行政办公人员职责范围及岗位职责.doc

行政办公室职责范围及岗位职责

1、负责公司党、政领导日常办公、公务活动的安排，具体落实有关事项，完成领导交办的各项任务。
2、负责公司接待、内务、会议等各类活动的组织、筹备工作。
3、负责公司日常行政文件、党务文件、会议纪要、简报以及贯彻落实管道局重要会议精神汇报材料的起草工作。
4、负责以公司名义向上级请示报告工作，或与地方政府的联络，负责公司对外公关工作，起到展示公司企业文化和良好形象的“窗□”作用。
5、协助公司领导协调备职能部门有关事务，掌握公司及各部门工作动态，及时反馈信息。
6、负责监督催办公司领导会议决定的重大事项的办理和落实，及时反馈办理结果和进展情况。
7、负责公司文件的核稿、文件收发、登记、传递、印制、催办、归档、文印、信函、报刊以及公司印章的管理工作。
8、负责公司的信访工作。
9、负责公司车辆的调派和车辆交通安全的管理工作。
10、负责公司通讯设备和费用的管理工作。
I1、负责完成全公司的办公现代化和计算机的管理工作。
12、负责公司的后勤工作，办公用品及低值易耗品的保障工作。
13、负责公司计划生育工作。
14、负责公司的安全保卫工作。
17、负责上级有关文件的收发处理工作。
18、负责档案的管理工作。
19、负责公司职工劳动合同管理，做好劳动合同的签订、续订、变更、终止等管理工作。
20、负责编制公司年度工资计划，做好计划的实施和监督检查
工作。
21、 负责公司职工的工资管理、生产奖金的分配、职工工资调
整、劳动纪律等工作。
22. 负贵公司职工养老、医疗、工伤、生育、失业保险的管理
工作。
23.负责收集、整理、综合有关信息，供领导参阅。

行政办公室业务保安责任制

1、遵纪守法、不赌博、不酗酒、不打架斗殴。
2、贯彻执行集团公司出台的各项安全指令、文件和决定，对分管业务涉及的安全工作全面负责。
3、针对分管业务范围内工作，制定出有关安全制度、实施办法、工作质量标准和管理考核办法，并组织实施，监督检查，严格执行。
4、督促检查公司各办公地点的防火、防水和防盗工作，明确安全责任人，发现问题及时汇报处理。
5、遵守企业各项规章制度、做合格员工。

行政办公室主任岗位职责

1、全面负责办公室的行政业务和思想政治工作，组织全科室人
员认真完成备项工作任务。
2、固绕公司中心工作，协助领导处理各种行政业务。
3、组织起草、修改、审核以公司名义上报、下发的文件。
4、负责上级单位或有关部门的文件、信函、电话通知的阅批和承办。
5、组织公司董事会和其它各种会议的筹备工作。
6、协调公司各部门工作，督促、检查公司有关决议和领导指令的落实情况。
7、组织公司的接待、后勤、电话管理和车辆调度工作的实施。
8、 完成领导交办的其他工作。

行政办公室副主任岗位职责

1、 负责传达安排会议工作及协调有关会议室的使用。
2、 不定期对领导办公室、会议室管理等事务行工作进行业务检查指导。
3、 对领导办公室、会议室的防火、防盗工作进行不定期检查和业务指导。
4、 对上级部门、兄弟单位及外来宾客的住宿安排，安排或协调对口部门开展来宾接待、会务、迎送、参观等事宜。
5、 负责公司领导讲话、报告等文字材料及行政、党政文件等文印事务、档案的管理工作。
6、 协助主任负责车队总体工作、监督和检查茶凉调度服务工作。
7、 向下传达安排临时性任务。
8、 严格各项费用支出、统筹安排，精细管理。

