房地产开发有限公司行政管理制度样本.doc

陕西华尊立达房地产开发
行政管理制度

中国·西安
10月

目 录

第一章 会议管理制度 1
第二章 公文管理制度 6
第三章 证件管理制度 11
第四章 保密管理制度 14
第五章 信息管理制度 16
第六章 档案管理制度 18
第七章 办公用具管理制度 24
第八章 车辆管理制度 27
第九章 卫生管理制度 34
第十章 附则 38
附件： 38

第一章 会议管理制度
第一节 总 则
第一条 目标
为提升会议效率，会议质量，特制订本制度。
第二条 标准
强调会前通知、会时签到、会中统计、会后落实四项标准。
第三条 适用范围
本制度适适用于企业全部正式职员。
第二节 会议内容和形式
第四条 周例会
1、 周例会于每七天一下午2：00召开，如有变动由办公室负责通知。
2、 周例会出席人员为企业中高层，依据情况增加列席人员。会议由办公室主任主持，办公室主任因故不能出席时，授权企业其它领导主持。
3、 周例会会议内容关键包含汇报各部门及上周工作情况；制订本周工作计划；并就部分重大事项做出决定。
4、 周例会由办公室秘书做好会议统计，在会议上形成决议由办公室依据会议统计确定《周例会纪要》，报总经理签发。
5、 周例会材料、统计、纪要等均为企业涉密文件，由办公室妥善保管，并于每十二个月年底前归档。查阅会议材料、统计等须由办公室主任同意。
第五条 部门例会
1、 部门例会每七天召开一次，标准上，各部门于每七天一下午4：00召开。特殊情况下，各部门例会具体召开时间可由各部门自行安排，但必需服从企业统一安排，开会时间、参会人员等不得和企业会议冲突。
2、 部门例会由部门责任人主持，部门内部全体人员参与，部门责任人因公出差无法主持时，由部门指定人员主持。
3、 部门会议内容关键包含总结汇报本部门及各岗位上周工作情况；制订本周工作计划，提出本周工作具体安排和相关要求；传达企业相关精神，并就本部门部分重大事项做出决定。
4、 部门会议由部门责任人安排专员进行会议统计，会议统计资料留存，由办公室每个月进行一次不定时检验，并报人力资源部作为考评依据。
第六条 现场工作会议
1、 由总经理召集中高层相关管理者和施工单位参与现场工作会议。
2、 现场工作会议不定时召开。
3、 现场工作会议关键处理项目施工现场急需处理问题，和和施工单位协调、协商问题。
4、 由总经理助理负责会议统计，并形成会议纪要，报总经理签发后实施。
第七条 经营分析会
经营分析会分为年度经营分析会、六个月度经营分析会、季度经营分析会。
1、 年度经营分析会
由办公室组织，于每十二个月1月份召开，总经理主持。参与人员为中高层管理人员，会议内容包含总结上年工作；对本年工作做出计划；对各部门工作做出评价；确定企业发展战略；并就企业部分特大事项做出决定。
2、 六个月度经营分析会
由办公室组织，于每十二个月7月份召开，总经理主持。参与人员为中高层管理人员，会议内容包含总结六个月工作；对下六个月工作做出计划；对各部门及所属企业工作做出评价；并就企业部分特大事项做出决定。
3、 季度经营分析会
由办公室组织，于每季最终30天最终一个星期星期五下午召开，总经理主持。参与人员为中高层管理人员，会议内容包含总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属企业工作做出评价；并就企业部分特大事项做出决定。
若集团召开年度经营分析会，邀请各分企业参与，各分企业应邀参与集团年度分析会，本企业年度经营分析会取消；反之则自行组织召开并邀请集团企业相关领导参与。

第八条 专题会议  
1、 企业专题会议是企业领导依据企业工作布署和要求，根据工作分工或受总经理委托，就专题工作召开办公会议。 
2、 专题会议由总经理或其它企业领导组员召集和主持，相关部门责任人参与。
3、 专题会议由专题工作牵头部门负责组织和统计，办公室配合。
4、 专题会议议定事项形成《专题会议纪要》，由专题工作牵头部门起草，经办公室审核，报主持会议企业领导签发。
第九条 临时会议
企业及部门其它临时会议，另行安排。
第三节 会议程序和实施标准
第十条 会议通知
1、 常规会议，无变更情况，不再另行通知。
2、 其它会议，按“谁主办，谁通知”标准进行会议通知。
3、 会议通知期通常应提前一天通知和会人员和会务服务部门。
4、 会议通知形式通常为电话通知。但需尤其说明会议，应以会议书面通知单形式通知。
第十一条 会议其它准备工作
1、 依据需要，会议主办部门应提前准备好会议资料（包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案、和会人应提交资料等）；落实部署会场，准备会议所需多种设施、用具等。
