物业公司组织结构和职能部门及岗位职能职责.doc

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责

嘉佳物业服务

物业企业组织架构及岗位职责
物业企业关键职责职能：物业管理服务是房地产综合开发延续和完善物业管理内容关键包含对房屋及公共设施维护和保养、公共场所清洁、绿化、治安保卫和向业主提供多种有偿服务。目标在于充足合理使用房屋，使房产保值、增值、延长使用寿命。经过对公共设施管理及提供多种便民服务，为住户营造一个整齐舒适、安全方便居住空间。

第一节

物业企业组织架构
.总经理
副经理
行政人事部
客服部
财务部
保洁部
工程部
安保部

第二节 职能部门及岗位职责
总经理
职能范围：
一、负责主持企业全方面经营管理工作；
二、组织实施集团企业及董事会决议；
三、审定企业内部管理和基础管理制度；
四、负责审定企业内部机构设置方案、定岗定编；
五、负责企业中层以下人员任免；
六、组织审定企业年度财务预、决算方案；
七、负责企业下属管理人员及职员思想建设；
八、审定企业工资奖金分配方案并组织实施。

副总经理
（岗位待定，具体工作先由总经理代为实施）
职能范围
一、按分工帮助总经理主持企业日常行政和管理活动；
二、帮助组织工作，对企业中层管理以下人员有任免提议权；
三、定时或不定时召开分管部门会议，听取分管部门工作汇报，立即处理工作中出现问题和矛盾；
四、检验、督导、催办各部门工作；
五、负责企业法务及外联工作；
六、全方面主抓工程部工作，
七、负责组织制订分管部门管理考评标准；
八、帮助总经理接待关键客人及处理重大公关事务。

行政人事部
■ 部门职能
行政人事部负责对内、对外日常事务性工作，协调企业各部门之间关系，维护企业整体利益，立即完成各级领导交办各项任务，为总经理、副总经理当好参谋和助手
1、负责安排企业各项会议，撰写会议纪要，并检验督促各部门实施情况；
2、负责文件上传下达，并将总经理指示立即传达至相关部门和相关人员；
3、负责企业档案编目、立卷、归档、借阅工作；
4、负责企业协议管理工作；
5、负责企业人事管理工作，包含公布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；
6、负责企业各项报表整理、汇总及上报工作；
7、负责企业印章、印信管理和使用工作；
8、负责各部门之间相关问题协调；
9、负责企业车辆管理工作；
10、负责企业接待工作。
■ 岗位职责
一、行政人事部主管
1、组织制订、实施、监督企业各项管理制度；
2、组织制订各岗位职责，并依据企业职位调整进行对应变更，确保和实际工作相符；
3、负责编制企业职员薪酬方案，并组织制作企业每个月工资报表及用工成本、用工费用分析汇报；
4、依据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门招聘要求，立即督促和招聘相关岗位缺岗人员；
5、组织检验制度落实实施情况；
6、组织、协调企业年会、职员活动及各类会议，负责外联工作；
7、搜集整理企业内部信息，立即组织编写企业大事记；
8、负责组织编制企业月度、年度工作总结和计划；
9、负责组织编制企业行政费用开支计划；
10、考评和指导行政人事部工作人员工作并给业务指导；
11、负责职员政治思想教育和专业技能培训，不停提升职员综合能力和素质；
12、管理企业关键资质证件及办理企业所需各项证照；
13、负责企业印信和印鉴管理工作；
14、负责办公用具保管和发放工作；
15、完成上级领导交办其它工作。

