财务费用报销新规制度及审批作业流程.doc

财务费用报销制度及实行细则
为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，依照《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制定公司费用报销制度及实行细则。
第一某些：关于报销审批流程及原则
一、 报销流程
1、普通报销流程（预算范畴之内或有经审批费用）
经办人――本部门经理（或上级主管）——总监——财务负责人审核――总经理审批——出纳支付
2、特殊报销流程（预算之外或没有经审批费用）
原则上预算之外或没有经审批费用是不予以报销支付，如确属公司正常经营和发展需要而发生开支，可按如下流程报批：
经办人填制单据并补申请报告――本部门经理（或上级主管）复核――总监审核——总裁审核――公司出纳支付
3、分/子公司报销流程
（普通报销流程）经办人――财务负责人审核――分子公司总经理审批――出纳支付
（特殊报销流程）经办人填制单据并补申请报告――分公司财务负责人复核――分子公司总经理审核――集团财务中心审批――分公司出纳支付
二、 审批原则
1. 费用报销需经办人主管领导批准，不得自行批准自己报销费用。
2. 不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审批直接提交公司总经理审批。
3. 出纳必要凭由经总经理、财务负责人均签名后报销单支付有关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评，并实行扣除当月奖金50%-100%解决，如导致经济损失，由出纳及有关人员承担连带责任。
三、 报销、审批及审批责任
经办人：因公办理业务时应向对方索取相应原始单据，经济业务发生后应及时精确填写报销单据，对经办经济业务及提供原始单据真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需相应文献或资料。
部门负责人：对本部门发生经济业务进行确认及对经办人提供原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员审核工作。
财务人员：审核报销经济业务与否符合相应规定，审核报销所提供原始单据与否符合相应规定审核报单据中与否按规定填写相应项目和内容。对不符合规定报销单据、原始单据及填写不规范行为提出相应解决意见。
分子公司总经理：对所负责分公司费用进行全面管理，在集团授权范畴内审批所管理分公司费用报销。

第二某些：报销原则
1. 预算内费用方可直接报销。
2. 所有报销均遵循“谁支出、谁报销”原则，禁止假借她人名义报销自己费用行为。
3. 禁止报销虚假费用行为。
4. 无预算或预算外费用报销须经集团财务总监订立意见、集团总裁批准后方可列支。
5. 每办一次业务，应当填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费无论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”费用，或多次业务单据分不清，财务部不予受理。
6. 所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”流程，财务人员应依照预算来审核和支付。有关预算外费用在发生费用前，应当先书面祈求总经理，得到批准后才可以发生有关费用，坚决杜绝“先斩后奏”现象，事先申请以总经理签名日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急状况时，应电话或邮件告知集团总裁或分子公司总经理，得到允许后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销根据。
7. 关于报帐时限，上月28日后至当月28日期间费用必要在当月报销，差旅费用必要在结束后三天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此导致损失，由报销人自己承担。因单据不合规定，被退回按规定可以重新报销，应在5个工作日内解决，并在报销单附件上阐明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内单据；被退回不得重新报销，下次拿回再报销，一经发现，将严肃解决。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，分公司由总经理订立意见后才可以报销。
8. 跨年度费用必要在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不论何种因素均不得报销上年度费用。
9. 大额支付款项必要使用支票或其她银行结算方式，超过 元而用钞票支付，报销时必要详细阐明因素，经财务部审核，无合法理由，一律退回。
10. 从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。对于领款不以便，需由她人代领，本人应当出具书面代理书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其她人不得代领，发放人员有权回绝。出纳把代理书附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项与否如实发放。

第三某些：提供原始凭证和报销单填写规定
1. 因公发生经济业务时，经办人员必要向对方索取原始单据。未获得原始单据或虚假原始单据一律不予报销。
2. 报销时提供原始单据必要是由税务部门监制发票或由财政部门监制收据，以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必要真实、合法，与开支内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。无“顾客名称”发票，不需填写。另报告、申请等附件必要是经权限人员签字批准纸质件。
3. 各种类型发票应当分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额单据一律退回。
4. 原始单据遗失应尽量获得了出票单位原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部订立意见后方可报销。
5. 报销单上所有内容均需完整填写，禁止用圆珠笔填写报销单、禁止涂改，报销单“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改，一律不予受理。

