房地产公司-工程施工与材料设备供应商选择程序-修订版.doc

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制度文件
文件编号
JSRQJH-CX-CB-02
版本号
1.5
生效日期
xx-04-01
工程施工与材料设备供应商选择程序
修改状态
修订情况
生效日期
I
1.0
-04-01
II
1.5
xx-04-10
III

IV

总经理签发

工程施工与材料设备供应商选择程序
一、目的
选择优秀供应商，有效控制开发项目建设工程成本；
二、适用范围
适用于公司开发项目的工程施工与材料设备供应商的选择；
三、定义
3.1招标小组
3.1.1招标小组设组长一名：由总经理担任；
3.1.2招标小组其他成员：除总经理外的其他高层、工程管理部负责人、设计管理部负责人、成本管理部负责人；
3.1.3招标小组列席成员：各部门相关专业工程师；
3.1.4招标小组决策方式：总经理同意；
3.2招标
本程序所称招标包括公开招标与邀请招标；
3.3评定标原则
采用“经评审的合理最低价”中标；
四、职责
4.1招标小组
·决策项目的分判方式(招标、议标或直接委托)；
·确定投标入围单位、中标单位；
·审批《年度供应商评定一览表》；
4.2总经理
·监督招标工作；
·审批《工程施工与材料设备供应商选择计划》；
·审批招标文件；
·审批投标入围单位；
·审批中标单位；
·审批《招投标工作总结表》；
4.3成本分管高层
·审核招标文件；
·参与评标；
·审核中标单位；
·审核《招投标工作总结表》
4.4设计分管高层
·审核招标文件；
·参与评标；
4.5工程分管高层
·参与评标；
·审核《工程施工与材料设备供应商选择计划》；
·审核招标文件；
4.6成本管理部
·编制招标文件的工程量清单和预算；
·会同编写并汇总招标文件；
·负责投标文件商务标书的复核与分析；
4.7设计管理部
·审核招标文件；
·参与投标文件技术标书的复核、评定；
4.8工程管理部
·编制《工程施工与材料设备供应商选择计划》；
·会同编写招标文件；
·组织投标文件技术标书的复核、评定；
·签发中标通知书；
·组织对供应商的年度评定工作；
五、程序
5.1招标计划
5.1.1方案设计完成后，工程管理部提交项目的分判思路，包括各分部分项工程的承包方式建议，报总经理审批确定；
5.1.2每个月底，工程管理部在按照《JSRQJH-CX-XZ-01 绩效考核与业绩管理办法》提交下月《部门月度计划进度/实际进度表》时同时提交下两月《工程施工与材料设备供应商选择计划》(格式见JSRQJH-BG-CB-01)，报工程分管高层审核、总经理审批后抄送至招标小组各成员；
5.2招标程序
5.2.1技术准备
·工程管理部根据《工程施工与材料设备供应商选择计划》、《主要材料设备定位与选型建议》和《主要材料设备价格控制表》，组织设计管理部、成本管理部共同进行供应商考察并形成相应技术考察报告，并在报告中明确推荐入围的供应商范围；
·工程管理部将设计管理部、成本管理部共同确认的《技术考察报告》报工程分管高层审核，总经理审批通过后，将《技术考察报告》抄送至招标小组成员；
5.2.2商务准备
·成本管理部会同工程管理部依据设计管理部提供的设计图纸编写招标文件暂定稿，其中，成本管理部负责编写相关商务条件部分，工程管理部负责编写相关技术条件部分；招标文件暂定稿由成本管理部汇总整理，其中招标文件中应列明招标联系人为行政助理，答疑联系人分别为成本管理部负责人(或相关工程师)和工程管理部负责人(或相关工程师)；
5.2.3标前准备会
·在标前准备会前1天，成本管理部将招标文件暂定稿发送至招标小组成员；
·成本管理部组织招标小组成员召开标前准备会。相关部门介绍考察情况，推荐入围单位；
·招标小组讨论确定招标文件主要条款(包括工程范围、计价模式、付款节奏、投标保证金和履约保证金额度、发标及截标时间等)和评标方法；
