集团公司财务报销新规制度和作业流程.doc

财务报销制度及报销流程
第一某些 总则

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重指引思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度依照有关财经制度及公司实际状况，将财务报销分为寻常办公费用、工薪福利及有关费用、税费支出、工程有关支出、营销费用及专项支出等，如下分别阐明报销有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度合用集团公司及下属房地产开发项目全体员工。

第二某些 借支管理规定及借支流程

第四条 借款管理规定
1、出差借款：出差人员凭审批后《借款单》按批准额度办理借款，借款单上应注明借款事由，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
2、其她暂时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，超过一种月不报账从工资额据实扣除。特殊因素未能获得报销凭证，必要重新办理借款手续。
3、试用人员借支旅差费或暂时借款，须由正式员工签认担保书，方能办理，若借款人未能及时偿还借款，担保人应负有连带责任。
4、各业务部门可以借支留存5000元如下备用金，由部门总监或分管副总裁直接负责。
5、各项钞票借款金额超过10000元应提前一天告知财务部备款；超过100000元应提前两天告知财务部备款。
6、需借用外币应提前一天告知财务部备款。
第五条 借款销账规定
1、借款销帐时应以借款申请单为根据，据实报销，超过申请单范畴使用，须经分管副总裁批准，否则财务人员有权回绝销帐；
2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续，特殊状况需经部门经理审核，财务总监批准。
3、借支员工应及时销账，每月五号前对上月前借支款项销账，逾期借款未还者不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。特殊状况不按规定再次借支者，需列明未销账金额及因素报董事副总裁批准后办理。
第六条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或钞票。
(二) 审批流程：
1、各项借款金额一万元以内按下述程序办理：借款人申请→部门经理/部门总监审核→分管副总裁审批→财务经理复核→借款人凭审批后借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；
2、各项借款金额一万元以上，三万元如下按下述程序办理：借款人申请→部门经理审核→分管副总裁审批→财务经理复核→财务总监审批→董事副总裁审批→借款人凭审批后借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；
3、各项借款金额超过三万元及以上按下述程序办理：借款人申请→部门经理审核→分管副总裁审批→财务经理复核→财务总监审批→董事副总裁审批→董事长或副董事长审批→借款人凭审批后借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收。
第七条 特殊借支审批流程及销账规定
1、 特殊借支：为董事长、副董事长因业务需要批示员工暂时借支款。特殊借支无金额限制。
2、 特殊借支审批流程：员工为董事长、副董事长代领或被委派随同保管其借支用款，视同代领人或保管人借支，由借款经手人填写借款申请单，董事长、副董事长签字批准。如董事长、副董事长未能在借款单上签字批准，则由财务总监签字审批，经办财务人员电话征询董事长、副董事长证明后办理。
3、 特殊借支销账规定：借款销帐时应以借款申请单为根据，据实报销，报销单据粘贴整洁（如涉及香港费用，应单独粘贴，并据实折算人民币金额），费用报销单填写内容涉及费用发生日期、商品名称/费用明细、单价、数量、金额，并盖有开具票据单位印章。所有费用单据必要有经手用款人签字确认（如为董事长、副董事长经手用钞票支出，则由董事长、副董事长在报销单上签字确认），报销资料不符合规定，财务人员有权回绝销帐。
4、 涉及特殊借支员工应及时销账，每月五号前对前期借支款项销账，原则上未核销借款余额不得超过五千元（香港司机可保存一万元以内），特殊状况有超额未核销，应于每月五号前填写《员工未核销借款状况表》，如实填写未核销借款状况后交付财务经理，由财务经理依次提交用款经手人（董事长或副董事长）、财务总监签字确认，财务经理核对并备存。凡不及时销账又不按规定提交《员工未核销借款状况表》，财务有权扣发借支员工当月工资。

