ERP整体流程与采购职能必修模板.doc

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目　　　　錄
壹、課程大綱 1
貳、課程目標 2
參、ERP整體步骤說明 3
一、通常企業步骤 3
二、採購職能作業與模組別關係 6
肆、採購職能必修之數位學習單元 7
伍、前置基础資料 8
一、編碼原則設定作業 8
二、幣別匯率建立作業 8
三、付款條件建立作業 9
四、供應廠商資料建立作業 10
五、單據性質設定作業 11
陸、各步骤說明 12
一、核價單 12
1.步骤說明 12
2.範例及重點說明 13
二、請購資料維護作業 14
1.步骤說明 14
2範例及重點說明 15
三、詢價及審核 17
1.步骤圖 17
2.範例及重點說明 18
四、料件承認步骤 25
1.步骤圖 25
2.範例及重點說明 26
五、採購單 28
1.步骤說明 28
2.範例及重點說明 29
六、採購變更 31
1.步骤說明 31
2.範例及重點說明 32
七、進貨步骤 34
1.步骤圖 34
2.範例及重點說明 36
八、退貨/進貨折讓步骤 37
1.步骤圖 37
2.範例及重點說明 38
九、進貨發票步骤 40
1.步骤說明 40
2.範例及重點說明 41
十、結帳步骤（月結） 42
1.步骤圖 42
2.範例及重點說明 43
十一、預付步骤（單次預付-記錄採購單） 45
十二、溢付步骤（單次/数次預付-不記錄採購單） 46

壹、課程大綱
w ERP整體步骤說明
w 採購職能必修之數位學習單元
w 前置基础資料
w 各步骤說明
ü 核價步骤
ü 請購資料維護
ü 詢價及審核步骤
ü 料件承認步骤
ü 採購步骤
ü 採購變更步骤
ü 進貨步骤
ü 退貨及進貨折讓步骤
ü 進貨發票步骤
ü 結帳步骤
ü 預付/溢付步骤
貳、課程目標
在課程結束時，您應該要了解：
w ERP之整體步骤及採購職能別在企業所饰演之角色
w 採購職能相關作業與各模組之關係
w 採購職能應修習哪些數位課程單元
w 採購職能別各作業步骤及知道怎样操作各建立作業及列印憑證或報表。
註：基礎操作請於「鼎新ERP II企業學習網」（.tw/）研讀。
課程系列
課程名稱
基礎操作
基礎操作-簡易示範篇
基礎操作-憑證列印篇
基礎操作-報表列印篇

參、ERP整體步骤說明
一、通常企業步骤
資產取得單
報價單
合約訂單
訂　單
銷貨單
生產計劃
製造命令
領料單
生產入庫單
託外進貨單
託外退貨單
請購單
採購單
進貨單
核價單
結帳單
收款單
應收票據
存款單
應付憑單
付款單
應付票據
提款單
訂單變更
銷退單
庫存不足
庫存不足
(原物料)
庫存不足 (成品/半成品)
退料單
詢價單
採購變更
退貨單
BOM
BOM變更
<研發職能>
<業務職能>
<財務職能：含收、付款、票據融資及會計總帳>
<生管/託外職能>
<採購職能>
<倉管職能>
庫存異動單
轉撥單
借入/出單
會計傳票
資產改良單
資產重估單
資產報廢單
資產出售單
資產調整單
資產折舊單
資產減損單
<總務職能>
Œ

Ž


‘
’
資產移轉單
資產外送單
資產收回單
資產請購單
資產採購單
資產進貨單
成本計算管理系統

各職能別之關聯說明：
職能
作業說明
Œ
業
務
w 首先客戶會請業務人員報價。
w 雙方會根據需求簽定「合約訂單」或直接下「訂單」。
w 若庫存數量不足應付訂單數量，可執行「生產計劃」（詳「生管/託外職能Ž」）。
w 後續若雙方同意變更訂單內容可記錄「訂單變更」資料。
w 於預交日出貨（銷貨單）。
w 出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於「銷退單」。

