广州公司行政后勤管理核心制度.doc

广州市万科投资发展
行政后勤管理制度

适用范围：广州市万科投资发展全体职员。
规范目标：加强对企业行政后勤事务管理，有效利用企业资产。

目 录：
第一章 作息时间管理
第二章 考勤管理
第三章 假期管理
第四章 着装管理
第五章 职员个人通讯管理
第六章 图书管理
第七章 电子邮件管理
第八章 办公管理
第九章 会议管理
第十章 办公用具管理
第十一章 资产管理
第十二章 公寓管理
第十三章 印章证照管理
第十四章 名片管理

第一章 作息时间管理
第 一 条：企业作息时间详见下表：

项目
时间
备注
上班班车
8：10发车
分别从天河区和海珠区出发
早晨班
9：00－12：30

午餐
12：30－13：20

下午班
13：30－17：30
15：30－16：00下午茶
晚餐
17：40－19：00

下班班车
18：00发车
按时出发
加班班车
21：00发车
按时出发

第二章 考勤管理
第 一 条：职员上班和下班时须各刷卡一次。因故未能正常刷卡，须申明原因并经部门责任人确定后报总经理办公室立案，不然，按旷工处理。
第 二 条：请假、外出培训、考察或出差，必需提前填写《请假审批表》或《出差审批表》，按要求程序报批并办妥工作交接手续，同时交总经理办公室立案后方可离岗。
第 三 条：职员不得要求她人代为刷卡，或替她人刷卡。每发觉一次，对替人刷卡者和要求她人代为刷卡者，各罚款1000元，通报批评，当季考评系数不超出0.8。
第 四 条：企业级会议、培训、集体活动考勤罚则：迟到或早退5分钟以上、15分钟以下：迟到者本人及其直接上司分别罚款50元，部门副经理以上人员罚款100元；迟到或早退15分钟以上、2小时以下罚款加倍。
第 五 条：企业要求，以下情况视为旷工：
（一） 无故缺勤两小时以上，返回企业上班后1个工作日内也未补办请假手续或补办手续未获同意；
（二） 请假未获同意即私自不上班（包含续假未获同意）视同无故缺勤；
（三） 以虚假理由请假获同意而不上班。
第 六 条：企业对于旷工处理：
（一） 旷工期间劳动酬劳不予发放，包含岗位工资和房补和其它福利待遇。
（二） 旷工计算时间为半天，不足半天按半天计。
（三） 每旷工半天，自当月起降薪0.5级，取消当季度季度奖，年底奖视情节给予部分或全部扣减。
（四） 连续旷工超出五天，或十二个月内累计旷工超出十天，作过失性解聘处理，企业不负担任何经济赔偿。

第三章 假期管理
第 一 条：带薪年休假及相关待遇
（一） 职员加入企业后下十二个月度可享受15个工作日带薪年休假（转正后实施）。
（二） 具体休假时间由职员和部门责任人协商后安排。
（三） 取（销）假通常程序以下：
n 职员请假需部门责任人、企业分管领同意，抄报总经理办公室后方可取假。
n 一次取假在5个工作日（含）以上，需提前30天申报。
（四） 正式休假、出差、外出考察、外出培训前须经过前台知会全体。
（五） 带薪年休假只在当年有效，不累计到下十二个月。企业每十二个月向当年内有带薪年休假资格职员发放300元带薪年休假补助。
（六） 带薪年休假取假根据工作日计算，最小取假长度为半天，不足半天算半天，超出半天不足一天算为一天。可数次取假，但间隔少于3天应提前一并申请。
（七） 凡符合以下情况之一，不享受当年带薪年休假。
Ø 十二个月内一次性病假超出45天或累计病假超出65天；
Ø 十二个月内一次性事假超出25天或累计事假超出30天；
Ø 十二个月内病、事假相加超出50天；
Ø 十二个月内休产假超出30天。
（八） 如在带薪年休假后再请病假、事假超出上述要求时间，则在下十二个月度取消带薪年休假。
第 二 条：婚假和相关待遇
依法推行正式结婚登记手续职员，可一次性享受婚假7天。如符合男25周岁、女23周岁以上初婚晚婚条件，另加10天假期，一共17天。婚假应在结婚登记之日起5个月内取完假。办理休假手续时，需向总经理办公室出示结婚证登记立案。企业致新婚贺仪人民币300元整。
第 三 条：丧假和相关待遇
直系亲属（包含父母、配偶、儿女、配偶之父母）死亡职员，可取 丧假5天，旅程另计。半个月内知会总经理办公室，企业将致以奠仪人民币1000元整。
第 四 条：工作调动假
异地办理行政和户口关系调动手续，应该依据办理相关手续实际需要给假，累计不超出5个工作日。
第 五 条：产假、护理假、哺乳假、计划生育假
（一） 产假及假期（注：男26周岁、女24周岁以上初育为晚育）：产假以产前产后休假累计。

