听统计，严禁占用企业电话时间太长。
办公秩序
1.按时上班、不迟到、不早退，工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境平静有序。
2.职员间工作交流应在要求区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或经过企业内线电话联络，如需在个人工作区域内进行谈话，时间通常不应超出三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在天天工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4.各部门专用设备由其部门指定专员定时清洁，企业公共设施则由办公室负责定时清洁保养工作。
5.发觉办公设备（包含通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，方便立即处理问题。
6.对自己分管工作要认真负责，不推诿，不扯皮，对人态度和蔼，一视同仁，树立良好服务态度。
7．要注意办公室安全，下班前关好门窗，锁好办公桌和文件柜，关好水源、电源等。
8.全体办公室组员必需严格遵守该管理制度。
第三章 责任
本制度检验、监督部门为企业办公室共同实施，违反此要求人员，将给50-100元扣薪处理。
办公室物资管理条例
为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节省开支，特制订本要求，此要求实施部门为总经办。
物资分类
1.企业办公室物资分为低值易耗品、管制品、珍贵物品、实物资产。
2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
3.管制品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
4.个人保管物品：个人使用保管三百元以上并包含以后费用开销物资；
5.实物资产：物资价格达300元以上，如：计算机、摄像机、摄影机。
办公用具物资采购
1.企业办公用具物资采购，由办公室统一购置，申请部门或申请人向总经办提出申请并应填写物品申购单，总经办审核同意后，由总经理签字。
2.物资采购由办公室指定专员负责，并采取以下方法：
1)定点：企业指定大型超市进行物品采购。
2)定时：每个月月初进行物品采购。
3)定量：动态调整，确保常备物资库存合理性。
4)特殊物品：选择多方厂家产品进行比较，择优选择。
物资领用管理
1.企业依据物资分类，进行不一样领用方法：
2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用
3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用
4.珍贵物品：依据专立文件领用程度来领用
5.实物资产：由办公室设置实物资产管理台帐，以正确统计固定资产现实状况
企业物资借用
1.凡借用企业办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
2.借用物资超时未还，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失，视具体情况照价或折价赔偿
附则
1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必需向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可，其它部门不得为其办理离职手续。
2.办公室有权控制每位职员办公物品领用总支出。
3.本措施由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理同意颁行。
传真使用管理措施
(一)、总则：为加强企业传真使用管理，特制订本措施。
(二)、使用范围
1.本措施适适用于企业使用传真机多种情况。
2.使用范围包含当地、中国、国际传真。
传真接收管理
1.传真件接收纳入企业收发管理措施范围内，由收发员统一接收。
2.传真件接收后，填写收件登记簿，并立即分发收件部门和人员。包含企业事务原件在人力资源部留存，业务部门留复印件。
3.企业传真机应随时处地开机接收状态。
传真发送管理
1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；关键文件可由当事人亲自发送。
2.传真发送，须经领导同意，填写发文登记簿表，并立即发送出去；因故不能发送，应立即通知相关当事人快速另行处理。
3.传真原件留存人力资源部。
附则
传真电话不能被占为一般电话使用，以免延误传真收发。
企业值班管理条例
一、总则：为保障企业正常工作秩序不间断和财物安全，特制订本制度。
二、管理体制
1.职员值日：企业依据本身情况，设置企业或部门值日制度；
2.部门主管值班：企业依据本身情况，设置企业部门主管值班制度。
三、管理关键点和内容
(一).职员值日。
1.目标：维护企业日常工作秩序，立即联络、处理事务；
2.通常以工作时间为责任时间；
3.值班关键点：
1).巡察办公场所保洁情况；
2).电话统计、处理、转送；
3).领导交办任务。
(二).部门主管值班
1.目标：以企业业务工作为主；
2.通常以下班时间或节假日为值班时间；
3.值班关键点：
1).接待下班以后客；
2).处理未完成工作；
3).处理下班后突发、紧急事件；
4).值班人员接打值班电话，应统计来电时间、单位、授话人、关键内容；
5).值班接待贵宾要统计来访时间、单位、来访人、关键内容，提出处理意见；
6).值班人员要按要求正确填写值班日志。
四.值班要求
1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，方便安排临时替换人员；
2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、嗑睡；
3.在要求时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对关键部位监管；
4.接待贵宾外松内紧、热情招呼，含有高度警惕性，善于判别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；
5.值班人员亲密关注领导活动行踪，碰到紧急情况即能取得联络，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车地址、电话、路线等信息置于显著处，以备应急需要；
6. 碰到紧急事件，首先要冷静，勇于负责，首先大胆采取应急方法，以免贻误；其次立即汇报主管领导或和公安部门报警。
五.接听值班电话应注意：
1.礼貌相待：不管打进、接入，应主动通报企业名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气问询清楚；
2.使用语言文明，切忌粗声粗气；
3.对关键或较长电话内容，可请对方复述一遍；
4.对要求打企业领导电话，首先问清对方单位名称、职务、姓名，然后婉转回复“请您稍等，我给您找一下”之类话再处理；
5. 对探询事情、咨询类态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回复；
6. 除紧急情况随时汇报外，通常将若干电话内容集中到一起，有条理地给予汇报；
7.依据需要，可安排企业单身职员多兼值班工作，并给合适加班补助。
注：办公室工作要遵照“快速、正确、保密”标准。
1、快速。办公室工作要确保领导决议形成、落实、落实高效率，要养成办事灵敏、立即高效、雷厉风行好作风。
2、正确。具体地说是办文要正确，办事要稳妥，了解情况、反应问题要真实。养成严厉认真细致好作风。
3、保密。要切实做到：不该说不说，不该问不问。不该看不看，不该记不记。
第四章 档案管理
总则
　　企业文秘档案资料是企业行政办公和经营活动中不可缺乏要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本档案管理制度。
