综合项目工程资料统一标准化管理详细规定.doc

目 录
第一章 总 则 3
第二章 工程资料档案培训制 3
第三章 两方案一筹划建立 3
第四章 工程资料归档 4
第五章 文献发放及签收 10
第六章 工程资料过程检查和考核 11
第七章 工程竣工资料验收和移送 14
第八章 奖罚 16

第一章 总 则
第一条 为了增进公司管理规范化，同步能有效地指引各项目工程资料收集与整顿，编制此管理规定。适合公司各在建项目应用。
第二章 工程资料档案培训制
第二条 严格规定资料员持证上岗或有一定经验准入制度，充分发挥资料负责人指引作用。
第三条 工程资料竣工档案归档培训
各新上项目，应当在人员上场后即由项目总工组织，邀请建设单位及本地档案馆专业人员到现场对全体技术人员进行有关测量、实验和工程资料收集整顿培训。明确本地档案馆对竣工资料归档规定，结合业主、监理规定进行系统收集整顿。
第四条 培训时要有签到表，签到表样式宜符合本规定附录1规定，以备公司检查。
第五条 项目资料填写培训
分项工程开始前，为保证资料编写规范性和及时性，应对该分项资料表格填写进行规范培训或交底，并留有交底或培训记录，以备查验。

第三章 两方案一筹划建立
第六条 两方案
（一）分某些项划分方案
（1）、新上项目，进场两个月内，即由项目总工牵头，制定该方案并通过协同平台上报公司技术质量部审批。
（2）、依照分某些项划分，统一分某些项划分作为资料编写和收集根据。
（二）制定实验检测方案
明确项目实验检测取样频率，指引项目实验检测资料填写和资料评估。
第七条 一筹划
（一）制定资料管理筹划。
（1）、依照本地档案馆、工程业主及监理方有关规定，明确需要移送竣工资料综合文献；材质证明及实验报告；测量、施工、隐蔽检查记录；工程竣工图；工程建设声像、照片、电子文献五大类进行在过程中如何收集、组卷和归档进行责任划分，明确负责人。
（2）、为保证归档资料质量规定，制定资料编制必备办公设备配备筹划。涉及《***市***专业施工技术用表填写范例》、《***市建设工程档案编制验收原则》等等有关书籍和资料软件、打印机、裁纸机、电脑、复印扫描仪、数码照相机、各类办公耗材等等，使档案质量更加规范化。
第四章 工程资料归档
第八条 归档原则
项目总工为第一负责人，项目施工员、实验员、测量员负责编制资料按周汇总移送给资料员，资料员负责寻常资料收集、整顿、组卷、签字。
第九条 归档文献编目
（一） 卷内目录编制应符合下列规定，如本地档案馆、业主和监理方另有规定，以档案馆、业主和监理方为主。
（1）、卷内目录样式宜符合本规定附录3规定。
（2）、卷内目录每页14 行。
（3）、序号：以一份文献为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（4）、责任者：填写文献直接形成单位和个人。有各种责任者时，选取两个重要责任者，别的用“等”代替。
（5）、文献题名：填写文献标题全称。
（6）、日期：填写文献形成日期。统一采用8位数字著录。如：10月8日，应著录为1008；
（7）、卷内目录排列在卷内文献首页之前。
（二） 案卷目录编制应符合下列规定，如本地档案馆、业主和监理方另有规定，以档案馆、业主和监理方为主。
（1）、案卷目录式样宜符合本规定附录2规定。
（2）、规定案卷目录每页10 行。
（3）、案卷题名要有详细名称，字数控制在50个字内。
（4）、保管期限：若文献需归档提交档案馆为永久、若无需归档提交档案馆则为暂时。
（三） 归档文献卷盒、案卷脊背
（1）、案卷装具普通采用卷盒
1、卷盒采用蓝色塑料资料盒。参照下图1。
2、卷盒外表尺寸为318mm×238mm，厚度为50mm。
（2）、脊背标签及内容。
1、脊背标签式样宜符合本规定附录4规定。
2、标签尺寸为16mm×40mm。
3、标签内容字体为初号、隶书加黑，竖排排列。
（四） 归档文献移送
（1） 每周有关人员要将文献资料移送给资料员，资料员负责收集并督促有关人员做好移送工作，移送资料应符合如下内容。