行政办公室秘书岗位职责

1、 在主任领导下完成办公室的各项工作任务。
2、 负责起草、审核以公司名义上报、下发的文件、总结等文字材料。
3、 搞好公司工作动态和各种信息的收集、整理和反馈工作，及时为领导提供信息。
4、 做好以公司名义召开的有关会议的安排、准备和会务工作，并做好记录，整理出会议纪要。
5、 对公司领导的知道和有关会议的决定应按要求逐项检查、催办落实。
6、 按照有关规定和要求，做好来宾和来客的接待。
7、 做好公司领导办公、生活的后勤服务工作。
8、 负责公司的公章、矿长、的公用名章的保管和使用。
9、 完成领导交办的其他工作。

行政办公室车队队长岗位职责

1、 协助副主任做好车队总体工作及员工思想工作。
2、 协助副主任做好接待服务工作。
3、 协助副主任做好费用的控制工作。
4、 协助副主任监督车辆的调度服务工作。
5、 负责做好安全行车及车库的防火防盗工作。

会议管理制度

一、会议要求
（1） 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、做好会务服务工作备好座位、通知与会人等）。
（2）议应按规定所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
（3）组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
（4）主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。
（5）例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。
（6）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
（7）会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

二、部门例会
部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。
（2） 例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。（3）部门例会要求本部人员认真做好会议记录，并做好会务的服务工作。
三、联席会议
部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。
（2）会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
四、会议室管理
（1）会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。
（2）会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。
（3）会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
五、会议纪律
（1）所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
（2）对无故不参加会议，迟到，会议期间手机未调无声振动状态扣除当月绩效1分。会议签到表将对其进行记录并列入当月绩效考核范围。
行政办公室接待、会务、内务工作职责

一． 接待工作
1、 切实按接待等级下达相应预案，并及时将意见反馈领导。
2、 对公司业务招待费的使用进行合理计划、周密安排，并定期向主任汇报。
3、 统筹对口接待工作，及时向上级领导反馈。
4、 统筹协调外来宾客的会务、迎送、参观事宜，及时报告动向反馈各类信息。
5、 建立招待费支出台帐，确保全年招待费不超支，每月定期将台帐汇总上报主任。
6、 执行领导交办的其它临时性任务，定期形成书面材料向领导汇报。
二、 会务工作
1、 按照会议等级、参会人员、召开时间做好做足一切准备工作。
2、 及时协调相关部室需要配合办理的相关事宜指令。
3、 会务员根据下达的指令进行准备并做好服务工作。
4、 每日确认会议的正常运行情况，做好所管会议室的清洁和防火、防盗动作，随时做好会议准备。
5、 办公室不定期对会议室的清洁卫生和安全情况进行全面检查，按照领导和相关部室需求合理安排会议室的使用。
三、 内务工作
1、 具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。
2、按照值班分工做好报刊发放工作、并提醒领导公文以及待办事项的时间性。
3、 严格落实防火、防盗工作的各项措施，切实做到万无一失。
4、 对领受到的任务、高标准、高质量、高时效完成，并及时反馈完成情况。
5、 通讯员保证领导办公室的工作生活消耗品供应，文件、报刊、信件的传阅、归类存放工作。
6、 办公室不定期对领导办公室的清洁卫生和安全情况进行全面检查。

行政办公室科员岗位责任制

1、 完成主任、副主任交办的任务。
2、 认真做好办公管理费使用台帐，每月将办公费用使用情况汇总，按季度上报。
3、 负责办公室库房管理，物品分类摆放、物品进出登记清晰、帐物相符，并定期汇总上报。
4、 认真做好办公用品购置，每月将各部办公用品购置、消耗情况上报。
5、 上班时间严禁脱岗、离岗、迟到、早退、接挂电话要文明用语，领导交办事项要及时办理并反馈。
6、 按照会议等级和要求、准备好会议室并做好服务工作。
7、 做好会议室的清洁和防火、防盗工作，熟练掌握会议室以及办公室的硬件设备，操作运行情况。
8、 具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。
9、 按照报刊登记明细做好报刊发放工作，并及时提醒领导公文、电报的时效性。
10、 具体操作接待服务工作，并及时向主任反馈最新动向。
11、 认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。
12、 执行领导交办的其它临时性任务，按季节定期形成书面汇报材料向主任汇报，将工作的完成情况和存在问题及时反馈，做好做足各项工作，争取“零失误”。
行政办公室机要岗位职责