研
發
w 執行「生產計劃」前，設定好成品及半成品之用料資料。
w 若不執行「生產計劃」，亦可於開立「製造命令」時展開BOM用料。
w 後續若用料有改變，則能够「BOM變更」記錄之。
Ž
生
管
託
外
w 執行「生產計劃」後，若成品不足，可發放成「製造命令」（廠內自製/託外加工），若不執行「生產計劃」，亦可自行輸入至「製造命令」。
w 正式生產時可於「領/退料單」（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。
w 後續完工，若為廠內自製可利用「生產入庫單」記錄入庫資訊，若為託外加工則以「託外進貨單」記錄之。
w 託外加工品入庫後仍有退貨需求，能够「託外退貨單」記錄之。

採
購
w 執行「生產計劃」後，若原物料不足，可發放成「請/採購單」。
w 若非生產性請購或不執行「生產計劃」，亦可於「請購單」直接輸入。
w 若與廠商簽定買賣合約，可於「核價單」記錄該資訊。
w 可根據採購狀況不一样，決定是否另外找廠商或向廠商詢價，詢價資料可記錄於「詢價單」內。
w 詢、比、議價結束後，正式下訂可記錄於「採購單」內。
w 後續若雙方同意變更採購單內容可記錄「採購變更」資料。
w 廠商於需求日進貨（進貨單）。
w 進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於「退貨單」。

倉
管
w 倉管在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於「退貨單」（參「採購職能」）。
w 後續領料生產或退料，亦由倉庫負責記錄或點收（參「Ž生管/託外職能」）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由倉庫點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以「託外退貨單」記錄之（參「Ž生管/託外職能」）。
w 後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在「銷貨/退單」（參「Œ業務職能」）。
w 除上述單據會影響庫存帳外，倉管仍會依其它需求（如：緊急入庫）輸入「庫存異動單」、或將料品轉撥至其它倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。

職能
作業說明
‘
財
務
w 此部份涵蓋「Œ業務職能」之立帳、收款、「採購職能」之立帳、付款、「Ž生管/託外職能」之託外加工費之立帳、付款、票據融資管理、「’總務職能」中跟會計總帳有關部份，和後續彙總至會計總帳部份。
’
總
務
w 與財務相關之部份有：資產之取得、改良、重估、報廢、出售、調整、折舊及減損。
w 與財務無關之部份有：資產之移轉、外送及收回。

二、採購職能作業與模組別關係
無法記錄
在付款單
核價單(選)
詢價單(選)
採購單
進貨單
品號廠商檔
採購變更
進貨→庫存增加
退貨→庫存減少
應付憑單
退貨單
付款單
庫存相關資料表
借入單
驗退件退回
庫存管理系統
請購單
應付管理系統
採購管理系統
產品結構管理系統
料件承認
資　　料

肆、採購職能必修之數位學習單元
註：須先修習「基礎操作」
學習
順序
課程系列（模組別）
課程名稱
說明
建議閱讀
時　　點
全程時間
（分鐘）
0
採購管理系統
採購管理系統學習地圖與引導
了解與採購職能相關之其它模組說明
*課前
63
0
應付管理系統
應付管理系統學習地圖與引導
課後
37
1
庫存管理系統
品號(基础)資料建立作業
了解與採購職能相關之品號基础資料
*課前
36
2
品號(採購)資料建立作業
*課前
28
3
庫存狀況查詢作業
課後
39
4
採購管理系統
採購系統簡介
了解採購職能別关键作業
*課前
12
5
採購基础資料篇
*課前
27
6
廠商資料新增與保留
*課前
38
7
採購商品定價及核價篇
*課前
25
8
請購管理篇
*課前
26
9
詢價管理
*課前
27
10
採購單管理及採購變更篇
*課前
40
11
進貨與退貨作業篇
*課前
90
12
進貨發票管理
*課前
15
13
採購及資材報表
課後
98
14
進貨記錄統計與分析篇
課後
31
15
廠商評核管理篇
課後
46
16
其它批次作業與查詢作業
課後
21
17
開帳導入篇
課後
7
18
產品結構管理系統
BOM用量資料與取替换建立篇
了解與採購職能相關之產品結構基础資料
課後
45
19
料件承認管理篇
課後
13
20
BOM自動請購作業
課後
9
21
產品結構系統報表-資材篇
課後
29
22
應付管理系統
應付系統之結帳作業
了解採購職能別與結帳、付款相關作業
*課前
56
23
應付系統之預付作業篇
課後
41
建議：為達到愈加好學習效果，我們建議您在上本課程前先於「鼎新ERP II企業學習網」（.tw/）研讀「建議閱讀時點＝課前」之數位學習單元。
註：必修之數位學習單元課程(14小時59分)
伍、前置基础資料
一、編碼原則設定作業
位址：基础資料管理系統 \ 建立作業 \ 編碼原則設定作業
目标：可先於本作業設定廠商代號之編碼方法，後續於「供應廠商資料建立作業」新增廠商資料時，可開窗找到此作業編碼方法編定新代號。

