物资采购管理新规制度修订版.doc

物资采购管理制度

1 总则
1.1为规范公司采购工作，加强采购监督管理，减少采购成本，提高公司经济效益，保证公司生产经营正常运转，特制定本制度。
1.2本制度所提及采购物资涉及生产所需原材料（涉及主材、辅材）、外协件、工具、易耗品、劳保用品、维修零配件、建材、达不到固定资产原则计量器具、实验仪器、办公用品等，并实行统一采购管理。
1.3本制度规定了物资采购管理权限、管理机构、采购定价程序及奖、罚细则等内容。
2 物资采购管理基本原则
2.1严格依照生产实际需要以及安全库存原则，按科学有效、公开、公正、公平、比质比价、监督制约原则实行采购，不得形成非安全库存积压。
2.2物质采购必要通过六个环节严格控制，即采购物资筹划审批、价格审核、合同评审、质量检查、物资入库、财务监督。
2.3物资采购实行用、管分离，强化监督原则，避免物资流失。
2.4采购部应建立采购有关业务岗位责任制，明确有关岗位职责、权限，保证物资采购筹划编制、筹划审批、审价、执行采购、质量检查、入库、付款等业务不相容岗位互相分离、制约和监督。
2.5各部门寻常消耗辅料，由各部门依照生产经营筹划和实际需要，按月编制辅料需求筹划，经公司分管领导批准后报送采购部汇总整顿后，编制辅料采购筹划。
3 管理权限
依照物资特点、类别、在产品中重要限度以及金额大小等，对物资采购方式、供货单位、价格等实行分级、分权管理。各部门重要职责如下表：
序号
类别
物料名称（举例）
负责部门
备注
1
生产材料
主、辅材料
采购部
定额内
2
劳保用品
口罩、一次性手套、线手套、围裙、袖套、鞋套、连体服、工作服、劳保鞋
采购部
定额内
3
工具仪器
仪器仪表、角磨机、小型切割机、手电钻、砂磨机、气动打磨机、电剪刀等
采购部

4
设备
树脂机、胶机、切割钻孔机等
采购部

5
运送
原材料及设备运送
采购部

6
备件
需从原设备供方购买维修备件
采购部

7
警示标示
消防器材
门牌、标示牌、横幅、灭火器、隔离墩等
生产管理部及分子公司

8
办公家具
桌椅、文献柜等
综合管理部及分子公司

9
钢材
无缝管、钢板、方管、角钢等
分子公司

10
生活用品
餐巾纸、四件套、牙膏牙刷、拖鞋、垃圾桶等
综合管理部及分子公司

11
清洁用品
洗手液、洗衣粉、扫把、拖把等
综合管理部及分子公司

12
厨房用品
锅、厨具、冰箱等
综合管理部及分子公司

13
定制产品
走台、工装等
分子公司

14
轿车
商务车
办公接待用车
综合管理部及分子公司

15
设备维修
设备改造
设备搬迁
电机、切割钻孔机等设备维修改造、备件采购、搬迁
生产管理部及分子公司
不含从原供方购买备件
16
土建工程
土建工程厂房新建维修、搭车棚、隔断等
综合管理部及分子公司

17
季度劳保

分子公司
重庆公司除外
3.1招标采购
原材料中主、辅材年度合同年度采购预估金额50万元以上，必要在已拟定两个以上供货单位中，通过邀请招标方式进行，若市场价格浮现较大波动（10%以上，含10%），应重新进行招标。原则上招标工作每年进行一次。详细参见重通成飞发[]89号文《吉林重通成飞新材料股份公司招标管理办法》。
3.2 比质比价采购
对于其他采购物资（除3.1条所提及采购物资外），物资采购部门需通过广泛市场调查，在货比三家，在比质比价基本上择优采购。
单次采购物资总价在1000元（单价低、数量多）以上或单件采购物资价值在1000元以上采购人员需填写比价单，并由资产财务部审核确认、申请部门领导及财务总监签字审批后，由采购人员进行采购；拟定供货单位后，与供货单位订立供货合同（合同），明确质量规定及价格；如发现供货单位有欺诈行为或浮现两次供货整批质量不合格，应按合同及时取消其定点供货资格。
如发现其她供货商在质量、价格、供应能力等方面优于既有供货单位，需对供货单位进行调节状况，由物资采购部门报告公司领导审批后实行。

