江西XXX农业公司物资管理新规制度.doc

江西XXX农业科技有限公司
物资管理制度（暂时）
第一章 总 则
第一条 为了加强对物资管理和控制，保证物资安全完整，提高物资运营效率，依照国家《公司内部控制基本规范》和《公司内部控制配套指引》及公司物资管理制度以及其她关于法律法规，结合我司实际，制定本制度。
第二条 本制度所称物资，是指在生产或提供劳务过程中耗用材料、物料等，重要涉及燃料、润滑油、材料、低值易耗品、劳动保护用品、农用物资、专项工程物资以及办公用其她物品等。
第三条 本制度所称物资业务，涉及物资请购、请购审批、采购、验收、付款、保管、发出、清查盘点。
第四条 公司各部门及员工个人办理物资业务时均须执行本制度。
第二章 物资管理部门分工及职责权限物资划分
第五条 公司严格控制物资仓储，以防止物资积压，各部门需存储物资，由公司决定或审批。
第六条 公司拟定或批准设有仓储物资部门（如下简称储备部门）才准予按筹划采购仓储物资。
第七条 储备部门除供应本部门使用之外，还负有就近供应我司其她各个部门责任。
各部门使用物资，纳入所在仓储部门储备，应到储备部门领用。未纳入仓储管理小额零星物资，由需求部门按直接投入生产或使用需求量进行采购（按权限应由公司审批要经审批）。
第八条 按物资类别或用途不同可分：
生产过程中消耗和生产维修所需农药、化肥、生产资料等农用物资；
市场营销过程中所消耗包装材料、包装工具、及菜筐等物资；
后勤管理中各项工程物资、房屋建筑物资、设施设备维修所用物资等；
行政管理过程中劳动保护用品、办公用品等；
按物资使用性质不同可以分为；一次性使用物资；多次重复使用物资；
第九条 集团公司公司监察部具备对物资业务进行监督职能，负责对公司各部门或有关人员在办理物资业务时遵守、执行本制度及公司其她关于规章制度状况进行过程监督。
第十条 集团公司审计部具备对公司物资管理进行监督、检查职能，负责定期或不定期对公司各基层单位、部门或有关人员执行本制度及公司其她关于规章制度状况进行审计、检查。
第十一条 物资管理业务不相容岗位应互相分离、制约和监督，不得同一人同步办理不相容岗位业务。物资管理不相容岗位至少涉及：
（一）物资请购与审批，审批与执行；
（二）物资采购与验收、付款；
（三）物资保管与有关会计记录；
（四）物资发出申请与审批，申请与会计记录；
（五）物资处置申请与审批，申请与会计记录。
第三章 请购与采购管理
第十二条 公司各部门要依照生产需求、销售等状况，本着防止积压，尽量减少库存原则，合理拟定物资库存量，编制“物资库存量控制表”报公司审批，并严格执行。
第十三条 物资采购必要办理请购手续（基本格式见附表一、附表二），按规定程序和权限审批后才干进行采购。
但如下物资可免办理请购手续：
（一）到政府行政部门、金融部门办理关于事务、业务，实行限额购领票证、表格等；
（二）招待用品（因业务招待费已实行限额控制）。
第十四条 如下物资请购，由公司有关物资需求审核部门和集团公司总经理审核后董事长审批：采购批量10000元以上劳动保护用品。
如下物资请购由公司有关物资需求审核部门审核后有集团总经理审批：
（一） 超过“物资库存量控制表”限额库存物资；
（二） 单价200元以上或采购批量500元以上低值易耗品；
（三） 采购批量200元以上10000元如下劳动保护用品及生产、销售物资；
（四） 采购批量500元以上办公用品及生产、销售物资；
公司各部门所需如下物资请购由公司负责人审批：
（一）“物资库存量控制表”限额内库存物资；
（二）单价200元如下或采购批量500元如下低值易耗品；
（三） 单价200元如下或采购批量500元如下劳动保护用品及生产、销售物资；
（四）采购批量元如下办公用品及生产、销售物资；
（五）已由公司拟定了定点供应商供货（以公司发文告知为准），且属直接投入生产或使用物资。
直接投入车辆耗用燃料由集团公司物资采购管理中心会定点加油站，公司指定有关部门（科室）发放限额加油凭证（卡），由驾驶员凭限额凭证（卡）到定点加油站加油。
已贯彻经济责任制，明确由承包负责人承担采购成本物资采购，在承包负责人有结余资金在公司前提下，由公司负责人按经济责任承包合同、《财务开支审批制度》及公司其她有关规定审批其报销。
第十五条 按第十三条规定需由集团公司审批采购申请按下列程序进行审批：
①需求各部门提出采购申请→②公司相应物资需求审核部门审核→③公司分管领导审核（必要时）→④公司总经理或董事长审批。
按第十三条规定由公司负责人审批采购申请按下列程序进行审批：
①公司有关部门或个人提出采购申请→②部门负责人审核→③公司负责人审批。