二、幣別匯率建立作業
位址：基础資料管理系統 \ 建立作業 \ 幣別匯率建立作業
目标：本系統所要使用之幣別，皆需於本作業先行建立。

三、付款條件建立作業
位址：基础資料管理系統 \ 建立作業 \ 付款條件建立作業
目标：對於廠商進貨後預計付款日及資金實現日等設定付款條件。

四、供應廠商資料建立作業
位址：採購管理系統 \ 基础資料管理 \ 供應廠商資料建立作業
目标：記錄供應廠商基础資料。

五、單據性質設定作業
位址：採購管理系統 \ 基础資料管理 \ 單據性質設定作業
目标：設定「採購管理系統」須使用之單別及其性質。

註：以上基础資料之欄位說明及操作詳參「採購管理系統 \ 採購基础資料篇」及「廠商資料新增與保留」數位課程單元。
陸、各步骤說明
一、核價單
1.步骤說明
付款單建立作業(付驗收款)
核價單建立作業
核價單憑證
核准
品號廠商檔
廠商端
本企业
Œ要求報價
報價單憑證
正式報價
採購人員
聯絡人
修改
是
否
核價單憑證
Ž詢、比、議價

註：詳參「採購管理系統 \ 採購商品定價及核價篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 核價單建立作業
w 範例說明：針對「INV1009合成皮」，向廠商「1001國內供應商」詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至「核價單建立作業」。
Œ

Œ



‘



Ž


’

w 重點說明：
1. 新增一單據，須於「單據性質設定作業」設定一「單據性質＝32.核價單單據」之單別。
2. 輸入「單據日期」。
3. 輸入「廠商代號」（須先於「供應廠商資料建立作業」輸入該廠商之基础資料）。
4. 輸入廠商報價之「品號」。
5. 輸入廠商報價之「有效日期」（即「生效日」及「失效日」）。
6. 輸入廠商對該品號之報價。
7. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色「核」字。
本作業資料可作為後續採購單抓取參考單價順序之來源。
練習題1：
針對「INV1001 SL足墊」，向廠商「1002 嘉嘉供應商」詢、比、議價且核准後，採購人員申請核價程序，並將結果輸入至「核價單建立作業」，該品號單價為$25，該核價一個月內有效。
二、請購資料維護作業
1.步骤說明
請購單建立作業
請購單憑證
核准
請購資料維護作業
修改
請購單憑證
是
否
詢、比、議價
需求單位提出請購需求時

註：詳參「採購管理系統 \ 請購管理篇」及「詢價管理」數位課程單元。

2範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業
w 範例說明：採購單位接獲請購需求，需求中之「INV1009合成皮」已经有核價資料，無須再執行詢價步骤，採購人員於「請購資料維護作業」直接確認需求。
ŒŒ

ŒŒ

•
“
‘
’

”