第三某些 寻常费用报销制度及流程

寻常费用重要涉及差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内，各项费用合计支出不得超过预算。为控制好预算支出，财务会计每月十号前应汇总上月费用报销状况，财务经理负责安排制定月度预算和实际列支对比分析表。
第八条 费用报销普通规定
(一) 报销人必要获得税务局监制增值税发票或普通发票。特殊状况使用白条（含非行政事业专用收据），单笔金额1000元以上必要经董事副总裁以上批准。费用报销发票内容涉及日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位发票或财务专用章。发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章收据一律不予报销。对于购买办公用品等实物发票，需另有验证质量及数量“验收人”签字；对于购买材料发票，需另有验证质量及数量“验收人”和“仓管人”人员签字，并附有仓管人员开具入库凭证（收料单或入库单），会计人员才干受理核报。已报销结算过发票收据等，出纳人员必要即时加盖“钞票付讫”、“银行付讫”章。
(二) 填写报销单应注意：依照费用性质填写相应单据；严格按报销单据格式规定项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必要分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补贴和市内交通费在限额内填报。
(三) 按规定审批程序报批：
报销申请单交付财务部后，由财务部依集团公司审批权限规定报送领导审批，三个工作日内可获得报销款项，由出纳告知领款。特殊状况如需即时领取报销款，可先与财务中心沟通，原则上报销10000元以上需提前一天告知财务部以便备款。
费用报销普通流程：报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续应附批准后申请单/申购单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→分管副总裁审批→出纳报销。
第九条 差旅费报销制度及流程
费用原则：
费用原则补充阐明：
住宿费报销时必要提供住宿发票，实际发生额未达到住宿原则金额，不予补偿；超过住宿原则某些由员工自行承担。
实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间到返莞时间为准，12：00后来出发（或12：00此前到达）以半天计，12：00此前出发（或12：00后来到达）以一天计。
伙食原则、交通费用原则实行包干制，根据实际出差天数结算，原则上依公司总裁办有关规定（差旅费管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊状况无有关票据时可按原则领取补贴。
出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销有关费用。
报销流程：
出差申请：拟出差人员一方面填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测差旅费用项目等，出差申请单由分管副总裁批准。
借支差旅费：出差人员将审批过《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用原则填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，分管副总裁审批；原则上前款未清者不予办理新借支。
第十条 电话费报销制度及流程
(一) 费用原则
1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平原则，员工手机费用报销采用与岗位有关制，即根据不同岗位，依照员工工作性质和职位不同设定不同报销原则，详细原则见总裁办有关管理制度规定。
2．固定电话费：公司为员工提供工作必要固定电话，涉及营销部门工作手机，由公司统一支付话费。
(二)报销流程
1、公司人力资源部将员工手机费执行原则（含特批执行原则）交财务部，如有变更应当月提交变更原则。
2、员工于每月中旬（20日前）按话费原则分部门将发票交总裁办集中办理报销手续，审批流程按寻常费用报批。
3、固定电话费由总裁办指定专人按寻常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动状况应到电信局查明因素，特殊状况报董事副总裁批示解决办法。
第十一条 交通费报销制度及流程
(一) 费用原则：(1)员工因公需要用车可依照公司有关规定申请公司派车，在没有车状况下经部门经理批准后可以乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销；（3）依公司总裁办有关规定（交通费用管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊状况超额报销必要经分管副总裁批准。
(二) 报销流程
员工整顿交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由部门经理签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
审批：按寻常费用审批程序审批。
员工持审批后报销单到财务办理报销手续。
第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司总裁办统一管理，集中购买，并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购买申请： 公司总裁办每月依照需求及库存状况按预算管理办法编制购买预算，实际购买时填写购买申请单按审批权限规定报批。
2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按寻常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据（涉及结账小票）交财务部，按寻常费用报销流程付款或抵冲借支。
3．费用归集：财务部按月依照总裁办提供各部门领用数量、金额登记表，归集核算各部门有关费用。库存低值易耗品等作为公共费用，总裁办无法进行领用登记，财务依总裁办按月提交耗用数量、金额登记表按各部门人数比例进行分摊入账。总裁办于每月五日前提交以上登记表配合财务月报工作。
第十三条 招待费、培训费、资料费及其她报销制度及流程
（一）费用原则
1. 招待费：①为了规范招待费支出，大额招待费（原则上单笔超过1000元为大额）应事前征得分管副总裁批准。特殊状况未经以上等程序，事后在报销前知会分管副总裁签字确认后报销。②业务招待费报销单据应按单笔分开粘贴，在报销单封面简要注明每笔内容。③单笔消费超过1000元，有酒店签单权，原则上应在签约酒店就餐签单消费。
2. 培训费：为了便于公司依照需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源依照实际需要编制培训筹划报分管副总裁审批。
3. 书籍等资料费：在保证满足需要前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必要先填写《资料申请表》，在报销前必要到总裁办资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。
4.其她费用：依照实际需要按程序审批后据实支付。
( 二)报销流程：
1. 招待费由经办人按寻常费用报销普通规定及普通流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员依照审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其她费用报销参照寻常费用报销制度及流程办理。
第四某些 工薪福利及有关费用支出制度及流程
第十四条 工薪福利等支出涉及工资、暂时工资、社会保险及各项福利等。
第十五条 工薪福利支付流程
(一) 常规工资支付流程：（1）每月5日前由人力资源部将上月经公司董事副总裁审批后工资支付原则（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）、考勤记录转交财务部；（2）如涉及奖金分派，由人力资源部提供经董事副总裁审批职工月度/年度奖金分派表；（3）财务部依照奖金表及支付原则编制原则格式工资表；（4）按审批权限中工薪审批程序审批；（5）每月15日（遇节假日顺延）由财务部通过银行代发形式支付上月工资；（6）每月20号前由财务打印各员工当月发放工资条交人力资源部，员工自行到人力资源部领取工资条并与工资卡内进账金额进行核算。或：（每月20号前由财务中心将各员工当月发放工资条发送至各部门经理内部邮箱，由部门经理负责发放工资条给本部门员工，员工领取工资条后与工资卡内进账金额进行核算。）如发既有误差，应及时与人力资源部、财务中心联系。
（二）暂时工资或离职工资发放：（1）离职工资、暂时工资审批、支付流程同常规工资审批、支付流程；（2）暂时工资支付，单笔5000元如下可发放钞票，单笔5000元以上应提供本人账户通过转账支付；（3）暂时工资发放时间不限于每月15日，在审批后2日内支付。
（三）社会保险及住房公积金支付流程：（1）由人力资源部将由公司董事副总裁审批后支付原则交财务部进行有关财务解决；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托罢手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差别应查明因素并按实际状况进行调节。
（四）其她福利费支出支付流程：由公司人力资源部按审批后支付原则填写报销单→经办部门经理签字确认→财务经理进行复核→报分管副总裁审批，审批后报销单及支付原则交财务部办理报销手续。

