酒店内部管理制度范本模板.doc
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1、酒店内部管理制度目 录1、公文处理要求2、印章、介绍信管理要求3、办公电话管理制度4、办公用具管理要求 5、劳保用具管理要求6、协议管理制度7、“一卡通”使用管理措施8、关键岗位人员离职审计制度9、会议制度10、夜间总值班制度11、用车管理要求12、内部招待标准及要求13、客房折扣权限要求14、差旅费报销要求15、医务室工作制度16、钥匙安全管理制度(待拟)17、应急卡管理要求(待拟)18、公共场所卫生包干管理要求(待拟)19、宣传工作管理要求(待拟)20、酒店设施设备维修保养管理要求(待拟)酒店公文处理要求(初稿)为使酒店公文处理工作制度化、规范化、科学化,制订本要求。 1、酒店公文,是酒店
2、经营管理过程中形成含有行政管理效力文书,是企业发展历史统计,是依法行政和开展经营活动关键工具。2、公文处理指公文办理、管理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。3、行政办公室负责酒店公文处理;各部门应明确一名工作人员兼部门文员(或内勤)工作,负责部门公文处理。各部门责任人应重视、加强对本部门公文处理工作领导和检验。4、酒店公文处理:4-1拟文。依据总经理指示和会议决定,行政办拟制文稿,经总经理签批后印文盖章下发。4-2发文。发文应予登记签收,以示明责。4-3收文。收到上级或地方政府职能单位来文,行政办办应先办理收文登记,依据文件性质、内容,在收文处理单中签署处理意见,呈相关领导阅示后,
3、根据领导指示对文件作深入处理(如传阅或转某一部门或领导承接),行政办应对文件承接过程及结果进行督办,文件承接结果应在文件处理单“处理结果”栏中注明。4-4归档。公文处理完成,应立即收回,妥善保管。年末,对十二个月收文、发文进行整理,对含有存查保留价值文件,应整理清楚,打印目录和页码,装订归档。4-5借阅。借阅文件,应办理借阅登记,注明借阅用途、归还日期。借阅密级文件,须经行政总监同意。5、部门公文处理:5-1拟文。通常情况下部门拟文有三种类型:一是部门为加强内部管理和经营制订岗位责任、目标考评措施及相关管理制度;二是向酒店报送请示、汇报、汇报或工作总结、计划、方案及酒店或行政办要求上报相关材料
4、;三是部门和部门之间需经过文书形式协调、帮助办理相关工作。上述三类公文,由部门兼职文员或部门领导拟制。5-2收文。部门收到行政办下发或其它部门来文,兼职文员签收后应该即逐一登记,注明收到日期,急件应注明收到文件月、日、时、分,以备查考。在文件上附上文件处理单,签署处理意见送部门总监或经理阅批,按部门领导要求做好文件在办催办、督办工作。办理结果应填入文件处理单相关栏内。部门收到酒店行政办或其它部门标有时效要求公文后,应按时效要求在要求时间内完成并给予汇报或回复。5-3发文。部门有需要经过酒店行政办发文在酒店内通知或帮助工作事项,可拟文稿报总办审核后拟报正式文稿经总经理签批印发;部门和部门之间某项
5、工作协调,由部门自行拟文发至相关部门。发文时,部门兼职文员应办理签收、发送登记。6、注意事项:6-1对标有“密级”公文,行政办文秘和部门兼职文员应严格保管,预防丢失、印制或泄露。6-2公文被废止,自废止之日起不产生效力。6-3公文销毁,统一在年末交行政办进行销毁;机密级文件销毁,应由两人以上负责监销,确保不丢失,不漏销。销毁文件,应经过判别经行政办总监同意。6-4负责公文管理文员(兼职文员)工作调离,应该将本人管理公文按要求移交、清退,办理移交手续,建立移交清单。-5酒店印章和介绍信管理要求 (初稿)为加强酒店印信管理,确保印信使用安全、规范、正确、立即,制订本要求。1、新印章在使用前,由各部