2、 企业召开企业级会议会务服务统一归口办公室负责。
3、 各部门召开部门例会需用会议室，应向办公室提出，由办公室统筹安排。
第十二条 会议组织
1、 会议组织遵照“谁主办，谁组织”标准
2、 会议主持人须遵守以下要求：
（1） 主持人应不迟于会前5分钟抵达会场，检验会务落实情况，做好会前准备。
（2） 主持人通常应于会议开始后，将会议议题、议程、须处理问题及目标、议程推进中应注意问题等，进行必需说明。
（3） 会议进行中，主持人应依据会议进行中实际情况，对议程进行适时、必需控制，并有权限定讲话时间和中止和议题无关讲话，以确保议程顺利推进及会议效率。
（4） 属讨论、决议性议题会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决事项应加以归纳和复述，适时提交和会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
（5） 主持人应将会议议决事项付诸实施程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向和会人员明确。
3、 参会人员须遵守以下要求：
（1） 应按时到会，并在《会议签到表》上签到；
（2） 会议讲话应言简意赅，紧紧围绕议题；
（3） 遵照会议主持人对议程控制要求；
（4） 属工作布署性质会议，标准上不在会上进行讨论性讲话；
（5） 遵守会议纪律，和会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未和会人处，标准上不许可接听电话，如须接听，请到会场外接听；
（6） 必需做好本人会议纪录。
第十三条 会议统计
会议统计遵照“谁组织，谁统计”标准，且企业各类会议均应设专用统计本进行会议统计。
1、 会议统计应遵守以下要求：
（1） 以专用会议统计本做好会议原始统计及会议考勤统计，依据需要整理会议纪要；
（2） 对会议已议决事项，应在原始统计中括号注明“议决”字样；
（3） 会议原始统计应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核署名；
（4） 负责会议考勤统计，并报会议主持人核准；
（5） 做好会议原始统计日常归档、保管工作，立即将经主持人核准《会议签到表》考勤统计报考勤人员。
2、 会议纪要和会议统计发放、传阅、归档：
（1） 企业会议纪要发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；
（2） 各部门会议统计，由本部门常设会议统计员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；
（3） 会议统计为企业机要档案，保管人员不得私自外泄，其调阅应严格根据企业文档管理制度和保密制度相关要求实施。
第十四条 会议跟进和落实
1、 会议决议、决议事项需要会后跟进落实，根据部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定，从主持人指定；
2、 会议跟进依据以会议决议、纪要及会议原始统计为准；
3、 主办部门或会议主持人负责会议议定事项督办和催办，定时检验会议决议、纪要及会议统计及落实情况；
4、 部门会议跟进落实、督促检验工作由各部门自行安排。
第四节 会议处罚要求
第十五条 如确有特殊情况不能按时参会，需向会议主持人请假，并获
得准许，不然仍然按迟四处理。 
第十六条 处罚 
1、 相关会议迟到问题处理：会议迟到10分钟内，高管每人每次罚款100元，各部门经理每人每次处罚款50元，一般职员处罚款20元；迟到超出10分钟，高管每人每次罚款200元，各部门经理每人每次处罚款100元，一般职员处罚款40元。
2、 无故缺勤处理：会议参与人员无故缺席会议处罚款300元并给行政处分。
3、 处罚方法：被处罚人当场交纳处罚金。    
第十七条 免罚要求 
1、 相关会议迟到问题处理，通常事先向会议主持人请假并取得同意参会人员，迟到免于处罚；没有接到会议通知（即不知情）情况下免予处罚。 
2、 确有特殊原因，须经企业总经理特批才能免予处罚。
第二章 公文管理制度
第一节 总 则
第一条 目标
为规范和严厉企业发文工作，提升发文效率、确保发文质量，确保文书安全、立即传输，特制订本制度。
第二条 管理部门
企业全部文书呈批和发文由办公室统一管理。
第二节 行文规则
第三条 公文种类