•
‘


Ž
Œ


Œ

Œ



w 重點說明：
1. 本作業关键目标在於審核「請購單」之需求，無須新增單別。以「查詢」方法找到物控部門於上一單據輸入之「請購單號」，按一下「修改」鈕，開始檢視需求明細資料；另亦能够「採購人員」為查詢條件找出自己負責品號來維護。
2. 確認「供應廠商」是否正確，可另修改。
3. 確認「交貨庫別」是否正確，可另修改。
4. 「採購數量」會預設為原始請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它原因修改「採購數量」，並確認「採購單位」是否正確。
5. 確認後續發票「課稅別」是否正確，可另修改。
6. 可修改採購單價，但「詢價碼」會依該筆請購是否進入詢價步骤而改變狀態，分別為「不需詢價」、「詢價中」、「審核中」、「已核准」。若「不需詢價」才能够更改採購單價。
7. 確認「交貨日」是否正確，可另修改。
8. 若有特別事項須註明，可輸入至「備註」欄位，執行「請購資料更新作業」時可選擇將此備註資料產生至採購單。若已確認此請購需求，可將「鎖定碼」打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。
9. 「採購碼」及「採購單號」不需輸入，執行「請購資料更新作業」產生對應「採購單」後由系統回寫，打勾表示已經產生採購單，無法再拋轉產生採購單，也無法再修改資料。
10. 若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之「指定結案」鈕處理。另執行「請購資料更新作業」產生採購單後，「結案碼」會被更新成「Y:自動結案」。
練習題2：
假設您是採購人員，請至「採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業」查詢兩筆資料：
1. 由「10物管部門」於當月1日提出之需求，品號為「INV1002底座」，數量1,000個，需求日為當月8日。請確認請購需求，如：供應廠商、採購單價、採購數量、交貨日等資料是否需要修改。
2. 由「70倉管部門」於當月1日提出之需求，品號為「INV1004通常輪」，數量1,000個，需求日為當月9日。此品號因從未經核價程序，故查詢後請勿於「採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業」維護任何資料，於步骤三（詢價及審核）再繼續練習，於本作業查詢之目标，在於了解「70倉管部門」之需求。
三、詢價及審核
1.步骤圖
請購資料維護作業
詢價單建立作業
詢價單審核作業
請購資料更新作業
採購單建立作業
請購步骤
核價否
是
否
請購資料維護作業

註：詳參「採購管理系統 \ 詢價管理」數位課程單元。
2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 詢價資料管理 \ 詢價單建立作業
w 範例說明：針對步骤二第一筆請購需求，品號「INV1001 SL足墊」，採購人員向兩家廠商「1001 國內供應商」和「1002 嘉嘉供應商」進行採購前詢價並紀錄於系統中。
輸入第一家供應廠商報價資料：
Œ

‘





Ž



Œ

w 重點說明：
1. 新增第一家供應商報價資料，點選新增後，於「請購單別」欄位開窗查詢並選取「請購單號」。
2. 輸入「單據日期」。
3. 選取供應廠商為「1001 國內供應商」。
4. 於「請購序號」欄位開窗選取請購單之「原序號」。系統會依該請購單明細帶出品號、規格、數量等資料。
5. 在「廠商報價」欄位輸入廠商報價6元。
6. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色「核」字。
輸入第二家供應廠商報價資料：


Œ

w 重點說明：
1. 向第二個廠商「1002 嘉嘉供應商」詢價，以同樣方法新增第二筆廠商報價資料。
2. 輸入「廠商報價」。
練習題3：
因品號「INV1004通常輪」從未經核價程序，故請將初步詢價結果輸入至「採購管理系統 \ 詢價資料管理 \ 詢價單建立作業」：
供應廠商
單價
1011大同企业
10
1012華夏企业
11

w 作業位址：採購管理系統 \ 詢價資料管理 \ 詢價單審核作業
w 範例說明：採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。

