机械科学研究院&集团-外派监事管理制度样本.doc

机密

机械科学研究院/集团

外派监事管理制度

北京新华信管理顾问
8月

目 录
第一章 总则 1
第二章 职责、权利和义务 1
第三章 聘用 2
第四章 工作方法、内容和汇报 4
第五章 考评和薪酬 5
第六章 解聘、辞职和离任 6
第七章 附则 7
附件一：机械院/院/集团总部外派监事任命书 8
附表二：直属控股企业监事会决议议案审核表 9
附表三：机械院/院/集团总部外派监事解聘书 10

外派监事管理制度
第一章 总则
第一条 为建立和完善机械科学研究院/集团法人治理机制，科学有效地管理外派监事，依据《企业法》、《上市企业治理准则》等相关法律法规和机械科学研究院/集团章程，制订本制度。
第二条 外派监事是指机械科学研究院/集团对外投资时，由机械科学研究院/集团提名并代表机械科学研究院/集团在被投资企业出任监事职员。
第三条 外派监事根据是否在机械科学研究院/集团兼任经营管理职位分为专职监事和非专职监事。专职监事是指在机械科学研究院/集团不兼任经营管理职位外派监事，非专职监事是指在机械科学研究院/集团兼任经营管理职位外派监事。
第四条 本制度中，除特殊注明之外，“集团”是指机械院/集团，“院/集团总部”是指机械院/集团北京总部，“控股子企业”是指机械院/集团拥有实际控制权对外投资企业。
第二章 职责、权利和义务
第五条 机械科学研究院/集团经过外派监事对控股子企业董事会和经营层经营管理进行监督，外派监事应该严格推行其职责。外派监事职责包含：
（1） 参与检验控股子企业财务，并立即向机械科学研究院/集团汇报控股子企业财务现实状况；
（2） 参与监督控股子企业董事、经营层组员在经营管理中是否正当合规，当控股子企业董事、经营层组员行为损害企业利益时，要求其给予纠正，并立即向机械科学研究院/集团汇报；
（3） 机械科学研究院/集团给予其它职责。
第六条 外派监事在推行职责时，应该享受对应权利。外派监事权利包含：
（1） 获知控股子企业各类经营管理信息权利；
（2） 获知机械科学研究院/集团相关其任职控股子企业经营管理信息权利；
（3） 列席机械科学研究院/集团相关其任职控股子企业经营管理决议会议权利；
（4） 出席控股子企业监事会权利；
（5） 在控股子企业监事会上对所议事项进行表决权利；
（6） 列席控股子企业董事会权利；
（7） 提议召开控股子企业董事会权利；
（8） 提议召开控股子企业临时股东大会权利；
（9） 机械科学研究院/集团给予其它权利。
第七条 外派监事在推行职责时，应该表现对应义务。外派监事基础义务包含：
（1） 遵守机械科学研究院/集团章程，忠实推行职务，维护机械科学研究院/集团利益，不得利用监事职权为自己谋取私利；
（2） 不得利用监事职权收受贿赂或其它非法收入，不得侵占机械科学研究院/集团财产；
（3） 不得泄露机械科学研究院/集团秘密；
（4） 作为机械科学研究院/集团对控股子企业经营管理监督者，在控股子企业监事会进行表决时，要慎审行使表决权，不得损害机械科学研究院/集团利益；
（5） 外派监事不得同所任职企业签订协议或进行交易。
第三章 聘用
第八条 机械科学研究院/集团在选派和任命外派监事时，要遵照程序规范、标准透明、用人唯贤等用人标准。
第九条 外派监事基础任职资格包含：
（1） 依据国家相关法律法规含有担任企业监事资格；
（2） 认可并信守机械科学研究院/集团章程，承诺依据企业章程及相关管理制度忠实、诚信、勤勉地推行职责；
（3） 含有现代企业治理基础知识，熟悉相关法律法规和内部管理制度；
（4） 含有一定管理能力和专业能力，管理能力包含沟通协调能力和人际交往能力等，专业能力包含研究分析能力、问题处理能力、表示能力等；
（5） 年富力强，有足够时间和精力推行其应尽职责。
第十条 外派监事选拔和任命步骤以下：
（1） 机械院/集团院领导办公会/董事会依据控股子企业实际情况，向人力资源部提出委派外派监事需求计划；
（2） 人力资源部依据外派监事需求计划，根据外派监事人员基础要求，组织初步选拔，依据初步选拔结果提出外派监事候选人名单（候选人数应最少多于实际外派人数，条件许可是应根据实际外派人数2—3倍进行提名）；
（3） 分管人事院领导/集团董事会董事对外派监事候选人名单进行审议，并提出意见；
（4） 院/集团分管领导/董事同意后，由院领导办公会/集团董事会对其进行审议，形成院/集团相关外派监事决议（决议中监事人数等于拟外派监事人数）；
（5） 在控股子企业股东大会上对外派监事提名议案进行表决；
（6） 外派监事提名议案经过控股子企业股东大会表决经过以后，由机械院/集团董事长签发外派监事任命书（参看附件一《机械院/集团外派监事任命书》）；
（7） 外派监事收到外派监事任命书以后正式就职。
第十一条 外派监事既能够是专职监事，也能够是兼职监事。
第十二条 外派监事应该要确保有充足时间和精力来切实推行其职责，专职监事最多能够同时在不超出4家控股子企业担任外派监事，兼职监事最多能够同时在不超出2家控股子企业担任外派监事。

