费用报销新规制度.doc

费用报销管理制度
第一某些 总则   
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重指引思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 费用报销应获得报销事项相应正规发票，对于公司可以抵扣增值税情形（财务应在各部门普及增值税抵扣知识，汇总可以抵扣情形给各报销部门），应当规定对方开具增值税专用发票（公司纳税辨认号？）未获得发票，需用其她发票代替报销使用，应经部门经理批准方可使用。可以抵扣增值税情形如下：
抵扣项目
抵扣税率
办公用品
17%
电子耗材
17%
车辆租赁
17%
印刷
13%
水费/电费
13%/17%
房屋租赁
11%
物业管理
6%
邮电费
11%/6%
手续费
6%
征询费
6%
会议费
6%
培训费
6%
住宿费
6%
劳务派遣服务
6%
广告服务，设计服务，广播影视服务
6%
公路通行（5-7月）
3%

第三条 经办人员应在费用发生后1个月之内办理报销手续。特殊状况需延期报销，须书面阐明因素并经部门经理或（经理级以上由直接上级）预先审批后办理。（当月费用当月报销执行可以坚持执行将为财务进行部门费用分析和财务预算工作做好准备。）
第三条 本制度依照有关财经制度及公司实际状况，将财务报销分为寻常办公费用、工程有关支出及专项支出等,如下分别阐明报销有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。
第四条 本制度合用公司全体员工。
第二某些 借支管理规定及借支流程
第一条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其她暂时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其她借款原则上不容许跨月借支。
(三) 借款销账规定：
(1)借款销帐时应以借款申请单为根据，据实报销，超过申请单范畴使用，须经主管领导批准，否则财务人员有权回绝销帐;
(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(四) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或钞票。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后借款单到财务部办理领款手续。
第三某些 寻常费用报销制度及流程
第一条 寻常费用重要涉及差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内，各项费用合计支出原则上不得超过预算。
第二条 费用报销普通规定
(一) 报销人必要获得相应合法票据,且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:依照费用性质填写相应单据;严格按单据规定项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容和事由，时间。统一格式：**部门**报销***（报销事由）费用
(三) 按规定审批程序报批。
第三条 费用报销普通流程:
报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第四条 差旅费报销制度及流程。
(一) 费用（补贴）原则:
1、交通费报销原则：
交通
工具
汽车及其她
自驾出行
火车（高铁）
飞机
具
体
规
定
1、 汽车车票实报实销(打除外)。
2、 因下列情形需打，注明因素后可报销：
a)携带大额钞票或其她贵重物品；
b)因携带物品且距离目地1公里以上不以便乘坐公共汽车；
c）夜间办事无公共汽车；
d)其她需办理紧急事项。
3、符合上述打原则b、c项，酌情予以报销三轮车费用。
自驾出行予以报销仅限于出行目中发生过路费和加油费用
1、 行程在6小时以内乘坐硬座（高铁）。
2、 行程在6小时以上(含6小时)可乘坐硬卧。
3、 原则上不容许乘坐软卧(特殊状况需总经理审批)。
1、 需经总经理预先审批批准。

注
1、 未按以上规定乘坐交通工具，超标某些费用由个人承担。
2、 乘坐以上交通工具须索取正规发票，票面信息应记载完整，否则视作无票解决。
无票按原则费用50%报销。
2、住宿费报销上限原则（单位：元/天）：
地
区
级
别

乡镇
县及县级市
地级市
省会（经济一线）都市
普通员工（区域经理）

主管级

部门经理(大区经理)

总监及以上

注：1、同性别两人及两人以上出差，应合住。
2、出差人员应向住宿单位索取正规发票（普通规定增值税专用发票），票面记载信息应完整，未标明住宿单位名称和联系电话，应予以注明，以供财务核算。
3、出差目地公司已设分支机构，原则上不报销住宿费，特殊状况须阐明因素后报总经办审批。
4、超过以上住宿费原则某些由个人承担。

