公司文书档案管理实施细则(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司文书档案管理实施细则
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为加强和规范xx有限公司文书档案的管理，结合公司实际情况，制定本细则
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司文书档案管理实施细则

第一章 总则
第一条 为加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）文书档案的管理，根据国家档案局《企业档案工作规范》、《归档文件整理规则》及《华润（集团）有限公司档案分类管理办法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。
第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元文书档案的管理。
第三条 文书档案是指各部门或各业务单元在日常生产、建设、经营中形成的，已经办理完毕，具有查考利用价值的管理性文件。
第四条 公司文书档案应按时向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行文书资料的实物管理。

第二章 文书材料的归档
第五条 归档范围
（一）归档范围：详见附件1《xx文书档案归档范围和保管期限表》。
1.各业务单元应依据《xx文书档案归档范围和保管期限表》，结合本单元实际情况，制定细化、准确的文件归档范围和保管期限表。
2.公司总部、各业务单元文书档案的一、二级类目应按附件1执行，并可新增二级类目。
（二）不归档范围
1.上级单位普发供参阅，不需办理的文件材料。
2.参加非主管单位召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考利用价值的文件材料。
3.非公司及直属下属业务单元机构变动文件。
4.任免、奖惩非公司工作人员的文件材料。
5.重份文件。
6.无查考利用价值的事务性、临时性、参考性和未定稿的文件。
7.公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料。
8.公司内部互相抄送的文件材料。
9.非隶属单元抄送的不重要的、不需办理的文件材料。
10.公司的文件材料中，参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
11.其他无查考利用价值的文件材料。
第六条 归档要求
（一）属于归档范围的文书材料，包括纸质文件与电子文件必须及时归档，任何部门或个人不得拒绝归档。
（二）归档文书材料应经过符合国家规范及公司要求的系统整理。
（三）归档文件应收集齐全完整。单项工作形成的文件收集能反映本项工作的全过程,包括工作各节点形成的依据性、凭证性、结论性文件，领导、部室的签批意见等；归档的单份文件内容齐全,包括正文、最后底稿、附件、重要修改稿。
（四）属于归档范围的OA文件流转、办理完毕，应通过OA系统与档案管理系统的接口，及时完整归入档案管理系统。
（五）归档文书材料应为原件，无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
（六）归档的电子文件，包括OA归档文件及光盘储存文件，其版本应与纸质文件保持一致。
（七）归档纸质文件应采用耐久性强的书写材料，字迹清晰、准确、耐久，如碳素墨水、蓝黑墨水等；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（八）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（九）外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题后归档。
（十）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。
（十一）会议文件、跨部门专项工作文书材料的收集、整理、归档工作由会议召集部门、专项工作牵头部门负责。专项工作文件的收集、整理、移交、归档应与专项工作的启动、进行、结束同步。
第七条 归档时间
（一）经办人文件办理完毕，定期移交部门兼职档案员。兼职档案员于次年三月底前完成档案整理并向公司档案管理部门移交归档。档案管理部门应于次年六月底前完成公司上年度全部文书档案的汇总整理工作。
（二）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与纸质文书材料归档时间一致。
（三）更新、补充的文件；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。
第八条 归档手续
经办人向部门兼职档案员移交文件归档时，应办理归档手续。填写档案移交清单（见附件2），并附归档文件目录（见附件4）一式两份，双方签字，各留一份以备查考。