第四章 工作方法、内容和汇报
第十三条 兼职外派监事日常办公地点在机械科学研究院/集团。
第十四条 专职外派监事日常办公地点依据实际情况来确定，既能够在机械科学研究院/集团办公，也能够在控股子企业办公。
第十五条 外派监事假如在机械科学研究院/集团办公，应该遵守机械科学研究院/集团日常管理制度，假如在控股子企业办公，应该遵守控股子企业日常管理制度。
第十六条 外派监事应该根据控股子企业监事会会议通知按时出席监事会，假如因为客观原因不能出席监事会，应该以书面形式委托机械科学研究院/集团其它外派监事代为投票，并立即向机械科学研究院/集团汇报。
第十七条 外派监事在出席控股子企业监事会之前，要做好充足准备工作，包含：
（1） 主动向控股子企业其它监事、经营层和相关部门了解和获取监事会议题相关信息；
（2） 对监事会拟审议议题，外派监事之间要立即进行内部沟通，并在充足沟通基础上提出初步决议议案，立即把决议议案向机械科学研究院/集团相关领导汇报并听取指示；
（3） 外派监事应该大力配合机械科学研究院/集团相关领导对拟审议议题进行审议和决议，必需时列席机械科学研究院/集团领导办公会和董事会会议。
第十八条 外派监事依据机械科学研究院/集团决议，代表机械科学研究院/集团在控股子企业监事会上进行表决，并立即把表决结果向机械科学研究院/集团相关领导进行汇报。
第十九条 外派监事在控股子企业监事会进行表决时，必需遵照机械科学研究院/集团决议。
第二十条 外派监事在控股子企业监事会闭会期间关键工作内容包含：
（1） 了解控股子企业财务现实状况及其存在问题，并立即把相关信息反馈到机械科学研究院/集团；
（2） 监督控股子企业董事会和经营班子实施股东大会和监事会各项决议；
（3） 检验控股子企业董事会和经营班子经营管理正当性和合规性；
（4） 配合机械科学研究院/集团审计监察部对控股子企业进行审计；
（5） 机械科学研究院/集团安排其它工作。
第二十一条 机械科学研究院/集团外派监事实施工作汇报制度，具体安排以下：
（1） 每个月汇报一次，经过列席领导办公会进行汇报；
（2） 对重大事项，依据实际情况进行不定时汇报，既能够是单独对总裁进行汇报，也能够列席领导办公会进行汇报；
第二十二条 外派监事工作汇报关键内容包含：
（1） 汇报期内个人关键工作内容及其取得工作业绩；
（2） 汇报期内控股子企业财务现实状况及其存在问题；
（3） 汇报期内控股子企业对股东大会决议和监事会决议实施情况；
（4） 汇报期内控股子企业董事会和经营层在经营管理中存在问题；
（5） 机械科学研究院/集团所要求其它汇报内容。
第二十三条 外派监事列席机械科学研究院/集团董事会进行年度述职汇报，年度述职汇报是对外派监事进行考评关键依据。
第二十四条 外派监事工作汇报既要按要求进行当面述职汇报，也要提交书面工作报表，书面工作报表（参看附表二《机械科学研究院/集团外派监事工作报表》）是对外派监事进行考评关键依据。