产假
领取独生儿女证者增加假期
共休产假
非晚育者
90天
35天
125天
晚育者
105天
35天
140天
（二） 男职员护理假：10天（限在女方产假期间）。
（三） 哺乳假：小孩一周岁以内，上班时间给母亲天天哺乳时间一小时（不含午餐时间）。在儿女出生3个月内向总经理办公室出示《独生儿女证》，企业将致贺仪人民币300元整。
（四） 计划生育假按国家要求实施。
第 六 条：相关病假折抵要求：职员在因病请假时，如当年带薪年休假还有剩下天数，经总经理办公室同意后可按带薪年休假取假审批步骤要求从带薪年休假中折抵，作为带薪年休假处理。
第 七 条：相关出国考察折抵假期要求：由企业安排出国考察，按实际考察占用工作日天数50%折抵个人当年带薪年休假假期。实际考察天数50%不足半天算半天，超出半天不足一天算为一天。
第 八 条：职员按本章要求申请假期，应按本章要求填写《请假审批表》。

第四章 着装管理
第 一 条：着装标准（不含每七天最终一个工作日）
² 男职员应着衬衫、深色皮鞋、系领带；女职员应着有袖衬衫、西装裙或西装裤或有袖套裙，着丝袜、皮鞋（露脚后跟及脚趾皮凉鞋等不在此列）。
² 各项目管理部及其它部门驻工地现场人员：经过在企业立案后能够着便装，但如返回企业办公室、外出会见关键人员、出席关键会议等场所，需按办公室职员要求着装。
第 二 条：每七天最终一个工作日着装标准
² 从事对外公务或接待外部用户（如：销售、维修、造访等活动），应按周一至周四要求着装或着统一工作服。
² 其它职员可着和工作场所对应轻便服装，但无袖装、超短裙、拖鞋不在此列。
第 三 条：逢企业重大活动，职员应按企业通知要求着装。
第 四 条：上班时间全体职员应佩带工作牌。

第五章 职员个人通讯管理
第 一 条：职员入职后，应将个人通讯号码及紧急联络家庭或宿舍电话号码交总经理办公室立案。
第 二 条：申报报销手机通讯费职员，必需立即公布手机号码，并确保天天（包含节假日）8：00-22：00处于开机状态。
第 三 条：职员在实施企业尤其任务期间，须确保天天二十四小时处于开机状态。
第 四 条：总经理办公室负责每个月抽查职员开机情况。如发觉职员在30天内有三次或三次以上联络不上者，取消该职员当月通讯费报销资格。

第六章 图书管理
第 一 条：图书购置
（一） 购置前将图书类型、数量、价格报部门责任人、企业分管领导同意方可购置。
（二） 购置图书后必需到企业图书管理员处登记，然后交申购部门使用，有条件部门能够设部门图书管理员。
（三） 未经企业图书管理员登记图书，财务部不予报销购书费用。
第 二 条：图书登记
（一） 建立企业书库，由前台担任企业图书管理员，负责图书登记。
（二） 图书登记内容应包含购置日期、书名、编号、价格、保管部门、保管人等六项。
第 三 条： 图书借阅
（一） 借阅图书者必需向图书管理员办理借阅手续后才能借书。
（二） 借书者须妥善保管图书，如有污损或丢失，按原价赔偿。

第七章 电子邮件管理
第 一 条：企业职员应按要求使用电子邮件，以求高效、规范地传输信息。
第 二 条：邮件发送者应填写专题，专题应简明扼要。
第 三 条：篇幅少于一百字文件，提议直接作为电子邮件正文输入。
第 四 条：全部职员天天应最少安排三次时间（早晨上班后、下午上班后、下午下班前）查看邮件，方便立即阅读和处理企业信息。
第 五 条：下列文件必需以有纸方法存档：
（一） 和金融机构往来凭证、帐单等；
（二） 建筑图、装修图及其它图案设计稿等；
（三） 财务管理、审计工作需要原始单据、凭证；
（四） 企业已签署多种协议、协议等；
（五） 企业已对外发出各类函件；
（六） 各部门认为有必需保留原件其它文件。
第六条：邮箱设置及保密
（一） 职员离职，总经理办公室应立即取消其个人邮箱。
（二） 职员应保护好个人邮箱密码，并定时修改密码，假如发觉密码泄露，应立即作出更改。
（三） 未经总经理授权，任何人不得查看她人邮箱内容。
第七条：邮件报批跟进
（一）为避免报批邮件步骤进展缓慢，第一报批人应逐层跟进。
（二）为提升信息扁平化程度，激励报批同时抄送第二步骤审批人。
（三）群发邮件提倡发送部门、工作小组。

