建设综合项目工程资料归档标准规范.doc

建设工程档案归档整顿规范
第一章 建设工程文献归档基本职责
一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文献形成和积累纳入工程建设管理各个环节和关于人员职责范畴。
二、在与工程文献与档案整顿立卷、验收移送工作中，建设单位应履行下列职责：
（一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位订立合同、合同步，应对工程文献套数、费用、质量、移送时间等提出明确规定；
（二）收集和整顿工程准备阶段、竣工验收阶段形成文献，并进行立卷归档；
（三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文献形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文献形成、积累和立卷归档工作；
（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档工程档案；
（五）在组织工程竣工验收前，应提请本地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未获得工程档案验收承认文献，不得组织工程竣工验收；
（六）对列入城建档案馆接受范畴工程，工程竣工验收后3个月内，向本地城建档案馆移送一套符合规定工程档案。
三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成工程文献立卷后向建设单位移送。
四、建设工程项目实行总承包，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成工程档案，并应及时向建设单位移送；各分包单位应将本单位形成工程文献整顿、立卷后及时移送总包单位。建设工程项目由几种单位承包，各承包单位负责收集、整顿立卷其承包项目工程文献，并应及时向建设单位移送。
五、城建档案管理机构应对工程文献立卷归档工作进行监督、检查、指引。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案承认文献。
第二章 工程文献归档范畴
一、对与工程建设关于重要活动、记载工程建设重要过程和现状、具备保存价值各种载体文献，均应收集齐全，整顿立卷后归档。
二、工程文献详细归档范畴应符合下列目录规定：工程准
备阶段文献见附录1，建设工程竣工验收文献见附录2，市政基本设施工程竣工验收文献见附录3，建筑安装工程施工文献共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢构造分别见附录4.1-4.7，建设工程竣工图见附录5,市政基本设施工程施工文献见附录6,市政基本设施工程竣工图见附录7,监理文献见附录8。

第三章 归档文献质量规定
一、归档工程文献应为原件。
二、工程文献内容及其深度必要符合国家关于工程勘察、设计、施工、监理等方面技术规范、原则和规程。
三、工程文献内容必要真实、精确，与工程实际相符合。
四、工程文献应采用耐久性强书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
五、工程文献应笔迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
六、工程文献中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210 mm）。图纸宜采用国标图幅。
七、工程文献纸张应采用可以长期保存韧力大、耐久性强纸张。图纸普通采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必要清晰，不得使用计算机出图复印件。
八、所有竣工图均应加盖竣工图章。
1、竣工图章基本内容应涉及：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2、竣工图章示例如下：
3、竣工图章尺寸为：50 mm×80 mm。
4、竣工图章应使用不易褪色红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
九、运用施工图改绘竣工图，必要标明变更修改根据；凡施工图构造、工艺、平面布置等有重大变化，或变更某些超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。
十、不同幅面工程图纸应按《技术制图复制图折叠办法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面(297mm×210 mm),图标栏露在外面。
第四章 立卷原则和办法
一、立卷应遵循工程文献自然形成规律，保持卷内文献有机联系，便于档案保管和运用。
二、一种建设工程由各种单位工程构成时，工程文献应按单位工程组卷。
三、立卷可采用如下办法：
1、工程文献可按建设程序划分为工程准备阶段文献、监
理文献、施工文献、竣工图、竣工验收文献5某些；
2、工程准备阶段文献可按建设程序、专业、形成单位等组
卷；
3、监理文献可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4、施工文献可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷；
5、竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6、竣工验收文献按单位工程、专业等组卷；
7、立卷过程中宜遵循下列规定：
（1）案卷不适当过厚，普通不超过30mm。
（2）案卷内不应有重份文献；不同载体文献普通应分别组卷。
第五章 卷内文献排列
