企业邮箱管理核心制度及综合流程.docx

企业邮箱使用管理要求

一、目标
为加强对企业统一配置邮箱管理，规范邮箱日常使用，确保邮箱系统正常运行，特制订本要求。
二、使用要求
1、全部职员一旦成为企业邮箱正当用户，必需严格遵守以下要求：
⑴ 用户必需遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理措施》、《中国计算机信息网络国际联网管理暂行要求》、《中国计算机信息系统安全保护条例》、《中国电信条例》、《全国人大常委会相关维护互联网安全决定》、《互联网信息服务管理措施》、《互联网电子公告服务管理要求》和国家其它相关法律、法规、行政规章。
⑵ 用户不得制作、复制、公布、传输任何法律严禁有害信息。
⑶ 用户不得自己或许可她人利用企业邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律要求有害信息电子邮件和信息。
⑷ 违反以上要求，给企业和企业职员造成损失，由该用户负担全部责任，部门责任人负担连带责任。
3、收发邮件时需注意一下多个事项：
⑴ 外发邮件必需填写邮件专题，不得以空白专题发送邮件。
(2) 邮件附件应采取压缩包形式。
(3) 邮件正文中尽可能避免出现网页地址链接内容，轻易被识别为垃圾邮件。
(4) 对部分论坛或门户网站注册用户包含到需要邮箱认证，填写其它私人邮箱，严禁使用企业邮件注册（轻易被垃圾邮件攻击）。
4、企业邮箱正当用户，对外业务联络必需使用企业邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。
5、企业邮箱仅限本人使用，严禁将企业邮箱以多种形式转让给她人。企业邮箱账号和对应密码，由用户自行负责保管。
6、邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密，未经授权不得随意查看、传输、拆分往来邮件内容，一经发觉解聘并追究对应责任。
三、邮箱管理
1、集团综合管理部负责管理企业职员邮箱帐号管理工作，并确保电子邮件系统正常运行（不可抗拒原因除外）。各部门若有新进或离职职员，请立即将名单书面呈报集团综合管理部（部门责任人签字）方便综合管理部立即分配邮箱帐号。
四、申请/注销邮箱样表
1、新驰集团邮箱申请表
1>表样
新驰集团邮箱申请表

部 门

日 期

姓 名

岗 位

邮箱用途

部门经理
审 核

综合管理部
审 核

综合管理部
分配邮箱账号

备 注

2>步骤图

3、步骤说明

序号
说明
备注
1-1新职员
入职后依据工作需要填写《邮箱申请表》并提交给部门主管审核

1-2新职员
取得邮箱账号后学习邮箱管理制度

2-1部门主管
部门主管审核自己部门新职员提交《邮箱申请表》

3-1邮箱管理人员
综合部邮箱管理人员依据《邮箱申请表》为新职员分配账号，并把邮箱制度给新职员进行学习

2、新驰集团职员离职邮箱注销记录表

1>表样
新驰集团职员离职邮箱注销记录表

部 门

日 期

姓 名

岗 位

注销邮箱名称

综合管理部
审 核

备 注

2、步骤图

3>说明

序号
说明
备注
1-1离职人员
离职人员通知邮箱管理人员

1-2离职人员
邮箱管理员将《邮箱注销记录表》提交给离职人员

1-3邮箱管理员
邮箱管理员依据离职人员信息填写《邮箱注销记录表》并提交给离职人员