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烟台万华合成革集团

公文文书管理制度

北京新华信管理顾问
11月
目 录

第一章 总 则 1
第二章 公文文书种类 1
第三章 公文文书格式 2
第四章 行文规则 4
第五章 公文文书起草、校核、签发 4
第六章 公文文书办理和传输 6
第七章 公文文书立卷、留存、清退、销毁 7
第八章 附 则 8

公文文书管理制度
第一章 总 则
第一条 为规范集团企业公文文书处理规范化、制度化、科学化，完善和规范集团企业和权属企业之间经营管理相关文书资料传输工作，提升公文文书处理工作效率和质量，特制订本措施。
第二条 公文文书处理包含公文文书拟制、办理、管理、立卷归档在内一系列相互关联、衔接有序工作。
第三条 公文文书处理必需坚持实事求是、精简、高效标准和正确、立即、安全、保密。
第四条 集团企业行政管理部主管企业公文文书处理工作，并对企业下属各单位公文文书处理工作进行业务指导。
第五条 受集团企业外派董事、监事统一委托，权属企业召开董事会、监事会会议前须将全部提案提交集团企业行政管理部，由行政管理部转交相关董事，依据提案内容将相关提案转交相关集团企业职能部门并负责跟踪协调工作。
第六条 企业下属各单位必需配置专职或兼职公文文书处理人员。公文文书处理人员应含有较高政治和业务素质。
第七条 本制度中除特殊注明之外，“集团”是指万华集团，“集团企业”是指万华合成革集团，“权属企业”是指万华合成革集团拥有实际控制权对外投资企业。

第二章 公文文书种类
第八条 万华集团公文文书包含红头文件及专业性规范文书，关键有以下种类：
（1） 决议 用于经会议讨论经过关键决议事项。
（2） 决定 用于对关键事项作出决议和安排，奖惩相关单位及人员。
（3） 意见 用于对关键问题提出见解和处理措施。
（4） 通知 用于公布规章制度；任免、聘用(解聘)干部或管理者；传达上级机关指示；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关公文文书；批转下属单位公文文书；公布要求下属单位办理和相关单位共同实施或周知事项。
（5） 通报 用于表彰优异、批评错误、传达关键精神、交流关键情况。
（6） 汇报 用于向上级机关汇报工作、反应情况、提出提议，回复上级机关问询。
（7） 请示 用于向上级机关请求指示、批转。
（8） 批复 用于回复下属单位请示。
（9） 要求、措施 用于对特定范围内工作和事务制订含有约束力行为规范。
（10） 函 用于不相隶属单位之间相互商洽工作，问询和回复问题；向相关主管部门请求同意事项等。
（11） 会议纪要 用于记载会议关键精神、传达会议情况和议定事项。
（12） 其它专业规范性文书：细则、规程、制度、章程、可行性研究汇报、工作关键点、决议、简报、计划、计划、总结、会议统计、广告宣传方案等
第三章 公文文书格式
第九条 集团企业红头公文文书通常由文头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、专题词、印制单位、印发时间和份数组成。部分公文还应包含份号、密级、紧急程度、签发人、引发传达范围、附注、抄送机关等内容。
（1） 文头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文文书首页上部。
集团企业使用文头：“中共烟台万华合成革集团委员会文件”、“中共烟台万华合成革集团委员会( )、“烟台万华合成革集团文件”、“烟台万华合成革集团( )”、“工作督查”、“会议纪要”、“中共烟台万华合成革集团委员会办公室文件”、“烟台万华合成革集团行政管理部文件”。
各权属企业使用文头应报集团企业行政管理部立案。
（2） 份号 公文文书印制份数次序号，标注于公文文书首页左上角。秘密公文文书应该标明份号。
（3） 密级 秘密公文文书应根据密级划分要求确定"绝密”、“机密”、“秘密”，标注于左上角份号下方。
（4） 紧急程度 紧急公文文书应该分别标明“特急”、“加急”，标注于公文文书首页右上角。
（5） 发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文次序号组成，标注于文头下方居中或左下方。联合行文，通常只标明主办机关发文字号。发文年号一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字以后发文序号之前。
（6） 签发人 上报公文文书应在发文字号右侧标注“签发人：X X X”。
（7） 标题 由发文机关名称、公文文书专题和文种组成，在发文字号下方。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，通常不加标点符号。
（8） 主送机关 关键受理公文文书机关。主送机关名称应用全称或规范化简称，在正文下方，顶格排印。
（9） 正文 公文文书主体，用来表述公文文书内容，在标题或主送机关下方。
（10） 附件 公文文书附件，应置于主件以后，和主件装订在一起，并在正文以后发文机关署名之前注明附件名称。
（11） 发文机关署名 应该用全称或规范化简称，在正文右下方。
（12） 成文日期 通常署会议经过或领导人签发日期。需两位以上领导签发公文文书署最终签发时间。成文日期应该写明年、月、日，标注在正文以后右下方。决议、决定、要求、措施等不标明主送机关公文文书，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。“会议纪要”、“工作督查”成文日期标注于文头右下方。
（13） 印章 除“会议纪要”、“工作督查”外，其它公文文书应加盖印章。印章盖在成文日期中上方，上沿不压正文，底边在成文日期之下，不再落款。如成文日期在前，印章可盖在正文右下方空档处；正文末页无空档，将正文内容扩大、缩小行距使印章页有正文内容。
（14） 印发传达范围 加圆括号标注于成文日期左下方。
（15） 专题词 专题词由反应文件关键内容规范化名词或名词词组和文种组成，标注在文件末页下部、抄送机关之上。
（16） 抄送机关 指除主送机关以外其它需要通知公文文书内容上级、平级、下级和不相隶属机关。抄送机关标注于专题词之下、制发机关之上。
（17） 印制单位、印发时间 标注于抄送机关之下。
（18） 打字者、校对者、份数 标注于印制单位、印发时间之下。
（19） 其它专业性规范文书依据各自文书样例制作。
第十条 公文文书文字一律从左至右横排。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。打印每页22行，每行285字。
第十一条 公文文书用纸通常采取国际标准A4开型(长297毫米、宽210毫米)，左侧装订。

