办公室主任岗位新版说明书.docx

办公室主任岗位说明书

单 位

岗位名称
办公室主任
编制日期
年 月 日
部门
综合办公室
任职人

任职人签字

直接主管
董事长
直接主管签字

直接下属
副主任、主管
间接下属
各分企业
办公室
岗位
编号

说明书
编 号

同意日期

岗 位 概 要
任

职

条

件
必备
知识
学历、
专业知识
1、本科以上学历，企业管理、人力资源管理、行政管理、财务管理等相关专业
2、含有扎实企业管理、行政管理、人力资源管理、财务管理理论知识和实际工作经验
其它上
岗技能
1、能够熟练应用各类办公软件
2、高级人力资源管理师职称
工作
经验
五年以上大、中型企业行政、人力资源管理工作经验，含有三年以上本职位工作经验
业务
了解
范围
熟悉相关企业管理和本企业相关业务工作步骤；熟悉企业管理学、市场经济学、人力资源管理学、财务管理学等相关学科基础知识
能力素质要求
1、良好时间管理能力，优异沟通协调能力
2、工作严谨、有责任心，善于发觉问题、处理问题
3、含有优异计划管理能力、组织沟通能力和目标控制能力
岗位任务
1、处理企业行政事务性工作及部门内部日常事务工作
2、全方面负责企业人力资源管理工作
责
任
范
围
汇报
责任
直接上报
董事长
间接上报
集团副总经理
督导
责任
直接督导
办公室主管以上
间接督导
分企业办公室
教练
责任
对下属人员进行行政、人力资源管理经验传授，并帮助其提升决议能力、管理能力
成本
责任
电话/电脑/手机
每个月费用在 至 之间
交通费用
打车费用及交通补助费用每个月 元
招待费用
招待费用 元
办公用具及设备
对使用办公用具和设备负有成本责任
保密
责任
对企业全部关键管理事项负有保密责任
档案管理责任
对企业行政制度、下发公文原件、人事资料整理、归集和管理责任
权限范围
审核权
对企业行政、人力资源工作计划及管理文稿审核权
监督
检验权
有权检验、监督企业、分企业各部门对企业领导指示、办公会议决议和部署工作任务落实实施情况，并实施考评
审批权
对企业行政管理、人力资源管理制度规范和工作计划实施审批权
知情权
在授权范围内，有权向企业各部门索取必需资料和了解部分真实情况
考评权
对直接下属人员调配、奖惩提议权，任免提名权和考评评价权
提议权
调整企业管理制度和统筹制订企业规章制度提议权

职责范围、考评依据
职
责
一
职责表述：制订行政、人力资源管理制度
工作
任务
1、组织编制各项行政、人力资源管理规章制度，经同意后实施
2、落实监督实施各项制度，并组织落实和修改工作
考评关键：制度完善及有效实施情况
职
责
二
职责表述：企业人力资源计划
工作
任务
1、全方面统筹计划企业人力资源战略，制订企业人力资源发展计划
2、监督各项人力资源发展计划实施情况
3、立即向决议层提供相关人力资源战略、组织建设方面提议，致力于提升企业综合管理水平
考评关键：人力资源发展计划中年度目标实现程度
职
责
三
职责表述：人力资源管理
工作任务
1、建立并完善企业人力资源管理体系，研究、设计人力资源管理模式
2、监督、指导企业招聘、培训、绩效考评、薪酬等各项工作
3、监督、指导企业劳动保障、劳动关系管理及其它人资管理工作
4、提出、审批重大人事决议
5、立即处理企业管理过程中重大人力资源管理问题
考评关键：各项人力资源管理工作计划立即完成情况
职
责四
职责表述：人力资源贮备和开发管理
工作任务
1、监督企业人才库建设及人才贮备管理，确保企业所需各类人才立即到位
2、为企业主管以上管理者进行职业生涯计划设计，开发各级管理者潜力，最大程度地调动职员主动性
考评关键：关键职员保有率、职员流动率

职
责
五
职责表述：文书档案管理
工作任务
1、负责组织草拟、审核企业关键文稿
2、负责组织立即处理关键来往文电信函审阅、传输，监督检验领导指示、审核和修改以企业名义签发相关文件
3、监督、指导企业印章、法人章及资质资料管理
考评关键：各类公文规范程度
职
责
六
职责表述：行政性资产管理
工作任务
1、组织编制企业行政性资产采购计划，严格控制行政办公经费支出
2、监督企业办公用具、办公用固定资产购置、保留及发放、维修管理工作
3、协调各部门行政性车辆使用及保养、维修
4、审核、审批企业基础建设、固定资产购置等申请
考评关键：行政性资产完好程度
职
责
七
职责表述：内外部沟通协调
工作任务
1、协调企业领导、各职能部门和职员关系
2、帮助企业领导和企业各职能部门、分企业进行联络和沟通
3、帮助各部门计划和组织企业重大活动
4、协调企业和政府部门、行业协会和各类相关单位关系
5、依据企业领导指示，编排工作活动日程表
6、负责行政会议组织，参与或列席会议并做会议统计
考评关键：沟通渠道通畅程度
职
责八
职责表述：后勤保障管理
工作任务
1、依据企业发展要求，安排、组织、指导职员食堂、宿舍日常管理工作
2、审批各项改善职员工作、生活条件意见、提议
考评关键：职员工作、生活条件改善情况及满意度

职
责
九
职责表述：治安和环境管理
工作
任务
1、监督企业内部治安管理
2、监督、检验企业办公办公区域清洁卫生管理
3、监督、检验企业办公区域内环境绿化工作管理
考评关键：企业内外治安、环境情况
职
责十
职责表述；所辖部门管理
工 作
任务
1、负责指导、管理、监督下属分管部门人员业务工作，使其不停提升工作效率
2、负责本部门职员配置、选拔工作
3、有效控制部门内部各项费用支出
4、负责分管部门职员培训、考评工作
考评关键：分管部门业务指标完成、职员考评情况