第八章 办公管理
第 一 条：职员上班时间应佩带好工作牌。
第 二 条：办公时间内应保持饱满精神状态，微笑面对同事及任何来访者，使用敬语，维护良好企业形象。
第 三 条：保持办公台面整齐，办公文具、纸张等用具应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴，离创办公位应立即将座椅归位。
第 四 条：电话铃响三声之内接电话，先说“您好”，再报出所在部门名称及接听电话人姓名。接听电话应简单明了，尽可能小声，以免影响其它同事办公。
第 五 条：如部门同事不在办公位，应立即接听其电话，待同事返回时告之。
第 六 条：接待来访、业务洽谈应在指定区域或会议室，避免影响她人办公。贵宾通常不得进入办公区，如确因工作需要，应由相关部门人员带入。
第 七 条：办公时间应坚守工作岗位，临时离开时应知会同事或上级领导。
第 八 条：办公区域内不准大声喧哗、聊天，严禁吸烟、就餐、吃零食。
第 九 条：上班时间不许可看报刊杂志及和工作无关网站、书籍。
第 十 条：职员下班离开企业前应关闭电脑主机和显示器电源。
第 十一 条：总经理办公室将每个月定时进行全方面检验和不定时抽查，任何形式批评全部将会影响到部门责任人和其本人绩效考评成绩。

第九章 会议管理
第 一 条：各部门召开会议如需使用会议室或洽谈室，会议组织者须提前向前台预约。如需提供会务设备和服务，应提前半天知会前台，方便做好准备。
第 二 条：会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。在使用会议室时应小心使用设备，离开会议室时，应知会相关人员关闭设备、电源、门等。
第 三 条：企业级、跨部门会议通知一律由前台下发，并按《广州企业会议通知》格式填写。前台在会前确定和会人员是否“接收”会议通知，并依据接收情况编制《会议签到表》，会议组织者依据签到情况进行会议考勤管理。
第 四 条：参与会议应按时，因故不能按时抵达应事先向会议组织者请假，参与企业级会议未请假迟到者将被处以罚款。
第 五 条：每个月末召开企业月度经营计划会议，各部门每七天一需举行部门全体周例会，周例会纪要发部门全体并抄报企业领导。

第十章 办公用具管理
第 一 条：全部办公用具及设备（含电脑、复印机、打印机耗材等）均由办公室统一采购。
第 二 条：办公用具领用程序
1. 各部门需指定一人负责本部门办公用具领用，领用时填写《办公用具请购单》；
2. 开大型会议或举行活动需申请办公用具，由会议或活动责任人填写《办公用具请购单》，并提前一天通知办公用具管理员进行准备；
3. 如有新职员加入，待新职员到企业报到后，在办公室领取统一标准办公用具，并在《新职员办公用具领用表》中签字确定。
第 三 条：办公用具保管：办公用具领用后，由领用人妥善保管。计算器、打孔机、订书机、笔筒等耐用具，标准上遗失不补。如领用人因工作调动或辞职等原因离开企业，须归还办公用具管理员处。
第 四 条：申购电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、文件柜等固定资产填写《固定资产购置申请表》。
第 五 条：办公用具申领，应结合实际需要，慎重申领，节省使用。

第十一章 资产管理
第 一 条：固定资产管理
1. 总经理办公室负责对企业及项目部资产实物管理，负责对企业电脑类资产进行专题管理，须对电脑类资产购进、配置、使用、维修及报废等进行全方面登记和管理。
2. 财务管理部是企业资产帐务管理主管部门，负责从资产原值、已提折旧、净值等方面对企业资产进行监控和管理。
第 二 条：资产分类和使用年限：依据现行会计核实制度及企业资产具体情况对资产进行分类编号。
第 三 条：资产登记要求：
1. 分别做好固定资产、低值易耗品登记，登记格式可参考《固定资产盘点表》。
2. 为方便企业资产统计，各项目部统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
3. 资产编号规则：XXX（资产代号）-XXX（资产序号）。
4. 低值易耗品分类和资产编号参考以上标准。
第 四 条：资产管理指导：
1. 资产购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批，未经同意，不能办理相关手续。
2. 资产编号规则需统一，并在资产上粘贴标识，确定资产责任人，确保资产合理使用及管理。
3. 未经企业同意，不得将资产外借和供无关人员使用。
4. 资产使用部门和使用人须合理使用设备，严格按规程操作，并注意设备维护、保养。因为使用、保管不善造成遗失和损毁，责任人要按资产重置价格或资产管理部门评定价值赔偿企业损失。
第 五 条：资产购置、调拔、转让、报废审批权限和审批程序：
1. 资产购置：相关部门提出申请，填制《固定资产购置申请表》并按要求申报步骤和审批权限获批后，方可进行资产购置。
2. 资产转让、报废：相关部门提出申请，填制《固定资产报废申请表》，并按要求申报步骤和审批权限获批后，方可进行资产转让和资产残骸处理。报废资产有残值，经资产主管部门估价、处理后，回收资金应立即上缴企业财务管理部。