第四章 行文规则
第十二条 行文应该确有需要，重视实效，坚持少、短、精。
第十三条 公文文书处理应落实党政分开标准。确因工作需要，党政能够联合行文，党办编号印发。
第十四条 各级党政部门应依据各自隶属关系和职权范围确定行文关系。
第十五条 集团企业各职能部门不直接对企业内外发文。各权属企业依据需要能够对内外发文，在集团内能够发上行文或函，在企业内发下行文。各职能部门需发文，应以企业党委或行政名义上报或下发。
第十六条 “请示”公文文书应一文一事。通常只写一个主送机关，方便批复。如需同时送其它机关，应该用抄送形式。 “请示”应该送上级机关文书处理部门按要求程序处理不应直接送领导者个人，也不应同时抄送下级机关。
第十七条 “汇报”公文文书中不得夹带请示事项。
第十八条 不相隶属单位之间通常见函行文。
第十九条 标准上不应越级行文。

第五章 公文文书起草、校核、签发
第二十条 公文文书起草、校核、签发基础次序是起草→审核→会签→校核→签发。
第二十一条 起草、校核、签发公文文书，应依据档案管理要求一律使用钢笔(不得用纯蓝墨水)、签字笔或毛笔。
第二十二条 起草公文文书首页一律用“中共烟台万华合成革集团委员会拟稿纸”或“烟台万华合成革集团拟稿纸”，第二页起一律用国际标准A4型或同型号稿纸。应做到：
（1） 符合党路线、方针、政策和遵守国家法律、法规及集团、集团企业章程，上级机关指示，完整、正确地表现发文机关意图，并同现行相关公文文书要求相衔接。
（2） 情况确实，见解明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅努力争取简短。
（3） 人名、地名、数字、引文正确。
（4） 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。公文文书应避免采取过多层次结构。
（5） 文种、格式使用正确。
（6） 用词用字要正确、规范，文内使用简称，通常应先用全称，并注明简称。
（7） 必需使用国家法定计量单位。
（8） 公文文书中数字，除成文日期、部分结构层次序数和词词组、常见语、省略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数码。
（9） 正确确定公文文书密级，需定密级公文文书，拟稿人应在拟稿纸密级栏内注明。
第二十三条 企业综合性公文文书通常由行政管理部负责草拟，各专业性文书由各职能部门草拟，部分特殊内容文书也可有权属企业草拟。草拟文稿由起草部门责任人审稿、确定密级。需要会签，由拟文稿部门组织会签。
第二十四条 集团企业职能部门或权属企业代拟文稿，应该首先送集团企业行政管理部文秘校核。不应将代拟文稿直接送企业领导个人。未经集团企业行政管理部文秘校核文稿，企业领导标准上不予受理、签发。
第二十五条 公文文书校核关键内容是：
（1） 是否确需行文。
（2） 文件指导思想是否符合党和国家方针、政策、法律、法规和企业决议、决定精神，所提方法和措施是否切实可行。
（3） 是否符合第七条、第十六条、第二十条、第二十一条、第二十二条、第二十三条要求。
第二十六条 公文文书文稿如需作较大修改，应该和原起草部门协商或请其修改。
第二十七条 经集团企业行政管理部文秘校核后文稿应立即送企业领导签发，依据公文文书内容由企业分管领导签发：党、政联合行文由企业党、政领导签发。企业领导签发公文文书，应该明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，须署明圈阅时间，视为同意。