公文类别关键有：通知、通报、汇报、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、要求、措施等。
第四条 公文要求
1、 公文必需简明扼要，一文一事，语言措词努力争取正确规范。
2、 公文应注明以下事项：文号、发文日期、发文组织（发文者）、收文组织（收文者）、文件标题、文件拟稿人及相关责任者。
3、 公文标题应简练明了、正确地表现文件内容。
4、 文字表示应尽可能标准化、规范化，切忌口语化。
5、 行文要层次清楚，关键突出。
6、 对于文书中引用其它相关文件，要注明其文号及日期。
第五条 公文格式
公文格式通常包含：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。后附通报、通知、会议纪要等公文具体行文格式。
1、 标题：公文标题应该正确、简明地概括公文关键内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2、 主送部门：指公文关键送达单位（领导）或部门，通常向上级报送均为主送部门；通常只写一个主送部门，不得多头主送。如需要同时报送另一上级，能够用抄报形式。
3、 正式公文主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4、 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
5、 发文日期：公文必需注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写整年月日。发文日期通常以签发人签发日期为准。
6、 抄报、抄送单位：属上级列入抄报，平行或下级列入抄送。
7、 文件版头：正式公文通常全部有版头，版头以红色大写印上“陕西华尊立达房地产开发文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。全部以企业名义下发公文一律用红头文件形式。
8、 公文编号：通常包含编字、年号、次序号。
9、 机密等级：机密公文应该依据机密程度划分等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”字样。
10、附件：公文如有附件，应该在正文以后，发文部门之前注明附件名称和
件数。
第六条 企业发文字号
集团：宁华尊集字（╳╳年）╳╳号，由办公室办理，董事长签署，使用“宁夏华尊立达房地产开发集团”印章。
陕西企业：陕华尊立房字（╳╳年）╳╳号，由办公室办理，总经理签署，使用“陕西华尊立达房地产开发”印章。
第三节 发文程序及要求
第七条 发文程序
包含拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
1、 公文草拟、打印、校对
（1） 经办人负责公文起草（包含录入、排版）。草拟公文必需使用统一格式公文稿纸，起草公文人名、地点、数字、标点符号要正确，时间要写具体年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
（2） 起草公文后，到办公室统一打印，办公室秘书负责查对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。
（3） 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
2、 公文审核
文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如包含其它部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。
3、 公文核稿
全部公文呈批前由办公室负责核稿。核稿关键内容包含：
（1） 文件呈批单是否填写正确，完整。全部相关部门是否全部已签字。
（2） 公文打印、排版格式是否符合企业要求；
（3） 公文意思是否得表示清楚、正确。
如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。
4、 公文呈批
办公室核稿经过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文记录表”上登记后，由办公室主任依据事情轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要立即呈批或下发。
5、 公文批阅
（1） 企业相关领导批阅文件，“特急”文件须立即批办，“急件”须当日批办。全部文件必需在两个工作日之内阅批完成。
