办公用品管理核心制度.docx

宁夏美芝妮网络科技管理标准
办公用具管理制度
MZNWLQB/(002)行政字

1.专题内容和试用范围
为加强我企业办公用具管理，控制费用开支，规范我企业办公用具采购和使用，本着勤俭节省和有利于工作标准，依据我企业实际情况，特制订本要求。

2.办公用具购置
2.1. 标准
为了统一限量，控制用具规格和节省经费开支，全部办公用具购置，全部应由行政部统一负责。

3.办公用具申购及审批要求：
依据办公用具库存量情况和消耗水平，向行政后勤通报，确定申购数量，假如某种办公用具需要量发生改变，也一并向行政后勤提出。
3.1.常规办公用具申购：由行政人资部后勤依据每个月用量及后勤情况，于每个月月初7号之前统计完成,15号之前采购到位，每个月采购一次（特殊情况除外）。
3.2.很规或大型办公用具申购：各部门需使用办公用具如属于很规或大型办公用具，由申请专题设备部门自行采购，首先需报本部门经理同意，行政总监同意总经理同意后方可采购。
3.3.行政后勤采购人员填写申购单时，必需具体注明所申购用具之名称、规格、数量、单价、及申购部门等，对于常规办公用具，因固定一个物美价廉品牌，不宜随意变更。

4.采购要求
4.1.在办公用具库存不多或相关部门提出特殊情况下，根据成本最小标准，选择直接到商店采购或订购方法。
4.2.办公用具采购要本着节省、合理、适用标准。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用具等，必需有两至三人参与洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受红包、回扣及高额珍贵馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
4.3.采购人员应依据已审批申购单要求进行采购，有疑问需立即反馈，不然出现采购错误，由采购人员负担责任。
4.4.在价格和质量基础稳和情况下，不应随意更换办公用具品牌不然保管员有权拒收。
4.5.全部办公用具由行政后勤统一采购，特殊用具由行政总监审核，总经理同意后可由使用部门购置，而且需提供发票（以加盖印章方为有效）和购置处地址及电话，方便市场调研。
5.办公用具验收及报销要求
5.1.行政后勤保管员负责办公用具验收
5.2.保管员验收办公用具时，必需严格依据申购单相关要求进行验收，确定合格后办理入库手续，有质量问题一律做退货处理，对数量或单价有疑问亦可拒收，并向上反应。
5.3.全部办公用具必需凭正规发票，行政后勤保管员验收签字，财务方可报销。

6.办公用具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：
6.1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复印纸、标签、便签、橡皮、夹子等。
6.2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、白板笔，固体胶水等。
6.3.管理品：剪刀、订书机、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印尼等。

7. 办公用具管理和发放要求：
7.1.办公用具由行政人资部统一保管，并制订保管人，按企业要求费用标准向使用人发放。
7.2.采购人员应将所采购物品交保管办理登记入库手续，保管人依据采购价格核定物品单价。
7.3.办公用具领用必需认真推行手续，严禁先借后领行为。
7.4.企业各部门应按企业核定办公用具费用定额标准把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用具，确因工作原因超标领用，应经行政总监同意。
7.5.办公用具使用实施月统计申报，各部门每个月7号之前把所需办公用具申报于行政后勤，由行政后勤出具报表，行政总监审核，总经理审核方可采购。
6.6.各部门及各使用人员办公用具使用标准：每人每个月最多领用1支中性笔，假如保管不好丢失自行购置。每个月周二统一领用办公用具，其它时间严禁领用办公用具。
7.7.各部门要控制合理使用办公用具，杜绝浪费现象。笔记本，中性笔芯、胶水、涂改液，计算器等办公用具重新领用时应以旧换新。
7.8.反调出或离职人员在办理离职手续或交接手续时，应将所领用办公用具（一次性消耗品除外）如数归还。由缺失应照价赔偿，不然不予办理相关手续。

9.保管
必需清楚掌握办公用具库存情况，确保每种办公用具库存量不少于3-5个，必需常常整理和清扫。

10. 盘存
办公用具柜应定时清点。清点工作由行政后勤负责，清点要求要做到账物一致，假如不一致必需查找原因，是二者一致。

11.注意事项
11.1.企业任何资产，不得挪自私用，不得用公款够买生活用具严禁办公用具私用或带回家使用。
11.2.对于高级耐用、但不常常见办公用具各部门应协调相互共用，标准上不反复够买。
11.3.办公设备出现故障，应有行政管理部协调和联络退换、保修、维修事宜。如有遗失或损坏按企业相关管理要求处理。
11.4.各部门要控制合理使用办公用具，杜绝浪费，能反复使用尽可能反复使用（如打印纸可正反使用).

宁夏美芝妮网络科技
行政人资部
3月18日

办公用具申购申领步骤图
办公用具
需求人员
各部门经理
人事人资部

办公用具
需求人员
各部门经理
人事人资部

办公用具
需求人员

领导审批（行政总监→总经理→董事长签字）
每个月1-6号部门经
理依据办公用具需求统计汇总
行政人资部依据各部门提交办公用具进行汇总并填写申购单
申购单

每七天二安排人
员领取办公用具

采购

做好纸质登记

是否超标领取

拒领

超额

领取

美芝妮办公用具领用记录表

制表人：任丹
领取日期
领取物品名称
数量
领取部门
领用人
备注

附表1
美芝妮办公用具采购申请表

制表人：任丹
序号
办公用具名称
规格
单位
数量
申购部门
备注
1

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15

附表2