新版财务报销新规制度及报销作业流程.doc

杭州和辉物资有限公司
财务报销制度及报销流程
第一章 总则
第一条 目
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 原则
本制度依照有关财经制度及公司实际状况，将财务报销分为借支款项、寻常办公费用、其她费用支出等，如下分别阐明报销有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。
第三条 合用范畴
本制度合用公司全体员工。
第二章 借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后《借款单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其她暂时借款，如业务专项借支，借款人员应及时报账。
(三) 各项借款金额超过10000元应提前一天告知财务部备款。
(四) 借款销账规定：
1、借款销账时应以借款申请单为根据，据实报销，超过申请单范畴使用，须经主管领导批准，否则财务人员有权回绝销账；
2、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第五条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或钞票。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务审核→总经理审批
(三) 财务付款：借款凭审批后借款单到财务部办理领款手续。
第三章 寻常费用报销制度及流程
第六条 寻常费用重要涉及差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内，各项费用合计支出原则上不得超过预算。
第七条 费用报销普通规定
（一）经办人报销费用、支出时，应获得真实合法原始凭证。如下凭证视为合法凭证，准予报销：
1、税务机关批准带防伪水印底纹和全国统一发票监制章税务法票；
2、财政机关批准并统一监制行政事业性收据（邮政、银行、铁路各类带印戳收据、支出证明单）。
3、加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。
4、发票昂首规定填写我单位名称。且票面金额大小写一致、内容填写完整。
(二) 填写报销单应注意：
1、依照费用性质填写相应单据；
2、报销单应使用蓝黑碳素笔严格按报销单据规定项目认真写，注明附件张数；
3、金额大小写须完全一致（不得涂改）；
4、简述费用内容或事由，规定与获得发票相符。
(三) 按规定审批程序报批。
(四) 报销10000元以上需提前一天告知财务部以便备款或注明银行转账。
(五) 报销时间详细规定
1、财务报销：公司财务部每周周四为财务报销日；经总经理审批后，每周周四财务安排钞票报销款项。偶遇节假日等特殊状况财务另行告知。
2、非寻常报销其她事项不受以上时间限制，可随时办理。
第八条 费用报销普通流程：
报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单→若需批准，附批准后清单→部门主管人员审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第九条 交通费报销制度及流程
交通费指为满足公司生产经营需要，为公司办理有关事宜而发生市内交通费用，涉及公交车费、地铁车费、打车费等。
(一) 费用原则：
(1)原则上外出办事，重要以地铁或公交方式。除非特殊状况，才可乘坐出租车（需提前口头报告上级领导批准），并在票上注明因素及来回地点。
(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1、员工整顿交通车票（含因公公交车票），按规定填好《出差费报销单》。
2、审批：按寻常费用审批程序审批。
3、员工持审批后报销单到财务处办理报销手续。
第十条 差旅费报销制度及流程
员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域解决公司事务属出差。出差费用涉及：我市及她市市内交通费；来回我市到外市火车、飞机、客车、轮船等费用；自驾车出差油费、路桥费、停车费等；外地餐费、住宿费等。
（一）出差借款流程：
1、出差申请：员工出差可向公司借支所需差旅费用，填写“借款单”，履行有关借支审批手续，借支数额应当与所解决公务和出差时间相适应。
2、借支差旅费：出差人员将审批过“借款单”交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3、返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依照差旅费用实际发生状况填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；如因特殊状况不能办理报销，应由本人出具书面材料阐明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，并注明最后报销期限，如超过一种月不报账，财务将不予报销并从其工资中扣回借款。原则上前款未清者不予办理新借支。
（二）报销程序： 报销实行“谁借支，谁报销”原则。各经办人将发票等原始单据分类续时贴在粘贴单上，按项目填好“差旅费报销单” 或“费用报销单”。 依照各授权范畴，详细经办人由本部门负责人审核批准后交财务部，经财务部审核签字后统一交由总经理审批，由出纳按规定期间支付。
（三）、报销原则：
公司全体员工出差补贴实行全额包干制，详细包干原则详见附件。
（四）、有关阐明：
1、出差期间发生请客送礼等业务招待费用，须事先请示高层领导批准，经审批签字后报销。
2、出差人员市内交通费尽量选取公交、地铁、在无公交路线或负重等特殊状况下可打（需提前口头报告上级领导批准），并在票上注明因素及来回地点。
3、操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过出差补贴原则，费用报销时凭发票报销。
4、住宿费、市内交通费必要凭发票据实报销，无发票、虚假发票不予报销，丢失发票须出示有关证明材料，有同行人或部门负责人签字证明，报财务特批。报销凭据必要是出差地实际发生票据，费用包干某些凭发票报销（发票金额不不大于费用包干原则按原则报销，发票金额不大于费用包干原则按实际金额报销）。
5、出差天数以离杭之日（含）起至回杭之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算，每日12点后出差，按半天计。
6、开车出差且当天不能返回，实行每天住宿、生活补贴包干，不享有交通补贴。
第十一条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购买，并指定专人负责。
(二）报销流程 报销人先填写费用报销单，按寻常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据（涉及结账小票）交财务部，按寻常费用报销流程付款或抵冲借支。
第三某些 其她费用支出财务报销制度及流程
其她费用支出重要指因业务需要向对方单位开具支票、贷记凭证、网银转账以及大额钞票支付状况。
第十二条 其她费用支出报销财务制度及流程。
(一)填写暂支申请： 按公司规定填写《用款申请单》并报批。若为支票支付，写清晰支票昂首，金额，用途等； 若为贷记凭证（或者网银转账）支付，规定写清晰收款单位名称、收款单位开户行及账号、金额、用途等;若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。
(二)报销原则：有关合同合同及批准生效用款申请单。
(三)结账报销：
（1）财务部依照审批后用款申请单付款；
（2）经办人凭发票等资料，按规定填写报销单。
第四某些 附则
第十二条 报销单据样本、报销流程图，见附件；一切表单以财务部提供为准。
第十三条 报销人由于无票，用其她发票代替报销事项发票，请按发票项目填写报销单，真实发生项目请填写《费用报销阐明清单》 。
第十四条 本制度为暂行财务制度，解释权归公司财务部。
第十五条 本制度经总经理核准后生效。
附件一、各报销单据样本
附件二、费用报销流程图
附件三、出差费用及交通工具原则
附件四、出差审批单
附件五、费用报销阐明清单

