大酒店客房标准管理系统分析报告.doc

酒店客房管理系统系统分析报告

1．系统名称： 酒店客房管理系统
2．组织状况简述
系统开发背景：
随着国内经济发展，国内人民生活水平不断提高，有越来越多人出行旅游，商务活动也越来越活跃；再加上国外游客数目迅速增长，入境从事商务活动外宾也越来越多。老式手工已不适应当代酒店管理需要，及时、精确、全方位网络化信息管理成为必须。在酒店管理及业务日益复杂、规定在不断提高现状下，运用高科技、当代化电脑自动化管理系统来解决日益繁重酒店业务，对于大型酒店是必要具备管理方式。
酒店客房管理系统是依照酒店对客房管理实际状况进行编写，重要目是为了以便酒店对客房实际状况进行集中查询与管理工作，以提高整个酒店工作。酒店客房管理科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求目的。因而，而要实现这些功能，就规定各个酒店配备一套客房管理系统，以便在酒店内实行良好、完善管理且以最快地速度响应客户需求，及时为她们提供服务，为她们提供一种高效、便捷居住环境。客房管理信息系统（MIS）是各个酒店软件建设中一种重要应用系统，它将大大地改进酒店管理基本环境。
酒店客房管理基本状况概述
组织构造 酒店客房管理架构及各部门业务功能如下：涉及一位负责整个客房管理过程业务负责人，即客房业务总监；此外在客房业务总监管辖下有前厅、客房服务部、财务部等部门；前厅总台负责客房查询、预订，客房部有接待、楼层、洗衣负责详细为顾客服务业务部门；财务部收银台负责结账付账。
组织目的 通过高效率工作为客户提供高质量服务，提高客户对酒店认同度，吸引顾客再度光临。
组织工作过程和性质 前厅工作重要是在接受顾客查询与预订客房，在顾客查询是将客房信息告知顾客，如顾客预订客房则须将关于数据填写入有关数据库内；此外，顾客可以通过电话向总台规定酒店所提供服务，总台及时向关于业务部门转达客户规定。客房部重要负责顾客入住酒店时为顾客提供一系列服务，详细如下：当顾客到达酒店时负责接待顾客，带领顾客到相应达客房并交付钥匙，有需要时还要协助顾客将携带行李送达住房；楼层须每日打扫顾客入住客房，并检查客房状况，将关于状况记录下来；洗衣则在顾客下达洗衣告知后上门收取衣物，衣物洗净后再把衣物送还顾客，并做好有关记录。财务部将顾客在酒店消费关于明细记录下来，供结账时对帐。
组织与外部实体间有哪些物质以及信息互换关系 酒店向顾客提供客房信息，而入住顾客也需向顾客提供个人有关信息；酒店在顾客入住时向顾客提供住房及其她服务，顾客在离店时结账付款。
3．系统目的和开发系统可行性分析
系统目的：重要目是为了以便酒店对客房实际状况进行集中查询与管理工作，以提高整个酒店工作。酒店客房管理科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求目的。
为达到酒店客房管理系统目的，需要实现如下功能：
（1）基本资料管理：完毕对酒店各项基本资料管理，涉及“客房类型管理”、“客房资料管理”和“在住顾客资料管理”。
（2）消费结账管理：由4个模块构成，涉及“预定记录管理”、“入住记录管理”、“消费明细管理”和“消费结账管理”，在前3个模块基本上，在“消费结账管理”模块中除了可以对某一顾客某一次消费记录进行保存、修改、删除外，还可以实现“计算金额”、“交款结账”和“打印账单”等功能，最后进行系统资料更新。
（3）记录查询：对本系统各项资料记录进行查询，涉及“客房类型查询”、“客房资料查询”、“预定记录查询”、“入住记录查询”、“消费明细查询”和“消费结账查询”，也可以实现多条件交叉查询。
依照上述系统目的，对酒店客房管理系统提出如下设计目的：
（1）实用性:真正为顾客实际工作服务，按照酒店客房管理工作实际流程，设计出实用酒店客房管理系统。
（2）可靠性：必要为酒店客房提供信息安全服务，以保证酒店信息不被泄露。
（3）和谐性：本酒店客房管理系统面向顾客是酒店内工作人员，因此系统操作上规定简朴、以便、快捷，便于顾客使用。
可行性分析：
(1)经济可行性
在现今日益激烈竞争环境下，谁给顾客留下良好服务印象，吸引顾客再次光临，才干最后赢得商机。原本人工酒店客房管理再也不能适应如今日益繁忙工作需求，不可避免地浮现差错，工作效率低下。最后成果是员工不能正常工作，客人也对酒店管理产生不满与抱怨。原本管理办法不能采用有效办法改进，最后导致人力、财力、物力等各方面资源闲置与挥霍，是公司不能获得更好业绩重要因素。要变化这种状况，公司就必要从多方考虑，综合管理，整合资源，提高组织运作效率，有效减少运营成本。
相比之下，应用该系统尚有如下各方面好处：
1) 能过代替大量人力解决各种繁芜工作，节约人力成本；
2) 为客户节约了时间，以便、快捷服务又一次提高了各自效率，节约了大量时间。对于公司来说，时间就是金钱啊；
3) 能过充分运用社会较低成本资源（计算机）应用于高质量服务中（酒店管理），是社会资源得到合理配备，是资源得到运用，又一次节约社会成本；
4) 由于该系统可以间接迅速为顾客进行服务，可以吸引更多顾客，大大增长了客流量，最后是公司不断赚钱。
(2)管理可行性
如何最大限度为客人提供优质服务，以提高客人对酒店认同度，提高酒店形象，是作为酒店管理者始终在思考解决问题。始终以来，酒店管理者必定不但愿在招待客户时浮现过多差错，如果可以运用酒店客房管理系统进行寻常酒店业务管理，可以减少员工工作量，减少差错率，成倍提高工作效率。该系统运用在提高酒店服务质量作用巨大，酒店管理者——特别是中高层管理者——在理解到它作用后必定会乐于接受并有力支持这一系统在酒店应用。因而，该系统在管理方面具备可行性。
(3)技术可行性
酒店开发管理系统采用VB6.0作为重要开发工具，数据库采用Access，技术方面已有成熟软件程序支持。对于系统寻常操作与管理，只要对有关工作人员进行培训，就可以胜任，不必过于担忧在运营中浮现重大差错或问题，因此在技术方面具备可行性。
通过上述可行性分析，酒店客房管理信息系统可以协助酒店实际业务解决，有助于减少管理成本，减少差错率，提高客户满意度与认同度；有关技术成熟易于实现，可以协助酒店实现计算机辅助当代化科学管理。
4．组织构造和管理功能分析
酒店客房管理组织构造：涉及一位负责整个客房管理过程业务负责人，即客房业务总监；此外在客房业务总监管辖下有前厅、客房服务部、财务部等部门；前厅总台负责客房查询、预订，客房部有接待、楼层、洗衣负责详细为顾客服务业务部门；财务部收银台负责结账付账。如图1是某节点组织构造图。