6、门依据工作需要,向相关单位发送启用通知。2、有下列情况可使用印章:2-1签署协议、协议等;2-2对外联络、商洽业务工作介绍信、证实信等;2-3对外发出公文;2-4酒店职员办理私事,确需酒店出具证实等。3、使用酒店印章须由酒店领导同意或授权行政总监审核同意,使用部门印章须经部门领导同意;文件用印,由签发该文件领导人签字为准;常规用印由部门经理提请,行政总监审核后办理。4、印章管理人员须对需要盖章文件、信函等进行检验,须相关领导签发或签署,文件、信函格式须适宜、文字须通顺、无错漏字,标点符号须妥当等。开具印制好介绍信时,须确定已将存根所列项目填写清楚;如需领导签字,须相关领导在“同意人”一栏签字,
7、一切合格后方可盖印;使用信笺开信,须按领导同意底稿抄清后再盖印。5、盖印位置要端正、清楚,不可斜、侧、偏、模糊不清。6、行政办公室对用印有监督监印权,对不合手续用印有权提出异议并拒绝盖印。7、用印、使用介绍信应予登记。登记内容包含用印和用信人、事由、时间、同意人、经手人和印数等。8、酒店各部门印章,须由各部门责任人保管,责任人不在时,应指定专员保管。酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信全部有专员管理和保管,存放安全可靠。未经同意,不得把印章和介绍信交她人管理和使用。9、印章须妥善保管,随用随取,用后立即存入原处,并立即上锁,严禁将印章携出办公室。10、各部门作废印章须立即上交行政办封存。11、
8、严禁未经同意私自用印和使用介绍信。非法用印,非法使用介绍信,应依据情节和后果严厉处理,直至依法惩处。 本要求从发文之日起,由行政办督导施行。-5酒店办公电话管理制度(初稿)为规范办公电话管理,降低办公费用,制订本制度。1、酒店建立办公电话虚拟网,各部门根据统一设置权限使用办公电话,不得私自调整和改动。2、全体职员必需自觉树立节省意识。内部通话使用“小号”,不得使用“大号”。对内部通话使用“大号”而产生费用,由通话人负担,在本人工资中扣回;查找不到通话人时,该费用由办公电话所在部门责任人负担。3、使用办公电话要注意以下事项:3-1使用前应对通话内容稍加构思,或拟出提要。3-2通话时应简明扼要,避
9、免耗时占线、浪费话费。3-3接听电话应注意礼貌,以表现我店职员良好文化素养和精神风貌。3-4因关键工作而通话后,应立即统计通话统计,以避免再次通话。3-5业务一线工作人员不得在接待客人时,拨打和接听和该事项无关电话。3-6严禁用办公电话挂用私人电话。4、对长途电话和发传真实施统一管理。因工作需要,使用长途电话或发传真时,应填写长途电话统计簿,由部门责任人审核,行政办总监同意后,统一到商务中心使用办公电话。未经同意私自使用长途电话或发送传真,其费用由当事人自己负担。当事人不清,费用由商务中心责任人负担。5、酒店办公电话费用按月和电信部门结算。结算前,行政办要逐一进行严格审查,对出现差错要立即和电
10、信部门交涉处理;对属于个人负担费用,要通知计财部扣回;对电话费显著偏高,要立即向相关当事人发出警告。6、各部门应加强电话机维护和管理。电话机丢失或人为损坏,由当事人赔偿;自然损坏先报工程部维修,维修不好时再购置新机。本制度自颁布之日施行。-5酒店办公用具管理要求(初稿)为加强办公用具申购和领用管理,本着节省支出,降低费用标准,视各部门办公用具使用情况,要求以下:一、办公用具申购1、各部门于每个月月底前,将本部门下月所需办公用具名称、数量及用途填写 “部门办公用具申购表”(见附件一)报行政办审核。 注意:在“用途”一栏中要写明具体何人因何事而用,方便审核。表中未找到本部门需要办公用具,可在空栏中
11、自行添加。2、行政办依据各部门上月申购数量、使用情况及人均费用标准(见附件二),给审核,认为可压缩,则和部门协商后确定。3、经审核确定后,行政办统一制订“办公用具申报统计表”报总经理审批。4、行政办将审定后“部门办公用具申购表”复制一份交总仓留存,方便总仺发放时有依据。5、采购部依据总经理审批“办公用具申购统计表”于5日前将当月办公用具采购完成。6、每个月5日各部门分管人员到总仓领取本部门当月办公用具,总仓依据留存各部门申购表核发。二、办公用具使用1、部门办公用具必需有专员妥善保管,控制发放,节省使用。当月内不再受理额外办公用具申购。2、如遇突发事件或临时性大型活动需要添置办公用具时,须填写“