4 管理机构
4.1 资产财务部
资产财务部是公司物资采购价格管理和监督常设机构，其重要职责是：
4.1.1审核采购部门申报采购价格，确认比质比价采购类物资最高限价；
4.1.2参加招标采购、价格谈判工作；
4.1.3依照每月物资采购部门报送付款筹划安排采购资金；
4.1.4按技术中心提供材料消耗定额审核采购筹划；
4.1.5定期或不定期地对库存物资进行稽核和盘点。
4.2 采购部
采购部负责按筹划实行采购，保证公司生产经营活动正常进行；在满足质量规定前提下，实现低成本采购。重要职责是：
4.2.1 负责招标管理、供应商管理、部门程序文献等采购有关制度修订与完善，并严格执行。
4.2.2 负责供应商资信、质量、履约、售后服务能力等方面管控，做好供应商选取、评价、考核，实行动态管理，建立完善合格供应商档案；
4.2.3 依照市场信息比质比价，及时提出物资采购价格建议；
4.2.4 组织实行市场调研，掌握各种物资供应渠道和市场动态；依照综合管理部月度生产经营筹划等，制定月度采购筹划和到货筹划，保证生产正常进行及合理库存；
4.2.5负责采购物资询比价和招投标工作，负责采购合同谈判、订立及管理，对合同执行状况进行监督、检查，减少采购风险，控制好采购成本；
4.2.6 严格按照公司规定合理库存数、生产经营筹划采购物资；
4.2.7 严格遵守采购程序，自觉接受价格监督；
4.2.8 负责对有质量问题采购物资退货及索赔工作。
4.2.9 严格按入库凭据验收入库物资（子公司采购人员）；
4.2.10配合综合管理部定期清理积压物资；对综合管理部报送时效期仅剩2个月库存物资及时调剂使用或与供应商协调退换货。
4.3技检部
技检部是对形成产品实体采购物资进行质量检查、把关部门。重要职责是：
4.3.1对购进采购物资按原则和程序进行检查或验证，并出具检查报告单；
4.3.2会同有关部门对新选试用物资做出认定结论；
4.3.3负责原材料、外购件质量检查。
4.3.4公司赋予其他职责。
4.4 技术中心
负责在设计阶段开展价值功能分析，跟踪新技术、新产品，选取性价比高材料、配套件。重要职责是：
4.4.1对公司需要采购物资做好前期技术认证，并订立技术合同；
4.4.2对成熟产品材料、配套件进行不断优化；
4.4.3安排对新选物资试用，会同有关部门对新选试用物资做出认定结论；
4.4.4会同有关部门拟定和评审合格供方。
4.5质量管理部
4.5.1负责汇总采购物资质量信息台账，并定期进行记录、分析，为公司评价供方提供根据；
4.5.2负责对核心供方产品质量进行管理；
5 物资采购程序
5.1编制物资采购筹划
5.1.1生产物资采购
综合管理部每月25日前将后三个月生产经营筹划经有关公司领导批准后下发到公司各部门、分公司；采购部采购人员依照生产经营筹划、库存量及消耗定额每月30日前编制本部门次月物资采购筹划，报分管采购公司领导批准后执行。
5.1.2维修零配件采购
使用部门填写申请单，由分管领导审批后，报有关物资采购部门进行购买；申请单一式二份，请购部门、物资采购部门各执一份。
5.1.3零星采购
属零星采购物资由使用部门填写零星采购申请单，由分管领导审批后，报物资采购部门进行购买；零星采购申请单一式二份，请购部门、物资采购部门各执一份。
5.2实行采购
5.2.1招标采购类物资，采购人员必要严格按合同或合同价采购；
5.2.2需比质比价采购物资，采购人员必要及时对物资价格进行市场调查，至少要有三家以上供货厂商进行比价，并做好询价记录，填写比价表；比价表一式两份，物资采购部门、资产财务部各执一份。如确因暂时急需或需采购物资只有特定供应商才干供货，无法货比三家，经资产财务部备案后，可先行采购，资产财务部保存对价格事后监督权；
5.2.3采购人员比价过程完毕后，将比价状况填写《比质比价采购物资申报表》（见附表1），经本部门领导审核签字后，报送资产财务部；
5.2.4金额在1000元以上物资采购（或外协），原则上都应与供货单位订立采购（或外协）合同（合同）（非经常性零星物资采购除外）；采购金额不大于（含）1000元，但所采购物资会影响生产安全，也必要订立合同（合同）。上述状况下，所订立合同必要规范，并符合《合同法》规定，合同内容不得损害我司利益；