1、 负责公司党政公文的收发、传阅、催办和传真底稿的审核以及文件的打印、分发和归档，建立严格登记手续。
2、 负责公司的印信管理。
3、 负责办公用品的采购、发放和管理工作。
4、 负责电话记录、会议通知的工作。
5、 严格遵守保密制度的有关规定，保守企业秘密。
6、 按照主任的要求和布置，处理好日常行政事务性工作。
7、 归档文件分别按收文、发文打印文件目录，并于纸质文件逐一核对，送档案归档。
8、 做好公司报刊、杂志的征订、收发工作。

行政办公室文印工作职责

1、 认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。
2、 认真做好公司下发的报告、领导讲话等文字材料的复印工作。
3、 认真做好文印事务计算机、复印机、一体机等设备进行检查、确保设备的正常运转。

行政办公室档案工作岗位职责

1、 认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和管道局有关档案管理的方针政策，负责建立公司档案工作的规章制度。
2、 负责公司档案文件、资料的收集、整理、排列、编号和计算机档案信息管理系统的日常维护及录入工作；做好声像档案、实物档案的收集整理工作。
3、 负责公司档案的保管与保护工作，落实档案的安全、保密、防护等措施。做到档案室整洁，做好档案的防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防污染。
4、 做好档案的利用与统计工作。要按照档案管理规范和要求，有计划的编制专题索引、文件分类汇编等检索工具，有利于档案的查阅和利用，严格执行档案的借阅、销毁、利用等规定。
5、 完成领导随时交办的其他事务性工作。
6、 对所有归档文件做好登记签字手续，以便查阅。

行政办公室档案员岗位责任制

1、 加强档案专业知识的学习，积极参与业务指导。
2、 认真做好档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用服务。
3、 对档案库房的“八防”工作进行检查，确保档案资料的完整与安全。
4、 协助领导参与单位工程竣工验收。
5、 积极参与对重大建设项目档案的指导、整理工作。

行政办公室司机岗位责任制

1、 严格执行国家交通法规及管道局关于安全行车的有关规定。
2、 负责所驾驶车辆的日常保养，保证车辆在正常工作条件下安全行驶，并做好行车记录。
3、 严格出车制度、不得私自驾驶公司车辆外出、夜间必须归队，一切出行必须有明细台帐，并随时听候调度派遣。
4、 负责车辆有关年检、保险手续办理。
5、 提供优质服务、做到热情、安全、准时、周到。
6、 保持车辆的整洁，没有特殊情况车辆一律停放公司。

行政办公室其它人员岗位责任制

1、 车队司机要认真履行车队岗位职责，做好车辆监督、检查和保养工作，随叫随到，做到优质服务和安全行车工作。
2、 车队司机严格做到上班期间不得饮酒，并熟练掌握车辆情况，熟悉《道路交通安全法》及《驾驶员操作规程》。
3、 办公室门卫要认真履行自己的岗位职责，做好防火防盗工作，24小时坚守岗位。
4、 熟练掌握消防器材的使用和保养工作，对外来人员要进行登记手续。
5、 夜晚值班人员要巡查夜间工作情况，检查门窗，做好夜间值班台帐，并严格交接班手续。

安全保卫管理规章制度

第一章 总则
第一条 为加强企业安全生产管理，防止和减少生产事故的发生，保证职工的生命和企业财产的安全，保证企业生产、经营活动的顺利进行，依照《中华人民共和国安全生产法》、《劳动法》等有关文件精神制定本规章制度。
第二条 各部门要认真遵守国家、上级、本企业的有关规定，贯彻“安全第一，预防为主”的安全生产方针，履行安全生产职责，做好安全生产的预防工作。
第三条 本规定适用于本公司辖区范围。

