行政管理制度细则样本.doc

北京威奥特信通科技
行政管理细则
为确保企业正常工作秩序和良好办公环境，愈加好为企业各部门和企业全体职员服务，使企业各项行政管理工作有章可循，特制订北京威奥特信通科技行政管理细则。
一、 企业行政管理细则包含：《办公管理要求》、《办公用具管理要求》、《保密要求》、《复印机和传真机使用管理要求》、《协议管理要求》、《会议要求》、《印章管理要求》、《机动车辆管理使用要求》10个部分。
二、 本管理要求作为企业职员入职培训教材内容之一。
三、 本管理要求最终解释权属企业经理办公会，企业经理办公会有权依据国家、北京市及企业实际需要修改本要求各项条款。
四、 本要求自同意之日起实施。

拟制： 日期：

审核： 日期：

同意： 日期：

办公管理要求

为了加强企业各部门办公室内部管理，营造良好办公环境，提升工作效率和质量，对职员应遵守纪律和必具精神风貌，特作以下要求：
一、 仪表仪容
1. 企业全部工作人员在工作时间应保持良好个人仪表，精神饱满，举止文明， 礼貌待人。
2. 企业全部工作人员必需衣冠整齐，按着装要求要求实施。任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋，皮鞋要保持洁净、光亮。注意言行举止，不适当众整理个人衣物。
3. 职员要保持个人身体、面部、手部清洁，工服要保持洁净、整齐。
4. 上班前不吃异味食物以确保口腔清洁。
5. 职员仪容、仪表要符合自然大方要求，头发要常洗，不得有头屑并梳理整齐， 不得混染和制作怪异发型。男职员应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头，不留鬓角、胡须。
6. 女职员上班尽可能化淡妆，但不得浓妆艳抹和喷过浓香水，男职员不得化妆。
7. 职员上班期间，应随时自查仪表仪容，发觉问题立即纠正。

二、 行为举止
1. 举止应大方得体，和人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼。
2. 遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送。
3. 站立正确姿势应是：双脚和两户同宽自然垂直分开（体重落在双脚上），肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。
4. 注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。
5. 进入上级领导或其它部门办公室前，应先立在门外轻叩门三下，取得同意后方可入内；若进去时门是关住，出来时则应随手将门轻轻带上。
6. 进出办公室、电梯时，应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮，请同行用户、女士或来访人员先行。
7. 对用户或来访人员提出问询、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违反保密制度标准下，有问必答并做到回复正确（对自己无把握回复应婉转地表示歉意，联络相关人员给解答，或留下文字统计，限时给予回复）。
三、 言谈
1. 声调要自然、清楚、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免客人听不太清楚。
2. 不准讲粗言、使用蔑视和污辱性语言。
3. 说话要注意艺术，多用敬语，注意“请”、“谢”字不离口。

四、 电话应答
1. 全部来电，务必在三响之内接答。
2. 接电话，先问好，再报单位，后讲“请问能帮您什么忙？”不得倒乱次序。
3. 通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，不得使用免提功效键，中途若需和她人交谈，应用另一只手捂住听筒或按闭音功效键。
4. 必需时要做好通话统计，通话关键点要问清，然后向对方复述一遍。
5. 对方挂断以后，方为通话完成，任何时候不得用力掷听筒。
6. 在企业严禁拨打声讯服务电话；尽可能避免打私人电话；家人有急事来电，应从速、简练结束通话，她人接听，只代为统计、转告。

五、 办公纪律
1. 职员应严格按企业考勤制度守时守纪。
2. 保持办公室肃静，工作时间不得大声喧哗、呼叫、打闹、嬉笑、奔跑，不得哼唱歌曲、吹口哨，妨碍她人办公。
3. 坚守岗位，集中精力做好本职员作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看和工作无关音乐和书刊。
4. 上班时间严禁炒股或办私事，因公外出应向本部门责任人请假，说明去向和工作内容。
5. 接待来客问询，不得泄露企业管理制度、ISO9000质量体系内容等相关企业秘密事项。
6. 参与各类会议，应按时到会，保持会场肃静，对关键事项应做好统计。
7. 保持办公区内整齐、有序、卫生清洁，不在办公场所内吸烟、吐痰。
8. 珍惜一切公有财物，节省使用办公用具，节省用电，做到人走灯灭，关闭门窗、空调。
9. 下班后，立即整理办公桌椅，锁好门窗、抽屉及文件柜。