Œ

Œ



Ž


註

註

w 重點說明：
1. 點選「查詢」按鈕，在「請購單別」欄位開窗選取已經詢好價「請購單號」，不需新增單據。
2. 於單身「核准」欄位勾選最終選擇之供應廠商，如：「1001 國內供應商」。
3. 可在「備註」欄位紀錄選擇原因。
4. 核准後，該單據會出現紅色「核」字，系統亦會更新「請購資料維護作業」「詢價碼」為「已核准」，表示整個詢價及審核程序已完成，可繼續下一程序「請購資料更新作業」。
註：工具列上提供兩個核准按鈕：「單筆確認」及「整張確認」；若同一請購單有兩筆資料，假設兩筆請購品號向兩家不一样供應廠商採購，可利用「單筆確認」鈕處理，以避免因與另一家供應廠商詢、比、議價時間過長而延誤另一請購品之採購；假設兩筆請購品號向同一家供應廠商採購，可利用「整張確認」審核同一請購單資料。
練習題4：
承上一步驟（詢價單建立作業）練習題，採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結果呈交主管審核。假設您是該名主管，請至「採購管理系統 \ 詢價資料管理 \ 詢價單審核作業」做最後審核決定。

w 作業位址：採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料更新作業
w 範例說明：將已審核過請購資料，批次拋轉成正式採購單。



Œ

Ž

Œ



w 重點說明：
1. 篩選要拋轉成採購單之「請購單號」範圍。
2. 可選擇「鎖定選項」為「已鎖定」者，篩選需求確認（未執行詢價步骤者）或已審核（有執行詢價步骤者）之請購單。
註：「已鎖定/未鎖定」者皆可更新成採購單。
3. 若有多個採購人員，則依所屬權責選擇「採購人員」。
4. 輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。
執行結果（由系統自動產生之採購單）：

Œ

Ž



w 重點說明：
1. 依請購資料更新成採購明細。
2. 可依是否須緊急處理勾選「急料」，以提醒供應廠商急件處理。
3. 採購單明細也會將請購單別、單號、序號列出以作後續勾稽。
練習題5：
將已確認之請購單拋轉成正式採購單。
請購部門
品號
數量
需求日
上一步驟
10物管部門
INV1002底座
1,000個
當月8日
請購變更
70倉管部門
INV1004通常輪
1,000個
當月9日
詢價審核

四、料件承認步骤
1.步骤圖
可記錄於備註欄位
產品結構管理系統
請購資料維護作業
詢價單建立作業
詢價單審核作業
請購資料更新作業
採購單建立作業
請購步骤
料件承認資料建立作業
料件承認異動作業
Œ議價、比價
確認品質規格
核價否
是
否
請購資料維護作業

註：詳參「產品結構管理系統 \ 料件承認管理篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
w 作業位址：產品結構管理系統 \ 料件承認管理 \ 料件承認資料建立作業
w 範例說明：向供應廠商索取料件承認資料，並將此資料輸入於本作業，可作為後續購料時之管制。



Ž
Œ



w 重點說明：
1. 以「查詢」方法找出品號，按下「修改」鈕輸入料件承認資料。
2. 「料件承認碼」打勾，表示後續採購單必須受到控管，已承認之廠商才能發出採購單。
3. 開窗選取合格製造商代號。
4. 輸入廠商合格「承認型號」，不可空白。
5. 「关键來源」打勾，表示此供應商可設定為該品號之「关键供應商」。
註：可直接於「料件承認資料建立作業」裡輸入同一品號全部廠商之料件承認資料，亦可於「料件承認異動作業」將同一品號各別廠商之料件承認資料輸入。

w 作業位址：產品結構管理系統 \ 料件承認管理 \ 料件承認異動作業
w 範例說明：廠商提供變更之料件承認資料。
Œ

‘


Ž


Œ

w 重點說明：
1. 新增一筆資料，於「品號」欄位輸入要變更哪一個「品號」之料件承認資料。
2. 輸入「製造商」代號及其「承認型號」。
3. 「修改次數」會根據同一廠商、承認型號、品號之變更次數由系統自動帶出。
4. 可輸入「變更原因」，以作後續備查。
5. 輸入修改後之「承認文號」。
6. 單據存檔後資料自動確認。

五、採購單
1.步骤說明
廠商端
本企业
採購單建立作業
採購單憑證
核准
進貨跟催
廠商預計進貨表
品號預計進貨表
廠商採購交貨狀況表
等...
聯絡人
一、傳送給廠商
二、後續追蹤
修改
是
否
採購單憑證