第四某些 专项支出财务报销制度及流程

第十六条 专项支出重要涉及软件及固定资产购买、征询顾问费用、集团广告宣传活动费（不涉及营销部门支出）及其她专项费用等。
第十七条 软件及固定资产购买报销财务制度及流程。
填写购买申请：按公司《资产管理制度》有关规定填写《资产购买申请单》并报批。
报销原则：有关合同合同及批准生效购买申请。
结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按普通费用支出规定审批程序审批；（3）财务部依照审批后报销单以支票或转帐形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。
第十八条 其她专项支出报销制度及流程
费用范畴：其她专项支出涉及其她所有专门立项费用（含征询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其她专项费用）支出。
费用原则：此类费用普通金额较大，由主管部门经理依照实际需要向董事副总裁提交请示报告（含可行性分析、费用预算及有关收益预测表等），经董事副总裁订立审核批准，费用金额10000元以上报董事长或其授权人审批。
财务报销流程
1、审批后报告文献到财务部备案，以便财务备款。
2、订立合同：由直接负责部门与合伙方订立正式合伙合同（合同订立前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。
3、付款流程：（1）由经办人整顿发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照寻常费用报销普通规定）；（2）按审批程序审批：费用所属部门（如不能界定则由总裁办）经理审核签字→ 财务复核 →分管副总裁审批；（3）财务部依照审批后报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，销账手续按普通借款流程办理。