第三章 文书材料的整理
第九条 文书材料的整理部门与职责
（一）公司各级档案管理部门负责公司文书档案的汇总整理,包括归档文件齐全性、规范性检查，编制档号、档案管理系统信息汇总等。
（二）部门兼职档案员负责本部门文书材料的整理、录入档案管理系统等工作。
第十条 文书材料的整理
（一）整理原则
遵循文书材料的自然形成规律，保持文书材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（二）整理要求
1.文书材料的整理应做到分类清楚，收集齐全完整，保管期限划分准确。
2.文书材料按件整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件，上报文件与要求上报的上级通知为一件。
3.归档纸质文书材料规格差别较大的应按A4幅面托裱或折叠；虫蛀破损及字迹褪变文书材料应予修补、复制；档案盒应采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制，禁止使用塑料档案盒、文件夹、含酸纸档案盒等不规范装具。
（三）文书材料整理步骤
1.分类
 文书材料按年度—保管期限—件号（适用于公司档案室大集中整理）或年度—保管期限—问题（或机构）—件号（适用于公司各部门分散整理）分类。
（1）分年度
①一般文书材料按其形成年度分开。
②总结、报告、统计报表等应放在文件落款年度。
③长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。
（2）分保管期限
将同一年度的文书材料按永久、30年、10年三种保管期限分开。保管期限划分标准见《xx文书档案归档范围和保管期限表》。
（3）分机构（可选）
将不同职能部门的文书材料分开。
（4）分问题
将同一年度、同一保管期限的文书材料按公司档案分类方案中确定的类目分开。
2.装订
归档纸质文件必须用文件归档专用的不锈钢钉（夹）或线（绳）在文件的左侧装订，去掉原有易锈的金属物、塑料制品。装订时应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。
3.排列
同一年度、同一机构（可选）、同一保管期限的文书材料按文号或事由结合时间、重要程度等排列。同一问题的文件和会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文书材料应集中排列。
4.编号
文书材料排列完毕后应逐件编号。纸质文件在每件文书材料首页的右上方空白处加盖档号章。档号章式样：
（全宗号）
（年度）
（件号）
（机构或问题）
（保管期限）
（页数）
全宗号：立档单位的代码。
年度：文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限：文书材料整理时确定的保管期限。即“永久”、“30年”、“10年”。
机构（或问题）：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
件号：文书材料的排列顺序号。
页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
5.著录、编目
（1）文书材料编号完毕，应采用公司档案管理系统进行文件著录，编制归档文件目录。
（2）归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。
（3）归档文件目录内容包括：
序号： 归档文件材料的排列顺序号。
档号：根据公司文书档案档号编制规则编制。
责任者：制发文件的单位或个人。
文号：文件的发文字号。
题名：文件标题。没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加[ ]，附于原题名之后。外文材料应将中文翻译标题附在原文标题后。
文件日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120808。
密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
（4）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附件3）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
6.纸质文件装盒
纸质文书材料按件号顺序装入档案盒，每盒装满，并填写档案盒封面、脊背和备考表。
档案盒封面的上方应填写全宗名称。
档案盒脊背应设置全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）、起止件号等必备项。
备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期：
盒内文件情况说明：填写盒内文件总数，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文书材料的人员姓名。
检查人：负责检查归档文书材料整理质量的人员姓名。
日期：归档文书材料整理完毕的日期。

第四章 附则
第十一条 本细则由公司办公室负责解释。
第十二条 本细则自发布之日起施行。

附件：
1.xx文书档案归档范围和保管期限表
2.档案移交清单
3.归档文件目录封面式样
4.归档文件目录
附件1.
xx文书档案归档范围和保管期限表

档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
归档范围
保管期限

行政管理
01
行政事务
01
1
行政会议、办公室工作会议文件、部门会议文件
永久
2
本企业参加上级单位召开的重要的综合性会议、行政类会议的主要会议文件
30年
3
本企业举办的重大活动文件
永久
4
本企业资质、信誉文件、工商行政管理方面的材料、资质文件(税务登记证)
永久
5
本企业机构成立、合并分立、改名、搬迁、启用印章文件
永久
6
公司内部组织架构及职能定位文件
永久
7
单位年度工作计划、总结
永久
8
综合性或行政类专题报告
永久
9
上级单位下发的需本企业贯彻执行的指示、通知、规定
30年
10
上级领导来本企业指导、检查工作时的重要指示、讲话
永久
11
本企业领导新年贺词、致辞、信函
10年
12
本企业关于行政工作的指示、通知、规定、请示、批复、协议、合同
永久
30年
13
本企业情况介绍、大事记、编史修志材料
永久
14
工作简报、情况反映
30年
15
同级及非隶属单位制发的非本企业主营业务但要贯彻执行的文件材料
10年
16
下级单位的请示、报告及本企业的批复
30年
10年
17
文秘、档案、机要、保密、图书工作文件
30年
10年
18
刻制及销毁印章的请示和批复，用章请示和批复、及用印扫描件文件