12、计划采购单”交总经理同意后,方可采购领用。3、珍爱和珍惜办公用具,对关键办公用具要妥善保管,如有损坏,须以旧换新;如遗失,则由个人赔偿。4、办公用具支出将计入每个部门管理费用。本要求自下发之日起实施。-5附件:1、部门办公用具申购表2、办公用具人均费用标准附件2办公用具人均费用标准序号部门人均费用备 注1行政办2营销部3计财部4房务部5西餐部6保安部7工程部8采购部9总仓10单位:元酒店劳保用具管理要求(初稿)为了加强劳保用具管理,做好职员劳动保护工作,制订本要求。1、劳保用具是酒店依据职员劳动环境、工种发放给个人劳动用具。依据劳动法相关要求,本酒店职员均可得到企业为职员提供劳动保护,酒店依据
13、职员岗位性质,提供必需劳动保护用具。2、劳保用具计划配置2-1职员服配置标准(见附件1)2-2其它劳保用具配置标准(见附件2)3、劳保用具管理3-1人力资源部负责酒店劳保用具计划和调整,对劳保用具使用和管理进行检验监督,按本要求对劳保用具更换提出方案并组织实施。3-2劳保用具申购3-2-1工衣达成使用年限(两年)需整批更新,由人力资源部统一编制配置计划,经计财部审核,报总经理审批。3-2-2其它劳保用具由部门、计财部总仓依据库存量及使用期限按需填报申购。3-3劳保用具采购劳保用具采购由人力资源部和采购部一起,对工衣、鞋等款式、面料、价格、数量优异行内部选定,并和供给商洽谈,方案报总经理审批后,
14、由采购部和供给商签署协议。其它劳保用具由采购部按申购计划单进行采购。3-4劳保用具保管3-4-1劳保用具购入后,由计财部总仓工作人员验收并办理入库手续。除工衣须通知洗衣房领出外,其它劳保用具由总仓负责保管。3-4-2洗衣房从总仓领出工衣后,由洗衣房按部门、姓名、数量等建立实物帐,统一保管,并对工衣进行编号,注名。3-5劳保用具领用3-5-1新职员入店须凭人力资源部开具酒店物品领用单到洗衣房领用工衣或由部门发放应配发其它劳保用具。3-5-2除工衣外其它劳保用具由部门内勤按本措施使用期限到总仓以旧换新,总仓工作人员应认真审核使用更换期,未到期或未交旧用具,不予换新。3-6劳保用具回收职员离店,须交
15、回已领用劳保用具。职员凭人力资源部签发职员离店通知单将用具向总仓移交。用具移交清楚后,总仓经办人方可在通知单上签字。符合使用期更换旧劳保用具,总仓工作人员作废品统一回收处理。3-7劳保用具丢失、损坏处理123-7-1工衣、鞋等劳保用具丢失,不足要求使用期限 时间,按购入价全额赔偿;超出按半价赔偿。1312133-7-2、工衣、鞋等劳保用具出现损坏,致使不能正常使用,不足要求使用期限 时间,按购入价全额赔偿;在 至 23时间内,按半价赔偿;超出要求使用时间 以上,赔偿30%。3-8劳保用具报损、赔偿3-8-1洗衣房、总仓对无法再使用劳保用具可填报损单申请报损,经计财部审核、报总经理同意后报损用具
16、,由废品回收中心处理;必需补充,填报申购计划表。3-8-2劳保用具丢失、损坏须赔偿,由洗衣房或总仓填发赔偿单送计财部和人力资源部各一份,在责任人工资中扣除赔偿款。以上要求自发文之日起实施。 -5附件1:职员服配置标准岗位、职务名称费用标准(元/套)品 种(数量)西装、裙(套)岗位工服(套)衬衣(件)领带(根)大衣(件)总经理222副总经理222总监222中层管理人员222主管、营销人员222后勤人员、领班冬: 夏:冬:2夏:22总台、商务中心22收银员、夜审2门僮冬: 夏:冬:2夏:2服务员、话务员、迎宾、洗涤工、传菜生、酒水员、工程人员、货车司机冬: 夏:冬:2夏:2职员食堂、PA2保安员冬
17、: 夏:冬:2夏:21厨师冬: 夏:冬:2夏:2附件2:其它劳保用具配置标准部门用具名称配发岗位使用时间及数量备 注房务部胶手套PA半月1双布鞋清洁员每季1双布鞋服务员、PA、领班六个月1双雨鞋PA十二个月1双安全带坏了即换口罩洗衣房每个月1只纱手套洗衣房、司机十二个月4双工程部帆布手套锅炉工、维修工每人每个月2双绝缘鞋除锅炉工以外人员每人每十二个月1双老保鞋锅炉工每人每个月1双口罩锅炉工每人每个月1双总办纱手套司机十二个月4双毛巾职员食堂工作人员每人每季1匹皮鞋职员食堂工作人员雨鞋职员食堂工作人员每十二个月3双胶手套职员食堂工作人员半月1双保安部保暖皮鞋保安员每人每十二个月1双酒店协议管理制