第二章 公司安全保卫管理

第四条 管理人员职责：
（一）由安全部主管负责公司厂区及重要部位的安全保卫治安工作，保证公司各项工作正常运转，建立切实有效的保障和管理体系。
（二）负责制定安全保卫的各项管理制度。
（三）对全厂安全保卫实行监督与检查，对厂区安全保卫工作负责。
第五条 保安员工作职责：
（一）负责公司安全保卫工作，保证厂房、设备、宿舍及重要部位的安全，对厂区治安负责。
（二）负责公司门卫值班，实行24小时上岗，按时交接班，认真做好值班记录，做好报刊、信件的收发登记工作，不出差错。
（三）热情接待来访人员，对来公司办事的人员、车辆要认真登记。对出入车辆要认真检查。
（四）负责公司的夜间安全巡逻工作，提高警惕，防火、防盗、防毒。发现可疑情况，立即采取必要的措施，并及时向领导汇报。
（五）协助做好公司的消防安全工作，定期对公司的消防设施进行检查，做到思想上高度重视，及早发现并消除一切隐患。
（七）服从领导，听从指挥，完成领导交办的其他工作。对所负责的以上工作承担直接责任。
第六条 门岗出入管理制度
13、 车辆出入管理制度
1.外来车辆进入本厂区严格按来访车辆登记管理制度，详细登记车牌、人数、携带货物、进入时间等；出厂车辆必须接受安全检查，做好登记后，方可放行。
2.公司内部工勤车辆出厂时，须出具由用车部门及综合管理部相关负责人签字的派车单，方可放行。
（二）公司各部门开据的货物车辆放行单，必须报安全管理部审核盖章后，方可放行。物品出入公司，要坚持原则，遵守制度，不得徇以私情。
第七条 保安员日常行为规范：
（一）对工作尽职尽责，一切以公司利益为重，保障公司和员工的生命财产安全 和正常的工作秩序。
（二）互相配合，真诚合作，不得互相扯皮，同心协力把工作做好。文明值勤，礼貌待人，遵纪守法。
（三）上岗必须着装，做到整齐清洁，仪表庄重，精神饱满。站立值勤时要做到始终保持良好的精神状态。
（四）不准留长发、小胡子，值勤时不哼歌唱曲、吹口哨、听耳机、吃东西，严禁抽烟，不准聚在一起谈笑。
（五）所有保安人员必须按照公司编定的时间表值班，不许脱岗，未经同意不得自行调班。做到不迟到、不早退、不旷工。
（六）保安人员要有高度的警惕性和责任感，忠于职守。认真学习有关法规和各项政策，增强法制观念和政策纪律观念。
第八条 保安员执勤要求：
（一）注意观察判断各种往来人员的动向，机动灵活，细心观察，发现意外情况及时解决。
（二）有礼貌地查询来往陌生人的证件及进出公司的物品，若发现可疑人等，要注意监视并作出处理，必要时报告主管领导。
（三）维护公司周围通道秩序，不准机动车、自行车乱停放，外单位车辆未经允许不得进入公司。保持公司出入口、公共通道及消防通道的畅通。不准社会闲散人员进入公司内。
（四）夜间巡逻必须有警惕性，注意各重点部位，水、电、门窗关闭情况。上夜班开小差、打瞌睡或睡觉属违反工作纪律行为。
（五）值班人员实行就餐轮换制，就餐时间不得超过三十分钟。
（六）发现情况，抓住疑犯，应立即报警，并封锁公司所有进出口；拘捕疑犯后，应交公安机关处理，严禁虐待及殴打捕获的疑犯。
（七）详细记录政府有关部门的电话，以便需要时寻求协助。
（八）做好交接工作，认真填写工作日记，值班时所发生的事情和各种案件，应做好详细的书面记录，将未尽事宜记录并交待接班人员。
（九）注意防火、防毒，发现事故苗头或闻到异味，须及时查找并报告主管领导，切实消除隐患。
（十）每个保安人员必须熟悉火警电话，熟悉消防通道及出口位置，熟悉灭火器具的使用方法，一旦发生火警，应立即报告主管领导及消防部门，并立即处理。
（十一）在紧急情况下，所有保安人员，均应服从公司主管领导的指挥，通力合作，发扬见义勇为、奋不顾身的精神，全力保护公司财产和员工生命的安全，保证公司正常运转。