一、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项请示与批复、同一文献印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后顺序排列。
二、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
三、既有文字材料又有图纸案卷，文字材料排前，图纸排后。
第六章 案卷编目
案卷编目是指卷内文献页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面编制规定和规定。
一、编制卷内文献页号应符合下列规定：
（一）页号编号
卷内文献均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号
从“1”开始。
1、编写页号以独立卷为单位。所谓独立卷就是由案卷封面、
卷内目录、文献（图纸）材料某些，卷内备考表构成案卷。
2、有书写内容页面编写页号。
3、编写页号从“1”开始,编写页号用黑墨印油打字机。
（二）页号编写位置
卷内文献页号编写位置：单面书写文献在右下角；双面书
写文献，正面在右下角，背面在左下角。折叠后图纸一律在右下角。
1、文字材料页号位置编写规定为：单面书写文献在右
下角；双面书写文献，正面在右下角，背面在左下角，不大于A4幅面文献，应托裱成A4幅面后再按规定编写页号。
2、图纸。凡不不大于A4幅面图纸一律折叠成A4幅面，并要
求折叠后图标露在外面，页号就编写在图标右下角。
（三）成套图纸和印刷成册工程文献页号编写
成套图纸或印刷科技文献材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
1、成套图纸和印刷成册文献必要提成两卷或两卷以上。
此时应依照从新提成案卷，编写卷内目录，按编号规定编写页号。原目录应当做卷内文献材料对待，放在第一卷卷内目录后。
2、需重新编写卷内目录案卷，应重新编写页号。
3、增长图纸状况。成套图纸补充了若干张图纸后，仍组
成一卷时，补充图纸补充在本套图纸末页之后，并在原目录上增长补充图纸图号、图名。对成套图纸新增长图纸须编写页号。
4、减少图纸状况。成套图纸中减少了其中若干张图纸在
原目录中应去掉已作废图纸，页次将随之变化。由于页次变化修改了卷内目录，应重新编写页号。
（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
二、编制卷内目录应符合下列规定：
卷内目录排列在卷内文献之前。工程档案卷内目录除文献题名外，还涉及序号、文献编号、责任者、日期、页次、备注等内容。（工程前期准备文献卷内目录见附录1、建筑安装施工文献卷内目录见附录4、市政工程施工文献卷内目录见附录6、监理文献卷内目录见附录8、图纸卷内目录见附录9）。
（一）序号
序号是以一份文献为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（二）责任者
责任者填写文献直接形成单位和个人。有各种责任者时，
选取两个重要责任者，别的用“等”代替。
1、所谓责任者是直接形成文献材料单位或个人。
2、工程准备阶段文献除专家建议、领导发言外均为单位形
成，施工文献、监理文献、竣工验收文献基本上也为单位形成，责任者为形成单位。
3、竣工图责任者为竣工图编制单位。
4、有二个以上责任者时，选二个重要责任者，别的用等代替。
（三）文献编号
文献编号应填写工程文献原有文号或图号。
1、文献填写工程文献文号应为发文号。
2、图纸应填写图号。由于每张图纸为一份文献，每张图纸
只有一种图号。
（四）文献题名
文献题名填写文献标题全称。
1、文献材料一定要有题名。
2、图纸题名，即本张图纸图名。
3、全称，按规定文献题名一定要写全称，不能随意改
写成简称或其她名称，应与卷内文献或图纸名称相一致。
（五）日期
日期填写文献形成日期。文献形成日期为文献发文日期，填写年、月、日，但有两点值得注意:
1、文献形成日期也许为某日或某一种阶段。
2、竣工图，填写本张竣工图形成日期，即竣工图章（标）
上日期。
（六）页次
页次填写文献在卷内所排起始页号，最后一份文献填写起
止页号。卷内目录上已编写页号每一份文献所在页次已经拟定，但填写时仍须注意：
1、除最后一份文献外，填写起始页号，每份文献无论是单项还是多页，都只填写首页上页号。
2、最后一份文献，填写起止页号，即本份文献首页和尾页。
（七）备注
备注项要填写本份文献须阐明问题。
三、   编制卷内备考表应符合下列规定：
卷内备考表是卷内文献状态记录单，排列在卷内文献之
后。
（一）卷内备考表式样及内容
工程档案卷内备考表选用是档案规定格式，又结合工程档案实际状况，加些详细内容。（见附录10）
（二）卷内备考表内容填写
卷内备考表内容中所列卷内文献总页数，各类文献页数（照片张数），以及立卷人（或审核人）对案卷组卷状况填写阐明（或审查）要精确和实事求是填写。
1、案卷文献页数。本案卷已编写尾页号数中，分别标
明文字材料、图样材料页数，对于照片样片，应标明张数（一页内也许有几张照片），规定使用阿拉伯数字填写。
2、阐明，是对本案卷完整、精确状况阐明。重要是对卷
内文献复印状况、页码错误状况、文献更换状况、重要文献缺少状况等阐明。如没有需要阐明事项可不必填写。
(三)立卷负责人签字
立卷人、审核人是本案卷立卷负责人，应对本案卷立卷负责。因而要立卷人、审核人签字并注明日期，以示责任。
四、编制案卷封面应符合下列规定：
案卷封面是本案卷名称和案卷内容关于事项阐明，以及保存单位特性项标注。案卷封面编制应符合如下规定。
（一）案卷封面形式
案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，也可采用内封面形式。案卷封面式样宜符合附录11规定。
1、案卷封面。案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，称为
案卷封面，也称为案卷外封面。
2、案卷内封面。放在档案装具内案卷普通也应有案卷封面，
称为案卷内封面，案卷内封面形式和内容与案卷封面相似。
