公司档案管理核心制度.docx
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1、 密级: 编号:XXX文件归档制度 编制: 审核: 会签: 同意:1、目标加强档案管理,规范企业档案搜集、归档程序和方法,确保企业档案完整性、正确性和系统性。提供符合企业需求和确保管理体系有效运行证据。2、适用范围适适用于企业及各部门档案搜集、整理、分类、利用及归档。3、 术语和定义3.1档案:指企业过去和现在各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。3.2档案管理:就是指档案搜集、整理、判定、保管、统计、提供利用等活动。4、 职责4.1办公室档案管理员
2、4.1.1负责企业档案集中管理和制度实施及检验工作,并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2学习和落实实施国家相关档案管理法令、政策、要求;4.1.2建立健全企业档案管理制度,指导、监督和检验实施情况;4.1.3搜集、整理、分类、判定、统计、保管企业档案和其它资料;4.1.4负责企业档案利用和销毁管理,监控档案利用和销毁全过程,确保企业档案安全;指导企业档案管理工作。4.2各职能部门责任人4.2.1负责本部门文件资料或协议复印件日常搜集、标识,立即上交办公室存档。负责在工作变动时,做好或帮助移交工作,并立即通知办公室档案管理员;4.2.2生产部、化验室、财务部负责管理运行过程中质量
3、管理体系相关统计及文件保留。4.3常务副总经理负责对企业档案日常管理工作监督检验和相关制度步骤、方案、汇报审批。4.4 总经理负责企业档案管理工作决议和考评。5、 内容5.1文件、资料起源和范围:接收、发放,内部文件和外来文件5.1.1接收到文件时须填写文件接收记录表5.1.2发放文件须填写文件发放记录表5.2企业文件、资料归档范围和归档分类5.2.1行政类:企业对内和对外已行文规章制度、要求、决定、决议、通知、通报、请示、汇报、批复、函件、会议纪要、企业各类证照。5.2.2经营业务类:企业计划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、协议、项目方案等。5.2.3人事类:劳感人事档案、劳动工资档案
4、、社保缴纳明细、奖惩情况等。5.2.4政府类:政府下发至企业各类文件(分类依据:以政府职能部门划分)。5.2.5财务类:在、多种财务票证、票据,财务审计档案、会计档案、统计资料等。5.2.6音像类:企业含有保留价值图纸、软件、照片、光碟、音像等。5.3企业文件归档编制及编号:企业文件、资料归档编制和编号应遵照和符合:统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管标准。遇有一案归入多类者,应先确定其关键类别进行编号。5.3.1编号:企业全部应归档文件、资料,一律为文件起源、文件范围和部门头一个字汉语拼音首字母大写合并来做编号。如:企业办公室文件编号FNB(分部、内部、办公室),燃气企业人事部文件S
5、WR(企业、外部、人事部)5.3.2分类:代码1-行政类、2-经营业务类、3-人事类、4-政府类、5-财务类、6-音像类。5.3.3日期:根据文件入档时间前后,以年月日加十进行归编。5.3.4密级:文档分为C-通常级、B-关键级、A-机密级“C”通常级文档包含:公开公布企业经营发展纲领、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、通常会议资料等。“B”关键级文档包含:企业关键会议纪要、关键经营项目及决议、经营协议、企业经营情况、人事薪资档案资料、劳动协议、技术资料、财务资料等。“A”机密级文档包含:内控企业经营发展纲领计划、战略性合作协议及其协议。5.3.5完整编号:文件起源、文件范围
6、、部门+类别+年月日+归档序号+密级程度。如:5月6日企业办公室公开公布第一号通知,编号:FNB10506(C)5.4档案资料日常管理5.4.1文件、协议资料要登记具体信息,并编制文件(协议)管理统计目录,方便检索利用。5.4.2文件资料、协议要科学排列,按编号次序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。5.4.3电子类协议或其它需要保管电子文件,应该立即存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。5.5档案借阅5.5.1借阅权限:填写档案借阅审批单办理借阅手续。机密级:机密档案需经总经理同意。关键级:关键级档案需经副总经理同意。通常级:通常级档案借阅由部门经理同意,借阅其它