第四某些：重要费用管理规定
费用管理把关人为财务人员，财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中规定对每笔发生费用进行核查，并及时对某些费用进行归集汇总，提供精确财务数据。
一、 公关费
1. 凡因公司发展需要而发生公关费（涉及餐费及赠送礼物费用），必要事前提出专项申请，依照资金权限一览表规定由有关人员审批。
2. 报销时必要提供已经审批申请报告（ 元以内除外，报部门负责人备案即可），财务人员核对报销内容与否与申请报告内容一致，如果是赠送礼物，需提供礼物清单。
二、会议费
1. 此会议费仅指分公司内部会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。内部会议详细指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。
2. 经办人在报销会议费用时必要遵循真实完整原则，在报销单中需注明如下信息：开会主题、会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用××元不予报销。
3. 在会议同步发生活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。
4. 超预算或无预算举办会议，一律不予报销。
5. 会议结束后一周内，会议主办方应及时办理报销手续并办理相应还款手续。
三、活动费、招待费及奖励费用
1. 经办人报销活动经费时应遵循真实完整原则，在报销单中需注明如下信息：活动内容，参加人员（附参加条件），活动日期，活动地点，活动费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿费等分类汇总，直接写活动费用××元不予报销。
2. 经办人在报销奖励费用时应注明如下信息：奖励条件，奖励内容，奖励人员，并附奖励签收清单，提供不完整一律不予受理。
3. 经办人在报销招待费用时应注明如下信息：招待时间，招待目，招待人员，陪伴人员，招待地点。
4. 活动、招待或奖励费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应还款手续。
5. 以上（二）至（三）费用统一控制在上月业绩 %内，超支某些直接在分公司高管人员当季度在职分红中予以扣减（详见工资制度）。
四、 市内交通费
1. 倡导节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊状况需乘坐士，应事先获得总经理批准。
2. 发生费用后，应及时填写报销单，频繁外出可以一周报帐一次。
3. 对于出租车票，必要获得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票背面写上起止地点并签名。
4. 连号出租车票，无论何种因素都不得报销。
5. 对于长距离（如跨都市）出租车票，比照长途车票价予以报销，多余不报。
五、 差旅费
1. 差旅费指有关人员参加总部组织会议或培训等活动而发生交通费、住宿费等，除此类活动外分公司高管（总经理、副总经理）另行有出差活动需事先报集团审批，分公司其她人员另行有出差活动由分公司总经理审批，否则费用自理。
2. 经办人报销时此类差旅费应附集团开会告知或出差申请单，并注明出差人数，财务人员依照集团告知或出差申请审批单费用报销原则审核。
3. 集团组织人员调动而发生差旅费一律由当事人在新入职公司予以报销，副总经理以上（含）高管可以报销飞机票等车票，其她人员可报销交通费以火车硬卧为上限，超过某些自行承担。
六、 文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费
文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由营运部门/行政部门统一采购，其她员工不得擅自采购。报销时应附填写完整采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品明细，仓管、结算部门验收证明才可报销。并做好各部门领用存登记。如不能按规定提供附件一律不予报销！
七、汽车费用
1. 分公司自有车辆费用实行限额报销政策，每月固定车辆使用费在如下额度内实报实销：A（一级都市）： 元；B（二级都市）： 元；C（其他区域）： 元。超过此额度有关费用（涉及燃油费、路桥费、停车费、洗车费、违规违章罚款、交通事故罚款及补偿等）不再报销，保险费、车辆使用税、维修费等非寻常费用另行报销，但费用开支必要实事求是，一经查出弄虚作假，取消报销，并处3倍罚款。（ 元以上车辆维修必要专项报经集团行政部/营运中心批准）(无车时本条暂不执行)
2. 分公司总经理拥有车辆并经惯用于分公司公务实行费用补贴制，每月补贴车辆使用费：
元，该车所有费用不再报销。
3. 汽车使用费每月由分公司司机或总经理提供有关有效发票（如汽油票、过路过桥票、停车票等），以报销方式领取。

第五某些：附则
1． 本制度自颁布之日起生效。
2． 本制度与《财务管理制度》、《资金审批流程及权限一览表》及《费用预算制度》等关于文献一同实行，解释权归公司财务部/集团财务中心。
3． 以上条款未规定事项，由总裁决定后出台暂时规定以做阐明。