图1
1、移送文献要整洁、齐全、填写完整。
2、文献内容要有完整单位或个人签章手续。
3、文献移送时要填写资料移送登记表，双方签字。资料移送登记表式样宜符合本规定附录5规定。
（五） 归档文献室
（1）专用资料室
1、各项目配备适当存储工程资料专门资料室（以一间原则活动板房面积为宜），配备温、湿度计以及防盗门、干粉灭火器、空调各一种。
2、制定资料室管理制度，并将制度张贴于资料室醒目位置。
3、资料室管理制度宜符合附录6规定。管理制度制作宜符合公司CI制作统一规定。
（2）专用资料柜
1、资料室里要配备统一专用五节铁皮资料柜。资料柜外观尺寸为900mm×400mm×2050mm 。参照下图2。
2、资料柜标签使用红色标签贴，贴于资料柜左上角贴标签处。尺寸为23mm×33mm。参照下图3。
3、资料柜均需编号，且只需编号，按阿拉伯数字顺序编号。不得在资料柜上标注任何关于资料信息，便于防盗。
4、归档资料要按照综合卷、实验卷、测量卷、施工记录以及检查批卷、竣工图卷等分类存储。

图3

图4
（3）、借阅管理
阅览室应建立借阅登记表。借阅登记表式样宜符合本规定附录8规定。
（4）、资料室效果图
1、资料室式样宜符合本规定效果图。
2、资料室里配备严格按照效果图配备。

效果图1

效果图2

效果图3

效果图4
第五章 文献发放及签收
（一）文献发放
（1）、建立发文登记表。若本地档案馆无归档格式规定，发文登记表式样宜符合本规定附录8规定。
（2）、下发图纸、规范、设计变更、会议纪要及函件等资料文献时，要及时记录并签字。
（二） 文献签收
（1）、建立收文登记表。若本地档案馆无归档格式规定，收文登记表宜符合本规定附录9规定。
（2）、接受图纸、设计变更、监理告知单、业主会议纪要以及各函件时，要及时登记并签字。
（三）内部文献发放编码规则
内部发放图纸、设计变更等应进行编码以予以区别，编码采用如下规则：
岗位
编码
岗位
编码
项目经理
01
总工程师
02
生产经理
03
商务经理
04
协调经理
05
安装经理
06
合约法务部
07
技术质量部
08
生产安所有
09
物资设备部
10
测量组
11
实验室
12
劳务1队
13
劳务2队
14
劳务3队
……..