办公室机要管理制度
一、发文管理
（一）行文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。
1、发文机关应当写全称或者规范化简称。
2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种，紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。
3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。
4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类。除发布和转发政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件，原标题文字过长，可重新概括确定标题。
5、公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
6、公文成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发领导的签发日期为准。
7、公文主题词标注在文件末页下部，抄报抄送范围上方。使用公文主题词以公司颁发的主题词表为准。
8、矿行政及矿党政（行政）办公室发文格式，主送单位为：基层各单位、机关各部室，抄送单位为：矿领导、副总、井领导；矿党委及党政（党委）办公室发文格式，主送单位为：各党（总）支部，抄送单位为：矿领导、副总、井领导、机关各部室。主送单位为部分单位的，应限定发文范围，抄送可直接写明单位或部门。
（二）行文规则
1、中共某某煤矿委员会、晋圣矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、中共某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、中共某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、中共某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文，矿（井）党政也可以联合行文，联合行文须经矿（井）党政主要领导签发。党政联合行文的编党委（党总支）文号。党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序，纪委、工会、团委文件由各部门起草，履行审批、核稿、签发程序，统一归矿党政办公室建档管理。两井文件由各井自行管理。
2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。如涉及多个部门、多个事项，原则上应退回原单位重新行文。
3、原则上不越级行文，如需越级行文，应视内容抄送被越级的机关。
4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关，如涉及有关部门可以抄送，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，必须交矿党政办公室按程序办理。上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。
5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排，可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文，纪委、工会、团委可以单独行文，由矿分管领导签发，重要事宜需经矿主要领导签发。
（三）公文形成
发文办理程序为：起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发（视情况有时先由分管领导会签）或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。
1、公文起草
矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。拟写公文应遵守以下几点：
（1）拟写公文必须符合国家法律、法规，符合党和政府的文件、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应加以说明。
（2）内容真实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字精练、通顺，标点准确，篇幅力求简短。
（3）用词准确、规范，人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误，使用简称应规范，并加以说明，日期应写具体的年月日。
（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数码书写。
（5）引用材料应核对原件，做到准确无误。引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。日期应写具体的年月日。
（6）正文部分如需使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（7）必须使用国家法定计量单位。
（8）根据公文的内容和行文规则，准确使用文种，标明主题词。根据需要标明紧急程序和密级。
（9）所有文稿一律使用计算机打印。
2、公文核稿及签发
（1）草拟好的公文，应先由党政办公室秘书进行核稿，填写发文标签。拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字，并注明日期，不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。核稿的重点是：是否需要发文，以什么名义发文；是否符合国家的法律、法规及有关规定，提出的意见和办法是否切实可行；需要同有关部门协商的事项是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿，矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。
