发文管理核心制度.docx

发文管理制度
【变更统计】

版本
变更类型
修订日期
部门
修订人
简明说明
实施日期
1.0
创建
.6.13

新建制度
.6.14
1.1
修订
.1.12

完善制度
.4.1

【审批人员】
姓名
部门
职务
审批意见
审批日期

【分发情况】
1、 本制度以邮件形式分发至全体职员。

第一章 目标
第1条 为了深入规范企业管理制度、严厉发文工作，确保发文质量，统一规范文件发放步骤，特制订本制度。
第二章 适用范围
第1条 本要求适适用于本企业内全部公文。
第三章 管理职责和分工
第1条 行政部作为公文归口管理部门
1 负责企业发文步骤、内容优化、监督工作。
2 行政部负责公文登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检验等日常管理工作。
第2条 人力资源部作为培训主管部门，负责以企业名义下发文件进行培训、宣导。
第3条 各部门职责
1 依据各部门需求，负责本部门范围内相关公文起草、审核、解释工作。
2 负责向相关部门进行发文前征求意见并依据意见反馈进行修改。
3 负责发文具体实施和监督工作。
第四章 公文分类内容
第1条 制度类：要求、制度、措施、决定及方案等。
第2条 汇报类文件：汇报、申请、工作总结及工作计划等。
第3条 报表类文件： 业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。
第五章 各类发文步骤（详情见附件1）
第1条 制度类
1 拟稿：由各部门依据需要起草相关制度。
2 审核：由拟稿部门最高责任人审核。
3 征求意见：部门审核后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见，并依据反馈意见及切实需要进行修改，定稿。修订制度需要填写《制度修订表》（详情见附件2）。
4 签发：由拟稿部门组织相关部门会签，再由CEO确定。
5 用印：由行政部依据同意情况给予加盖相关印章。
6 实施：
（1） 制度类文件全部有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、搜集在试运行过程中碰到问题、提出提议等，结合实际情况决定是否修改制度。
（2） 以企业名义公布制度类文件，由行政部以邮件形式发送全体职员；以部门名义下发制度类文件，由拟稿部门负责发送，全部签发原件由行政部归档。
第2条 汇报类
1 汇报类文件由各部门责任人进行审批并交由本部门专员负责存档。
第3条 报表类文件
1 拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员依据原数据统计进行报表编制和统计分析。
2 审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门责任人审核。
3 签发：部门责任人将审核后报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确定。
4 用印：由行政部依据同意情况及业务需要给予加盖相关印章。
5 实施：行政部将CEO签字后报表类文件发回拟稿人，拟稿人依据情况需要发送相关部门，部门责任人依据报表反应情况分析原因进行对应跟进方法。
第六章 发文格式要求
第1条 排版：为确保文件格式统一，在编写文件时一律按以下次序进行填写：
第2条 变更统计：将编号、版本号、修订日期、实施日期等全部填好。首次变更统计为“创建”。
第3条 格式以下：
第4条 目标
第5条 适用范围
第6条 管理职责和分工
第7条 要求内容（具体依据文件内容确定）
第8条 附则
第9条 发文编码规则
1 依据档案性质、对文档和档案夹进行分类编号，具体编号规则A-B-C-D；
如：行政部第1号管理制度 -ZD-X-001
业务部第3号通知 -TZ-Y-003
具体释义详情见表1

表1 发文编码表
序
编号
释义
示例
备注
1
A
年度

2
B
发文类别
管理制度—ZD、
会议纪要—JY、
通知—TZ、
措施—BF

3
C
部门拼音首字母大写
总裁办—Z；
人力资源部—R；
财务部/金融部—C；行政部—X；
业务部—Y；
技术部—J

4
D
发文流水号
001、002、003…
以001开始

2 版本号编写规则：
（1） 创建时版本号为1.0，再次修改时如变动不大，则版本号升级间隔为0.1；如修改时发生重大改变或修改三次以上，则版本号由小数点符号前数字直接加1升级，小数点后数字归零。
3 编号管理
（1） 编号申请：文件编制部门（人员）在编制文件时，向行政部申请一个编号。
（2） 编号编制标准：行政部在编制文件/统计编号时应依据文件编号措施及现有文件/统计编排次序进行编号，避免出现重号、漏号现象。
（3） 编号更改、废止：若文件更改或废止等行为引发其文件号也发生改变，则需到行政部对此文件号进行重新编号或换号，行政部要定时对文件/统计编号进行审查，发觉错号、漏号现象要立即更正。
第七章 附则
1 本制度由行政部负责解释。
2 附件
（1） 附件1 发文审批步骤图
（2） 附件2 制度修订表

附件1 发文审批步骤图

附件2 制度修订表
制度修订表
申请部门

申请人

申请日期

制度名称

上次修订日期

修订原因

修订内容

申请人确定

部门领导意见