房地产石家庄分公司档案管理制度样本.doc
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1、档案管理制度石家庄远洋城房地产开发档案是过去工作和历史情况统计,它能够为工作提供备查依据。档案是历史真凭实证,是第一手参考材料。档案是企业文化关键部分,是企业成功金桥。为了加强档案管理,特制订本制度,请各部门实施。1.0档案基础程序包含档案搜集,整理,签定,保管,销毁,统计,检索,编号,利用,这九道工序是档案工作整体。她们之间相对独立,但又相互制约。2.0归档范围:企业多种含有保留价值文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等全部必需立卷、归档。具体分类:2.1办公文件包含企业多种请示和批复文件、多种申请文件(如:用印申请文件)、企业对外发文(企业发出各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报
2、、通知等文件)、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等含有保留价值文件2.2证件性文书资料:包含法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、计划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书,证书、证实等。2.3法规性文件:包含上级频发、需企业实施,或由企业发行多种标准、规章制度等。2.4企业重大决议:包含由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成文件和会议材料会议统计等。2.5计划性文件:包含企业总体计划或计划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等2.6总结性文件:包含企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结、单向性工作总结
3、调查汇报等2.7指示性文件:包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等和企业各类任命工作指示等。2.8凭证性文件:包含企业各部门上报在日常活动中形成原始统计和凭证、如财产情况房屋销售、协议书、协议书、意向书等原始统计和文本。2.9汇报性文字资料:包含企业上报各级主管部门文件资料和相关统计表,和企业领导在外部公共场所讲话,汇报或公布各类文书资料。2.10声像制品资料:包含企业及下属各部在其经营活动或政治,文件娱乐活动中,和在外学习,考察时或外部门提供,以声像形式统计下来多种资料,如照片资料录音资料,影片资料等。2.11题赠性资料:包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词书画,工艺制作等。2.12
4、工程档案:立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘察、测绘、设计文件,开工审批文件,招投标文件,工程质量监督手续,工程财务文件,工程完工验收文件,完工图等从立项到完工含有保留价值全过程系统资料。2.13会计档案:相关会计工作方针、政策、制度、预算、计划、总结、汇报、协议和往来文书全部应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核实专业材料可由会计部门自行归档。2.13人事档案:人事档案由部门自行立卷、归档、管理。3.0企业设置档案管理员,档案管理员职责:确保企业及各部门原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严格实施企业档案管理要求,认真细致地做好档案保管和利用工作,充足发挥档案
5、资料作用。逐步实现档案管理现代化、科学化。4.0档案搜集,就是把分散,和散失到其它部门各类档案资料,按相关要求,有计划地分别集中起来。其搜集关键方法是归档,即把企业活动中产生有保留价值各类材料,由办公室及企业下属部门和个人定时协同档案进行整理,立卷,归档。各部门在要求归档时间,把整理审定完成档案资料,进行归档。4.1移交档案要填写档案移交清单(见附件2),移交清单一式两份,双方签字后各执一份。归档文件资料必需完整,真实,正确。4.2企业各类证照、批文在颁发之日起移交总裁办。企业章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总裁办。协议协议应在签署之日移交总裁办。凡已办理完
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