（2） 企业相关领导认为文稿和原意不符，由办公室退回拟稿人重写。假如仅包含文字问题，直接由办公室负责修改。
（3） 拟稿人重写后，再次送签时必需附上修改前全部原稿。办公室负责查对修改稿和原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，而且经办人已经通知相关部门经理（由办公室副主任或秘书电话查询）。
6、 公文打印
（1） 公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室副主任或秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室副主任或秘书浏览文件内容，检验所打印文件正当性、并在打印登记簿上具体登记文件名、份数、页数、经办人等；
（2） 对于不需要盖章文件，在打印正式文稿后，由办公室副主任或秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发原稿中终稿、文件呈批单及该文件电子版存档立案。
（3） 对于需要盖章文件见下一步。
7、 公文盖印、登记
（1） 需要盖章文件，打印后由办公室副主任或秘书推行盖章手续。对两张以上文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室副主任或秘书留存备查，办公室副主任或秘书须在文件呈批单上签字。
（2） 文件盖章后，将一份正式文件、领导签发原稿中终稿、文件呈批单及该文件电子版存档立案。同时由办公室副主任或秘书填写“发文记录表”后发文。
8、 发文
对外发文要求：
（1） 办公室副主任或秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有她人陪同前往）；领取文书当事人必需在登记簿上署名。
（2） 需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文，统一由办公室副主任或秘书办理。
（3） 企业对外发放红头文件，必需经由办公室统一发放，并在办公室存底，不许可各部门私自发出，不然给企业带来损失，追究其责任。
对内发文要求：
（1） 对内发文采取在企业局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方法；
（2） 对于在企业局域网上公布公文，由办公室副主任或秘书通知相关人员立即上网查阅，并在发文登记簿上登记；
（3） 对于确需发纸质文件，只发复印件。并由办公室专员在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。

第八条 文件分发处理要求
1、 全部对内对外文件分发时必需登记，注明发文字号、文件标题、发文份数、收文部门（收文者）署名，并注明收文日期。办公室要不定时抽查发文接收情况。
2、 关键文件、专递文件直接送达文件接收人，在接收人不在情况下，可委托部门主管转交，接收文书者在接收单上署名。
3、 凡机密或亲启文书，办公室可标明“绝密”、“密”“亲启”等字样后发送。

第三章 证件管理制度
第一节 总 则
第一条 目标
为切实加强职员资质证书管理工作，促进企业经营活动良好开展，结合企业实际，特制订本制度。
第二节 证件种类
第二条 证件含职员职业资质证书和个人证书。
第三条 职员资质证书分以下类别：
1、 职（执）业资格证书（建造师证、物业管理师证、注册会计师证，经济师证、项目经理资质证书、注册安全工程师执业资格证书、注册质量工程师执业资格证书、注册造价工程师<造价员>执业资格证书、试验检测证、测绘证、专业技术人员职称证等）；
2、 岗位证书（安全生产考评合格证、质检证、内审员证、施工员、预算员、统计员、爆破员证、材料员等）；
3、 职业技能判定等级证书（钢筋工、测量工、龙门吊司机、钳工等）；
4、 专业技术人员培训合格证（专业技术人员知识更新培训证书等）等；
5、 个人证书：职员个人学历证、学位证等。
第三节 证书管理机构
第四条 必需建立职员证件登记台帐。记载证件名称、数量、批按时间、同意部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。
第五条 职员证件由人力资源部统一专员保管。
第六条 人力资源部对相关岗位资格给予审核并造表，报企业领导审批后存档。

第四节 证件保管和使用
第七条 严禁任何人私自复印职员证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、 转让或出卖职员证件，违反上述要求者，追究证件管理人员及当事人责任， 严厉处理。
