收发文管理新规制度.doc

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发
文
管
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制
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时间

为规范管理公司收发文工作，保证文献可以及时上承下达，提高文献解决效率，特制定本制度。
一、 收文解决程序
收文解决程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文献承办→文献归档。
1、收文登记
凡从外部送达公司文献，涉及上级来文、各种传真、信函等文献资料，一律由前台文员负责签收，再依照文献内容进行登记（附件一），并填写《来文解决卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。
2、文献拟办意见
行政部负责人对前台文员报送文献提出拟办意见。
3、文献阅批
收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司有关领导或部门阅批，阅批文献应在3日内签批并退回行政部，紧急文献应于当天批后退回。
4、文献承办
文献承办部门须遵循领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办公文应由主办部门与有关部门协商办理。需报请上级领导批准事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。
5、文献归档
所有文献统一在行政部归档。
二、收文、传阅工作规定
1、对所有文献、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作时效性，做到规范化、制度化。
2、传递文献资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。
3、对需急办理文献，前台文员应优先完毕收文程序，第一时间呈报有关领导。对领导批示急办文献，关于部门要优先办理，并将解决成果呈报有关领导。
4、文献在转交时要办理交接手续，移送人和接受人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。
5、各部门所承办文献、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。
6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文献正本。外出开会带回文献，报告或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。
7、要严格执行保密规定，所有重要文献和资料不得随意放置，不得擅自带到公共场合。 
三、发文解决程序
公司所发出一切文献材料，统称发文。发文流程涉及:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。
1、拟稿
公司寻常事务性文献由行政部文员负责拟稿，各部门发文由各自部门负责拟稿，其她有特殊性规定文献由公司主管领导指定拟稿人。
2、核稿
“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文献承办部门负责人根据有关规定，对草稿观点、文字、体式、内容等进行全面审核。
3、校对
校对是文献制发过程中一种重要环节，也是行政部一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最佳由部门负责人进行。校对时要以文献定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文献制发最后一关。
4、签发(详见附件四)
以公司名义发文时都必要由公司总经理签发，其她各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文献经领导签发后，即成为最后定稿。
5、编号(详见附件六)
文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定办法编排，普通涉及发文代字、发文年号和该年度发文序号三某些构成。
6、印制
即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必要做到：
1）必要以经签发后定稿为根据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人批准。
2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。
3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
7、盖章
即在印制好公文上加盖印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。
8、封发
发放文献时，必要建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，规定收文单位填写《文献签收表》（详见附件六），保证文献发放不出差错。
9、归档。
这是发文解决工作最后一道工序，即将制成文献连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理规定，整顿归档。

收文流程图

发文流程图

附件一
收 文 登 记 表
文献名称
发件单位
收文文献号
份数
归档编号
收文日期

附件二
来 文 处 理 卡

来 文
单 位

收文号

已
发

份数
收文时间
文献号

行政部拟
办意
见

分管领导意见

常务副总意见

总经理意见

解决状况

注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并订立姓名、时间，以便存档。
附件三：
收 文 编 号 原 则
外来文献编号原则：
例：3月10日收到一份外来文献，编号为：RN-W-120310-001

流水号
收文日期
外来文献代码-W
公司代码-RN

公司内部文献编号原则：
例：3月12日发布一份内部文献，编号为：RN-N-120312-001

流水号
收文日期
内部文献代码-N
公司代码-RN

附件四
发 文 审 批 表
文献名称：
文献编号：
附件：
抄送：

承办部门：
拟稿人：
核稿人：
校对：
编号、印制：
签发：
备注：
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并订立姓名、时间，以便存档。

附件五
发 文 登 记 表
序号
文献号
文献名称
备注

附件六
公司称呼、发文编号等规范对照及发文范例
一、公司内部称呼：
江西睿能科技有限公司，简称睿能科技。
阐明：用于公司内部，涉及平时电话、传真、文献、制度等方面。

二、公司发文编号：
江西睿能科技有限公司——简称：睿能科技——代码为RN
睿能科技〔〕1号 公司对外发文
睿能科技函〔〕1号 公司对外发函
睿能科技行〔〕1号 行政发文
睿能科技财〔〕1号 财务发文

阐明：
公司对外发文指公司对上级部门、政府单位、事业单位或平级单位告知、请示、公示、意见等，规定按照附件原则形式予以发文。
公司对外发函指公司与业务合伙伙伴、平级单位之间正式工作往来函，规定按照附件原则形式予以发文。
公司对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。行政发文是指公司内部寻常告知、公示等文献；人事发文是指公司关于人事任免、人事调动、人事政策规定告知等；财务发文是指公司关于财务政策、规定等告知。行政、人事、财务发文需严格按照附件原则形式予以发文，并统一加盖公司公章。
公司发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份（收文单位增长，份数也相应增长），一份由行政部存档，其她由经办部门送达收文单位，并经对方签收，签收单需交由行政部保管。公司内部发文一式一份，规定在公司公示一周，原件由行政部统一存档。

三、部门代码
1、江西睿能科技有限公司
总经办——ZJ； 行政部——XZ； 财务部——CW； 采购部——CG； 生产技术部——SC； 安全保障部——AB； 营销部——YX ； 质量管理部——ZL；
四、会议纪要
睿能科技—会—1001
以上是指公司召开例会或员工大会。

专项会议
睿能科技—专会—1001
专项会议是指为某一种专项而召开会议，与会人员依照实际状况拟定。例会和专项会议应分开存档。
五、合同编号（以行政部合同编号为例）
睿能科技：RN-XZ--01-001
阐明：RN-XZ--01-001： 前两个字为公司代码；第三个字母为部门代码；为年份，每年更换一次，01为合同订立月份，001为当年分类合同序号。凡是公司合同必要采用合同编号。

江西睿能科技有限公司文献

睿能科技〔〕1号

关于×××告知（请示、公示、告示、意见）

×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.
2．

二○一二年×月×日

主题词：×× ×× 告知
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司 ×月××日印发
（共印×份，存档一份）
江西睿能科技有限公司文献

睿能科技函〔〕1号

关于××××××××××函

×××××：
依照我司与贵司于5月10日订立《×××合同》第三条，现×××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此函告！请于×××之前复函。

附件：1.
2．

二○一二年×月×日

主题词：×× ×× 函
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司 ×月××日印发
（共印×份，存档一份）
江西睿能科技有限公司文献

睿能科技行〔〕1号

关于××××××告知

×××××：
依照国务院法定节假日规定，结合公司实际状况，公司经研究决定，对×××××放假安排如下：
×月×日—×日放假，共×天。其中××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此告知！

二○一二年×月×日

主题词：×× ×× 告知
抄送：×××，×××。
江西睿能科技有限公司 ×月×日印发
（共印×份，存档一份）
文献签收表
编号：—
文献清单
文献名称
页数/份数
文献编号
原、复印件

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收文单位

收文人

签收栏：

已于 年 月 日 时收到上述文献。

签收公司（公章）：

签收人：

时间： 年 月 日