註：詳參「採購管理系統 \ 採購單管理及採購變更篇」數位課程單元。

2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購單建立作業
w 範例說明：遇有緊急採購需求（未執行請購步骤），手動輸入向廠商「1001 國內供應商」購買「INV1002 底座」500 個。
Ž
Ž
Œ

Œ







“

’

‘

w 重點說明：
1. 以「新增」方法，輸入「採購單別」。須於「單據性質設定作業」設定一「單據性質＝33.採購單」之單別。
2. 輸入「單據日期」及「廠商代號」，廠商為「1001 國內供應商」，系統將會帶出廠商基础資料中所預設廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。
3. 輸入「廠別代號」 (系統預設資料中第一筆廠別)及「交易幣別」。
4. 輸入購買「品號」為「INV1002 底座」。
5. 輸入購買「數量」500。
6. 輸入「採購單價」，系統會依預設取價原則抓取單價，可修改。
7. 輸入採購品之「預交日」。
8. 單據存檔後執行簽核步骤，核准後，該單據會出現紅色「核」字，採購人員再將單據印出傳交廠商。
練習題6：
新增一張緊急採購單，向廠商「1002 嘉嘉供應商」購買「INV1001 SL底座」，數量600個，單價62元，預交日為當月20日。

六、採購變更
1.步骤說明
廠商端
本企业
Ž採購變更單建立作業
Œ要求變更
採購變更單
憑　　　證
核准
進貨跟催

廠商預計進貨表
品號預計進貨表
廠商採購交貨狀況表
等...
採購變更單
憑　　　證
一、傳送給廠商
二、後續追蹤
採購人員
聯絡人
同意變更
修改

是
否

註：詳參「採購管理系統 \ 採購單管理及採購變更篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購變更單建立作業
w 範例說明：將步骤五輸入採購單變更，追加數量100個，因為緊急追加，廠商要求價格調漲，單價修正為62元。
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w 重點說明：
1. 本作業关键目标在於將原始「採購單」變更，無須新增一張單別，而是新增一個「變更版次」，按下「新增」鈕後，於「採購單別」開窗查詢原始「採購單號」。
2. 選好「採購單號」後，由系統自動帶出「變更版次」，不可修改，表示變更次數 (一張採購單最多可變更9,999次)。
3. 輸入「單據日期」。
4. 選取採購單「原序號」。系統會依該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規格等資料。若為增加採購品項，可於本欄位輸入該採購單據不存在之序號。
5. 修改原採購數量500個為600個。
6. 修改原採購單價60元為62元。
7. 輸入變更原因，以作後續原因追查。
8. 單據存檔後將自動確認，該單據會出現紅色「核」字。本作業更改資料將會回寫至原採購單中。
練習題7：
承上一步骤，發出採購單後，物控單位通知須加考量損耗率，所以追加數量至650個，並將預交日改為22日。

七、進貨步骤
1.步骤圖
A.不含本系統之進口步骤
庫存管理系統
採購單建立作業
進貨單建立作業
進貨單憑證
w 隨貨附發票
w 月結(詳「應付憑單」步骤)
廠商評核管理
廠商ABC分析表
廠商進貨統計表
廠商進貨異常表
等...
合格
庫存增加
進貨單驗收作業
驗退件退回作業
Ž檢驗
不合格
Œ廠商送貨
借入單建立作業
採購管理系統
庫存管理系統
前置資料來源

進貨單憑證

註：詳參「採購管理系統 \ 進貨與退貨作業篇」數位課程單元。
B.含本系統之進口步骤
採購單建立作業
進貨單建立作業
報關/贖單建立作業
進貨單與費用產生作業
自 動
產 生
採購管理系統
進口作業管理系統
報關/贖單關稅費用產生
進口費用建立作業
庫存管理系統
進貨單憑證
廠商評核管理
廠商ABC分析表
廠商進貨統計表
廠商進貨異常表
等...
合格
庫存增加
進貨單驗收作業
Ž檢驗
進貨單憑證
驗退件退回作業
不合格