管理职责
　　一、总经办是管理部门，负责文秘档案管理制度落实及在各部门实施检验，加强对业务领导和工作实务指导。
　　其管理关键职责为：
　　1制订或参与制订档案管理制度方面规章制度。
　　2对各职能部门文件资料归档管理指导监督。
　　3负责对档案向相关档案机构移交工作。
　　4总结经验，改善工作方法，提升级案管理制度技能和工作效率，使企业档案资料能够充足得到利用，产生收益。
　　二、归档资料范围、内容
　　1计划性文件资料
　　包含企业战略计划、经营计划、各职能部门工作计划、计划。
　　2指示性文件材料
　　包含企业各类标准、指标，如计划指标、考评标准等；企业管理层各类命令、工作指示、调度统计等。
　　3法规性文件
　　包含政府、行业、企业制订和颁发多种需企业落实和实施要求、要求、标准等文件；企业内部档案管理制度各类规章制度。
　　4企业重大决议
　　包含由企业总经理办公会议及其它关键行政办公会议所形成文件和会议材料、会议统计等。
　　5总结性文件
　　包含企业经营活动中年度、季度、月度工作总结；下属各部门工作总结及多种总结汇报。
　　6凭证性材料
　　包含企业各职能部门在经营活动中形成各类原始统计、凭证、台帐等。如售后统计、质量统计、设备保养维护统计，和材料能源消耗等、产品销售、协议书、协议书等原始统计和文本。
　　7汇报性材料
　　包含企业汇报材料、统计报表、财务报表等；企业领导在外部公共场所讲话或公布各类文书资料等
　　8劳资人事资料
　　包含企业人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考评、工资核定统计等相关资料。
　 9调研性资料
　　包含市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供给商经销商资料、企业内部各策划方案技术经济论证材料等。
　　10声像制品资料
　　包含经营活动中、文化活动中、和职员在外学习、考察时或外单位提供以声像形式统计下来对企业经营活动产生作用多种资料。
　　11证件性文书资料
　　包含法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料。
　　12馈赠行资料
　　包含上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠予题词、书画、文件资料、有纪念意义多种工艺制品等。
三、文件资料立卷归档
　　档案搜集
　　1凡属本档案管理制度所涵盖文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料分类立卷，至第二年元月底整理归档；会计归档类在年度终止后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
　　2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专员回收并立即销毁，只财务部立卷留存。
　　3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
　　4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件标准上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
5企业职员应注意随时搜集多种信息资料，并立即汇总到各部门档案管理员，职员因公外出参观学习考察和参与个多种会议回到企业后，应将相关资料全部移交档案管理员。
　　立卷归档时间
　　1凡已办理完成含有保留价值多种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
　　2对于一些专门文件，或驻地分散在外部分业务单位文件，为方便日常工作，立卷归档时间可依据实际情况合适延长。
　　立卷归档要求
　　1各部门在要求归档时间内，把整理审定完成档案资料，递交立卷归档。
　　2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
　　3归档文件资料必需完整、真实、正确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需归在一起。
　　4立卷时应编制好案卷目录，把文件作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简练地拟写好案卷标题，把案卷内容表示出来，装订整齐、牢靠，然后还要填写备考表，注明保管期限。
　　5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、正确。
　　6立卷应以本单位形成文件为主，依据文件形成特点，保持文件间历史联络，合适照料文件保留价值，使案卷能正确反应企业生产活动情况和面貌。
　　7立卷应以同类问题为主，结合其它特征方法组卷，把有亲密联络文件组合在一起。 8立卷应把上级文件于本企业文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 9立卷归档后，发觉还有需立卷文件资料，可按立卷标准进行插卷。
　 10文件组成案卷后，卷内文件应根据一定规律进行排列，系统地反应问题，做到查找方便。
　　11多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有条件，并保持其完好无损。
　　12声像档案摄录必需具体统计事由、时间、地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。
档案借阅
　　1部门关键文件和有密级档案，须经企业领导同意，方可借阅。 2文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得私自拆散、调换、抽取、污损、加注口号，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
　　3对珍贵或易损档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方法。复制文件应仔细校对，和原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必需，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
　　4必需时，档案室应对所提供档案出具证实，证实材料写好后应仔细校对审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证实材料只能证实某事在档案上有没有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可私自对档案资料作解释或下结论。
　　5文秘档案通常不得借出档案室。如有特殊情况，能够作短期外借，最多为十天，但必需经相关领导同意并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要立即催还。
　　6借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将依据档案价值和数量报企业领导同意后，责令其赔偿一切损失。
文秘档案保密要求
　 1借阅利用档案人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
　　2档案分通常档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
　　3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经企业办公室主任或副总以上领导同意。
　　4有密级档案只限归档人使用，其它人员利用需经办公室主任或副总以上级 领导同意。 　
5对已到保密期