××××公司/集团
二○○九年××月

××××集团分子公司资金审批流程及权限一览表
（10万如下资金调动由总经理负责，10万以上资金调动需经董事长签字）
审批签字:
阐明:1、资金审批中，由总裁视项目重要并依照集团公司董事会授权，决定与否需上报董事会核准。2、加盟公司与分子公司流程同样。3、分子公司没有财务主管，由会计行使职权。4、财务总监没有上岗时，由财务中心最高管理者担任或总裁直接审批。
单元格内空格表达此处不需签字
金额
分子公司审批某些
集团公司审批某些
分类
支付项目
阐明
环节
申请
审核
审批
审批
审批
审批
审批
工资
奖金
福利
行政工资奖金福利
所有薪酬制度内项目
支付前
无论金额
会计

总经理
财务总监

各项业务提成
依照业务制度
无论金额
会计

总经理
财务总监

分红
政策分红
报批时
无论金额
会计

总经理
财务总监
总裁
董事
固定资产
固定资产购买
不能在预算中申报，必要专项书面申请
报批时
1000元（含）如下
营运经理
财务主管
总经理

1000-5000元（含）
营运经理

总经理

财务总监

5000元以上
营运经理

总经理

财务总监
总裁

办公场合装修或维修预算

报批时
5000元如下
营运经理

总经理

5000元以上
营运经理

总经理

财务总监
总裁

0元以上
营运经理

总经理

财务总监
总裁

经费
活动经费/会议预算
含业务招待费
报批时
业绩 %以内

财务主管
总经理

业绩 %以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

公关慰问等专项费用
重要是用于政府机关节日慰问、专项接待等费用
报批时
元(含)以内

财务主管
总经理

元以上

财务主管
总经理

财务总监

元以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

广告宣传
广告/宣传
指投放于媒体广告、宣传品印刷、发放等
报批时
报批时
5000元如下
部门主管

总经理

5000元-0元
部门主管

总经理

市场策划总监

0元以上
部门主管

总经理

市场策划总监
总裁

公务借款
经批准预算内项目借款
无论金额

财务主管
总经理

经批准预算内项目借款
预算外项目，如暂时购买物品
5000元如下

财务主管
总经理

5000元以上

财务主管
总经理

财务总监

10000元以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

单元格内空格表达此处不需签字
金额
分子公司审批某些
总公司审批某些
分类
支付项目
阐明
环节
申请
审核
审批
审批
审批
审批
审批
借款
员工个人借款
员工未发放提成60%之内可以外借,如有特殊状况,超过所有提成应报集团总部审批。
报批时
5000元(含)以内

财务主管
总经理
总经理签字并承担担保责任
5000元以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

外部单位借款

报批时
无论金额

财务主管
总经理

总裁
董事会
取现
提取钞票(含从对公帐户转款到存折户、个人卡帐户)
月度资金预算内项目
提取前
10万如下

财务主管
总经理

10万以上

财务主管
总经理

财务总监

预算外提取钞票
提取前
2万如下

财务主管
总经理

2万以上

财务主管
总经理

财务总监

5万以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

资金互转
指公司帐户之间转帐，不涉及对公户转存折户、个人卡户

20万如下

财务主管

20万以上

财务主管

财务总监

办公用品及杂费
必要有月度预算统一报总公司审批
报批时
办公日用品
营运经理
财务主管
总经理

耗材及易耗品
营运经理
财务主管
总经理

车辆寻常运营费用
营运经理
财务主管
总经理

办公设备维修
营运主管
财务主管
总经理

通讯费
营运主管
财务主管
总经理

单元格内空格表达此处不需签字
金额
分子公司审批某些
总公司审批某些
分类
支付项目
阐明
环节
申请
审核
审批
审批
审批
审批
审批
办公费用
交通差旅费
市内交通费

本人
财务主管
总经理

差旅费（凭出差单）

本人
财务主管
总经理

邮递运送费

无论金额
营运主管
财务主管
总经理

租赁/水电/物管费
经常项目（有合同）

无论金额
营运主管
财务主管
总经理

暂时性租赁
报批时
5000元（含）如下

财务主管
总经理

5000元以上

财务主管
总经理

财务总监

增长/扩大办公场合

无论金额

总经理

财务总监
总裁

中介机构费/会费（不含公关费用）
法律/财税/工商等

5000元（含）如下

财务主管
总经理

5000元以上

财务主管
总经理

财务总监
总裁

其她
股东分红
支付时有董事会书面决策
无论金额

财务主管
总经理

财务总监
总裁
董事长
税金
营业税/个人所得税

财务主管
总经理

公司所得税

财务主管
总经理

财务总监

商品（产品）置换

报批时
无论金额
营运主管
财务主管
总经理

财务总监
总裁