四、司机
1、认真落实实施企业车辆管理相关要求，立即安全地完成行车任务；
2、严格实施公安部门交通管理规则，杜绝事故发生；
3、定时进行车辆维修、检验，努力争取节省，合理用油；
4、熟悉所驾驶车辆结构、性能，掌握多种条件下操作要领和排除常见故障技术；
5、珍惜车辆，常常保持车况良好，车容整齐，工具和附件无损坏丢失；
6、出车时如实填写《派车单》。
用户服务部
■ 部门职能
1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进企业质量方针、质量目标、管理目标和经济效益指标实施；
2、落实企业相关所管项目标相关要求、决议，有计划、有步骤地完善所管项目标房屋公共设施和综合服务管理。
3、定时向企业各职能部门和企业领导汇报本部门工作情况，听取企业领导意见和要求，并负责落实实施。
■ 岗位职责
一、客服部主管
（岗位确定，先由总经理代为实施）
1、全方面负责分管项目标经营管理工作，制订部门月度、年度经营计划，并确保计划实施；
2、以身作则，调动职员主动性，保质、保量完成各项工作；
3、热情接待业户，立即有效处理各项投诉，并做好统计；
4、定时对本部门职员进行培训和考评，不停提升职员业务水平和服务质量；
5、协调本部门和各部门关系，合理调配人力和物力资源；
6、负责部门内各项不合格服务纠正跟踪工作，不停促进物业管理和服务水平提升；
7、负责制订本部门各项管理制度、服务标准和操作规程，并检验落实；
8、立即掌握物业费及相关费用收取情况，督促下属立即有效完成物业费及相关费用收取；
9、负责管理物业清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；
10、完成领导交办其它工作任务。
二、客服管理员
1、保持物业企业同业户联络，经过和业户接触和定时造访，搜集、整理业户信息和需求，并立即传达成相关部门；
2、安排新入住业户办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，帮助业户办理装修申请，负责联络业主迁居事宜，并作好各项登记工作；
3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，立即纠正违章施工；
4、催缴物业管理费、采暖费及其它费用；
5、负责用户资料整理及归档工作，建立用户档案和二次装修施工管理档案；
6、负责管理区内业户接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应灵敏、处事稳健；
7、按接待来访要求，做好来访登记，对电话预约来访要立即通知相关领导或部门；
8、负责接待及处理业户咨询、投诉工作，并定时进行回访；
9、定时对管辖范围进行巡视，发觉问题立即统计并向上级汇报；
10、接收并处理用户投诉，做好统计，并立即向上级领导汇报；
11、统计管理日志，跟进所列问题；
12、完成领导临时交办工作。
三、保洁班长
1、熟知管辖范围绿化布局和区域养护情况；
2、负责管辖范围环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；
3、依据作业频率，负责绿化，景观护理日检工作，并做好统计；
4、负责制订保洁员值班工作表，安排好日常保洁员各项工作；
5、分配好各个保洁员对管辖范围内公共区域环境卫生、绿化管理工作；
6、负责指导保洁员日常工作；
7、对保洁员服务质量进行定时或不定时检验；
8、配合经理定时组织保洁员进行业务知识学习和专业技术培训；
9、负责上级部门交办及下达各项工作任务。
四、保洁员
1、在保洁班长领导下工作；
2、负责责任区内保洁、清洁工作；
3、严格根据操作规程操作；
4、严格确保礼仪形象要求；
5、对突发事件应立即上报并做相关处理；
6、完成班长交办其它工作。
财务部
■ 部门职能
1、负责企业各项目标财务核实和日常财务管理；
2、制订和完善企业内部各项目标会计核实制度；
3、具体负责企业内部年度财务预、决算；
4、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及集团审计工作；
5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支资料，定时向总经理汇报；
6、负责各项财产登记、调拨，并按要求摊销折旧；
7、组织各部门编制收支计划，结合企业情况进行综合平衡，编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定时进行分析；
8、严格实施国家要求财务制度，严格遵守相关财经纪律，并督促财务人员遵章遵法，做好财会工作；
9、检验各部门经济活动情况，预防套汇、挪用内款，贪污偷窃违法乱纪行为；
10、完成领导交办其它工作。
■ 岗位职责
一、会计
1、根据国家会计制度要求进行会计核实，实施企业财务制度，针对企业财务工作中出现问题及产生原因提出改善提议和方法，会计核实及会计报表要立即正确；
2、负责指导检验各部门财产登记保管使用工作，多种财产物资管理平日要随时完善，并定时进行盘点，通常季度一小点，年度内进行两次根本清查，对到期、报废、盘亏、盘盈资产完善手续立即进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符；
3、负责做好营业费用、管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考评和控制各部门费用指标，抓好日常费用管理工作，负责编制部门经营情况报表；
4、负责对外来款核实结算，尤其是对应收款帐外部分建立台帐，每个月做帐内帐外应收报表备查并报财务经理一份，同时立即督促相关部门进行催款，结清欠帐；
5、正确计算应缴税金，依法依时纳税；