六、 办公场所卫生
1. 保持办公区整齐卫生，办公室应窗明几净，办公桌要求无尘土，严禁在室内放置和乱扔多种杂物。
2. 办公桌面上文件、办公用具和设施要码放整齐，便于查找，严禁放置和办公无关杂物，严守保密制度。
3. 办公区内，全部废弃物及容器等须在指定地点集中堆放，专员负责管理。
4. 临时离创办公桌时，座位要放回原位。
5. 办公室内墙面除悬挂和工作相关地图、规章制度、奖状、白板之外，不得悬挂和工作无关物品，悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。

七、 办公场所安全
1. 办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品；不得存放现金、首饰等私人珍贵物品。
2. 办公电器设备（电脑、传真因工作需要除外）下班后必需断电，以免发生意外事故。
3. 办公室无人时，一定要锁好门窗，预防物品及文件丢失；下班后要仔细检验并确定任何治安、消防隐患后方可离开。
4. 办公桌椅、消防器材和设备应依据实际部署定时检验、确保完好。
企业机要部门（财务部、档案室等）应有加固防盗门窗和防盗、报警设备。
接待来访人员要求
1、 企业各部门业务关系人员来访或洽谈合相同事宜，由人事行政部向被访人员给予通报。
（1） 经被访人员确定后，由前台秘书负责未来访人员领入会客地点。
（2） 被访人员拒绝接待，前台秘书应婉转拒绝或请来访者留下口信，信息由前台秘书转达当事人。
2、 被访人员不在企业，能够通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员给予接待，并将信息转达当事人。
3、 通常来访，应在前厅会客室接待。
4、 外来人员需要进入企业办公区域帮助工作，时间在2天以上，应到人事行政部立案，由人事行政部配发临时工作证件，凭此出入企业。

办公用具管理要求
1、 企业办公用具采购、存放、发放由综合办负责，发放后办公用具保管由领用人负责。
2、 新入职职员，因工作需要能够领用以下办公用具：
签字笔一支、文件袋一个、文件筐一个、笔记本一本、磁盘一张。
3、 职员离职后除消耗性用具外，其它物品交回综合办。办公用具丢失及人为造成损坏，需要根据原价值100%给予赔偿。正常使用损耗，以旧换新。
4、 企业各部门按需领用办公用具。领用特殊办公用具，需要填写《办公用具申领单》，经部门经理签字，综合办经理审核后，给予发放。以下办公用具做特殊要求：
（1） 名片夹、名片盒、计算器、磁盘盒由部门经理领用，并负责保管；
（2） 电池以旧换新，磁盘应节省使用。
（3） 办公设备所用硒骨、墨盒、粉盒和多种规格复印纸由前台秘书负责统一领出。
6、综合办于每个月31日统计本月企业及部门办公用具耗存和领用情况。

保密制度
一、 保密范围：
1、 企业关键文档性资料及企业高层签发相关文件。
2、 市场调研分析汇报及对策、多种技术方案，质量体系文件和企业开发计算机管理软件等。
3、 销售方案、业绩；人力资源管理规章制度，企业掌握职员内部档案和职员个人资料。
4、 企业财务帐目、报表和企业现金流量。
5、 企业掌握用户资料，其中用户身份、住址、联络方法、职业、企业情况、私人及商务行程安排和个人习惯等。
6、 企业经理办公会讨论、经过、形成重大决议、决议、政策性文件和相关会议纪要。
7、 标有“保密”、“绝密”多种汇报、文件、请示等。
8、 未经企业领导同意公开文件、资料、图纸、档案等。
9、 在企业要求保密层次、知密范围以内文件、资料、决议、档案等；
10、在企业要求保密时限内多种文件、资料、决议等；
11、企业总经理明示其它需要保密事项。
二、保密标准：
1、 全部保密范围内多种文件、图纸、资料等由企业行政部统一管理，任何人不得据为己有，借阅需按要求程序，立即归还。
2、 全部在保密范围内多种文件、图纸、资料等未经副总经理或总经理同意，不得对外传阅、复印或经过电子邮件等其它方法对外泄露。
3、 职员不得探听或泄露企业机密，不得和知密范围以外人员谈论企业机密。
4、 未经副总经理或总经理同意，不得以企业名义对外发表任何相关企业意见、文章、信函、汇报、请示、谈话等。
5、 对外联络工作、签定协议、谈判、参与多种会议及外事活动，均要取得企业副总经理或总经理授权。授权以外包含机密问题，应给予回避。
6、 企业各等级职员不管任何理由，一律不得将文件、图纸、资料、档案等携带回家。下班前必需将文件整理锁好，不得任意摆放在桌面。
7、 全部保密范围内多种文件、图纸、资料、废弃文稿等销毁，必需事先给予检验并根据要求程序销毁。
三、泄密责任：
1、 发生泄密事件后，必需立即向企业汇报，不得隐瞒不报；企业将依据泄密情节严重程度及所带来后果，依据《企业奖惩条例》给予对应处罚。
2、 职员辞职或被解聘后，不得将含有保密效力文件资料带走，如在新企业，新职位上使用，而使我企业受到声誉、经济损失，企业有权经过法律手段追究其责任。