第十六条 经批准物资请购，按下列相应职责和核准权限进行采购，涉及技术性较强物资采购业务（如汽车配件、轮胎、计算机配件及外设、生产资料中种子及有关规格、药物品名及有效成分等）还应有有关技术人员参加采购：
（一）公司各部门所需办公用品，由行政部作为采购经办部门，由物资采购管理中心（审核）、监察部（监督）、有关技术人员（必要时，技术把关）共同核准进行采购。
(二) 公司各部门所需除办公用品以外，各种生产、营销、配送、后勤管理中产生各种生产资料物资，及各种低值易耗品采购，由公司后勤部采购管理科作为采购经办部门，由物资采购管理中心（审核）、监察部（监督）、有关技术人员（必要时，技术把关）共同核准进行采购。
(三)大宗物资采购和定点采购供应商拟定，由公司分管领导牵头，后勤部采购管理科作为采购经办部门，物资采购管理中心作为审核部门、监察部作为监督部门、有关技术人员负责技术把关（必要时）构成采购小组，合议拟定采购意向（涉及供应商及货品品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约责任等），呈集团公司总经理或董事长批准（总经理、董事长审批权限参照公司财务开支审批制度）后拟定采购。
第十七条 物资采购应按照如下原则拟定采购方式：
（一）批量5000元以上大宗物资采购应采用招标或议标形式，以订单或合同方式采购，合同应注明货品品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约责任等事项；
（二）批量5000元如下小额零星物资采购可以采用直接购买方式。
第十八条 物资采购管理科要在对供应商进行评价基本上建立供应商档案库，对供应商进行评价时要会同使用公司各部门、集团公司财务部、监察部等有关部门共同进行，涉及商品质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商资质、经营状况等综合评价。
第十九条采购管理科应当在充分理解和掌握关于供应商信誉、供货能力等方面信息基本上，货比三家，比质比价后进行议定采购意向。
第二十条 未按规定程序进行物资采购，其采购费用一律由直接采购人或直接采购公司负责人自行承担，财务部门不予付款和报账；如损害到公司利益，视情节轻重，由直接负责人及其主管（单位负责人）承担所有责任。
第二十一条 每月15日及月初各基地物资管理人员要将本月经手和经审核物资采购状况形成报表，上报公司总经理。
第四章 验收与付款
第二十二条 采购物资，在入库前应进行质量检查与验收，保证物资符合采购规定。验收程序普通为：
（一）检查订货合同、入库告知单、供货公司提供材质证明、合格证、运单、提货告知单等原始单据与待检查货品之间与否相符；
（二）对拟入库物资交货期进行检查，拟定实际交货期与订购单中交货期与否一致；
（三）对待验货品进行数量复核和质量检查，必要时可聘请外部专家协助进行；
（四）对验收后数量相符、质量合格物资办理有关入库手续；
（五）对经验收不符合规定或不合格物资，由直接采购人员办理退货或索赔，期间所产生一切费用所有由直接采购人员个人承担。
（六）验收后应填写一式三联《验收入库单》（基本格式见附表三），检查人和仓管员等有关人员应在《验收入库单》上签字确认。
第二十三条 对不经仓储直接投入生产或使用物资，也应当采用恰当办法进行检查，并办理检查、领用手续（检查人与领用人不能同一人）。
第二十四条　财务部门在办理物资采购付款业务时，应当对采购合同商定付款条件以及付款申请、采购发票、结算凭证、验收入库单等有关凭证真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，各项手续完备后才干予以付款。
第二十五条　物资采购付款（涉及预付账款和定金）审批权限按公司《财务开支审批制度（暂行）》执行。
第二十六条　公司财务科及有关部门应当加强对大额预付账款监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款期限、占用款项合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问预付账款及时采用办法，尽量减少预付账款资金风险和形成损失也许性。
第五章 物资保管管理
第二十七条仓库管理人员应按照规定做好物资入库和出库工作，并使物资采购、储存、供应、销售各环节平衡衔接；
物资验收合格后物资采购经办人应详细填写《物资待入库单》。仓库管理员《物资待入库单》办理物资入库手续。若缺任何一张单据，除非有主管书面告知，不得办理入库手续；仓管人员在《物资待入库单》上注明到货日期及数量，办理入库手续，详细填写好《物资入库单》，并及时告知请购经办人和采购经办人；如有一张表单上物资分批到达，仓管人员应如实分批记录； 《物资入库单》一式三份，一份交仓库管理员登记，一份交财务部记帐，一份交采购部存查；