6、负责物业管理软件数据统计和审核，停车场收费系统使用和管理，使软件和财务帐相互统一，并达成财务统计核实相关要求，用软件规范各项工作步骤（如收费步骤、有偿服务步骤等）达成以软件为管理平台，同时立即对多种欠费催缴及往来帐核实管理；
7、定时不定时现金、支票抽查制度，并做好现金检验统计，对出纳银行余额调整表每个月全部要签字查对；
8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、 传票，建立会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档；
9、完成财务部经理安排其它工作。
二、出纳
1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务：
（1）立即登记现金日志帐，现金收付日清月结，预防长短款情况发生，接收现金库存抽查并做清点统计；
（2）立即处理银行相关业务，了解银行相关运作步骤，掌握企业在银行资金存取情况，合理资金调拨，不签发空头支票；
（3）做支票登记备查簿、银行余额调整表，立即处理催缴已签发支票，确保企业资金安全管理规范；
（4）有效调控各帐户间资金，以方便工作进行。
2、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整正确，支付立即有效，当日收入当日入帐，多种收付款凭证支付完成须加盖已收、已支或已结清字样戳记。同时严格审核报销单据、发票等原始凭证，根据费用报销相关要求，办理现金收支付业务，做到正当正确、手续完备、单证齐全。
3、物业管理收款录入查对工作，对各项收入物业管理费、供暖费等要立即录入，每个月和会计帐薄进行查对并编制录入查对情况表；
4、月份银行对帐单、工资存卡明细及相关付款明细等保管装订并装订成册存档，会计凭证编制、装订，凭证装订前要注意检验，编制是否完整、规范；
5、对物业服务性收费收入、其它由她人代收费用入帐前要对对应发票、收据或其它收款凭据进行签字确定，预防责任不清产生差错，同时要立即入帐；
6、负责妥善保管现金、相关印章、空白支票和收据，做好相关单据、帐册、报表等会计资料整理、归档工作；
7、完成经理交办其它临时性工作。
工程部
■ 部门职能
1、负责管辖范围内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其它公共系统运行管理、日常维修保养、设备维护及故障检修等工作；
2、负责管辖范围内整体设备设施维修保养工作；
3、负责做好能源消耗控制工作；
4、负责对部门设备设施购置、使用、保养、报废进行论证、安装、维护及监督管理；
5、负责项目大、中、小工程维修组织实施和协调；
6、负责公共区域内钥匙管理。
■ 岗位职责
一、工程部主管
1、全方面负责工程部管理工作；
2、负责管理区域内设施、设备运行、保养、维修，安全检验工作安排和落实；
3、推行物业企业签署设备管理协议，完成下达各项管理指标和经济指标；
4、确保机电安装维修工程管理设施、设备处于安全、良好运行状态；
5、实施政府部门相关行业法规，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，预防发生安全事故；
6、对设施、设备运行、维修和保养正常运行每个月必需进行一次全方面检验；
7、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其它公共系统日常维修保养工作；
8、负责组织对企业接管机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作；
9、负责组织技术文件盒设备档案接管、建立和管理工作；
10、负责业户对机电工作投诉处理，负责本部门不合格服务处理，纠正和预防方法实施、跟踪和检验；
11、完成领导交办其它工作。
二、电工
1、熟练掌握管辖范围内电气设备原理及实际操作和维修；
2、制订所管辖设备检修计划，按时按质按量地完成，并填好统计表格；
3、负责管辖范围强、弱电系统日常巡检工作，对楼宇感应灯、管辖范围景观照明灯等设备进行日检，发觉问题立即处理；
4、负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统等运行、维护和管理工作；
5、负责供电系统维保操作及提出供电设备大、中、小修计划；
6、依据系统运行情况进行必需技术改造，制订切实可行节省能源方法，并确保实施，使供电方案为最优；
7、定时开展设备维修保养工作；
8、完成上级交办其它工作。
四、水暖工
1、落实实施工程部主管下达各项指示；
2、熟悉本专业设备设施情况，搜集、整理相关水系统技术、文件和资料；
3、负责对管辖范围内给排水系统提出技术整改提议，并负责监督实施；
4、负责管辖范围内供暖工作；
5、定时测查，确保供暖期供暖安全有序进行；
5、熟悉了解管辖范围内给排水、供暖运行情况，并负责做好维修工作；
6、维修做到立即正确，管好材料，杜绝材料浪费、流失；
7、依据运行实际情况，提出设备运行节能方法，并确保实施，使系统能运行在最优状态；
8、帮助企业做好上级单位各项检验接待工作，建立维修水暖巡视检验制度，发觉问题立即处理，做好维修统计工作；
9、完成上级交办其它工作任务。
五、维修工
1、实施相关技术规范、要求，熟练掌握设施、设备结构、性能、特点和维修、保养方法；
2、定时清洁其管理设备和设备机房，确保设备、设施、设备机房整齐；
3、严格遵守安全操作规程，预防发生安全事故；
4、发生突发情况，应快速赶往现场，立即采取应急方法，确保设施、设备正常、完好；
5、定时对设施、设备进行全方面巡视、检验，发觉问题立即处理；
6、负责土建工程：砌砖、抹灰、大白、木制作、油漆等项目标维修；
7、主动完成上级交办各项临时任务。