第八条 建立职员证书使用登记簿。
第九条 职员证书借用、借出及复印：由借证人在企业证书使用登记簿上进行登记。证书管理人员必需在证书复印件加盖“注明用途、使用范围”专用章，并注明使用期限。任何证件（包含原件及复印件），均需总经理签字同意后，人力资源部才予办理。
第五节 责任罚则
第十条 未按要求时间和要求上报相关资料，造成和企业相关资质证申办、变更、注销和年检不能办理和不按要求时间送交职员资质证书，处以责任部门关键领导500元/本罚款，处以直接责任人200元/本罚款；
第十一条 证书保管部门和个人，未经同意私自借出资质证书和未经同意转借资质证书，处以保管个人500元/本罚款；
第十二条 出卖或变相出卖资质证书，对责任部门关键领导和直接责任人分别处以3000元～5000元罚款。
第十三条 损毁或丢失资质证书，处以直接责任人3000元／本罚款。
第十四条 一旦发觉用假证冒充，处以直接责任人5000元罚款/本罚款。
第六节 取得相关资质证书奖励、补助发放
第十五条 一次性奖励范围及标准
1、 凡已考取一级建造师执业资格并已在人资部门注册者，一次性奖励3000元；又考取第二专业一级建造师执业资格并在人资部门注册再奖励元。企业标准上不再给不适用专业提供报名审查材料。
2、 凡已考取注册会计师证、注册质量工程师、造价工程师、注册安全工程师、并已在人资部门注册者，一次性奖励元。
3、 以上人员报名费用、考试费用和年审费用由企业按每证一次，全额报销。
4、 现在岗人员，无岗位资格证，企业激励大家主动报考，待取得相关证件，费用企业全额报销。
5、 以上人员必需在取得证件后在企业服务期满5年,不满5年离职者退回奖励和相关报销费用。
第十六条 相关资质证书月补助范围、标准及发放
1、 月补助800元资质证书：一级建造师，注册安全工程师、注册质量工程师、注册造价工程师、注册会计师、物业管理师、经济师证。
2、 同一人有多个注册证件在本企业，每证月补助增加300元。
3、 从外单位借调入本企业注册人员，补助待遇按协商标准实施。
4、 执业注册证书使用期间，月补助标准每十二个月评定一次，由人力资源部审查会签补助人员名单。经企业总经理审批后，方可实施。
第十七条 领取资质证书时奖励及补助费用退还标准：凡领取了执业资格一次性奖励和月补助职员，其资质证书按两项累加每十二个月扣缴10%（经企业同意内部正常调动除外），但其资格证书须在注册期满后方能领取。
第七节 录用
第十八条 依据岗位需要，有岗位资格证人员优先录用，升职加薪均优先考虑。
第十九条 以后企业招聘新职员，部门提出任职资质要求，无资质人员标准上将不予录用。
第二十条 工作人员应含有和岗位职责对应资质证书。
第四章 保密管理制度
第一节 总 则
第一条 目标
为保守企业秘密，维护企业权益，特制订本制度。
第二条 适用范围
本制度适适用于企业全部正式职员。
第二节 保密分类
第三条 保密等级分为绝密、机密、秘密三个等级。
第四条 绝密指最关键企业秘密，一旦泄露会使企业权益受到重大损害文件资料，包含：财务分析汇报、工程决算材料；协议、协议文本；对高层管理者考评汇报、评议等；对工资分配方案及所属文件；包含项目成本、利润汇报或论证材料；如投资计划和分析、项目可研汇报等；企业还未实施或正在实施经营战略决议、企业项目技术关键资料；其它按《档案法》或企业要求认为应列入绝密范围内文件资料及声像材料。
第五条 机密指关键企业文件，一旦泄露会使企业权益受到损害文件资料，包含：企业注册及相关文件；技术资料、工程建设关键图纸；立项汇报、业务进度分析汇报；多种未正式批复或采取计划、方案；包含企业还未公开或不宜公开情报来往文书，政府部门对企业处罚决定等；其它按《档案法》或企业要求认为应列入机密范围内文件资料及声像材料，如经济纠纷、工程招投标文件等。
第六条 秘密是指和本企业经营、人事有较大利益关系，一旦泄露会使企业安全和利益遭受损害文件资料，包含：多种证实材料；工程方面洽商等；其它按《档案法》或企业要求认为应列入秘密范围内文件资料及声像材料，如给领导函件、完工图、完工资料等。

第三节 保密方法
第七条 任何个人或部门不得为外单位人员提供保密资料或信息，不得利
用多种工具进行复制、翻拍、影印、毁损。
第八条 发觉偷窃或有意损坏企业保密资料或信息，企业有权对其作出
行政或经济处罚直至追究法律责任。
第九条 企业职员发觉内部人员或她人有窃取企业机密现象，应立即向
相关领导汇报，并帮助查清事实。
第十条 对举报泄密、窃密人员，将依据具体情况给嘉奖。
第四节 责任和处罚
第十一条 出现下列情况之一者，给通报批评，并扣发工资10元以上500元以下：
1、 泄露企业秘密，还未造成严重后果或经济损失；