7、部门档案除本部门经理审核外,还需其它部门经理审核。5.5.2借阅档案要推行借阅手续,填写档案借阅记录表。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅,需依据借阅权限由相关领导同意;5.5.3档案外借通常只借复印件,需借原件者须经董事长或总经理同意,借阅档案交还时,必需当面点交清楚,如发觉遗失或损坏,应立即汇报直接上级;5.5.4借阅档案用完后,应立即送还,如超出借阅时间,须重新办理手续;5.5.5借档人必需珍惜档案,不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;5.5.6外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导同意后方能借阅,
8、但不能将档案带离档案室;5.5.7外单位摘抄档案(绝密、机密不许可复印或摘抄),应经总经理同意,对摘抄材料要进行审查、签章。5.6档案资料归档时间5.6.1即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:a) 企业要求密级文件;b) 关键文件,如政府批文、核准文件、证照等;c) 协议、协议书等正本及过程资料;d) 企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分、考评文件材料;e) 其它认为需要即时归档资料。5.6.2定时归档a) 部门应在每个月底前整理归档当月文件,编制档案清单交办公室。b) 部门每十二个月3月底前归档上年度文件和资料,并移交企业办公室。5.6.3电子声像档
9、案归档a) 关键电子声像档案应实时进行、随办随归。b) 通常电子声像档案归档应定时完成,通常每三个月一次制成光盘脱机保管。c) 每七天备份个人电脑文件,每十二个月归档一次。5.7归档保留期限文件保留期限依下列要求办理:a) 永久保留:(1)企业章程;(2)股东名册;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产全部权及其它债权凭证;(8)工程设计、完工资料;(9)其它经核定须永久保留文书。b) 长久保留(1550年):(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其它经核定须保留文书。c) 短期保留(以下):(1)期满
10、或解除之合约;(2)其它经核定保留文书;(3)结案后无长久保留必需者。d) 多种规章由规章管理部门永久保留,使用部门视其使用期间给予保留。5.8档案交接a) 职员工作变动或离职,要填写“档案移交清单”(附件三),由部门责任人指定档案接收人核实无误后签字,部门档案管理人员(兼)见证。b) 部门档案管理人员(兼)工作变动或离职,要填写“档案移交清单”,由部门责任人指定接收人核实无误后签字,企业档案管理员见证。5.8.1档案移交企业步骤a) 经办部门档案管理员检验文件或档案,编制移交清单;b) 企业档案管理员依据移交清单,查收案卷和文件,并和部门每个月提交档案清单查对;c) 档案完整、齐全且符合企业
11、要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保留一份;d) 档案管理员按企业档案保管要求整理建档。5.8.2档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否和清单相符,若没有立卷,应检验文件标题、编号是否和清单相符:a) 正本及过程资料是否完整,如有短缺,应立即补齐;b) 文件办理手续必需完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办;c) 和本案无关文件或不应随案归档文件,应立即退回经办部门。5.9档案销毁5.9.1对已失去利用价值档案,销毁时,必需写申请销毁汇报,编制销毁目录,报部门主管、副总判定,最终报总经理同意,方可销毁。5.9.2实施销毁任务时,必需由部门主管和档案管理员组成监销人员监销,监销人