（2）公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求（用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写）。对不符合要求的文稿，应按要求重新处理。
（3）矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告，由党政办公室秘书审核后，根据具体情况报送有关矿领导审签。
（4）矿党委、行政下发的政策性、综合性文件，干部任免文件，奖惩决定，全矿性工作意见，重大事件、项目、工程批复等，经党政办公室秘书核稿后，由矿党委书记或矿长签发，或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。
（5）以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见，经党政办公室秘书核稿后，根据文件内容，由业务对口副矿级领导签发。
（6）公文签发后，由矿党政办公室机要文书根据文稿内容，核对文种、签发人、发放范围等项。符合发文要求的，进行登记编号。公文编号一文一号，按年依次编注，不得重复编号或空号。
（7）以矿党政或党政办公室印发的专业会议纪要，由办公室秘书核稿，会议主持人签发；涉及重要内容的，报请党委书记、矿长或其他副矿级领导签发。
（8）矿党政办公室下发的会议通知，由办公室主任签发。需要基层各单位党政主要领导、机关负责人出席会议的，事前要报请党委书记或矿长审批；需要基层各单位和机关部门副职干部参加会议的，事前要报请分管矿领导审批。
（9）付印前的公文，由拟稿人负责校对。校稿人要按照公文处理规范格式认真细致校对文稿，经确认无误、签字后，交付打字室工作人员印刷。
（10）公文要严格按规定格式打印。机要公文密级和紧急字样分别标在公文眉首的右上角，字体为3号黑体，紧急字样列秘密字样之上。公文标题字体为2号小标宋体，正文为3号仿宋体。“主题词”用3号黑体字，词目用3号宋体字。正文一般每页排22行，每行排28个字，字体行距符合规范要求，公文用纸用US型纸（条件具备后逐步过渡到规定的A4格式打印），付印的文头纸与发文机关应相符。公文页数超过两页的，必须编印页码。涉密文件应指定专人打印，所使用的计算机软盘专用并加密，必要时要做消除处理。
（11）缮印后的公文在用印前，由主办部门相关人员负责与文稿核对准确后方可用印。公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖成文日期。公文用印后，不再另署发文机关名称。
（四）公文分发及报送
1、以矿党委、行政、党政办公室名义下发的公文，无论何部门起草，成文后一律交矿党政办公室统一分发；其它各类文件由成文单位负责发放，严禁在各类会议上发放文件。公文发放要建立《文件发放清单》。基层各单位和机关各部室应有专人负责文件领取，如有紧急文件应根据党政办公室通知随时领取。
2、凡主送集团公司党委、行政的请示或报告，只报送一份给集团公司党政办公室机要科，严禁多头报送。抄报、抄送集团公司党委、行政或有关部室的文件，由党政办公室机要文书定期集中报送，紧急情况下须随时报送。
（五）公文归档
1、公文形成后，由矿党政办公室机要文书负责将领导签发原件及3份正式文件暂集中保管，次年3月底前由机要文书向档案室核对交清。归档的公文必须符合存档要求。
2、矿党政及矿党政办公室召开的各类会议所形成的会议文件、材料，由承办部门人员负责收集整理后，及时交档案室归档。
（六）随着无纸化办公的逐步推行，今后纸质文件将逐步取消，改由网上审批、签发、发放，以电子文档传输，相关管理规定届时另行下发。
二、收文管理
（一）矿党政办公室接收的外来各类文件、电报、传真、公函等公文，由党政办公室机要文书负责签收、分类、登记、编号、传阅、办理、保管、存档等工作。所接收公文由党政办公室主任提出拟办意见，送矿有关领导批示后按顺序传阅或办理。
（二）对集团公司通过办公网络下发的各类文件材料，机要文书应及时接收，原则上当日下发的文件必须当日接收，紧急文件随时接收。同时，要根据领导批示的意见，及时转有关领导和部门办理。
（三）公文承办部门（人员）要将公文办理情况及时向领导和党政办公室反馈，并在公文处理单上签字注明。
（四）公文处理必须准确、及时、安全，运转的每一个环节应建立登记、签字制度，避免延误或丢失。未经领导批准，不准对外提供公文，不准随意复印文件。
（五）矿党政领导及职能部室参加国家、省、市及外地区召开的各种会议所发的文件、材料，原则上由随行人员或相关职能部室人员收集后，交矿党政办公室机要文书按收文程序处理，次年初交档案室分类归档，以便调阅和使用。
三、考核规定
（一）矿党政办公室为全矿公文管理的主管部门，负责公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
（二）公文主办部门违反公文审核程序的，每出现一次对所在部门罚款100元。
（三）对手续不完备的公文，党政办公室机要文书不得予以编号，否则每发生一次，对机要文书罚款50元。
（四）公文校稿人要认真对照核稿修改的意见，对付印前的文稿认真细致地校对，并履行签字手续。否则，每出现一次错误没有校对改正，对校对人罚款50元，并责成改正。
（五）公文印刷人员要严格按规范要求进行公文打印。否则，每出现一次不符合规范，对责任人罚款50元。
（六）公文凡发生漏盖、错盖印章或装订不规范的，每次对责任人罚款50元，并责成整改。
（七）党政办公室要加强文件的发放管理，建立健全文件发放台帐，落实专人负责，及时督促机关各部室和基层单位领取文件。否则，凡出现文件漏发或错发的，每次对责任人罚款50元。
（八）党政办公室机要文书要加强收文管理，确保准确、及时、安全。否则，每发生一次延误，对责任人罚款50元。
（九）党政办公室秘书要增强工作责任心，做好全矿各类公文的核稿工作，确保公文处理的质量和效率。否则，每发生一次失误，对责任人罚款50元。