第十二章 公寓管理
第 一 条：凡出差深圳，且深圳无住房职员，无特殊情况，须入住企业八卦岭公寓，公寓住满后入住八卦岭招待所；
第 二 条：异性职员同时出差深圳，女职员优先挑选入住企业公寓或招待所；
第 三 条：凡出差深圳并需入住八卦岭公寓职员，需提前一天填写《入住申请单》并交总经理办公室确定，入住时凭《入住申请单》到八卦岭公寓管理处204房办理入住手续；
第 四 条：职员入住公寓后，应自觉遵守管理处各项管理要求；
第 五 条：严禁私自和公寓其它住户调房，不能将公寓交由外人居住，外来人员不得留宿；
第 六 条：退房时请到管理处办理手续，配合管理处进行房间设施、设备、日常见具检验和查对，如有损坏和丢失应照价赔偿。
第 七 条： 企业值班室仅供企业职员、司机休息或留宿，因加班需留宿值班室职员，可直接到房管部领取钥匙；因其它原因需留宿值班室职员，需提前填写《入住申请单》，交总经理办公室签字确定后，凭《入住申请单》办理入住。

第十三章 印章证照管理
第 一 条：印章管理
1. 各类公章必需指定专员负责和保管。公章不得随意存放，任意使用。
2. 需盖公章部门或个人须说明盖章目标、用途、范围，填写《发文审批表》，经领导同意后，方可盖章并填写《公章使用记录表》。
3. 各部门新刻或改制印章，须报企业总经理同意后方可办理，并由总经理办公室登记立案。
4. 印章如遇丢失、损坏或被盗时，应立即向企业总经理汇报并给予立案，并立即办理补刻手续。
第 二 条：企业公章
1. 因工作需要以企业名义对外发文、上报材料或相关资料需盖企业公章，须说明用途、范围，经相关用章审批人同意后方能加盖企业公章；
2. 凡因特殊原因需借公章外出公干，须书面申请说明用途和特殊原因，并经用章同意人同意方可借出；归还公章时，须将借用公章所盖文件复印件一并交付备查；凡发觉借用公章加盖其它文件或空白纸张或所以而发生问题，将严厉追究借用人责任；
3. 公章保管人外出时，应将公章交给总经理办公室指定临时代管人保管，不得私自交给她人代管代用。
第 三 条：企业公章、部门印章使用审批要求
1. 以企业名义张贴、外发（企业以外）各类文件需加盖企业印章。
2. 以部门名义张贴、外发（企业以外）各类文件需加盖部门印章。
3. 各部门应指定专员对部门印章进行保管。
第 四 条：各类证照管理
1. 各部门在取得各类证照时，应同意交总经理办公室进行存档管理，并登记在《公章、证照记录表》上。
2. 如需使用各类证照，使用人需经总经理办公室责任人同意后，方可使用。
第 五 条：印章使用审批要求
用章事项
用章审批人
1、 企业文件和信函
法人授权委托书
单位介绍信
邀请函
感谢信

总经理
总经理办公室责任人
总经理办公室责任人
总经理办公室责任人
2、财务报表
借贷申请
资金担保
资金使用
开设帐户
总经理和财务管理部责任人
总经理和企业分管领导
总经理和企业分管领导
总经理和企业分管领导
总经理和企业分管领导
4、项目投标书、意向书、协议书
总经理和企业分管领导
5、法律文书
总经理和企业分管领导

第十四章 名片管理
第 一 条：新职员入职后即可申请印制名片，逐项按名片标准格式填写后发至人事专员邮箱，人事专员审核后发至前台邮箱，即可办理。
第 二 条：职员名片标准：企业统一模板+部门+分机号+手机+邮箱地址；主管以上人员名片标准：企业统一模板+部门+职位+分机号+直线+手机+邮箱地址。
第 三 条：未经企业任命职位不得印制在名片上，全部申请了手机报销必需将手机号印制在名片了，不得将私人邮箱印制在名片上。
第 四 条：学位、职称等若因工作需要在名片上印制，须经总经理办公室验证同意后方可印制。