大酒店网络采购管理新规制度第一稿中英文.doc
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1、SUBJECT 1:Online Purchase 主题 1:网络采购Purpose 目To establish a standard on online purchase process and management建立此原则以规范网络采购流程以及管理To take full advantage of net work platform,eliminate the intermediate agencies of supply and cut the cost.充分运用网络平台优势,减少供应中间环节,高效地比较物品参数和获取价格To indicate items possible for o
2、nline purchase为可实行网络采购产品提供指引意见Procedure 程序除非特殊阐明,否则下文中提及采购均指网络采购;供应商均指网络供应商。Unless otherwise stated,“Purchase (purchasing)” hereinafter refers to as “online purchase”;“vendors” refers to as “online vendors”1. 以东商城和宝(含猫)为重要网络采购询价渠道,亦可依照实际状况增长如逊、巴巴等其她正规购物网站作为辅助。To use JD and XXbao (includes Tmall) as
3、main online purchase platforms,as well as other reliable e-shopping websites where necessary and practical,like:XXXzon,XXbaba,etc. 2. 合用于网络采购项目重要有:Items suitable for online purchase:2.1 办公用品及耗材。如:U盘、鼠标、键盘等电脑配件;纸张、墨盒、硒鼓等耗材;计算器、电池、垃圾桶等办公备品。Office Supplies and computer consumables:USB,mouse,keyboard,pa
4、per,cartridge,calculator,battery,rubbish bin,etc.2.2 固定资产:如电脑、打印机、热水壶等。Fixed assets:computer,printer,kettle,etc.2.3 工程、劳保用品。如:螺丝刀、扳手、口罩、手套等。Engineering tools and labor protection appliances:screwdriver,wrench,mask,gloves,etc.2.4 其她杂项。有详细品牌或型号、可以在网上以更优惠价格采购其她各类杂项物品。如通用配件、塑料制品、包装用品、软件类等。Others:items w
5、ith a brand or model which could be bought online with a favorable price,like:general parts,plastics,wrappers,software,etc.3. 账号管理Account Management3.1采购部在网络平台上以酒店全称申请一种公司采购账号,由专人负责管理,并报财务部进行登记备案。Purchasing department to apply a corporate account under the Hotel name,a designated person to be in cha
6、rge of this account and report to Finance Department for a register. 3.2 各平台采购账号依照使用频率,应存入一定备用金,用以进行网络采购款项支付。A certain amount of money should be deposited into each account for e-purchasing payment. 3.3 每天下班前,采购专人应对当天账号下备用金支出状况进行登记并提交到财务。At the end of each day,designated person will make a record of
7、 all the payments happen of the day and submit to Finance Department.3.4 每个星期五,采购专人应对本周收集到网络采购产生发票进行汇总、附上收货单按流程进行报销、冲账,用以补足备用金。Each Friday,designated person should collect all the invoices received by this week via e-purchase,attached with the receiving form to clear the account.3.5 在财务部对发票进行核验真伪无误且
8、使用部门对所采购物品没有其她疑问后,采购专人方可进行网上确认收货。Only after the invoice checked and correct and user department accepts the items,can the designated person confirm items receipt online.4. 网络供应商选取The Selection of Online Supplier4.1 尽量选取综合评分高、信誉好、便于当面联系以及有过采购历史网络供应商;Better to select the supplier convenient to contact
9、 with high rating,good reputation and a purchasing history;4.2 需要采购物品量大、并且是常用商品时,应优先选取直接生产厂商;Manufacturer will take priority for the common items to purchase with a great amount; 4.3 采购物品需要安装售后服务时,应选取全国联保旗舰店、正规代理商、公司店铺、工厂店;Flagship stores,agencies,corporate shop and factory shop will take priority f
10、or items to purchase which need installation and after-sales service;4.4 对已有过采购历史供应商,应做好网络供应商记录,下一次同款物品采购,在价格不变状况下,优先选取记录中供应商。An online suppliers list should be made after a transaction done. For same items to purchase next time,previous supplier takes priority;for similar items,supplier in the list
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