18、度 (初稿)为加强酒店协议管理,确保协议签署、推行、变更、解除能依法进行,维护酒店正当权益,依据中国协议法,结合本店实际情况制订本制度。1、协议管理工作由财务总监负责。2、计财部是酒店协议管理部门,其职责:(1) 负责协议专用章保管和使用。(2) 设置协议汇总台账,负责酒店对外签署协议管理。(3) 核查各部门签订和推行协议情况,并进行汇总作出统计报表。(4) 制订相关协议管理措施,组织各部门学习协议管理法律和政策,提升政策水平和业务能力。(5) 参与重大协议谈判和签署,审查和企业经济效益和市场关系较大协议,参与协议纠纷调解、仲裁和诉讼等活动。5、酒店对外一切协议,必需加盖本店协议专用章,各部门
19、不得以部门公章对外签署协议。6、对外签约各类协议必需是酒店总经理或总经理给授权各部门总监,未经总经理正式授权者不得对外签署协议。7、协议草签阶段必需填写协议审查表,由部门总监或经理签署意见后,连同协议文本一并交送计财部审查。财务总监在三天之内进行计划、财务等方面审查,并签署意见报送总经理审批后实施。8、凡包含酒店承包经营、租赁、涉外业务、原材料购销、基建项目等协议,均由酒店财务总监报总经理审查,报酒店业主同意后,方为有效。其它协议在总经理授权范围内由部门总监签署。9、签署经济协议必需条款齐全、责任明确、字迹清楚,在协议内容上应写明标、数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方法、包装要求、推行期
20、限、交货地点和方法、违约责任、处理争议方法和双方协商一致其它条款等。10、签署协议时,对对方履约能力(包含资信、资格)不明,除要求其出示法定代表人委托书外,还应要求对方出示工商局核发营业执照副本,审查其主体资格和经营范围,要求提供银行资信证实或担保。担保者必需是能够负担对应经济责任,并含有独立法人资格经济实体。11、协议以法定代表人或法定代表人授权代表签字,并加盖协议专用章后生效。协议生效前,协议承接人应对协议进行反复审查,如发觉问题应立即纠正。协议审查关键内容:(1) 协议对方是否含有独立法人资格,协议对方是否含有履约能力;(2) 协议内容是否符正当律和政策要求;(3) 协议是否超越企业经营
21、范围和授权代表委托权限;(4) 协议条款是否完整,文字是否正确,签约手续是否完备;(5) 按要求需要办理公证、鉴证、登记或审核同意是否完成这些法定手续。12、协议签署并生效后即含有法律约束力,必需严格实施,确保酒店信誉。酒店实施协议推行情况网络管理,每一个编号协议推行部门、推行期限、推行内容、推行要求全方面进入网络系统。13、包含酒店付款协议,应于协议要求付款之日前一周,由相关部门通知计财部,方便立即筹措资金按时付款。14、当事人协商一致,能够变更、转让或解除协议,但依据协议性质,当事人约定或法律要求不得变更、转让,不得变更、转让。法律、法规要求变更、转让、解除协议应该办理同意、登记等手续,应
22、依据其要求。凡要变更或解除协议,必需事先以书面形式通知对方,经双方协商一致,按法定程序签署新书面协议。在双方没有达成新协议以前,原协议仍然有效。15、协议承接人员收到对方要求变更或解除协议正式文件、信件、电报,应立即通知计财部以书面作出明确回复。对方以电话、口头通知,不能作为变更或解除协议依据。16、酒店因情况改变需变更或解除协议时,应在协议期满前30天向对方提出,原协议有要求或双方另有书面约定,按协议要求或约定办理。17、协议正本应由计财部负责保管,副本交行政办公室,复印件分送相关部门。18、各类协议全部必需建立台账登记,台账要能全方面反应协议签订、推行、变更、解除和争议处理处理等情况。19
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