（二）案卷封面内容
案卷封面内容涉及档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号、档案馆代号、密级、保管期限由城建档案馆填写。
（三）案卷题名
案卷题名是本案卷名称，案卷题名应简要、精确地揭示卷
内文献内容。案卷题名应涉及工程名称、专业名称、卷内文献内容。
工程名称为建设工程项目名称和单位工程名称。
专业名称指是工程准备阶段文献、监理文献、施工文献、
竣工验收文献和竣工图。
卷内文献内容，指是本案卷文献或竣工图内容详细名
称。
依照案卷构成详细状况，案卷题名可以简化，以清晰为准。
（四）编制单位
编制单位应填写案卷内文献形成单位或重要责任者。工程档案编制单位有二类：一是形成单位，二是责任者。
1、文献形成单位:工程准备阶段文献为建设单位,监理文献为监理单位,施工文献为施工单位，竣工验收单位为建设单位，因而可以以为文献形成单位和收集汇集责任单位为编制单位。
2、竣工图形成单位。普通状况下竣工图编绘为施工单位，容许施工单位、设计单位承担，也容许有编制能力其她单位编绘,谁编绘竣工图，谁就是竣工图形成单位。
3、重要责任者。工程项目建设责任部门为建设单位，组卷单位是负责本案卷立卷责任单位。
工程档案编制单位也可以为是档案立卷单位。
(五)编制日期
编制日期应填写案卷内所有文献形成起止日期。详细是：
1、文献材料卷。起止日期为：本案卷所有文献中最早形成
文献日期，终结日期为本案卷文献中最晚形成文献日期。
2、竣工图卷。竣工图卷起止日期为本案卷竣工图章（标）
上最早日期为起，最晚日期为止。
3、编制日期书写。编制日期书写采用阿拉伯数字，详细形式为：××××年××月××日～××××年××月××日。

第七章 案卷装订与装具
整顿立卷案卷应当进行装订，并放置在适当装具内。
一、案卷装订
案卷装订是将已整顿立卷档案装订成册，也是工程档案立卷最后一道工序。
（一）案卷可采用装订与不装订两种形式
案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必要装订，既
有文字材料，又有图纸案卷应采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和运用。
1、装订规定
施工单位资料文字材料卷必要装订成册，文字材料卷和图纸构成一卷时也应装订成册。
图纸卷可以散装在装具内。
2、装订办法
装订成册工程档案其装订办法应采用线绳三孔左侧装订法。详细做法是装订线距左侧20㎜，上、下两孔距中孔80㎜，线绳结打在背面。
不装订案卷要注意页号编写，按编号顺序排列好后装盒。并将卷内目录和备考表一起，装入盒内。
3、装订成册案卷质量规定
装订成册案卷，一是要整洁、牢固、便于装进装具内和从装具内取出，并在使用时减少案卷破损和掉页；二是便于保管和运用。
（二）剔除金属物
案卷内不能有金属物和塑料制品，因而在案卷装订前必要剔除金属物和塑料制品，装订用物品也不得使用金属和塑料制品。
（三）衬托
凡立卷工程文献（涉及文字材料和图纸）不大于A4幅面，一律采用A4幅面白纸衬托，衬托普通采用5点衬托法，即四角和非装订中点。
第八章 建设工程文献归档基本规定
一、归档应符合下列规定：
（一）归档文献必要完整、精确、系统，可以反映工程建
设活动全过程。文献材料质量符合归档文献质量规定。
（二）归档文献必要通过度类整顿，并应构成符合规定案卷。
二、归档时间应符合下列规定：
（一）依照建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，
也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
（二）勘察、设计单位应当在任务完毕时，施工、监理单位
应当在工程竣工验收前，将各自形成关于工程档案向建设单位移送。
（三）勘察、设计、施工单位在收齐工程文献并整顿立卷后，建设单位、监理单位应依照城建档案管理机构规定对档案文献完整、精确、系统状况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移送。
三、工程档案普通不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移送城建档案馆。
四、勘察、设计、施工及监理等单位向建设单位移送档案时，应编制移送清单，双方签字、盖章后方可交接。
五、凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档文献，
应按国家关于规定和本规范附录规定单独立卷归档。
第九章 工程档案验收与移送
一、列入城建档案馆档案接受范畴工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收。建设单位未获得城建档案馆出具承认文献，不得组织工程竣工验收。
二、城建档案馆在进行工程档案预验收时，应重点验收如下内容：
1、工程档案齐全、系统、完整；
2、工程档案内容真实、精确地反映工程建设活动和工程实际状况；
3、工程档案已整顿立卷，立卷符合本规范规定；
4、竣工图绘制办法、图式及规格等符合专业技术规定，图面整洁，盖有竣工图章；
5、文献形成、来源符合实际，规定单位或个人签章文献，其签章手续完备；
6、文献材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合规定。
7、列入城建档案馆接受范畴工程,建设单位在工程竣工验收后起3个月内,必要向城建档案馆移送一套符合规定工程档案。
8、停建、缓建建设工程档案，暂由建设单位保管。
9、对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对变化部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆移送.
10、建设单位向城建档案馆移送工程档案时，应办理移送手续，填写移送目录，双方签字、盖章后交接。