复印机和传真机使用管理要求
1、 部门复印资料，须自觉先登记，再复印。一次复印50份以上或100页以上文件资料，须由综合办经理或副经理同意。
2、 需要复印文件资料，属于保密级资料，须根据要求程序同意后，由综合办主管专员负责复印，任何人不得私自复印。
3、 企业复印机概不对外，不得复印和工作无关私人资料。
4、 为了使复印机愈加好地发挥作用，延长使用寿命，每次复印达100张时，须过10分钟再继续复印工作。
5、 复印时报废文件、资料，属于保密性质，应立即销毁，不得外传，非保密性质文档资料，纸张能够反复使用，以厉节省。
6、 传真机由综合办前台秘书负责维护、使用。各部门接、发传真需要登记，由前台秘书帮助收、发。
7、 企业传真机不得传真私人资料，一经发觉，将给予严厉处理。
8、 如未按上述条款实施，造成文件流失、机械损失，由当事人负担一切责任。

传真记录表
日期
传真资料名称
张数
部 门
申请人
实施人
备注

复印记录表
日期
复印资料名称
纸型
张数
部 门
复印人
备注

协议管理制度
为了保护本企业作为当事人正当权益，确保经济计划顺利实施，避免产生经济协议纠纷，提升经济效益，特制订以下制度：
1、 对外签署经济协议，必需以《中国经济协议法》制订。
2、 凡对外签署经济协议需填制《协议鉴审单》，各相关部门逐项填写后，将协议原件及《协议鉴审单》送直属上级审批。协议由企业法人代表或法人代表授权人签字。
3、 签署经济协议需由对方单位提供其企业法人营业执照复印件、法人代表证实书和法人授权委托证实书（由企业法人代表签署协议，只需提供前两份资料）。
4、 和个人签署经济协议，对方需提供其个体工商营业执照复印件和身份证复印件。
5、 对外签署协议须加盖企业协议专用章，不然所签署协议一律无效。
6、 由领导会签审核后正式签署协议，应由综合办盖章、编号、归档。一式四份，对方两份，企业两份（归档一份，财务部一份）。复印给实施部门一份，商务部一份。
7、 财务部负责审核协议付款形式、付款数额、付款时间，严格实施协议条款及企业协议管理制度，对原始凭证不齐、不符合政府及企业要求付款申请能够拒付；对协议在付款、监督、结算方面负专业责任。
8、 协议正本一份同相关隶属资料，包含《协议鉴审单》、对方单位企业法人营业执照复印件及《法人代表证实书》、《法人代表授权委托证实书》一并由综合办存档立案。
9、 协议签定必需秉公办事，不得以权谋私、索贿、受贿。违反者不管其职务高低，均按其情节轻重，给警告、降级、直至开除处理。

协议鉴审单

协议名称： 协议编号：
经 办 人

部门责任人

相关部门

财务责任人

主管副总经理

总经理

备注

会议要求
为了深入规范企业内部管理，增强工作计划性，协调企业各部门之间关系，使企业日常工作有条理、有计划，促进企业经济效益提升，依据《企业法》和本企业运作需要，特制订相关会议制度。