3、伙食费报销原则：省内出差补贴/天，省外出差/天（执行补贴原则相比实报实销容易控制支出）
(二) 费用原则补充阐明：
1. 住宿费报销时必要提供住宿发票，实际发生额未达到住宿原则金额，不予补偿;超过住宿原则某些由员工自行承担。（从节约成本角度可以对报销人员未超过原则进行奖励补贴，补贴金额可以是未超某些一半或是？）
2. 实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准。
3. 伙食原则、交通费用原则实行包干制，根据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊状况无有关票据时可按原则领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同步按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天伙食补贴。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销有关费用。
(三) 报销流程
1. 出差申请：拟出差人员一方面填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测差旅费用项目等，出差申请单由部门经理？总监？批准。
2. 报销或借支差旅费：出差人员将审批过《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 需要购买机票或者高铁最佳能由公司行政部门统一购票
4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用原则填写《差旅费报销单》，后附正规发票和《出差申请表》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新借支。
第五条 电话费报销制度及流程
(一) 费用原则
1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平原则，员工手机费用报销采用与岗位有关制，即根据不同岗位，依照员工工作性质和职位不同设定不同报销原则。
2. 固定电话费：公司为员工提供工作必要固定电话，并由公司统一支付话费。不勉励员工在上班期间打私人电话。
(二) 报销流程
1. 公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行原则(含特批执行原则)交财务部。
2. 财务部告知员工于每月中旬(20日前)按话费原则将发票交财务部集中办理报销手续。
3. 财务部指定专人按寻常费用审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4. 员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。
5. 固定电话费由行政部指定专人按寻常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动状况应到电信局查明因素，特殊状况报总经理批示解决办法。
第六条 交通费报销制度及流程（市内外出）
(一) 费用原则：
1. 员工因公需要用车可依照公司有关规定申请公司派车，在没有车状况下经行政部车辆管理人员批准后可以乘坐出租车;
2. 市内因公公交车费应保存相应车票报销。
3. 公车加油应使用加油卡充值,报销加油费需提交加油卡充值凭证,公车长距离外出发生费用,应有派车外出单申请作为报销凭证.
(二) 报销流程
1. 员工整顿交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好报销单并附上《外出单》
2. 审批:按寻常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后报销单到财务处办理报销手续。
第七条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一) 管理规定:为了合理控制费用支出,总部办公楼费用由公司行政部统一管理，集中购买,并指定专人负责。生产所用机修物料报销由生产中心购买，派专人负责
(二) 报销流程
1. 购买申请：公司行政部每季度依照需求及库存状况按预算管理办法编制购买预算，实际购买时填写购买申请单按资产管理办法规定报批。生产中心机修物料？
2. 报销程序：报销人先填写费用报销单(附请购单，入库单，必要时应附购销合同)，报销单上可以明确使用部门必要填写所使用部门，以便财务归集各部门有关费用。按寻常费用审批程序报批，审批后报销单及原始单据(涉及结账小票)交财务部，按寻常费用报销流程付款或抵冲借支。
3. 费用归集：财务部按月依照行政部和生产中心提供各部门（车间）领用金额登记表，归集核算各部门有关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第八条 招待费、培训费、资料费及其她报销制度及流程
(一) 费用原则
1. 招待费：为了规范招待费支出，大额招待费应事前征得总经理批准。
2. 培训费:为了便于公司依照需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源依照实际需要编制培训筹划报总经理审批。
3. 资料费：在保证满足需要前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必要先填写《资料申请表》，在报销前必要到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4. 其她费用：依照实际需要据实支付。
(三) 报销流程：
1. 招待费由经办人按寻常费用报销普通规定及普通流程办理报销手续。
2. 培训费由人力资源部人员依照审批程序及报销程序办理报销手续。
3. 资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4. 其她费用报销参照寻常费用报销制度及流程办理。
第四某些 专项支出财务报销制度及流程
第一条 专项支出重要涉及软件及固定资产购买、征询顾问费用、广告宣传活动费及其她专项费用等。
第二条 软件及固定资产购买报销财务制度及流程。
(一) 填写购买申请：需求部门填写《资产购买申请单》并报批，由采购部统一进行采购。
(二) 报销原则：固定资产（金额以上），软件购买有关合同合同及批准生效。
(三) 结账报销：
1. 资产验收(软件应安装调试)无误后，报销时规定提供增值税专用发票，《资产购买申请单》，购销合同，验收单等缺一不可，按规定填写报销单；
2. 按资金支出规定审批程序审批；
3. 财务部依照审批后报销单付款；
4. 若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第三条 其她专项支出报销制度及流程
(一) 费用范畴：其她专项支出涉及其她所有专门立项费用(含征询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其她专项费用)支出。
(二) 费用原则：此类费用普通金额较大，由主管部门经理依照实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及有关收益预测表等)，经总经理订立审核意见后报董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1. 审批后报告文献到财务部备案，以便财务备款。
2. 订立合同：由直接负责部门与合伙方订立正式合伙合同，(合同订立前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等)。
3. 付款流程：
1) 由经办人整顿发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照寻常费用报销普通规定);
2) 按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批;
3) 财务部依照审批后报销单金额付款;
4) 若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第五某些 报销时间详细规定
第一条 为了协调公司对内、对外业务工作安排，以便员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下：
1. 财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月最后一种报销日在该月28日后来，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2. 借支及其她业务不受以上时间限制，可随时办理。

第六某些 附则
第一条 罚则：
（一） 经办人员未按以上规定操作，审核（批）人员应不予办理有关手续，否则予以有关审核（批）人员50元罚款。
（二） 经办人员伪造虚假手续骗取公司财物，予以经办人员报销金额十倍罚款并辞退解决，情节严重依法移送司法部门解决。
（三） 经办人员串通有关审核（批）人员骗取公司财物，予以经办人员及有关审核（批）人员报销金额十倍罚款并辞退解决，情节严重依法移送司法部门解决
第二条 本制度解释权归公司财务部。
第三条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。