综合重点工程有限公司材料采购管理核心制度.doc

****大宗材料、物料采购管理制度
第一章 总 则
第一条 目标
为加强企业规范化管理，规范采购工作，保障搅拌站正常连续进行，选择合格供给商并对采购过程进行严格控制，确保供货商提供材料满足施工要求要求，最大程度降低成本，特制订本制度。
第二条 适用范围
本措施适适用于企业各沥青搅拌站施工用材料、物料（设备）采购时，计划、审批、价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有要求外，均以制度处理。本管理制度所指大宗材料、物料指各搅拌站建设及生产所需：骨料、石粉、矿粉、沥青、重油、砂、砖、水泥、混凝土、机械设备及配件、电缆线等。
第三条 职责划分
1、由企业机料部全方面负责对各材料、物料价格询价、采购、入库保管工作；
2、由搅拌站站长对本站内计划单质量、数量、要求进行具体审核把关；
3、由财务部对该工程材料数量、规格、价格控制把关。
4、由综合部对采购协议条款进行法律风险把关
5、由分管副总对各采购计划、协议进行审核把关；
第四条 标准
1、长久订货和大额进货，标准上均应经过签署买卖协议措施进行。2、对于常常性采购或批量进货，按采购步骤进行。
第二章 采购（计划）审批
第一条 采购计划制订
1、材料、物料采购实施先计划审批，后采购标准。大宗材料应在计划应在实施前不少于10天前提出，批量进货材料不少于3天提出，部分应急性材料由搅拌站责任人口头提出报机料部和总经理同意后实施采购，但事后二天内应补齐相关手续。
2、搅拌站建设期前由站长依据企业搅拌站建设计划要求提出材料、物料采购计划，确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；
3、搅拌站生产需要采购大宗材料，由机料部提出采购意向申请，报公总经理确定供给商。
4、搅拌站生产期间，进行材料和物料采购，由搅拌部机料员依据企业经营用户经理书面生产计划，提出材料、物料采购计划，试验员审核所购材料技术质量条求，站长审核确定。确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；
第二条 询价、比价和议价
1、机料部依据采购物料品种、规格、标准、数量和交付期不一样，应选择最少三家符合采购条件供货商作为询价对象；
2、采购员依据过去采购情况、市场改变情况、和企业成本预算等情况，确定采购目标价格；
3、在得到供给商报价信息后，采购人员对供给商报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面搅拌站进行查对，以确保供给商提供材料符合企业实际采购要求，并对供给商所报价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，方便选择条件最优供给商；
4、供给商提供报价之物料规格和请购规格不一样或属代用具时，采购人员应送请购部门确定；
5、专用材料或用具，机料部应会同使用部门共同询价和议价；
6、对供给商报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方法向供给商议价。在企业要求权限范围内，采购人员应和供给商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
7、对重大物资采购，要确保参与人数不少于两人进行商务谈判，且要求有两个以上部门派人参与。
第三条 采购前核决及权限
大宗材料第一次采购时，按企业协议管理措施实施协议签字步骤序，采购经办人员和供给商初步沟通并完成询价后，在询价汇总表上具体填列以下事项，呈报负责材料采购各部门及总经理核决：
1）供给商资料：包含名称、地址、联络人、联络方法；
（2）采购物料具体描述：包含品名、型号、规格等，如有超出标准特殊要求需尤其注明；
（3）订单所采购数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
（4）价格：单价，累计价，协议总额，定金或预付款；
（5）交付期：分批交付时应明确每批交付时间和交付数量；
（6）付款方法；
（7）所需质量证实（检验单、质保单、出供给证实单、化验汇报单等）；
（8）质量确保条款：发生质量问题是进行退换或其它处理方法；
（9）运输方法和销售发票要求。
3、需和供给商签署长久协议者，采购经办人应以签呈及拟妥长久协议书，核决权限根据请购类别和对应等级逐层呈各部门主管及企业经理核决；
4、签署期采购协议后过程中进货，如骨料、重油、粉料、沥青等，按材料采购步骤，填写采购单，办理手续。
5、金额较大或批量采购应到对方生产工供给进行实际考察，在充足了解对方资信程度、供货能力和现货物质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未经过报验材料不准采购。
第四条 签署采购协议或填写采购单
1、经总经理确定供给商后，机料部填写采购协议，并经审批步骤，完成采购协议经审核，加盖企业协议公章经对方签章后生效。采购单经企业总经理签字审批后生效，采购单一式两份，一份由机料部、一份交搅拌站。
2、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，立即向供给商跟催交货进度。
3、发货前要求供给商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方法”，方便验收确定。
4、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
第五条 退货作业
对于检验不合格材料退货时，应开立“材料退货单”呈搅拌站长和机料员签认后，对材料数量不进行确定。必需时由机料部通知供给商到场核实。
第三章 验收和付款
第一条 材料进供给验收
1、材料进场供给商交货时，机料部通知搅拌站库管员和试验员，实际清点件数或称重，，对货物携带相关证件和材料质量进行验证，经和采购清单或采购协议内容查对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发觉不符时，即通知机料部一同处理；
2、对有专题质量要求材料物资，机料部通知搅拌站长一同参与员验收，验收合格后由搅拌站库管员出具入库单并由库管员签字。
第二条 付款结算
1、严格根据企业报账工作步骤和挂账工作步骤实施；
2、采购款项须按采购协议要求或采购单所约定时间由企业安排支付；
3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格根据采购协议要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必需时须提交验收汇报、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关责任人签字后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
（1）紧急采购且不能立即办理财务支付手续；
（2）在外埠采购且供给商要求立即付款时；
（3）在现场调试施工期间急需材料采购；
（4）3000元以下零星采购。
第三条 进度控制及异常处理
1、机料部应尤其注意“采购单”注明到货时间要求，掌握到货进度；
2、采购人员发觉供货方发货日期有延误时，应主动和供货供给商联络催交，对异常原因立即处理对策，汇报相关职能部门、企业处理。
第四条 质量评价
搅拌站和机料部应就所使用材料质量给予关注，依据使用效果对材料质量提出评价，以利于深入工作。
第四章 附 则
第一条 参与采购过程各相关部门，既要明确分工、明确责任、相互配合，还要注意发挥相互监督作用，确保企业利益不受损害；
第二条 参与采购人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接收企业全体职员监督；一经发觉上述情况，视情节，按所受回扣或酬金十倍处罚，停职直至开除。
第四条 本措施自公布日期实施。