办公室内务管理制度

1、在班上时间必须遵守下办公室制度，按要求在办公室办公，不允许无故迟到、早退。
2、加强组织纪律。工作人员必须按时上班，不旷工、不迟到、不早退，上班时间确保人员到位，业务到位。临时离开工作岗位的，须经所属负责人同意,并做好登记。
3、建立健全的请假制度。凡请假者要填写请假条，请假2天（含2天）以内者，由所属负责人批准，办公室负责人请假由矿长批准，因特殊情况，需电话请假的，事后须办理补假手续，以上请假情况当当日备案。
4、工作人员必须按照工作程序，尽职尽责，努力完成任务，遇到困难和问题必须向领导沟通汇报，迅速研究解决方案，不得以任何藉口拖而不决。岗位职责要上墙，公司有关文件材料要分妥善存放。桌椅需摆放规范，并保持办公桌面的干净与整洁。
5、办公室负责人必须加强办公室的管理，每月将工作情况分析研究，及时调整工作思路和工作方法。
6、工作人员调入和调出，均需办理相关的手续，交接有关工作。
7、做好工作人员的年度考核，年终或轮岗，工作人员应按德、勤、能、绩四方面做好个人总结，由负责人加具意见。作为个人年终考核的依据。
车队管理制度
一、 车辆管理
1、本公司的车辆由车队统一管理，并指派专人负责对车辆调度。
2、车辆应由专职驾驶员驾驶，需由他人驾驶时，应告知车辆性能、状况并到车队备案。专任驾驶员应每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。
3、各部需要使用车辆时，应事先填写“用车通知单”一式二联，经单位主管领导核准后交车队调派(主管领导不能核准的部门，由主管领导签批授权委托书到车队备案)。
4、“用车通知单”应详细填写用车时间、路径、起止目的地。
5、车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。
6、车辆到达目的地后，按对方要求妥善停置车辆。
7、车辆出门按公司的出厂管理规定执行。
二、 驾驶员管理
1、公司驾驶员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理有规章制度，安全驾车。并遵守本公司其它相关有规章制度。
2、驾驶员应爱惜公司车辆，平时注意保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。
3、驾驶员应抽适当时间擦洗自己所开的车辆，以保持车辆的清洁。
4、出车前要例行检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发现不正常时要立即加补或调整。
5、驾驶员发现车辆有故障时要立即检修。
6、驾驶员出车归来后应到车队登记当日出车路桥费，实际出车路线等其它特殊情况。车辆驶回后应停放在公司安全地方，并将车门锁好。
7、驾驶员对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
8、驾驶员对车队的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后可向队长反映。出厂后以生产销售为主，听从用车队的工作安排。
9、驾驶员全年安全行车，未出交通事故的，按公司安全管理制度规定执行。发生交通事故，除取消安全奖外，交通事故由驾驶员按《2003年车队承包合同》的规定承担损失。
三、车队服务范围及费用分配
1、车队服务范围：销售部要求送货上门的客户（产品售价中包含运费）不包括主机厂相关人员的其它业务要求，制造部外加工单位（产品装饰费中已含运费的除外），采购部（外协加工单位不含运费，外购件除外），财务部、质管部、仓储部的零星用车。
2、车队各类车型费用标准按内部标准和统计口径执行。
3、内部费用以“用车单”为准，按各部实际用车里程数与标准单价计算。
4、对于不属车队服务范围的用车，用车部门填写“用车单”一式二联，经用车部门主管领导审核批准后交到车队进行费用核算，按实际用车里程与实际市场价格收取出车运费并在“用车单”上注明价格，扣除车辆燃油费、路桥费、出车费及辅料费按实际收回运费（含抵款）利润的50%作为奖励及二次分配基金。
5、公司责任的急件产品发生的运费由责任部门承担，外单位用车的运费由用车人向外协厂收取（包括抵款收取），未收回的外单位运费则由用车人工资承担。采购部调拔材料用车费用如含在调拔单价中则由采购部承担运费。
6、属于车队服务范围的实际发生费用（财务核算扣除折旧）与分摊到各部门的消耗之差为车队当月的利润情况。费用超标按5%扣罚车队工资，年末拉通计算。
7、 不属于车队服务范围的费用，月末由车队将用车通知单汇总后到财务科结算费用。
8、修理费、燃油费超标按车队承包合同考核。