企业传讯
02
1
企业传讯年度工作计划、总结
永久
2
本企业在处理与媒体关系中产生的文件，如请示、批复、媒体采访记录、活动简报等
30年
3
广告工作文件
30年
4
展览、赞助活动材料
30年
10年
5
本企业编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿及样本
永久
6
企业网站材料
10年
公关外事
03
1
本企业关于公共关系工作的指示、通知、规定
30年
2
本企业公关工作制度、工作计划、总结
永久
3
公共关系信息汇总表
30年
4
公关接待活动产生的文件
30年
5
本企业外事活动的指示、通知、批复
30年
6
外事活动记录、报告
30年
7
出国活动审批手续、考察报告
30年
法律事务04
1
法律工作会议文件
永久
2
年度法律工作计划、总结
永久
3
针对本企业重大经营、投资活动提出的法律意见报告
永久
4
上级单位召开的重要的企业法律工作会议文件及下发的法律工作指导性文件
30年
5
本企业法律工作的指示、通知、报告、规定
永久
30年
6
本企业经济法律案件、经济纠纷材料
永久
30年
7
企业公证文件
永久
审计稽核05
1
审计工作会议文件
永久
2
年度审计工作计划、总结
永久
3
本企业风险管理、效能监察工作文件
永久
30年
4
上级单位召开的重要的企业审计工作会议文件及下发的审计工作指导性文件
永久
5
本企业关于审计工作的指示、通知、规定、请示、批复、调查材料
永久
30年
6
下级单位报送的审计工作文件
10年
7
审计周报、月报、年报
10年
人事管理
06
1
本企业人事工作会议文件
永久
2
年度人事工作计划、总结
永久
3
上级单位制发的本企业应执行的人事文件
30年
4
上级单位召开的重要的人事工作会议的主要文件
30年
5
经理人评价报告、述职报告、管理文件
永久
6
本企业人员编制文件、员工花名册
永久
7
单位人事统计报表
永久
8
员工招聘、录用、辞退、任免、升降、处分、转正、调动、转业、离退休、抚恤、考核、职称评聘文件（员工入、离、调、转表单）
永久
9
员工工资定级、调资、奖金发放文件、年度调薪方案、模板、通知、会议纪要、数据报表及签批件、总结分析报告等
永久
10
员工社会保险文件
永久
11
员工培训制度、方案、计划、总结
30年
12
企业劳资纠纷、仲裁文件
永久
13
本企业关于人事工作的请示、批复、报告、通知
永久
30年
慈善公益
07
1
本企业慈善公益会议文件
永久
2
参加上级单位组织的慈善工作重要会议的主要会议文件
30年
3
慈善工作年度计划、总结
永久
4
慈善活动文件
30年
5
社会责任报告及社会责任相关文件
永久
6
慈善工作相关的协议、请示、批复、通知、重要的来往函件
30年
企业文化
08
1
企业文化建设规划、制度、手册
永久
2
企业文件理念体系、行为体系、形象体系材料
30年
3
企业文化宣传材料及产品开发文案
30年
4
企业文化活动开展材料
30年
5
企业文化工作总结、考核评价情况
永久
6
企业文化诊断、企业文化审计、价值评估材料
永久
7
本企业企业文化工作的指示、通知、报告
30年
后勤事务
09
1
上级单位、属地关于职工住房的政策性文件
30年
2
本企业办公用房、职工住房的规定、办法、方案、请示、批复
30年
3
职工住房购置、承租文件
永久
4
本企业采购办公用品的请示、批复、报告、清单
30年
10年
5
职工医疗、计划生育工作、福利文件
30年
6
车辆管理、购置文件
10年
7
员工饭堂管理文件
10年
8
单位安全保卫文件
10年
9
职工违法案件处理材料
30年