2、 已泄露企业秘密但采取补救方法。
第十二条 出现下列情况之一，给予解聘并酌情赔偿经济损失。
1、 有意或过失泄露企业秘密，造成严重后果或重大经济损失；
2、 违反本保密制度要求，为她人窃取、刺探、收买或违章提供企业秘密；
3、 利用职权强制她人违反保密要求。

第五章 信息管理制度
第一节 总则
第一条 目标
为加强对计算机信息系统管理，提升工作质量和管理有效性，实现计算机信息维护、操作规范化，确保计算机信息安全、可靠运作，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二节 信息管理体制
第二条 信息管理模式
实施统一领导、垂直管理信息管理模式。
统一领导：即企业对信息管理政策、规章制度、具体工作等方面做出统一安排和布署。
垂直管理：集团对子企业信息管理工作实施垂直管理。
第三条 职能部门
企业办公室配置兼职网络维护和信息管理人员，是具体负担企业信息管理工作职能部门。
第三节 计算机信息管理制度
第四条 企业电脑使用
1、 企业办公室负责电脑日常使用管理工作，未经许可，任何人不得随便使用其它电脑设备。
2、 未经许可，任何人不得更换电脑硬件和软件，拒绝使用来历不明软件和光盘。
3、 严格按要求程序开启和关闭电脑系统。
4、 企业严禁上班时间玩电脑游戏。
第五条 电脑维护
1、 企业确立专职网络工程师负责电脑系统维护。
2、 电脑发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除，应立即汇报网络工程师。
3、 电脑维修维护过程中，首先确保对企业信息进行拷贝，造成信息遗失后果自负。
4、 电脑软硬件更换需经主管同意，报办公室同意。
5、 造成重大电脑软件、硬件损失事故，如人为破坏列入专案调查处理，追究其责任。
6、 外请人员对电脑进行维修时，企业应有些人自始至终地陪同。
7、 凡因个人使用不妥所造成电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿。
第六条 电脑病毒防治
1、 凡需引入使用软件，均须首先预防病毒传染。
2、 电脑出现病毒，操作人员不能杀除，须立即报网络工程师处理。
3、 建立双备份制度，对关键资料除在电脑贮存外，还应拷贝到软盘上，以防遭病毒破坏而遗失。
第七条 公用电脑、复印机、打印机、传真机、相机使用要求
1、 办公室指定专员管理。
2、 打印、复印、传真时只需将文件资料利用局域网操作，并做登记。
3、 全部打印文件、资料办公室不负责保留，由各部室自己负责保留。办公室将定时清理共用电脑硬盘，如因清理过程中造成其它部门文件丢失概不负责。
第八条 电话使用要求
1、 业务联络应长话短说，不得长时间占用电话闲聊。
2、 各部门应厉行节省、合理控制电话费。
3、 私事不能使用企业电话。
第六章 档案管理制度
第一节 总 则
第一条 目标
为规范企业各部门文件和档案管理，做到文档流转立即、保管安全，特制订本制度。
第二条 档案管理标准
1、 归档标准
（1） 集中管理标准
企业各档案资料由办公室集中管理，办公室档案管理员为档案管理责任人。
（2） 各部门主动上交和档案管理员主动催收相结合标准
1） 档案管理员主动催收各业务部门档案，监督各业务部门档案归档，尤其是工程施工资料，每个步骤应交纳资料假如没有交付，应限期施工单位交纳。不然，不予结算，工程款不予支付。工程部项目经理、副总、法律顾问必需监督实施。档案管理员定时每六个月度对各档案资料进行检验。
2） 财务部各档案资料在六个月内由财务部门保管，财务总监为各财务档案资料责任人，六个月后交由办公室管理。
3） 工程部、预算部、前期部等业务部门各档案资料按项目完成时间界定，
在项目结项后30天之内，全部资料（包含全部原始资料和手续等）交由办公室管理。任何领导、个人手中不得留有上述文件、资料、协议、协议等资料原件。一经发觉，应负担对应处罚责任。在项目未结前，各业务部门档案资料由各业务部门保管，各部门责任人对各档案资料安全负责。
4） 前期、工程、预算、财务、销售、办公室、物业、法律顾问除移交资料、文件属单个外，整批、数量大、多资料，文件，应由相关部门根据档案室要求，制订表格，登记造册，并向档案室提交电子版。以降低无须要反复劳动。
5） 全部资料、文件归档后，档案员要向移交人出具收条、清单。双方签字确定。
6） 人力资源部门人事档案由人力资源部集中管理，人力资源部经理对企业人事档案负责，并指定人力资源专员负责保管。
2、 具体登记标准
各部门将原文或其它多种介质预归资料整理完好，标注清楚，方便分类归档。
3、 交接标准