第六章 工程资料过程检查和考核
检查分项目自查和公司季度检查。
（一）项目自查
（1）、建立考核小组，每月由考核小组检查资料，每月通报检查状况，月度进行奖罚兑现，并建立考核痕迹。
（2）、物资部资料收集
原材料进场后，物资部人员一方面应向材料供应商索要质量证明文献及产品合格证，并审视实物与证明文献与否相符，且需及时注明规格、数量、进场时间、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存储处。如果没有或提供了不符合规定质量证明文献或产品合格证，我方物资部人员应回绝收货。
（3）、实验资料考核。
1、资料提交时间
实验人员在收到物资部人员提供已注明了规格、数量、进场时间、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存储处质量证明文献及产品合格证后，应及时向监理单位进行原材料报验，送样后一种月内将所有原材料实验报告、委托单、及材料质量证明文献或现场施工实验报告按子单位工程划分收集归档，并保证明验报告、委托单、材料证明文献配套、内容精确、台账清晰并及时更新电子版实验台账，便于各部门查阅。原材料及施工实验应按阶段性分门别类进行评估与汇总。
2、奖罚办法
每周检查实验报告收集不全、不及时、报告人为填写错误或与质量证明文献不吻合予以实验员每人每次50元经济惩罚。准时移送且资料无误每人每月予以200元经济奖励。
（4）、测量资料考核
1、资料提交时间
工程测量资料需在放线后一周内提供。
2 、奖罚办法
经检查放线后测量资料未完毕，予以测量员每人每次50元经济惩罚。准时移送且资料无误予以每人每月200元经济奖励。
（4）、质检资料考核
1、资料提交时间
铁路项目测量、实验、施工检查证、质统表、原始记录以及市政及公路、轨道交通项目测量、实验、施工记录、隐蔽记录、检查批、分项工程、质量验收记录需在隐蔽验收前提供。
2、奖罚办法：
经检查检查批、施工记录未完毕，予以施工员每人每次50元经济惩罚。准时移送且资料无误予以每人每月200元经济奖励；若每月资料完毕状况良好予以生产经理200元经济奖励，若不能准时完毕予以生产经理每次100元经济惩罚。
（5）、资料整顿状况
1、资料提交后，资料员需及时检查、整顿资料，指引施工员改正填写错误资料，资料整顿完善后报给监理签字，每周一将资料报业主签字，资料签认完善后，将电子版进行备份；归档资料目录需按档案管理办法进行资料分类收集、整顿和保管，并及时更新资料台账，目录要清晰明了，以便查阅。
2、开竣工报告、图纸会审、设计变更、工程核定单、验收文献、涉及工程构造或经济重要函件应督促有关人员完善各方签字盖章后扫描存档并进行分类编目。
2、奖罚办法
经项目三次检查有资料无目录或不全，予以资料员每次50元经济惩罚。准时收集、整顿和归档予以每月200元经济奖励。
（二） 公司半年检查。
（1）依照公司有关规定，每半年对各项目进行检查。
（2） 季度检查内容参照附录10规定。
第七章 工程竣工资料验收和移送
（一）竣工资料验收
（1） 在组织工程竣工档案验收前，应提请本地档案馆、业主及监理方对竣工资料进行预验收。
（2） 在提请本地档案馆、业主及监理方进行预验收前，应提请公司工程技术部对竣工资料进行初次验收。
（二） 竣工资料移送责任状
（1）、项目与公司竣工资料移送责任状。详见责任状范本附录11。
（2）、项目在各单位工程贯通后，即要与公司签定竣工资料移送责任状，竣工资料移送时间节点为项目竣工后3个月内具备移送条件。
（三）竣工资料内部移送
（1） 竣工资料验收后应按照《关于规范竣工项目上报竣工资料归档告知》（中建五隧发[]32号）移送；
（2） 竣工资料必要在工程竣工验收一种月内报送公司技术质量部。
（四）竣工资料外部移送
（1） 竣工资料同建设单位进行验收，属于向本地档案馆报送工程档案工程项目还应会同档案馆共同验收，由档案馆出具预验收记录。
（2）工程竣工验收前15天内，项目部将整顿好竣工资料《案卷目录》报公司技术质量部进行审查。审查提出问题必要在竣工验收前整治完毕。
（3） 工程竣工验收后在合同合同书商定期限内将完整、精确、符合归档规定竣工资料报送建设单位和本地档案馆。移送竣工资料时，应有双方验罢手续，并有文字性移送材料证明。
（4） 竣工资料移送档案馆时，应遵守本地档案关于规定。若推迟报送日期，必要在规定报送时间内向档案馆申请延期报送并声明延期报送因素，经批准后办理延期报送手续。
第八章 奖罚
（一） 在公司组织检查中，对资料综合检查排名第一项目部资料员予以相应奖励及表扬，项目技术质量部经理奖励500元、项目资料员奖励300元；对资料综合检查排名最后一名项目资料员处以相应罚款及批评，项目技术质量部经理罚款500元、项目资料员罚款300元。
（二）公司每年组织一次先进资料员评比，先进资料员人数控制在2名以内，对获得“先进资料员”称号资料员予以相应物质奖励。
（三）项目技术质量部经理、项目资料员有责任完毕竣工资料移送归档工作，未准时完毕竣工资料移送工作，公司将限期规定其完毕，并不得调离项目另行安排。