档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
归档范围
保管期限

经营管理
02
经营决策
01
1
董事会、股东会、总经理工作会、经理人年会、季度会、董事会例会、总经理办公会例会通知、日程、名单、决议、会议纪要、讨论件、汇报材料、后勤安排文件、融资事项董事会决议
永久
2
监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议
永久
3
股票、股市方面的材料
永久
4
红利分配材料
永久
5
企业改制、机构变动文件
永久
6
董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件
永久
7
转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示、批复、总结、报告
永久
战略管理
02
1
企业战略规划、评价、中长期发展计划、经营战略决策、企业改革文件
永久
2
商业计划、业绩合同
永久
3
预算报告、管理报告、战略报告
永久
4
6S委员会工作会议、预算会文件，6S管理相关文件
永久
5
上市公司年报
永久
6
业务分析报告，调研材料
永久
7
行业分析比较，调研报告
永久
8
政府政策分析报告
永久
9
战略年度工作计划、总结
永久
10
战略制度
永久
11
战略工作会议文件
永久
财务管理
03
1
上级单位制发的本企业应执行的财务文件、国资委监事会调研文件
30年
2
上级单位召开的重要的财务工作会议的主要文件
30年
3
本企业财务管理制度、规定、经济业务审批权限管理原则、xx预付卡章程
永久
4
本企业财务工作会议文件（财务共享项目组周会、沟通会会议纪要、财务月度工作会议文件、财务年会会议文件、听证会会议文件）
永久
5
单位年度财务工作计划、总结
永久
6
企业资金管理的计划、方案、报告
永久
7
企业成本价格管理文件
永久
8
针对企业重大财务事项进行的财务可行性论证分析报告、监管意见
永久
9
企业税务制度、手册、统计表、分析报告、对企业重大经营活动进行的税收风险、税务成本评估报告
永久
10
企业综合性统计报表、统计分析材料
永久
11
本企业关于财务工作的请示、批复、通知、报告、华润集团财务领域共性系统公司组织变更申请表资料、融资类事项签报、部门呈报协议相关审批笺
永久
30年
12
涉外资质申报（外汇年检资料、外汇登记证、外债资料、开户许可证）
永久
30年
13
招投标文件（磁条卡招投标资料）
永久
30年
信息管理
04
1
上级单位下发的需本企业执行的信息化工作文件
30年
2
企业信息化管理制度、办法、规定
永久
3
企业信息化战略规划、信息化提升计划
永久
4
信息化工作会议文件
永久
5
本企业年度信息化工作计划、总结
永久
6
企业信息化水平评估报告
30年
7
企业信息系统、软件使用情况调查材料
30年
8
企业IT系统规划、招投标、建设、管理文件
30年
9
本企业关于信息化工作的请示、批复、指示、通知
30年
10年
资产管理
05
1
企业投资管理制度、办法、产权管理等流程制度文件
永久
2
企业年度投资计划、总结
永久
3
项目投资相关的请示、批复、可行性研究报告、评估报告、审批意见、会议记录
永久
4
战略合作协议、投资合作协议、投资项目合同
永久
5
股权投资、转让文件
永久
6
企业兼并收购、合并分立、产权转让、资产重组文件
永久
7
企业出资文件
永久
8
资产评估报告
永久
9
资本收益分配文件
永久
10
不良资产管理文件
永久
11
企业固定资产构置、建设、改良的可行性研究报告、审批意见、招投标文件
永久
12
固定资产清册、核查文件
永久
13
固定资产管理、维护、租赁、出借文件
30年
14
固定资产报废文件
30年
15
企业无形资产（包括专利权、非专利技术、商标、域名、著作权、土地使用权、特许权等）购置、转移文件
永久
16
企业无形资产管理文件
20年
品牌管理 06
1
品牌战略文件
永久
2
品牌管理制度、手册
永久
3
品牌管理、执行文件
30年
4
监察下属单位品牌应用情况报告、意见
30年
5
品牌纠纷文件（按单个纠纷自始至终收集相关文件）
永久
6
品牌管理培训及推广企业品牌管理体系工作所形成的通知、计划、报告、课件
30年
物资管理
07
1
物资管理工作制度、规定、办法
永久
2
物资采购、调度运输计划、协议、合同、总结、来往函件
30年
3
物资调拨分配计划、记录
30年
4
供销信息
10年
5
物资台账、统计报表
30年
营销管理 08
1
产品营销策略文件
永久
2
分销网络建设文件
永久
3
产品销售计划、总结、合同、协议、来往函件、定货会材料、相关会议记录、纪要
30年
4
市场分析和用户调查材料
30年
5
产品质量异议处理文件
30年
6
广告宣传材料
30年
7
售后服务材料
30年
8
xx舆情周报、年报
30年
9
统计报表
永久
流程管理
(09)
1
公司规章制度、工作指引、流程
永久

档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
三级类目
（分类号）
归档范围
保管期限
生产管理
03
EHS管理
01