（1） 职员离职或请假超出15个工作日，当事人必需主动将经办档案资料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。档案资料有损坏或缺失，依据档案资料关键性，每损坏或缺失一份，在考评结果中对相关责任人进行责任处理；
（2） 档案资料交接单是职员办理离职或请假时必需含有文件，没有正当档案资料交接单，企业不予办理相关手续。
第二节 企业文档分类
第三条 文档分类
1、 协议类文档：指企业和其它法律实体签署含有法律效力文件，包含协议、协议和备忘录等。
2、 计划类文档：指包含到企业发展和计划多种文件。企业发展计划、企业年度经营计划、企业市场营销计划、企业年度销售计划、企业人力资源计划、企业年度预算方案等。
3、 制度、政策类文档：指企业多种规章制度文件、企业销售政策和企业各类通知及企业各类人事档案如日常搜集职员履历表、转正定级审批表、多种奖励、职务任免、异动表、续签合相同资料等。
4、 汇报类文档：指多种最终提交方案或分析结果。各期财务分析汇报、市场分析汇报、经营计划汇报、广告和促销方案汇报等。
5、 方案类文档：指多种未最终取得经过申请汇报、计划或方案。多种计划方案、工程建设方案、广告促销方案、项目策划及设计变更方案等。
6、 信息类文档：指统计用户信息多种文档和财务部多种会计统计。用户档案和会计帐目、会计凭证等。
7、 表单类文档：指企业运作过程中产生多种表单。借款单、报销单、销售订单、出库单、入库单、采购申请单、送货单、办公用具领用单等等。
8、 外来文档：指和企业业务无直接联络多种外来文档。书籍、报刊、杂志、信件等。
9、 使用说明书：机械设备、电器、办公设备等。
第四条 文档编号和管理
计划类档案、汇报类档案和制度政策类档案编号：
档案根据留存部门进行编号，编号规则：
总经理存档：【总】_____年档________类______号【 】
办公室存档：【办】_____年档________类______号【 】
人力资源部存档：【人】_____年档________类______号【 】
市场部存档：【市】_____年档________类______号【 】
销售部存档：【销】_____年档________类______号【 】
设计部存档：【设】_____年档________类______号【 】
财务部存档：【财】_____年档________类______号【 】
规则说明：
前一个“【 】”内文字为部门第一个字；后一个“【 】”填“绝密”、“机密”或“秘密”，表示该档案是否属于企业秘密，机密档案根据《保密管理制度》进行管理。
“_____年档________类______号”是某年某个类别第多个档案，年份和编号用阿拉伯数字，类别关键为：计划类、计划类、预算类、汇报类、制度类、政策类。
第三节 档案借阅管理
第五条 借阅权限
企业职员能够依据企业确定查阅权限，查阅相关文件。
由办公室秘书按对应查阅权限标准上实施，如需越权查阅，需上一级主管领导同意。

序号
职位
查 阅 权 限
（A级—绝密，B级—机密，C级—秘密，D级—公开）
1
总经理
A、B、C、D级文件资料
2
企业高层管理人员
B级（含）以下文件资料
3
部门经理
C级（含）以下文件资料
4
通常职员
D级文件资料

A级文件(绝密)：指最关键企业秘密，一旦泄露会使企业权益受到重大损害文件资料，包含：财务分析汇报、工程决算资料；协议、协议文本；对高层管理者考评汇报、评议等；对工资分配方案及所属文件；包含项目成本、利润汇报或论证资料；如投资计划和分析、项目可研汇报等；企业还未实施或正在实施经营战略决议、企业项目技术关键资料；企业其它认为应列入绝密范围内文件资料及声像资料。
B级文件(机密)：指关键企业文件，一旦泄露会使企业权益受到损害文件资料，包含：企业注册及相关文件；技术资料、工程建设关键图纸；立项汇报、业务进度分析汇报；多种末正式批复或采取计划、方案；包含企业还未公开或不宜公开情报来往文书，政府部门对企业处罚决定等；企业其它认为应列入机密范围内文件资料及声像资料。如经济纠纷、工程招投标文件等。
C级文件(秘密)：包含：多种证实资料；工程方面洽商等；企业其它应列为秘密文件资料及声像资料，如给领导函件、完工图、完工资料等。
D级文件(公开)：指通常性，能够提供给全部职员查考利用文件资料，包含：
平时多种工作条例、规章制度；通常业务工作来往文件(不包含绝密、机密文件)；各类通常性请示、通知、会议纪要，简报、情况反应等；行政管理工作计划、总结、汇报；通常性月、季工作计划和总结汇报；相关干部任免、调配、定级等文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。