附件一：
附单据样本一： 费用报销单

样本二： 差旅费报销单

样本三：用款申请单

附件二：
公司费用报销流程图
流程图
阐明
权责部门
有关表单文献
NG
NG
填写《费用报销申请单》
直接主 管审核
NG
财务部审核
总经理审批
出纳支付款项
报销单据整顿粘贴

有关人员依照公司费用报销费用原则，整顿好需要报销发票或单据，并进行整洁粘贴。

有关部门人员
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
有关人员必要按照财务规定规定和规定期间填写《费用报销单》，不得涂改，不得用红色笔和圆珠笔填写，并附上有关报销发票和单据，若属于出差费用报销，必要附上经批准《出差申请单》。

有关部门人员
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
《费用报销单》及有关单据准备完毕后，有关人员直接递交给直接主管签字，直接主管必要对如下方面进行审核：
1、费用产生因素及真实性
2、费用合理性
3、票据及单据规范性
若发现不符合规定，及时退还给有关报销人员重新整顿提报

有关部门主管
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
部门主管审核后，将报销单据提交给财务部，由会计人员进行报销费用确认，重要涉及如下内容：
1、产生费用与否符合报销原则，
2、财务与否能及时安排此费用，
3、单据和票据与否符合财务有关规范规定。若发现不符合规定，及时发回有关部门，重新整顿提报。

财务部
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
财务部对审核符合规定报销单据统一呈总经理进行批准签字，若总经理发现不符合规定，及时退回给财务部，由财务部后继跟进解决。

总经理
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单
财务部出纳依照审批好单据，准备好报销款项，给付款项时，有关报销人必要在报销单据上进行签字确认。

财务部出纳
费用报销单
报销发票
报销单据
财务费用报销制度
借款单
出差审批单

附件三：
出差费用及交通工具原则
一、 实行限额内实报实销，详细原则如下：
（1）住宿原则（暂定）
项目
一类都市
二类都市
三类都市
总经理\副总经理
600
500
400
总监
500
400
300
部门经理\主管
400
300
200
其她员工
300
200
150
（2）出差补贴（暂定）
项目
一类都市
二类都市
三类都市
总经理\副总经理
130
100
80
总监
110
90
70
部门经理\主管
90
70
60
其她员工
80
60
50

二、车船费实行实报实销制度，交通工具如下：
项目
飞机
高
铁
轮船
动车组
汽车
出租车
头等仓
经济仓
头等仓
经济仓
软
卧
硬
卧
硬
座
总经理\副总经理

√
√
√
√
√
√
√
√
√
总监

√
√
☆
√
☆
√
√
√
√
部门经理\主管

☆
√
☆
√
☆
√
√
√
☆
其她员工

☆
☆
☆
√
☆
☆
√
√
☆
备注：√不需审批，☆需审批

三、分类原则：
1、一类都市：首都、直辖市、自治区
2、二类都市：省会都市
3、三类都市：除1和2其她都市

附表四： 出差审批单
填表日期： 年 月 日
姓 名

部 门

岗 位

出差事由

出差期间职务代理人
姓名：
职务：
出差目地

申请交通工具

与否要公司派车接送

筹划出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
总经理
人事行政部
部门主管/经理
申请人

实际出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
备 注

阐明：1、出差人员必要填写本单，逐级审批，人事行政部备案后，方可出差；
2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；
3、交通工具，详见《出差费用及交通工具原则》。
出差审批单
填表日期： 年 月 日
姓 名

部 门

岗 位

出差事由

出差期间职务代理人
姓名：
职务：
出差目地

申请交通工具

与否要公司
派车接送

筹划出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
总经理
人事行政部
部门主管/经理
申请人

实际出差时间
从 年 月 日起到 年 月 日止
备 注

阐明：1、出差人员必要填写本单，逐级审批，人事行政部备案后，方可出差；
2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；
3、交通工具，详见《出差费用及交通工具原则》。

附表五：
费用报销阐明清单
报销部门

报销人

报销日期

附件张数
共 张
发生日期
项目
摘要
张数
费用金额
因素阐明

共计

预算金额

实报金额

注：1、此单只作为费用阐明用，不作为记账附件，会计应单独保存；
2、由于无票单据报销人使用其她发票抵冲时，请填写此单据。

费用报销阐明清单
报销部门

报销人

报销日期

附件张数
共 张
发生日期
项目
摘要
张数
费用金额
因素阐明

共计

预算金额

实报金额

注：1、此单只作为费用阐明用，不作为记账附件，会计应单独保存；
2、由于无票单据报销人使用其她发票抵冲时，请填写此单据。