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北京信通科技企业会议管理制度

文件编号:威奥特办字[ ]第 3号
会议管理制度(试行)
1 范围:
本制度要求了北京威奥特信通科技会议管理职能、管理内容和要求、检验和考评。
本制度适适用于本企业行政会议管理。
2 管理职能
2.1 职能和分工
2.1.1 企业级行政会议归口管理部门是总裁办,负责年度经营管理会、全体职员大会、总裁办公会和总裁召集相关会议组织协调和具体承接。
2.1.2 部门/专题会议依据实际工作需要由相关部门人组织协调和具体承接。
2.2 责任和权限
2.2.1 总裁办、会议组织部门有权督促、检验会议落实落实情况。
3 管理内容
企业会议关键有:年度经营管理会;全体职员大会;总裁办公会;季度经营工作会;部门例会;专题会议;相关外部会议。
3.1 年度经营管理会
3.1.1 年度经营管理会由企业总裁主持。
3.1.2 年度经营管理会标准上在每十二个月3月中旬召开。依据总裁提议可临时召开会议。
3.1.3 年度经营管理会组员:总裁、实施总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监、各部门经理。依据会议内容需要增加参与会议人员时,另行通知。
3.1.4 年度经营管理会关键议题:
a)听取总裁年度专题汇报。
b)确定企业投资方案和经营计划。
c)明确企业年度技术和产品方向。
d)确定企业年度人力资源战略及计划。
e)确定企业年度销售计划及销售体系。
f)确定企业长远发展计划、年度计划。
g)企业年度预算讨论。
h) 各部门经理汇报本部门上年度工作总结及下年度工作计划。
3.1.5 总裁办将会议讨论处理议题提前一周通知和会人员,和会人员应围绕议题作好准备,按时到会。
3.1.6 年度经营管理会由专员负责统计,会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文,经总裁签发后,发送至相关部门和人员实施。
3.2 全体职员大会
3.2.1 全体职员大会由企业总裁、实施总裁或总裁委托副总裁主持。
3.2.2 全体职员大会标准上每十二个月四月份召开,如遇特殊情况也可临时安排。
3.2.3 企业全体职员参与会议。
3.2.4 全体职员大会关键内容有:
a)总结企业上财年工作。
b)布署企业本财年工作任务。
c)对上财年优异职员进行表彰和奖励。
3.2.5 会议由总裁办召集,并做好会场准备和部署。会议内容由专员整理成简报或纪要印发。
3.3 总裁办公会议
3.3.1 总裁办公会议由企业总裁或总裁委托企业其它领导主持。
3.3.2 总裁办公会每七天召开一次,时间为每七天一早晨8:40。依据总裁提议可临时召开会议。
3.3.3 总裁办公会议组员为:总裁、实施总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监、总裁办主任。相关部门责任人依据会议内容列席会议。
3.3.4 总裁办公会关键议题:
a)讨论经过需企业领导集体决定关键问题。
b)各部门之间需要关键协调处理问题。
c)同意或修改包含全企业范围关键规章制度;研究决定全企业行政工作方面重大事项;研究同意固定资产变动。
d)决定行政机构调整、中层干部以上人员任免、调动等问题;讨论确定全方面绩效考评实施细则、薪筹体系和福利体系等方案和对各部门工作考评、评价和奖惩。
e)研究分析企业现阶段经营计划实施情况,提出下一阶段工作目标及改善方法。
f)研究需要由总裁办公会讨论决定其它问题。
3.3.5 总裁缺席时,总裁办公会不研究相关机构、中层以上人事变动等问题。尤其授权例外。
3.3.6 总裁办将会议讨论处理议题提前通知和会人员,和会人员应围绕议题作好准备,按时到会。
3.3.7 总裁办公会议由总裁办专员负责统计,会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文,经总裁签发后,发送至相关部门和人员。会议决定实施情况由总裁办进行检验,以书面形式提交下一次总裁办公会。
3.4 季度经营工作会议:
3.4.1季度经营工作会由企业总裁或总裁委托企业其它领导主持。
3.4.2季度经营工作会议每三个月最少召开一次。时间定在每三个月末最终一个周六。依据总裁提议可临时召开会议。
3.4.3季度经营工作会组员: 总裁、实施总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监及各部门经理。
3.4.4季度经营工作会议关键议题:
a)通报上季度全企业经营情况。
b)对下一季度工作进行调整及布署。
c)专题工作讨论。
d)其它议题。
3.4.5季度经营工作会议由总裁办专员负责统计,会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文,经总裁签发后,发送至相关部门和人员。
3.5 专题会议:
3.5.1 专题会议时间依据实际工作需要由相关部门安排和组织。
3.5.2 专题会议由企业关键领导、相关部门经理主持。包含专题会议相关人员参会。
3.5.3专题会议关键是落实企业全方面会议决议精神、讨论包含企业内部业务、跨部门协调事宜(包含和外单位相关事宜)等。
3.5.4 会议由主办部门指定专员形成纪要。会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文上报企业领导,并对会议安排工作进行督办。
3.6 各部门例会
3.6.1 各部门例会每七天召开一次,月初例会为月度例会。会议时间标准上定为每七天五,具体时间由各部门经理自行决定。
3.6.2 各部门例会由各部门经理主持。部门全部组员参与。企业分管领导参会。
3.6.3 各部门例会关键议题为:
a)贯穿落实总裁办公会会议精神、传达企业关键文件、领导口头指示。
b)由部门组员汇报本周(或本月)工作计划,关键说明需要协调处理工作,说明上周(或上个月)未完成工作原因。
c)对部门有代表性问题进行讨论并得出结论或制订处理方案。
d)部门经理部署工作任务。
3.6.4 各部门例会由部门助理形成纪要,会议纪要上报主管领导。并对会议安排工作进行督办。
3.7 外部会议
3.7.1 我企业参与外单位主持召开会议,须事先经分管领导知悉并确定参会人员(会议明确参与人除外)。
3.7.2 外部会议由参会人员做好会议统计,会后形成会议总结,上报企业领导。会议资料需交总裁办存档。
4 会议纪律:
4.1 会议主持人在会前要明确会议专题、时间、地点、参会人及其它特殊要求,并立即通知参会人员。
4.2 参会人员要严格遵守会议时间,不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会,须在会前要求时间内向会议召集人请假,得到同意后方可不到会。
4.3 会议应切实做到”议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”。
4.4 参会人员在会议开始前,须对所携带手机等通讯设备或其它有声设备做消音处理。会议进行中,无特殊情况不得接打电话。
4.5 会议进行中,会场内不得随意走动、交谈,如因特殊情况需临时离开,须在取得主持人同意后方可离场。
4.6 参会人员应按企业着装要求着装,如会议对着装有特殊要求,应按会议要求着装。
4.7 会议决定事项,不得随意变动,会后根据会议要求及精神传达落实,不得扩大传达范围或任意外传,对违反企业保密要求,给予严厉处理,严重者给予解聘。
5 检验和考评
5.1 本制度实施情况由总裁办每个月组织一次自查,分管副总裁每三个月检验考评一次。