1
上级单位下发的需本企业贯彻执行的安全工作、能源环保、节能减排文件
30年

2
安全、节能减排会议文件
永久

3
、安全标准制度、安全技防标准安全工作、节能减排、环保制度、规定、工作手册
永久

4
年度安全、节能减排工作计划、总结、急演练计划、安全检查计划、报告
永久

5
安全内审、安全大检查、安全生产、环保、节能减排工作的通知、指示、报告、方案、责任书、应急预案、安全培训方案
永久
30年

6
本企业事故报告、事故统计汇总文件、事故索赔清单
永久

7
下级单位上报的EHS文件
30年

8
本企业安全文化、EHS网站文件
10年

9
损耗管控文件、报告、年度损耗盘点
10年
质量管理 02

1
企业质量管理规定、办法、制度、条例
永久

2
质量管理规划及年度计划、总结
永久

3
产品质量控制、质量管理措施材料
30年

4
质量工作会议文件
永久

5
产品质量检测、认证文件
永久

6
合理化建设及整改措施方案
30年

7
产品创优计划、措施
30年

8
质量检查、评比材料
30年

9
产品质量用户反馈意见
30年

10
产品质量事故分析报告及处理结果文件
永久

11
本企业关于产品质量管理工作的请示、报告、批复、通知
30年
10年
营运管理
07

1
店面管理
30年

2
存货管理
30年

3
客户服务
30年

4
物业管理
30年

5
物料管理
30年

6
效率与稽核
30年

7
培训发展
30年
物流管理
08
物流规划
（01）
1
物流网络规划方案

物流网络规划/优化报告
30年
2
物流用地获取与建设项目相关文件

土地调研、立项、资本开支报告；土地证或土地出让合同等土地交易等文件-复印件；DC工艺、建设方案；与物流用地相关外部函件；自有物业产权相关文件、竣工图、勘查设计资料等；及因以上产生的会议、汇报材料、招投标材料、合同等
永久/30年
物流支持
（02）
1
物流系统与设备管理相关文件

物流系统相关部署实施方案与报告、设备管理制度与管理，设备、系统的技术说明
30年
2
物流仓库管理报告与项目文档

物流支持专项项目文档、仓库管理报告（工艺流程、动线布局优化等）、物流设备/系统等招投标文档
10年
3
物流数据管理与分析、物流月度经营报告

物流数据平台、物流月度经营报告分析、物流费用相关、物流运作业务数据分析与决策参考等
10年
运作管理
（03）
1
运输管理

运输招投标、合同、运输费用核算文档
10年
2
运作管理

运作管理相关SOP、运作优化项目文档、全国年度盘点报告、运作数据回顾等
10年
订货管理
（04）
1
补订货参数与工具、补订货流程制度

物流模式决策树等路径规划与系统设置要求、DM订货流程、特殊备货流程、补定货系统逻辑
10年
2
库存管理

库存结构分析报告、库存清理计划与成果、库存分析工具、DC退货流程及报告
10年
学习与培训
（05）
1
物流专业力培训项目运作资料

课程相关资料，讲师名册，培训相关制度，培训报表
10年
2
物流行业知识积累

物流相关市场及技术参考资料，竞争对手、主要供应商的公开及非公开信息资料，行业新设备、供应链、新业务模式类的资料积累
10年
经营管理
（06）
1
内地物流各公司基本资料

相关物业及公司资料
永久
2
第三方客户资料

合作客户资料与维护
10年
3
业务招投标资料

设备、运输业务招投标或竞争性谈判等采购资料
10年

档案门类
（分类号）
二级类目
（分类号）
归档范围
保管期限
党群管理04
党务工作
01
1
上级党组织的指示、通知、规定
30年
2
级党组织召开的重要的党务工作会议的主要会议文件
30年
3
本级党委、支部关于党务工作的指示、通知、规定
永久
30年
4
本级党委会、支部会、专项会议通知、名单、日程、会议纪要、决议、财务管理平台民主生活会会议文件
永久
5
本企业党委、支部工作制度、流程、指引
30年
6
本级党委、支部年度工作计划、总结
永久
7
党委、支部重要的调查报告、专题报告、专项活动总结
永久
8
党务工作大事记
永久
9
本级党组织关于党务工作的请示及上级的批复
永久
30年
组织建设
02
1
党组织机构设置、改选、启用印章文件
永久
30年
2
党组织机构、党员统计年报
永久
3
党员花名册
永久
4
党务干部任免、审核文件
永久
5
党员入党、转正、延期、退党、取消预备期、党组织关系转移的通知、决定、批复、介绍信
永久
6
先进党组织、优秀党员表彰决定、先进事迹材料
永久
群众团体
03
1
工会会员代表大会、职工代表大会文件
10年
2
工会、共青团、女工工作、协会工作文件
永久
30年
3
联谊会活动请示、批复、方案、报道
10年

附件2.
档案移交清单

移交部门

接收部门

移交性质

档案所属
年度

档案类别
档案数量(卷、件、张)

合 计

移
交
说
明

接
收
意
见

移交部门
经办人（签名）：

移交日期： 年 月 日
接收部门
经办人（签名）：

接收日期： 年 月 日

附件3.
归档文件目录封面式样

归 档 文 件 目 录

全 宗 号

年 度

保管期限

机构（问题）

附件4.
归档文件目录

件号
责任者
文号
题名
文件日期
页数
备注