第五章 考评和薪酬
第二十五条 机械科学研究院/集团对外派监事实施定时考评，具体考评措施详见《机械院相关考评制度》。
第二十六条 机械科学研究院/集团实施外派监事补助制度，外派实施监事补助标准由机械科学研究院/集团发放，在机械科学研究院/集团管理费用列支。
第二十七条 外派监事年度补助标准为XXXXX元，同时兼任多家企业外派监事每增加一家企业年度补助增加XXXX元。
第二十八条 外派监事补助在监事任期满整年时以现金形式发放。
第二十九条 任期不满整年外派监事假如是正常离任，补助标准按任期月度进行折算；假如是非正常离任，取消当期补助。
第六章 解聘、辞职和离任
第三十条 外派监事实施任期制，具体任期由其所任职控股子企业依据企业章程确定。
第三十一条 外派监事假如不能胜任工作，机械科学研究院/集团应该立即给予解聘。
第三十二条 外派监事解聘方案由机械科学研究院/集团人力资源部提出，报机械科学研究院/集团领导办公会和董事会审核经过，提交机械科学研究院/集团股东大会审批，具体步骤以下：
（1） 人力资源部依据外派监事工作表现和考评结果，对于不能胜任工作需要外派监事提出解聘方案；
（2） 分管人事院领导/集团董事会董事负责对外派监事解聘方案进行审查，并提出意见；
（3） 院领导办公会/集团董事会对外派监事解聘方案进行审议，并形成院/集团总部相关外派监事解聘决议；
（4） 依据机械院/集团相关外派监事解聘决议，在控股子企业股东大会上对外派监事解聘决议进行表决；
（5） 外派监事解聘决议经过控股子企业股东大会表决经过以后，由董事会主席签发外派监事解聘书（参看附件四《机械院/集团外派监事解聘书》）。
第三十三条 外派监事在任期内能够提出辞职，不过辞职申请须经机械科学研究院/集团审核经过以后提交控股子企业股东大会审批，具体步骤以下：
（1） 外派董事提出辞职方案；
（2） 院/集团总部人力资源部对外派董事辞职原因进行调查，并提出专业意见；
（3） 分管人事院领导/董事会组员负责审阅辞职方案，并出示意见；
（4） 机械院/集团院领导办公会/董事会审议辞职方案，并形成院/集团总部相关辞职方案决议；
（5） 机械院/集团院领导办公会/董事会主席依据院/集团总部决议在控股子企业股东大会上进行表决；
（6） 人力资源部负责讲结果通知相关各方并将表决后材料存档。
第三十四条 外派监事非正常离任是指被解聘或任期内主动辞职而离任，其它情况均为正常离任。
第三十五条 外派监事离任时，由审计监察部对其进行离任审计。
第三十六条 外派监事离任前要把相关档案材料、正在办理事务及其它遗留问题全部移交。
第七章 附则
第三十七条 本制度由机械科学研究院/集团人力资源部起草和修订，由机械科学研究院/集团领导办公会/董事会审议，机械科学研究院/集团董事会审批后公布。
第三十八条 本制度自公布之日起施行。
第三十九条 本制度由机械科学研究院/集团人力资源部负责解释。
附件一：机械院/院/集团总部外派监事任命书

先生（女士）：
经机械科学研究院/集团研究，经机械院/集团院长办公会/董事会审议，并由 企业股东大会表决经过，决定由你自 年 月 日起开始担任 企业监事职务，任期 年。
特此任命。

机械科学研究院/集团
（盖章）
年 月 日
附表二：直属控股企业监事会决议议案审核表
直属控股企业名称

议案提交时间

议案名称

议案关键内容
（附上议案书）
外派监事意见

责任者（署名）

时间

相关职能部门意见

责任者（署名）

时间

分管领导意见

责任者（署名）

时间

院/
集团总部最终决议

责任者（署名）

时间

附表三：机械院/院/集团总部外派监事解聘书

先生（女士）：
经机械科学研究院/集团研究，经机械院/集团院长办公会/董事会审议，并由 企业股东大会表决经过，决定你自 年 月 日起开始不再担任 企业监事职务。
特此通知。

机械科学研究院/集团
（盖章）
年 月 日