查(借)阅档案（包含资料、文件、光盘）必需在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；
密级档案在办公室查阅，不能带出，必需带出办公室查阅，需办公室主任审核报总经理签字方可。
第六条 档案外借
档案原件通常不外借，如必需借阅，通常档案时间不超出十天，密级档案不超出一周。而且必需得到办公室主任审批并办理相关手续。
借阅档案人必需珍惜档案，要保护档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、淘汰、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。
第七条 档案打印复印和摘抄
借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任同意并办理相关手续。并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，确保复印件和原件有显著区分，而且只复印文件上相关部分，其它和其查阅无关内容在复印时必需进行遮蔽处理。
第八条 档案借阅期限
借用档案，当事人必需在要求时间归还办公室；如确需延期，当事人必需提前一个工作日办理续借手续。不然视为无故不立即归还，在考评结果中对责任人进行责任处理。
借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报办公室主任，并依据文件性质、损坏程度对责任人进行处理。
第九条 外部合作单位借阅
外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理同意后方能查阅，但不能将档案带离办公室。
外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄资料要进行审查、签章。
第四节 档案其它管理
第十条 档案销毁
1、 任何个人或部门非经企业总经理书面同意，不得销毁档案资料。
2、 档案资料失效需要销毁时，由档案管理员填写《企业档案资料销毁审批表》交由办公室主任审核报总经理同意后实施。
3、 经同意销毁企业档案，档案管理员须认真查对，将同意《企业档案资料销毁审批表》和将要销毁档案资料做好登记并归档，记录表永久保留。
4、 销毁档案资料时，必需由总经理指定专员销毁，办公室主任、各部门经理监督。
第十一条 档案保管
1、 企业多种门类和载体档案均由办公室集中统一保管，办公室在接收档案时必需认真检验验收并推行交接手续。
2、 存放档案要用专用箱柜并进行科学分类、排列、编目，方便查找。
3、 档案室内必需做好防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
4、 做到档案室内无杂物堆放、常常保持室内清洁卫生。
5、 档案保管员定时检验档案保管情况，每十二个月查对一次，做到资料盒内资料和电子目录相符，对破损和变质档案要立即修复和复制，发觉问题立即汇报，立即处理、并认真做好统计。
6、 档案室钥匙由办公室档案员保管，非档案人员不得私自进入档案库房，进出应随手关门。
7、 档案管理人员调动工作时，对所管档案必需严格办理移交手续，交接双方和监交人全部必需署名。
第十二条 档案统计制度
1、 档案统计工作必需遵照国家统计工作要求，用科学标准和方法，做好档案统计工作，进行统计分析，为领导决议提供可靠科学依据。
2、 建立多种资料台账，立即做好档案收进、移出、整理、保管、利用等方面登记。
3、 档案统计工作，必需做到实事求是。
第七章 办公用具管理制度
第一节 总则
第一条 为规范企业办公用具计划、购置、领用、维护、报废等管理，特制订本制度。
第二条 本制度适适用于企业各部门。
第三条 办公室是企业办公用具归口管理部门，负责审批及监控各部门办公用具申购及使用情况，负责办公用具验收、发放和管理等工作。
第四条 财务部负责办公用具费用监控。
第五条 使用部门和个人负责办公用具日常保养、维护及管理。
第六条 本制度所指办公用具包含：
1．耐用具：
第一类：办公家俱类，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型办公陈设等。
第二类：办公设备类，如：电脑、打印机及其耗材、电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、投影仪、摄影机、电风扇、音响器材及对应耗材（如机器耗材）等。
2．低值易耗品：
第三类：办公文具类，如：复印纸、铅笔、