2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單建立作業
w 範例說明：查詢此次進貨單資料；若需補輸入發票相關資料，可利用此作業上方功效鈕維護之。
1、查詢進貨單內容。

2、可按上方（發票資料修改）功效鈕於《頁籤：發票資料》補入發票相關資料。

八、退貨/進貨折讓步骤
1.步骤圖
進貨單建立作業
本企业
廠商端
Œ廠商送貨
退貨單建立作業
能够進貨單
為前置單據
退貨：輸入數量、
單價及金額
折讓：輸入金額
庫存管理系統
庫存減少
若為退貨
要求退貨/折讓
聯絡人
Ž同意退貨/折讓
進貨折讓單憑證列印作業
退貨單憑證
核准
修改
是
否
進貨折讓單憑證列印作業
退貨單憑證

註：詳參「採購管理系統 \ 進貨與退貨作業篇」數位課程單元。

2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 退貨單建立作業
w 範例說明：發現已進貨入庫之「INV1002 底座」有不良品50個，與廠商協商後可退回並扣款。
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w 重點說明：
1. 新增一單據，輸入「退貨單別」（須先於「單據性質設定作業」設定一「單據性質＝35.退貨單」之單別）。
2. 輸入「單據日期」。
3. 若要退貨或折讓之對應「進貨單」已经有輸入「發票資料」，可先輸入要退貨是退哪一張發票資料，再於單身帶出其它資料。
4. 確認「廠別」及「幣別」是否與對應之進貨單相同。
5. 輸入退貨「品號」，亦可按F4查詢退貨對應之進貨單資料，選取進貨單後，品號、進貨單號及採購單號會由系統自動帶出。
6. 選擇退貨「類型」，若為「1.退貨」就必須輸入數量及單價，單據確認後庫存數量會減少；若為「2.折讓」則只要輸入金額，兩者皆會減少應付帳款。本範例為退貨，故輸入退貨「數量」50。
7. 單據存檔後執行簽核步骤，倉管點交出庫後確認單據。可於「採購單建立作業」檢查「退貨數量」是否有更新至採購單之「已交數量」，並檢查「結案碼」狀況，若退貨後仍要繼續進貨，可重複進貨步骤，若否可利用「採購變更單建立作業」或「採購指定結案作業」指定不繼續進貨。
補充說明
退貨與驗退之差異：
退貨：若檢驗方法採抽檢，且商品經雙方協商後可退回，則此種情況稱之為「退貨」。商品必須為已入庫後退回廠商者，「退貨單」確認時，庫存及應付帳款會減少，若為「折讓單」，則只有應付帳款會減少。
驗退：指於檢驗過程即發現不良，商品还未入庫，並不會影響庫存，故視同还未收到商品，並不需要支付貨款給廠商，驗退件可透過「驗退件退回作業」記錄處理。
練習題8：
本月24 日向供應廠商「1011大同企业」緊急進貨一品號「INV1011一般泡棉」共1,000個，品管驗收990個，其中10個被判驗退。次日領料發現有瑕疵品但仍堪用，經協商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$500，請利用「退貨單建立作業」記錄之。
九、進貨發票步骤
1.步骤說明
Œ進貨單
時點一：隨貨附發票
應付憑單
時點二：月　　　結
應付憑單自動結帳作業
採購管理系統
w 依統一結帳日
w 依廠商結帳日
若進貨單已確認，於結帳前，可按「進貨單建立作業」工具列「發票資料修改」鈕補入發票資料。
若單據已確認，於產生會計分錄前要修改應付憑單上之發票資料，可按「應付憑單建立作業」工具列之「發票付款資料修改」鈕處理。

Œ若為「隨貨附發票」則可於「進貨單建立作業」輸入發票資料，後續執行「應付憑單自動結帳作業」（依統一/廠商結帳日）可將發票資料直接產生至「應付憑單」，不須再另外輸入。
若不為「隨貨附發票」，亦可執行「應付憑單自動結帳作業」（依統一/廠商結帳日）結帳至「應付憑單」，後續再補入發票資料。
若採「月結」開立發票，則可於「應付憑單建立作業」輸入發票資料。
註：詳參「採購管理系統 \ 進貨發票管理」數位課程單元。