第五某些 营销费用财务报销制度及流程

第十九条 营销费用涉及：销售代理佣金、营销广告及制作费、营销活动费、售楼部寻常支出（包括售楼通道包装等零星支出）等销售费用。
第二十条 营销费用财务报销制度及流程
（一） 营销中心每月二十五日前应提交已审批下月费用支出预算及请款预算；
（二） 零星营销费用（单笔元如下）报销制度及流程：同“寻常费用”报销制度及流程一致；
（三）单笔元以上营销费用或已订立合同营销费用（广告费、短信费、策划费、佣金、活动费等）报销制度及流程：
1、审批后报告文献或合同到财务部备案，以便财务备款。
2、依已订立合同或合同中注明付款方式及时间支付款项。
3、付款流程：（1）由经办人整顿发票等资料并填写费用报销单或“营销费用支付申请表”（合同类）；（2）按审批程序审批：营销经理审核签字→ 营销总监复核→分管副总裁审批→ 财务复核；（3）财务部依照审批后报销单或“营销费用支付申请表”核定应付金额转账支付。

第六某些 工程支出财务报销制度及流程

第二十一条 工程中心每月二十五日前应提交已审批下月费用支出预算及请款预算。
第二十二条 工程、财务严格执行合同条款、公司规定和管理程序，仔细审核已付款状况，分别做好付款台帐登记，加强各流转部门信息传递，合理安排付款时间，保障工程进度。
第二十二条 工程类付款程序（摘自已经审批《工程付款指引》）
1、付款范畴：
本程序合用于：
1.1工程款审批、支付。[预付款、进度款、结算款（保修金）]
1.2材料、设备款审批、支付。
1.3设计费、监理费审批、支付。
2、 请款流程及各部门职责：
2.1流程
流程：承包商填写工程款申请表→监理审核订立意见→项目部→工程管理中心→工程成本中心→审计中心→财务中心→董事副总裁→董事长及副董事长→财务中心付款。审核过程发现不符合规定，则将请款资料退回前一审核部门。
注意：承包商填报工程款申请表前，承包商应报送完毕产值详细工程量清单→甲方项目部（项目工程师及项目经理审核进度及与否符合请款条件，并订立意见）→承包商将项目部审核竣工程量清单交甲方工程成本中心审核详细付款金额（双方签字确认详细金额）。其中，监理及材料款直接填写请款申请交项目部审核。