12、不得少于二人,并在销毁目录上签字。最终,把销毁目录和副总、总经理同意手续文件,一并存档并永久保留。5.10档案保管5.10.1已归档企业文件,由档案管理人员统一编号,依据文档关键性和相关性做好归档保留。5.10.2已归档企业文件、资料,由档案管理人员填写文档管理记录表,并按指定专柜分类进行存放和保管,并注意防霉、防火、防丢失。5.10.3档案管理人员做好文档归档、发放、借阅、销毁等统计。6奖励和处罚6.1企业定时对档案管理工作进行检验,各级档案管理人员认真落实档案管理制度,工作表现优异,每个月绩效考评给予通报表彰并给绩效加2-5分;部门档案管理工作成绩突出,企业年底给部门责任人表彰及现金奖励。
13、6.2各级档案管理员未认真督促和实施档案管理制度,总裁办给责任人通报批评一次,扣绩效2分。6.3经办人员未按本制度要求经办、归档和使用档案,企业给责任人通报批评一次,并扣罚经办人和部门责任人绩效2分/次;连续两月检验不达标,处罚加倍。6.4部门档案未按本制度要求归类建档,给部门责任人通报批评一次,并扣罚经办人和部门责任人各绩效3分并要求整改;整改不合格,经办人和部门责任人当月绩效根据减半。6.5档案遗失或不完整,视档案密级和紧急、严重程度,给经办人及其直接领导通报批评一次,并各扣罚绩效1-5分;包含企业利益损失,保留追究责任人相关法律责任权利。7附则7.1本措施由企业办公室制订并负责解释。7.
14、2本制度未提及部分或不够完善条款将在实践中不停完善,以前凡和本制度不符合相关制度和措施以本制度为准,本企业包含文档管理工作人员必需严格遵照实施。7.3本制度自签发人签字日起生效实施。8、附件1、 支持性文件无2、 相关统计2.1 各部门档案归档范围及名目 2.2 文件档案移交目录 2.3 档案借阅审批单2.4 档案分类编号表2.5 文件(协议)管理统计目录2.6 档案移交清单表2.7 归档案卷目录2.8 档案催还单2.9 归档文件目录 2.10 档案月度报表附表一:各部门档案归档范围及名目部门名称归档范围及名目人力资源部应聘人员档案、离职人员档案、在职职员档案薪资档案:历月各企业工资表;社保档
15、案:历月职员社保扣款情况考勤档案:历月各分企业考勤情况职员外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参与会议等)所取得或形成档案资料劳动协议档案反应企业关键职能活动汇报、总结、工作日志、工作备忘财务部财务凭证、财务帐薄、税务报表进项发票、收据审计汇报(年检汇报)往来组回单运行部司机协议书车辆检验统计表回单交接签收表总裁办质量管理体系相关文件资料企业收到公文,如政府职能部门发来和本企业相关条例、要求、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;和其它单位来往文书及权益文书等企业领导指示、指示对外发出公文,如给政府请示汇报类公文等和相关单位签署协议、协议书等文件正本及过程材料酒水、茶叶等礼品用
16、印申请表关键会议材料行政部固定资产笔记本电脑领用、归还记录表台帐管理企业执照及实物档案多种实物档案如:奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等信息部总部电脑故障维护记录表档案、保修卡、说明书本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像处理方案部用户协议复印件招投标资料协议外包价采购部和司机签署运输类协议原件客服部货物、仓库保险协议供给链战略管理中心本企业公布各类广告、宣传材料企业项目建设全程档案其它其它含有利用和保留价值文件资料2.10.1 单。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅,需依据借阅权限由相关领导同意;2.10.2 档案外借通常只借复印件,需
17、借原件者须经董事长或总经理同意,借阅档案交还时,必需当面点交清楚,如发觉遗失或损坏,应立即汇报直接上级;2.10.3 借阅档案用完后,应立即送还,如超出借阅时间,须重新办理手续;2.10.4 借档人必需珍惜档案,不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;2.10.5 外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导同意后方能借阅,但不能将档案带离档案室;2.10.6 外单位摘抄档案(绝密、机密不许可复印或摘抄),应经总经理同意,对摘抄材料要进行审查、签章。2.11 档案销毁2.11.1 对已失去利用价值档案,销毁时,必需写申请销毁汇报,编制
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