物资仓管部门对入库物资应当建立明细账（基本格式见附表七），详细登记物资类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位、金额等内容，按照物资类别、规格、型号、性能分区别类，定置摆放，妥善保管。并定期与财会部门及有关部门就库存物资品种、数量、金额等进行核对。
入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。
第二十八条 除物资管理部门及仓管人员外，别的部门和人员不得随意接触库存物资，因业务、工作需要接触库存物资时，应由有合法理由（以关于部门书面告知、证明为准）。
第二十九条 因业务需要，对不同仓库之间物资流动应办理出入库手续。
第三十条 物资仓管部门和仓管人员应当按仓储物资所规定储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等办法切实做到防火、防盗、防冻、防毒、防损坏、防事故等安全保卫工作。
第六章 领用及出库管理
第三十一条 物资领用普通由各部门指定有领用权限人员申请，公司负责人核准。对于领用较频繁物资，公司负责人可以授权分管副职或有关部门主管核准，但应以书面授权告知为准。
第三十二条 领用物资，物资领用时物资领用人必要在《领料单》上如实填写先关信息并签字以确认物资实际使用状况。（基本格式见附表四），并及时填写《物资出库单》及做好相应报表工作（基本格式见附表六）。
对于一次性使用物资例如农药化肥等。如领用后实际使用与领用不相符时以实际领用为原则，并补回有关领用手续。
对于可以多次使用物资使用例如菜筐，经仓库管理员入库后，由仓库管理员进行管理，物资使用后不需要对可以重复使用物资进行出库只要填写相应《领料单》和《物资待入库单》即可，但是物资数目及时间必要一致。当《领料单》和《物资待入库单》数目不一致时可以依照员工绩效考核办法对相应人员进行进行相应绩效考核。即领用人领用时，必要每次填写相应《领料单》，并在物资使用过程中做好有关物资交接手续，填写好有关《物资待入库单》。当是仓库与仓库之间物资领用时必要相应物资管理员及物资使用者做好相应物资交接工作，并且物资在同一时间上又立即使用时，物资使用者应立即填好物资《领料单》。使用后并交回原仓库妥善保管。并每月汇总物资实际库存状况。
对使用物资必要是物资实际使用本人去填写物资《领料单》，如使用而是没有《领料单》，一经查实可以对其进行相应绩效考核。
对物资使用时按照有关规定或者物资有关有效有效期限达到报废原则，有有关部门负责人及公司总经理批准后方可以报废。
第三十三条 员工领用替代性物资（涉及到仓储部门领用和直接购买），一律以旧换新。
第三十四条 仓管员发出物资时，要认真核对关于票据凭证，保证其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。
第三十五条 物资发出计价普通采用先进先出法。
第三十六条 财务科应当加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免浮现将已入库物资不入账或已发出物资不销账之情形。
第三十七条 仓管员每月终了时要编制《物资收发结存月报表》（基本格式见附表八），将报表一式两份连同领料单或发货单（财务联）等于5日内报送财务部门；财务部门要依照采购发票、验收入库单、调拨单、领料单或发货单等对仓管员上报报表进行审核，并将审核成果及经审核后报表一份反馈给填报人。
第七章 盘点与处置管理
第三十八条 物资管理部门每季度至少对库存物资盘点一次，物资品种不多仓库应每月盘点一次。
第三十九条 实行盘点时应成立盘点小组，盘点小组应由分管领导和物资管理人员构成。
第四十条 盘点前和盘点过程中，应有序摆放物资、保持盘点记录完整。
第四十一条 物资盘点应及时编制盘点表，盘盈、盘亏要及时分析因素，提出解决意见，经有关部门批准后，在期末结账前解决完毕。
第四十二条 物资盘盈、盘亏、毁损、积压处置由盘点小组或仓管部门提出解决意见，公司有关部门审核，总经理审批。
第十章 附则
第四十三条 本制度所述数额，“如下”含本数，“以上”不含本数。
第四十四条 本制度所述“单位”或“本单位”，用于基层单位时，指公司二级经营单位和机构；用于公司部室时，指公司部室。
第四十五条 本制度由公司企管部负责解释。
第四十六条 本制度自印发之日起实行。
附件：《江西XXX农业科技有限公司领料单格式》
《江西XXX农业科技有限公司验收入库单格式》
《江西XXX农业科技有限公司材料收发结存账格式》
《江西XXX农业科技有限公司物资收发结存月报表格式》

