员工预支现金与费用报销流程模板.doc

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职员预支现金及费用报销步骤

目标

规范职员预支现金及费用报销步骤，确保预支及报销正确性，有效性，并完整及立即统计在相关会计期间。

1． 适用范围

全部企业。

2． 步骤责任人

财务部长

3． 相关文档

《现金预支单》
《现金报销申请单》

5．相关步骤

编号
步骤说明
部门
人员
控制活动
5．
预支现金及费用报销

5.1 填写《现金预支单》借款

预支现金情况和标准：
①出差职员依据《职员出差报销制度》中费用标准计算所需预支款金额；
②因零星采购等，需要预支取现金时，金额参考市场价格或事先协商价格进行申请。
③职员应在预支资金支出并取得对应发票后一周内（取得发票当月），或在出差结束当月，将发票整理完成，准备报销《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》，完成报销手续。

职员按实际需要填写《现金预支单》并署名。《现金预支单》共三联，第一联为财务部会计作为记账附件，第二联由借款人存查，第三联由现金出纳作为支付凭据及报销备查。

各个部门

借款职员

5.2 部门审批手续

由借款职员依据预支金额对应授权审批表，由部门经理、总经理、财务主管等依次对《现金预支单》审批签字

各个部门

部门部长
总经理
财务主管

审批

5.3．领取预支现金款

借款职员将审批手续完整《现金预支单》交给现金出纳，现金出纳审核相关单据签字齐全并符合企业相关审批授权后，给借款职员办理领款，并要求借款职员在《现金预支单》上签字确定收到款项，现金出纳并加盖【XX日期 现金付讫】。

出纳保留《现金预支单》备查并按日期进行编号（YYYY-MM-XXX）。

各个部门
财务部

财务部

借款人员
现金出纳

现金出纳

审核
加盖印章
编号

5.4．每个月末《现金预支单》和明细账查对

现金出纳每个月统计未核销《现金预支单》总金额，并和用友系统中“其它应收款-预支现金-XXX”明细账总金额查对，确保一致。

若查对有误差，现金出纳要在完成当月结账前要查明原因，由总账会计进行对应账务处理。

财务部

现金出纳

查对

5.5. 录入用友系统现金管理模块

现金出纳当日将《现金预支单》录入用友“现金管理模块”中“现金收付流水账”。

总账会计每日依据出纳当日整理完成《现金预支单》在“现金收付流水账”中点击“凭证”选择“其它应收款-预支现金-XXX（具体人名）”科目，系统生成记账凭证。
凭证审核参考本步骤5.10步骤

财务部

财务部

现金出纳

总账会计

5.6. 职员报送报部门审核完成销单

职员完成预支款项目后，准备报销《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》第二联交给部门经理检验报销内容是否属于各个部门或项目负担范围，并在《现金报销申请单》上签字。

各个部门

经理

审批

5.7总经理及财务部长审核报销单据
部门经理呈送总经理签字，转交出纳。
出纳对日常个人报销《现金报销申请单》签字是否完整，签字权限是否符合《付款及相关事项审批权限》设定进行审核；对发票金额和《现金报销申请单》金额一致性进行审核；对发票正当性，金额正确性及开支标准合规性进行审核；确定合格签字确定后，转交财务部长审批。

财务部长对影响财务成本费用核实，如：报销部门、项目等信息填写是否完整正确进行检验，以后，在合格《现金报销申请单》上签字同意。对不合格单据退还给报销职员要求其更正。全部合格单据由财务部长签字后传输给现金出纳。

财务部

财务部

总经理

财务部长

审核

审批

5.8. 职员报销结算并核销预支款

单据审核无误后，职员到财务部办理预支现金结算。现金出纳检验《现金报销申请单》上有财务部长签字同意，且报销单签字符合授权审批表权限，即可办理报销手续，并查看报销结算金额和用友系统“其它应收款-个人借款-XXX”中具体职员明细账余额间差额正/负，确定是应补付现金/退还余款金额，并加盖【XX日期 现金付讫】及【出纳人名】章。办理过程以下：

1）、收回余款：
现金出纳根据职员退还现金金额开出一式三联收据，收据联交还款人,现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存《现金预支单》上加盖【XX日期 核销】章。
2）、补付差额：
对需要补付款额情况，在支付后，由预支款人在《现金报销申请单》上签字确定实际收款额及核销原预支款额，表明借款已经收款。
现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存《现金预支单》上加盖【XX日期 核销】章。

通常性无预支款费用报销仅省略本步骤中相关“核销预支款”内容，其它步骤和本步骤一致。

财务部

现金出纳

检验

5.9. 录入用友系统现金收付流水账

现金出纳当日将《现金报销申请单》在用友系统中【现金管理模块】中《现金收付流水账》中统计。

总账会计依据出纳每日转交《现金报销申请单》单据在用友【总账模块】中手工生成现金付款对应记入费用或成本会计记账凭证。

现金出纳

总账会计

5.10. 审核过账

每七天财务部长依据会计传输《现金报销申请单》及对应原始单据，审核入账科目，金额正确后在【总账模块】中【凭证查询】中【会计分录序时簿】点击【审核】。再进入【凭证过账】界面中选择适用条件后点击【开始过账】自动将该分录过入总账。

每个月财务部长要审查对“其它应收款-预支现金-XXX”：
n 用友系统【应收款模块】中“其它应收款-预支现金-XXX”明细项目金额和现金出纳立案《现金预支单》未核销明细是否一致；若不一致，要求现金出纳和总账会计在结账前必需查明原因，并依据差异性质进行对应调整。
n 用友系统【应收款模块】和【总账模块】查对，参见“SOP-FN-02 明细账查对”中【应收款模块】查对部分

每个月总账会计从【应收款模块】中引出“其它应收款-预支现金-XXX”账龄分析表，对账龄超出2个月预支款进行催收。具体减值准备参见：“SOP-FN-03 各项准备”中应收/其它应收账款坏账准备部分。

财务部长

财务部长

审核

5.11. 文件装订

结账后，总账会计从系统中打印出记账凭证并和现金出纳一起负责搜集附件，连附件一起按凭证编号次序装订保留。

现金出纳
总账会计

5.12．结束