二○一三年七月十日
4、《材料采购申请表》填报步骤
搅拌站建设期材料采购步骤
机料部采购
机料员填写材料采购申请表
试验员复核
搅拌站长审核
依据企业搅拌站计划要求
机料部接收采购单
机料部询价
企业分管审核
总经理审批
材料采购通常不少于提前三天，
标准上不超出三天完成
搅拌站机料员验收
材料员建立进场验收台账
机料部建立采购台账
搅拌站机料员负责传送，建立资料收发台帐

大宗生产材料采购步骤
机料部提出采购计划

机料部询价，选择不少于三家供给商品

搅拌站机料员依据用户经理需求填写分批进料申请
机料部将询价情况汇总后，报总经理确定供给商
机料部按企业协议管理程序审核协议
协议经审批后，签署协议

按协议要求进货

试验员和站长审核

企业机料部和分管副总审核
供给至搅拌站时，机料员进场验收，关键时会同站长参与

合格后入库，登记入库台帐

搅拌站发料，登记发放台帐

材料采购申请表（样表）
工程名称：
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
技术要求或证书
品牌
申购用途
需求日期
单价
金额
备注
1

2

3

4

5

6

7

16

机料员: 试验员: 搅拌站长: 机料部: 分管副总: 总经理:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期:
说明:
1、B-I栏由申请人填写，J-K栏由采购人员填写；L栏由材料员填写库存；

2、采购申请表必需经过同意后方可采购；

3、本申请表不得随意涂改，

4、本表格单价是指询价最优惠之价格，后附其它供货商询价表。

注：按企业原有电子表格式

_______________材料采购询价表
填报部门：

编号：

报价单位名称
型号或产地
规格
数量
报价
资信情况
质量情况
供给能力
交货日期
交货地点
付款措施
扣款要求

询价目标

询价人员及意见

机料部门责任人意见
财务主管意见
分管总经理意见
总经理意见