5.2.5物资采购部门领导必要对物资采购人员拟定合同（合同）进行物资名称、数量、质量原则、生产厂家、价格、供货方式、付款方式、质保期限、因质量问题引起补偿责任、违约责任（惩罚、补偿）等条款进行审核，确认符合我司原则和规定签字后，加盖合同章后生效。
5.3 价格监督及付款审核
5.3.1 资产财务部应对物资采购数量和采购筹划进行比对核算；同步还要对采购物资价格进行审核；
5.3.2 物资采购部门在每月30日前提出次月付款筹划，经部门领导及分管公司领导审核后，报财务负责人、总经理批准后执行。详细参照重通成飞发[]16号《财务收支审批制度》执行。
5.4 质量检查和入库
5.4.1对购进采购物资，凡是具备检查条件，技检部依照有关程序及检查原则进行质量检查；不具备检查条件，也要对其外观，生产厂家、合格证、型号等进行验证后方可入库；
5.4.2采购物资入库。物资采购人员开具入库凭据，填写内容涉及生产厂家、供货代理商、物资名称、型号规格、数量、实际价；并告知技检部人员到现场检查，如需取样化验，则将样品编号后，检查人员随机抽样检查。供货单位、物资采购部门等有关人员不得介入检查过程，以保证检查真实精确和客观公正；
5.4.3库管员收到经检查员签章入库凭据后，按凭据内容认真核对、清点实物数完全相符后，方可办理入库手续。；
5.4.4 对达不到质量规定采购物资，物资采购部门必要及时办理退货、换货及索赔事宜。
5.5 票据审核
5.5.1资产财务部在冲销采购人员帐单时，必要将合同或供货合同、《比质比价采购物资申报表》、入库凭据、发票对照审核，确无差别后方可冲销。如发现采购物资未通过核价程序，又未事先向资产财务部或公司领导阐明并获得批准，资产财务部不予报销，有关责任由当事人承担。
5.5.2一次性采购金额在500元以上（含），原则上必要及时获得增值税专用发票，重庆市内1个月、重庆市外2个月凭有效票据挂账或冲帐，如遇特殊状况必要无法开具增值税专用发票，需经本单位财务负责人批准。
5.5.3已付款项，物资采购人员不能及时获得有效票据冲帐，按«公司履行管理职责考核办法»考核。
6 责任和奖励
6.1物资采购部门控制所购物资数量，对所购物资库存积压负责，按合同、筹划、保质保量、准时采购物资，保证生产需要负责；
6.2各部门应积极配合物资采购部门与技检部履行职责，并按本制度负责做好本部门物资领用和管理工作；
6.3公司员工有权对违背本制度，损害公司利益行为向公司关于部门和领导举报，任何人不得打击报复举报人，公司对举报有功人员应予以奖励；
6.4除市场行情降价外，凡在现行购进价基本上大幅度降价，对减少采购成本作出重大贡献，由物资采购部门提出，经资产财务部审核，公司可予以节约额1%-10%奖励；
6.5由于物质采购筹划失误或失职，物资采购人员违背采购筹划超购而导致库存物资积压，依照详细状况及资金占用状况按公司有关规定对采购人员进行惩罚。
6.6违背本规定，给公司导致经济损失，负责人按损失额1%-20%进行补偿。
6.7物资采购、审价、检查、发放等关于人员违背本规定弄虚作假、暗中收受回扣或贿赂，一经查实按公司关于规定解决。构成犯罪，依法追究刑事责任。
7 其他规定
不具备采购职能部门原则上不得从事采购活动，如有特殊需要，须经分管采购公司领导批准后，比照本办法执行。
8 附则
8.1 本制度合用于公司本部、各子公司。
8.2 本制度解释权归资产财务部。
8.3 本制度自下发之日起起执行，原《物资采购管理制度》及《关于某些物资采购职责调节告知》同步作废。
附表1
比质比价采购物资申报表
申报状况
物资名称
规格型号
品牌及质量规定
申请数量
单位

单价（含税）
金额（元）
付款方式
采购员
申报时间

比价状况
单位名称
地址
电话号码
性质
单价（含税）

选取单位
选取理由

审核状况
单价（含税）
金额（元）
付款方式
审核人
审核时间

申请部门主管意见
财务部门主管意见

注：本表一式两份，供申报采购比质比价类物资使用，申报单位、价格审核一份；
‚同一采购点采购多品种零星物资，可填一张申报表，另附物资明细；
ƒ本表由业务部门归口管理，经财务部审核后同一印刷。