保安部
■ 部门职能
安管部关键负责管辖范围内多种设施安全、保卫工作，管辖范围消防监控工作，并负责维护管辖范围内日常秩序。
1、立即将国家制订法律、法规和企业各项安全保卫规章制度向职员宣传，增强职员法制观念，提升警惕，并做好防火、防盗、防暴、防破坏等工作；
2、加强内部治安管理，制订多种安全管理规章制度，打击各类违法犯罪活动；
3、配合公安机关参与调查重大事故，并写出调查汇报，上报总经理；
4、负责管辖范围消防安全工作，领导、组织企业警卫和义务消防队，并开展教育和训练，常常进行安全检验工作。
■ 岗位职责
一、保安部主管
1、 负责保安部日常管理及计划编制工作，对企业安全管理全过程进行检验和监督；
2、教育安管人员自觉遵守国家法律、法规，认真实施企业各项管理规章制度；
3、负责召集和组织安管部办公会议，研究决议，处理本部门职权内各项工作；
4、负责编制安管部年度计划，拟订年度《秩序维护员培训计划》；
5、教育和培养安管人员熟悉和掌握管辖范围治安、消防、服务等方面工作特点和规律，不停增强安保工作针对性和有效性；
6、对安管部全方面工作管理，负责安管员招聘、录用、考评和奖惩，对安管人员录用及解聘有提议权；
7、率先垂范做好本职员作，对安管员表现好坏，有权进行表彰和批评，并对全班工作负完全责任；
8、监督检验对企业各项管理制度、相关法规、政策标准实施情况，负责协调相关职能部门，公安机关之间关系；
9、立即组织安管人员完成各项临时警戒警备任务；
10、完成企业领导交办其它工作。
二、保安班长
1、服从命令，听从指挥，认真实施要求工作计划；
2、依据部门经理指示、意图及治安、消防、服务等方面相关要求，提出工作目标和任务，制订具体实施步骤和工作标准，并领导保安人员落实实施；
3、组织安管员进行治安、消防、服务等方面业务培训和军体训练，要求班组学习和训练任务，并常常进行督促检验，确保学习和训练任务圆满完成；
4、依据保安主管工作要求和岗点值勤要求，率领全班人员严格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服务等方面工作，并主动配合当日值班员工作；
5、负责各岗位不合格服务处理及纠正预防方法和跟踪；
6、负责签署《安全消防协议》，督促、考查安管员消防责任落实实施情况，对违反要求有权提出提议；
7、建立消防岗位责任制度，立即向领导反馈防火工作存在问题；
8、负责组织消防训练和演练，帮助制订消防预案，加强消防巡查，立即消除火警隐患；
9、完成领导交办其它工作。
三、保安员
1、服从领导，听从指挥，严格遵守规章制度；
2、严格要求，认真训练，熟练掌握规范值勤要求，充足表现经典生活物业服务一流形象；
3、努力学习安防业务，熟悉各类紧急、突发性事件处理程序和各类器械使用方法，不停提升安管服务水平；
4、对多种监控设备、器材进行维护，发觉问题，立即处理，预防为主，安全检验，清除不良隐患；
5、对管辖范围各类事件立即搜集、整理、反馈，对突发事件立即汇报，立即处理；
6、模范遵守国家法令、法规，做到依法办事；
7、熟悉本岗位职责和工作程序，掌握本辖区内每一个角落，圆满完成工作任务；
8、负责物业大型活动警卫部署；
9、负责管理管辖范围安全、防火、防盗、防破坏防范工作；
10、负责管辖范围应急处理抢救工作；
11、负责管理管辖范围内各项咨询服务工作；
12、完成上级交办各项任务。
四、消防专干
1、接收部门主管工作安排，认真完成消防安全管理各项工作；
2、定时检验消防设施并做好消防巡视统计；
3、负责安全管理员消防知识培训工作；
4、熟练掌握消防器材使用，发生火警，应立即采取应急方法；
5、定时进行高层防火演练，以提升保安员应对突发事件处理能力；
6、负责组织消防训练和演练，加强消防巡查，立即消除火警隐患；
7、对消防隐患之处，负责制订纠正和预防方法，并跟踪其实施；
8、负责制订所辖区多种突发事件（火灾、台风、暴雨、刑事案件、治安等）预防组织架构和方法；
9、帮助进行消防设备检修保养；
10、完成领导交办其它工作任务。
五、监控员
1、负责监视管辖范围各部位过往人员和物资；
2、发觉可疑人员或不安全原因，要立即通知相关人员前往查处；
3、熟练掌握监控系统操作规程，严格根据规程操作，发生监控设备异常或故障，应立即向保安部值班班长或部门领导汇报，不得私自处理；
4，亲密注意区域内易发案部位及关键部位动向情况，发觉问题立即处理；
5、值班期间发觉可疑情况及问题，立即上报，并做具体统计，并随时向安管部经理汇报情况；
6、具体统计当班工作情况和监控设备运转情况 ；
7、每日做好监控室卫生工作，并随时保持监控室清洁；
8、严格按制度收发、保管器材（对讲机），并注意日常维护和保养；
9、认真完成上级交办各项工作任务。
注：以上部门主管工作先由总经理代管实施。