附表一
江西XXX农业科技有限公司
物资请购单
（基层单位用）
单位：

请购部门

请购经办人

请购日期
年 月 日
序号
物资名称
规格型号
单位
数量
单价
总价
采购因素
1

2

3

4

5

6

共计

请购部门主管意见：
分管副职意见：
经理（站长）意见：

附表二
物资请购单
（基层单位向公司请购用）
请示单位/部门

请购经办人

日期

请购内容

本单位/部门负责人意见

公司有关职能部门意见

分管副总审核意见

总经理审批（核）意见

董事长审批意见

附表三

江西XXX农业科技有限公司 No．
入库单
库房： 年 月 日
物资名称
型号
单价
数量
金额
生产日期
摘要

入库人： 复核人： 库管员：

附表四
江西XXX农业科技有限公司 No．
领料单

库房： 年 月 日
物资名称
型号规格
与否是可以重复运用
数量
单价
总价
使用地点及使用地块
领用人
使用地接手人
领用时间
备注

库管员： 复核人：

附表五

江西XXX农业科技有限公司 No．
待入库单
库房： 年 月 日
物资名称
型号规格
与否是可以重复运用
数量
单价
总价
使用地点及使用地块
领用人
使用地接手人
领用时间
备注

库管员： 复核人：

附表六

江西XXX农业科技有限公司 No．
出库单
库房： 年 月 日
物资名称
型号
单价
数量
金额
生产日期
摘要

入库人： 复核人： 库管员：

附表七

第　　页
　　　　　　　　　　　　　　　　物 资（材 料）　收　发　结　存　账　　　　　　明细科目　　　　　　１
品名：

类别 　　　　　　存储处所　　　　　　　　规格　　　　　　　　计量单位　　　　　　　　　最高存量　　　　　　　最低存量　　　　　　　　　　编号　　　　　　１
年
凭证编号
摘要
收入
发出
结存
核对符号
数量
单价
金额
数量
单价
金额
数量
单价
金额
月
日
千
佰
十
万
千
佰
十
元
角
分
千
佰
十
万
千
佰
十
元
角
分
千
佰
十
万
千
佰
十
元
角
分

附件八：

基 地 材 料 收 发 存 月 报 表
单位：江西XXX农业科技有限公司
20 年 月

品名（规格）
上月结存
本月入库
本月出库
本月结存
数量（单位）
金额
数量（单位）
金额
数量（单位）
金额
数量（单位）
金额

共计

制表人：

填制日期：