A. 公文文书办理和传输
第二十八条 公文文书办理分为收文办理和发文办理。收文办理包含公文文书签收、拆封、登记、拟办、请办、传阅、承接和催办等程序。发文办理包含公文文书核发、登记、印制和分发等程序。
（1） 签收 收到公文文书应以签字或盖章方法给发文方以凭据。签收公文文书应注明时间(急件应注明签收年、月、日、时)并逐件清点，如发觉问题，应立即向发文机关查询，并采取对应处理方法。
（2） 拆封 公文文书拆封必需由专兼职文管人员负责。 写明“领导同志亲收”公文文书，由领导同志本人或其指定人员拆封。
（3） 登记 公文文书登记应实施分类分薄登记。要将收文日期、公文文书标题、发文机关、份数、发文字号、密级等逐项填写清楚、公文文书右上角同时加盖收文专章并逐项填写清楚。
（4） 拟办 文管人员将收到文件填写“批办文件专用纸”或“文件阅办单”(急件应加盖“特急”或“加急”印章)后，送交行政管理部经理或副经理确定处理意见。
（5） 请办 文管人员依据行政管理部经理或副经理确定处理意见，立即送企业分管领导指示或转主管部门研办，对需要两个以上部门办理，应该指明主办部门。
（6） 传阅 公文文书传阅由文管人员统一掌握，应按企业分管领导指示立即将公文文书送或转相关企业领导、部门领导阅知或主办部门承接。传阅公文文书应严格推行阅文签字手续。
（7） 承接 主管部门对需要办理公文文书进行办理。由多个承接部门共同办理公文文书，主办部门应主动和协办部门研究办理。公文文书办结后，主办部门应签署承接结果并将公文文书退交行政管理部注销。
（8） 催办 行政管理部文秘对公文文书承接情况进行督促检验。对紧急或关键公文文书应立即催办，对通常公文文书应定时催办，并随时或定时向企业领导反馈办理情况。
（9） 核发 行政管理部文秘在公文文书正式印发前，对公文文书审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、上报或下发单位和印制份数，集团企业印发公文文书标准上只发到职能部门及权属企业。
（10） 印制 打印公文文书应做到正确、立即、规范、安全、保密。秘密公文文书应由机要打印员打印。
（11） 分发 上报公文文书通常由主办部门邮寄或直接呈送受文部门；下发公文文书由各单位专、兼职文管人员到行政管理部文管人员签字后领取，特殊情况可在会前签字后直接分发，
第二十九条 各级领导或其它人员参与上级机关会议所领取公文文书(含领导讲话)或上级机关直接邮寄给各职能部门公文文书(舍领导讲话)，应送行政管理部文秘，按收文程序办理。企业各类会议上下发公文文书，和会人员应交本单位文管人员。
第三十条 公文文书处理过程中，应该使用符合存档要求书写材料。含有存档价值传真件，应复制后再办理。
第三十一条 公文文书处理过程中必需严格遵守《中国保守国家秘密法》，确保党和国家秘密安全。
第三十二条 机构合并或撤销，其所收公文文书全部退交行政管理部文秘。人员调整或更换文管人员时，要严格推行文件交接手续。

第七章 公文文书立卷、留存、清退、销毁
第三十三条 公文文书办理完成后，行政管理部文秘应立即将公文文书定稿、正本和相关材料搜集齐全，于第二年上六个月进行公文文书立卷并移交档案管理归档，归档公文文书应在收文或发文登记簿上注明。
第三十四条 集团企业印发公文文书，权属企业可依据需要留存，并填写《留存文件总目录》，行政管理部核查盖留存印后留存，方便备查，个人不得私存公文文书。
第三十五条 不需留存公文文书应退回发文机关。上级机关发给企业公文文书，由行政管理部按上级文管部门要求清退。
集团企业印发公文文书由权属企业于每十二个月春节后清退。
第三十六条 需销毁公文文书，由行政管理部文秘填写《销毁文件记录表》，经行政管理部主任判别同意后，送指定地点销毁，秘密公文文书由2人监销，任何单位或个人不得向废品收购部门出售公文文书，非特殊情况下，个人不得销毁公文文书。
第三十七条 各集团企业各职能部门和权属企业在公文文书办理过程中，如发觉公文文书短缺要立即查找并向行政管理部汇报。对问题严重，行政管理部视情节给通报处理。
第八章 附 则
第三十八条 本措施适适用于企业内各单位公文文书处理工作。
第三十九条 本措施适适用于集团企业及各权属企业公文文书处理工作，本措施如和上级机关要求相抵触时，以上级机关要求为准。
第四十条 集团企业公文文书处理包含到电子文件处理问题可参考上级机关相关电子公文处理措施实施，集团企业将另行制订处理措施。
第四十一条 本制度由万华集团企业行政管理部起草和修订，经由万华集团企业总裁审批后公布。
第四十二条 本措施由企业行政管理部负责解释。
第四十三条 本措施自印发之日起施行，原《烟台万华合成革集团公文管理措施》废止。