·成本管理部负责整理标前会议纪要，发送至招标小组成员；
·成本管理部根据标前会议纪要会同工程管理部修改招标文件，填写《招标文件评审及合同盖章审批表》(格式见JSRQJH-BG-CB-02)，经设计管理部、成本管理部、工程分管高层、设计分管高层、成本分管高层审核、总经理审批盖章后，招标文件正式生效；
5.2.4发标、答疑
·行政助理通知入围单位并发出招标文件；
·行政助理通知招标小组成员和入围单位，召开发标会、答疑会；
·成本管理部负责整理答疑会的会议纪要，发送给招标小组成员，以书面形式送达各投标单位，投标单位递交标书时须确认答疑已收到；
5.2.5开标、评标和定标
·行政助理通知招标小组成员参加开标会，行政助理填写《开标记录表》(格式见JSRQJH-BG-CB-03)；
·工程管理部负责人组织相关专业工程师，完成技术标书复核与评审，成本管理部负责人组织相关专业工程师，完成商务标书复核与投标报价分析；
·技术与经济标评审完成后，招标小组讨论确定中标人，如需组织商务谈判，则在会议上明确责任人，确定谈判目标。责任人在商务谈判结束后将谈判结果知会成本管理部，成本管理部据评定标会情况和谈判结果填写《评定标会议纪要》并附《招投标工作总结表》(格式见JSRQJH-BG-CB-04)，经成本分管高层审核，招标小组评标成员签字，总经理签发后确定中标单位；
·成本管理部依据总经理签发的《评定标会议纪要》、按《JSRQJH-CX-XZ-13 印章管理办法》申请盖章后向中标单位发出《中标通知书》；
·工程管理部根据《招标文件及合同评审及盖章审批表》审定的招标文件之合同条件，《评定标会议纪要》和评定标情况按《JSRQJH-CX-XZ-16 合同管理程序》签订合同；
5.3直接委托项目工作程序
5.3.1工程管理部提出直接委托的建议，经工程分管高层审核后报招标小组成员开会讨论(或经办部门以传签方式提出，总经理审批确定)，不同意直接委托，按5.2执行；同意直接委托，按以下程序执行；
5.3.2工程管理部组织相关部门进行调研、询价，了解直接委托单位竞争对手的造价情况或拟直接委托单位在其他项目类似工程的造价情况；
5.3.3总经理布置相关部门与拟直接委托单位进行商务谈判，并将类似工程的调研情况，谈判结果以《传签单》(格式见JSRQJH-BG-XZ-01)的形式报总经理审批；
5.3.4工程管理部依据总经理审批的《传签单》，按《JSRQJH-CX-XZ-16合同管理程序》签订合同；
5.4招标工作总结
5.4.1成本管理部搜集整理招标全过程资料原件包括：投标单位考察报告、招标文件、谈判过程及成果、投标答疑、投标文件、与投标单位间的往来文件(质疑、澄清、承诺等)、招标小组会议纪要、评定标会议纪要、传签单、中标通知书、《招投标工作总结表》等；
5.4.2所有的招标过程资料原件在相应合同履行完成之后向行政人事部归档；
5.5供应商评定
5.5.1工程管理部每年负责组织成本管理部和设计管理部对合作过的供应商进行评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力、经济实力、工期、施工配合、保修服务等，并记入《年度供应商评定一览表》(格式见JSRQJH-BG-CB-12)；
5.5.2评定为优良、合格的供应商，工程管理部以传签单(格式见JSRQJH-BG-XZ-01)的形式报招标小组评标成员审批；
5.5.3上一年度评定为优良、合格的供应商，第二年度可不再组织考察，直接作为入围单位，参与投标；
六、相关表格
·《JSRQJH-BG-CB-01 工程施工与材料设备供应商选择计划》；
·《JSRQJH-BG-CB-02 招标文件评审及盖章审批表》；
·《JSRQJH-BG-CB-03 开标记录表》；
·《JSRQJH-BG-CB-04 招投标工作总结表》；
·《JSRQJH-BG-CB-12 年度供应商评定一览表》；
·《JSRQJH-BG-XZ-01 传签单》；