公司人事管理制度
一、总则
第一条 为规范企业员工行政人事管理，特制订本制度。
第二条 所有已受企业聘用并已签订劳动合同之员工。
二、聘用
第三条 企业各部门如因工作需要必须增加员工时，由各部门主管依员工招聘流程提出书面申请，经总经理核准后，由人力资源部办理招聘事宜。
第四条 人力资源部对应聘者外形、言谈举止、思维、经验等进行初选合格后，安排应聘者同用人部门主管面谈，通过后请总经理审批，批准后转人力资源部通知录用者。新员工报到由人力资源部办理入职手续，由本人填写《员工入职登记表》，交一寸免冠近照二张，交验身份证、学历证明、职称证明等有关证件原件及复印件（详见第七条），必要时须提供《担保书》，并与企业签订劳动合同，领取有关物品。
第五条 人力资源部安排培训，培训完毕考试合格后，由人力资源部介绍新员工到所属部门报到，由部门经理安排工作。
第六条 员工应如实填报自身材料，企业有权向相关部门核实，如一经查实有故意弄虚作假行为者，立即解除劳动合同。
第七条 新员工如品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工，企业可随时停止试用，并解除劳动合同，试用不满五个工作日者，不发给工资。
第八条 新员工报到时，应向人力资源部缴验下列表件：
1、身份证及身份证复印件。
2、各种学历学位证书、职称证书、获奖证明等原件及复印件。
3、最后服务单位离职证明。
4、最近三个月内半身脱帽一寸照片两张。
5、其他人事资料。
6、其他必要文件（如担保书及其他必要的同意书或证件等）。
第九条 凡有下列情况者，不得聘用：
1、被剥夺公民权尚未恢复。
2、受有期徒刑宣告或通缉尚未结案。
3、受破产宣告尚未撤销。
4、吸食鸦片或其他代用品。
5、亏空公款受处罚。
6、患有精神病或传染病。
7、品性恶劣，道德不佳，或被公私营企业及机关开除。
8、体格检查经企业认定不合格。
9、未满十八周岁。
第十条 试用期间，新员工工资（由人力资源部发给职务级别确认书）为所订等级月工资80%，不享有各种有薪假期，不享有各种福利待遇（如保险），不享有季度奖、年终奖及其它奖金分配。
三、转正
第十一条 新入职员工试用期限为三个月，市场部从事销售工作的人员可延长到六个月（均以满月计算）。
第十二条 新员工转正由本人提出转正申请。在试用期自我评价认为工作优秀，可胜任本职工作，达到企业要求者，可以随时提出转正申请。申请者可到人力资源部领取《员工转正申请表》，并附上详细的工作日志，填写后交部门主管审核。
部门主管仔细审核并签署意见后，交回人力资