1.0 经理办公会议制度
1.1 经理办公会议关键任务是：
1） 讨论决议企业重大事项。
2） 部门汇报上周工作情况及存在问题和下周工作计划。
3） 交流各部门工作。
4） 对有代表性问题进行讨论并得出结论或制订处理方案。
5） 企业部署本周具体工作。
1.2 经理办公会议每七天一早8：30召开一次，依据企业工作需要可召集会议。
1.3 经理办公会议由总经理主持，总经理因事不能参与，可委托副总经理主持召开；参与人员为总经理、副总经理、各部门经理，组长，若因会议需要，可请相关部门相关人员参与。
1.4 综合办部负责经理办公会议通知和会前各项准备工作。
1.5 经理办公会议由综合办助理做好统计，会后对企业部署关键工作形成纪要，由总经理或其委托人签发后下发，方便落实实施。

2.0 全体职员大会
2.1 全体职员大会关键任务是宣告重大事项、决议、决定。
2.2 全体职员大会依据实际工作需要六个月举行一次。
2.3 全体职员大会由总经理主持，企业全体职员参与。
2.4 综合办负责全体职员大会时间和地点，会议通知和会前各项准备工作。
2.5 全体职员大会由综合办助理做好统计，会后对重大事项、决议、决定形成会议纪要，由总经理签发后下发，方便落实实施。
2.6 综合办部负责督查全体职员大会各项决定实施情况，并向总经理汇报。

3.0 部门/专题会议
3.1 部门会议关键任务是交流部门内部工作、对有代表性问题进行讨论并得出结论或制订处理方案；专题会议关键任务是就某一或多个专题进行讨论并得出结论或制订处理方案。
3.2 部门/专题会议依据实际工作需要由部门经理/专题小组责任人确定召开时间、地点和出席者，会议通知和会前各项准备工作，并主持会议。
3.3 部门/专题会议由主持人指定专员统计，会后对专题讨论结果形成会议纪要，由部门经理/专题小组责任人签发后向主管上级汇报并下发相关各方，方便落实实施。
3.4 部门经理/专题小组责任人负责督查专题会议各项结论或方案实施情况，并向主管上级汇报。
4.0 外部会议
4.1 外单位主持召开外部会议
4.1.1 外单位主持召开会议，必需事先经总经理知悉，由总经理确定参会人员（会议明确参与人除外），由总经理秘书按总经理指示通知参会人员。
4.1.2 外部会议由参会人员做好会议统计，会后形成会议纪要，由我企业参会人员中职位最高者签发后向主管上级汇报。
4.2 我企业主持召开外部会议
4.2.1 我企业主持由外单位派人参与会议、洽商、谈判由总经理或授权人确定外单位及本企业参会人员。
4.2.2 总经理或授权人指定专员负责会议通知和会前各项准备工作。
4.2.3 总经理或授权人指定专员做好会议统计，会后形成会议纪要，由总经理或授权人签发后下发企业内部相关各方，方便落实实施。
4.2.4 总经理或授权人指定专员负责督查会议部署各项工作实施情况。
1、 附则
（1） 参与会议人员必需按会议要求时间、地点按时参与，不得无故缺席、迟到或中途退席。如有特殊情况应事先取得会议主持人同意。
（2） 会议应切实做到“议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”。
（3） 会议决定事项，不得随意变动，会后根据会议要求及精神传达落实，不得扩大传达范围或任意外传，对违反企业保密要求，给予严厉处理，严重者给予解聘。

北京威奥特信通科技

会 议 纪 要
签发人：
时 间： 年 月 日 时
地 点：
参与人员：
主 持 人：
记 录 人：
会议议题：
会议内容：

报：
抄：

印章管理要求
印章是企业或部门权力象征，应该严格管理：
1、 印章要由专员保管
（1） 企业章、协议印章及法人名章由综合办指派专员保管；
（2） 财务专用章由财务部指派专员保管；
（3） 部门印章由部门指派专员保管。
2、 使用印章须先填写《用章记录表》,经同意后方能盖章。
（1） 盖企业印章，属通常事务，须经副总经理签字同意，属重大事务，须经总经理同意；
（2） 加盖企业协议印章，须经副总经理或总经理同意；
（3） 加盖企业财务专用章须经财务部经理、同意；
（4） 加盖部门印章，须经过部门责任人同意；
（5） 加盖法人名章，须经总经理同意；
3、 凡经总经理或总经理委托副总经理签署文件、制度、协议、标书等，在经手人登记后，直接盖章。
4、 企业各类印章标准上不携带外出，如因特殊公务需携带外出使用，须经企业副总经理同意，并须有二人同行，办理借用手续，准期归还。
5、 因业务需要持空白介绍信或文件加盖企业印章时，须经副总经理同意，经手人登记后发出；如未使用或未用完，应如数交回综合办，适时核销。
6、 企业各类印章不能私自为企业以外人员出具证实、介绍信等。凡遇有特殊情况，应按印章管理制度程序办事。
7、 印章刻制、更换一律由综合办办理，上报副总经理，同意后方可刻制。
8、 废弃印章由综合办统一收回保留或销毁。
9、 各部门办理事宜需要用到营业执照副本、企业机构代码证副本、地税证副本、国税证副本时，需要登记事由后，经由副总经理同意后方可使用或借出。
10.营业执照副本、企业机构代码证副本、地税证副本、国税证副本，以上四种副本复印件使用前，应在其上注明事由，并加盖公章。