图 1：组织构造图

依照某酒店组织构造为客房管理系统划分各模块详细管理功能，重要功能模块涉及总台登记管理、客房信息管理、服务信息管理、结账信息管理和系统信息管理，其管理功能构造图如图2所示。

图2：管理功能构造图
5．业务流程分析
对某酒店业务流程进行详细调查之后，得出其业务流程如下。
（1）顾客进入酒店，由总台服务员依照房源信息状况，为顾客办理入住手续，并登记顾客信息、修改房源信息。
（2）由客房部安排顾客入住，在顾客入住期间提供相应服务，并在顾客离店前将消费单与房费单财务部。
（3）结账完毕后，顾客可以酒店。
（4）顾客离开后，客房部整顿房间，并告知总台恢复房源信息、修改顾客信息。
依照上述业务流程，绘制出酒店业务流程总图，如图3所示。
图 3业务流程总图
依照业务流程总图分析，对关于业务流程作出详细第二次业务流程图。
总台登记业务流程
（1）总台依照顾客规定查询房源信息得到空房信息，并询问顾客与否满意客房规格。
（2）若顾客批准入住，则登记顾客信息、修改房源信息，并将客户入住信息告知客房部。

图4：总台登记业务流程图
入住业务流程
（1） 顾客入住酒店时，有接待员负责分派钥匙给顾客。
（2） 有接待员带领顾客找到房间。

图 5：入住业务流程图
房间服务流程
（1） 顾客入住后，由楼层负责房间每天寻常卫生打扫，并记录有关服务信息。
（2） 应顾客规定，洗衣部上门收取衣物，在洗净后送回顾客房间。

图 6：房间服务业务流程图
6．新系统逻辑模型提出
通过使用数据流程图进行数据流程分析，分析旧系统存在问题，新系统改进，进行必要文字阐明。
依照系统详细分析，某酒店客房信息系统数据流程图如图7、8所示。

图 7：数据流图

图 8

7．总结
老式酒店管理活动中，把人、才、物作为酒店重要资源。但是随着社会化大生产不断扩大和社会对产品多样化需求，人们越来越注重信息在生产经营及酒店管理中作用，并把它当作酒店一种极其重要资源，人们称之为“信息资源”，信息资源解决已经成为当今世界上一项重要社会活动。如何更好运用管理信息系统协助公司完善管理工作，才是系统设计出发点。最佳信息系统并不是技术高系统，而是要视乎组织实际需要，结合实际，合理分派资源，达到最优化。