2.2项目部人员审核职责
2.2.1项目部文员：审核请款资料完整性，必备资料有：公司指定请款表格【承包商应填内容必要完整】、工程量费用清单【经双方签字确认】、合同复印件、工人工资支付证明。
不符合规定则不予以请款受理。自接到申请2小时内审核完毕。
2.2.2项目部主管专业工程师依照进度、质量、安全文明施工、资料状况、扣罚款及合同付款条件等进行审核。审核注明意见并签字，然后交项目经理。
自接到申请0.5个工作日内审核完毕。
2.2.3项目经理对主管专业工程师审核意见进行复核确认，并订立意见。
自接到申请0.5个工作日内审核完毕。
承包商将项目部审核完请款单交公司工程管理中心审核。
2.3工程管理中心审核职责
2.3.1工程管理中心总监依照项目部审核意见进行进度、质量、安全文明施工、资料状况、扣罚款及合同付款条件等复核确认，并订立意见。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.3.2工程管理中心文员将完毕审核请款单传递下一审核部门。(部门审核完毕当天须完毕递交)
2.4工程成本中心审核职责
2.4.1工程成本中心专业工程师依照项目部、工程管理中心审核意见，对完毕产值及已付款进行审核，并合同付款条件复核确认支付金额，并订立意见。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.4.2工程成本中心总监对本部门专业工程师审核金额进行复合确认，并订立意见。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.4.3 工程成本中心文员将完毕审核请款单传递下一审核部门。(部门审核完毕当天须完毕递交)
2.5审计中心审核职责
2.5.1审计中心经理依照项目部、工程管理中心、工程成本中心审核意见对进度、质量、安全文明施工、资料状况及合同付款条件、已付款、支付金额等进行复核确认，并订立意见。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.6财务中心审核职责
2.6.1财务中心主管会计：依照项目部、工程管理中心、工程成本中心、审计中心审核意见对已付金额、扣款、支付金额进行复核确认，查核应扣水电费，并订立意见。(自接到申请0.5个工作日内审核完毕)，并依照最后请款审批金额安排款项支付。
2.6.2财务中心经理：依照财务中心主管会计意见对已付金额、扣款、支付金额进行复核确认，并订立意见。
自接到申请0.5个工作日内审核完毕。
2.6.3财务中心总监依照财务中心经理及主管会计已付金额、扣款、支付金额审核意见进行复核确认，并订立意见。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.6.4财务中心文员将完毕审核请款单传递下一审核部门。(部门审核完毕当天须完毕递交)，并依照最后审批确认金额，规定请款方提供发票。
2.6.5原则上，财务中心对于申请款项完毕审核后按如下时间支付
筹划内款项：金额50万元内，三个工作日内支付。50~150万元以上五个工作日内支付。150万元以上10天内支付。
筹划外款项：10万元内，一周内支付。10~50万元，10天内支付。50~150万元以上15天内支付。150万元以上20天内支付。
2.7董事副总裁审批职责
2.7.1董事副总裁依照项目及公司各部门审核意见，对款项支付进行审批。
自接到申请1个工作日内审核完毕。
2.8董事长及副董事长审批职责
2.8.1董事长及副董事长依照董事副总裁、项目及部门意见，审批与否支付。
自接到申请1个工作日内审核完毕。

2.9原则上合计九个工作日可完毕以上所有审批程序。以上程序过程中因资料不合格，退回办理。审批时间自收到合格资料之日起重新计算。
2.10所有审核人员关于质量、进度、安全文明施工、资料、支付金额、扣款等审核意见须明确。不得浮现模糊性审核意见。

第七某些 报销时间详细规定

第二十三条 为了协调公司对内、对外业务工作安排，以便员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下：
1、费用报销单或工程请款单先由请款部门经手人交付费用所属公司主办会计审核再执行各项审批程序，交付时在报销资料记录本上登记，主办会计收到资料后应及时审核，2日内审核完毕提交上级审核。如资料不符合报销规定，2日内告知报销人领回资料。资料不符合报销规定又不及时退回给报销人，每次扣发主办会计工资20元。
2、费用报销领款时间：每周星期二下午、星期五下午。报销材料货款及工程款不受此时间限制。若当月最后一种报销日在该月28日后来，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。报销款由各部门报销经办人领取；由她人代领报销款，出纳员必要与报销人联系确认方可办理；冲销借款单，必要由借款人亲自办理销账手续。
3、工资发放时间：每月十五日下午。
4、以上规定期间，若遇节假日顺延。
5、借支及其她业务不受以上时间限制，可依借款管理规定随时办理。

第八某些 附则

第二十四条 本制度解释权归公司财务部。
第二十五条 本制度经集团公司财务中心组织会议讨论通过并由董事副总裁、董事长或其授权人签字后生效。

XX市****集团有限公司

董事副总裁：

董事长：