使用印章记录表
日期
部门
需盖章资料全称
申请人
审批人
经办人
备注

机动车辆管理使用要求
为了加强企业机动车辆管理，合理调度机动车辆，确保企业正常运行，对企业机动车辆使用特作以下要求：
一、司机工作守则
1、 企业司机要严格遵守道路交通管理条例及安全行车相关要求，严禁酒后开车。不然，所造成经济损失，由司机个人负担。
2、 司机要坚守岗位，做好随叫随到，并做好车辆保养工作，做到“三勤”，即勤检验、勤保养、勤擦洗。
3、 车辆由指定司机驾驶，未经企业领导同意，不得交给她人驾驶。不然，将追究司机责任，一切后果由司机本人负担。
4、 做好出车前车辆检验工作，确保顺利出车。
二、用车管理
1、 企业车辆由综合办调度。
2、 车辆应确保企业领导工作用车和各部门行政业务用车。
3、 各部门用车须提前一天向部门责任人申请，填写《派车单》，经部门责任人同意签字交综合办同意后，方可出车。如遇特殊情况，未提前申请且事情紧急，用车部门应由部门经理写明理由，再由综合办进行调配。
4、 各部门外出办事，标准上由综合办安排车辆，无车安排时，经副总经理同意，可乘坐出租车，企业给报销出租车费。
5、 各部门在填写《派车单》之前，应先在本部门内做好用车协调工作，能够一起办理或搭车办理，尽可能一同用车。
6、 在出现用车冲突情况下，综合办按事情关键程度、距离远近安排车辆。
7、 凡用车单位，必需按同意用车路线、地点行车，不得私自更改行车路线，特殊情况需要改，要在《派车单》上说明理由。
8、 司机应实事求是填写《派车单》内容（时间/行车里程），不得弄虚作假，并认真保管，月底进行汇总。
9、 综合办依据《派车单》所填数据计算各部门用车量并考评司机工作量。
三、车辆使用
1、 企业综合办为企业车辆管理部门，负责车辆年检、维修、保养、交通安全管理及多种税费缴纳。
2、 企业车辆通常情况下由专职司机驾驶，遇特殊情况，持有驾驶执照，且经过企业专职司机路考合格，立案后非专职司机有资格在本市内驾驶车辆。
3、 有资格驾驶车辆非专职司机在驾驶车辆前，须和专职司机进行交接，交接内容包含：车辆外观、灯光、仪表、刹车。车辆用毕后，按上述程序交接，并申明在用车途中有没有故障及其它需要说明问题。未根据程序交接，发觉问题，车辆在谁手中，由谁负担责任。
4、 企业车辆若需离京行驶（含远郊区县），须经副总经理同意，不然记过失一次。
四、保险和赔偿
1、 企业车辆按要求办理多种保险。
2、 车辆外出均应在正规停车场停放，停车费凭收据报销。
3、 如发生交通意外，由保险企业依据保险协议条款先行赔偿。赔偿费不足之部分，依据责任情况，分别由企业及驾驶员个人负担：
我方全部责任：企业30% 个人70%
双方责任： 企业70% 个人30%
我方次要责任：企业90% 个人10%
我方无责任： 企业100%
4、 如车辆丢失，由保险企业依据保险协议条款给予赔偿。同时，将丢失车辆原值减去累计折旧额后净值和赔偿费相抵，如赔偿费不足该车折旧后净值时，差额部分由丢车人负担。

派 车 单

申请人

部 门

出车人

时 间

前往地点

行车里程

事 由

部门
指示

综合办
意见

备注

派 车 单

申请人

部 门

出车人

时 间

前往地点

行车里程

事 由

部门
指示

综合办
意见

备注