2.範例及重點說明
w 作業位址：採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單建立作業
w 範例說明：廠商進貨時並無隨貨附發票，為後補發票，發票號碼為「CP45424524」。
Œ

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w 重點說明：
1. 以「查詢」方法找出對應「進貨單」，按下工具列之「發票資料修改」鈕補入發票資料；輸入完畢後按下「確定」鈕將資料儲存。
十、結帳步骤（月結）
1.步骤圖
進貨單
應付憑單建立作業
退貨單
整批
結帳
應付憑單自動結帳作業
結帳方法：
1.依統一結帳日
2.依廠商結帳日
是
否
自動產生
確認後
應付帳款增加
付款單建立作業
確認後
應付帳款減少
應付帳款明細表
未結案應付明細表
模擬付款明細表
...等

應付憑單之產生方法：
1.直接結帳：於「進/退貨單」之「單據性質設定作業」設定於單據確認時直接產生應付憑單。
2.自行輸入：於「應付憑單建立作業」直接輸入要納入結帳「進/退貨單」。
3.自動結帳：可利用「應付憑單自動結帳作業」，「依企业統一或廠商結帳日」自動產生「應付憑單」。
註：詳參「應付管理系統 \ 應付系統之結帳作業」數位課程單元。
2.範例及重點說明
w 作業位址：應付管理系統 \ 日常異動處理 \ 應付憑單建立作業
w 範例說明：執行月底結帳程序，將步骤八之進貨單及步骤九之退貨單納入結帳。
Œ

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w 重點說明：
1. 財務單位會先於「應付管理系統 \ 基础資料管理 \ 單據性質設定作業」設定一「單據性質＝71.應付憑單」之單別，可根據財務單位指示使用該單別，新增一單據。
2. 輸入「單據日期」。
3. 輸入「供應廠商」代號。
4. 確認帳款之所屬「廠別」及「幣別」是否正確。
5. 輸入收到廠商發票資料。
6. 選擇「來源」為「1.進貨」及「2.退貨」。
7. 可於「憑證單別」欄位按F2（單選）或F3（複選）選取「憑證單別、單號、序號」。
8. 選取單號後，系統會自動帶出其餘資料，如：憑證日期、應付金額等。將資料存檔後，交由財務單位確認及處理後續付款程序。
練習題9：
新增一張應付憑單，來源為本月24日已經輸入之進貨單及練習題8所輸入之退貨單，為其立帳。

十一、預付步骤（單次預付-記錄採購單）
Œ採購單建立作業
採購管理系統
應付管理系統
應付憑單建立作業
單據性質＝74.預付結帳單
輸入訂金%
Ž付款單建立作業(訂金)
進貨單建立作業
應付憑單建立作業
單據性質＝71.應付憑單單據
餘款=總貨款-預付待抵金額
‘付款單建立作業(餘款)
應付憑單建立作業
單據性質＝75.預付待抵
（由系統自動產生）

註：詳參「應付管理系統 \ 應付系統之預付作業篇」數位課程單元。
十二、溢付步骤（單次/数次預付-不記錄採購單）
Œ採購單建立作業
採購管理系統
應付管理系統
付款單建立作業(付訂金)
Ž進貨單建立作業
應付憑單建立作業(總貨款)
單據性質＝71.應付憑單單據
‘付款單建立作業
付款金額=總貨款-訂金-驗收款
應付憑單建立作業(付訂金)
單據性質＝72.溢付待抵憑單
（由系統自動產生）
無法記錄
在付款單
付款單建立作業(付驗收款)
應付憑單建立作業(付驗收款)
單據性質＝72.溢付待抵憑單
（由系統自動產生）
可記錄於備註欄位

註：詳參「應付管理系統 \ 應付系統之預付作業篇」數位課程單元。