办公用品领用管理核心制度.doc

办公用具领用管理制度

办公用具作为企业必需开支，在企业运行费用中占用一定
百分比。加强和规范对办公用具采购、发放、领用、回收等步骤管理要求，能够达成使企业压缩开支，树立形象，强化管理目标。
一、办公用具领用管理注意事项
办公用具领用、更换要依据办公用具使用期限一览表，办公用具更换按要求处理，特殊情况要有书面汇报。
依据工作需要情况，确定各岗位办公用具配置规格一览表，作为办公用具发放依据。
职员离开本单位，应退回领用办公用具。
二、办公用具申领使用管理方法
行政人员应将部分使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，占地方不大，用一个柜子就能够。
文具领用可采取以旧换新方法，于可缴交用具，如钉书机、打孔机等用具，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。
行政部依据各部门工作需要，为各部门做好办公用具领用预算。
职员领用办公用具需行政部门核实审批，到行政部填写办公用具领用情况记录表。
设置办公用具置放柜，行政部门既要做好收发工作，还要依据业务需要做好登记，定时对文具进行盘点。
采购人员应选择好供给商，并控制好价格及品质。
行政人员应拟订好《办公用具收发一览表》，使办公用具在收发
过程中有条有序。
三、办公用具管理措施
1、目标
为规范企业办公用具管理，使之即满足职员工作需要又杜绝铺张浪费，特制订本措施。
2、适用范围
企业内全部部门及分企业办公用具采购、领用及报废等管理。
3、办公用具请购
各部门应于每个月25日依据工作需要编制下月办公用具需求计
划，由部门经理填写《办公用具采购申请单》（详见：附件1）交行
政部。
行政部统一汇总、整理各部门采购申请，并经核查库存情况后
填写《办公用具采购计划表》（详见：附件2），呈报总经理审核同意后实施采购任务。
各部门若需采购临时急需办公用具，由申请人填写《办公用
品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购原因，报总企业同意后由行政部负责实施采购任务。
4、办公用具采购
为有效完成采购任务，标准上由行政人部统一负责实施采购任务。
对专业性办公用具采购，由所需部门帮助行政部共同进行采购。
临时急需办公用具可经行政部同意后由使用部门自行采购。
办公用具采购，应优异行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务。
5、办公用具入库
办公用具入库前须进行验收，对于符合要求要求，由行政部人员登记入库；对不符合要求，由采购人员负责办理调换或退货手续。
办公用具采购发票应由行政部办公用具管理人员签字确定入库后，方可报销。
6、办公用具领用
职员领用办公办公用具应填写《办公用具领用记录表》（详见：附件3）。
7、办公用具使用
严禁职员将办公用具带出企业挪作私用。
职员离职时应依《办公用具领用记录表》所领办公用具一并退回(消耗品除外)。
凡属各部门或部门内职员共用办公用具应指定专员负责保管。
企业职员应本着节省标准使用办公用具。
办公用具若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。
8、办公用具报废
非消耗性办公用具因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用具报废申请，经部门经理审核，并报总经理同意后，到行政部办理报废注销手续。
办公用具领用标准
分类
办公用具名称
使用时间
领用标准
备注
部门办公用具
耐用具
订书机
长久使用
一次性领用
除意外损坏
垃圾桶
计算器
消耗品
白板笔
使用至报废
以部门申报遵照 《办公用具管理制度》

垃圾袋
胶带
胶棒
订书钉
个人使用办公用具
耐用具
文件筐
长久使用
一次性领用，离职归还人事行政部

文件夹
笔筒
消耗品
笔记本
使用至报废
依旧换新

签字笔
铅笔
橡皮
一次性消耗品
A4复印纸
使用至报废
按实际需求领取，以部门申报，遵照 《办公用具管理制度》

橡皮擦
曲别针
口取纸
便签纸
纸杯
档案袋
涂改液
使用至报废
以旧换新

胶棒
2个月可申领
胶带
1个月可申领
订书钉

图钉
双面胶
铅笔
2个月可申领
签字笔芯
2个月可申领
计算器

订书机
转笔刀
9、办公用具领用标准：
附件1：
部 月份办公用具采购申请单

序号
办公用具名称
规格
数量
单位
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

注：1、《办公用具申购表》于每个月25日前交到集团综合管理部。
2、《办公用具申购表》上报前必需有部门经理签字确定。
3、企业将依据各部门每个月领用办公用具核实费用成本。
4、如企业或部门有活动，请在备注中说明。
制表人： 部门经理签字： 制表日期：

附件2：
办公用具采购计划申请表 年 月 日
序号
物品名称
数量
单价
规格
申请部门
申请人

预估所需金额累计

大写：
领导意见：
制表： 行政部： 总经理签字：

备注：采购物品已汇总各部门申请需求

附件3：
办公用具领用记录表
序号
品 名
型号
规格
数量
单位
领用
部门
领用人
领用时间
备注

经办人： 制表日期：