上海海兰电气有限公司员工手册1.2---工作.手册.doc

上海海兰电气有限公司

员
工
手
册

非常欢迎阅览和使用《员工手册》！
我们很高兴能做您的向导，带您全面了解上海海兰电气有限公司。在这里，您将可以知道如何办理入职手续、您的薪金福利、您需要遵守哪些规范、您将能得到哪些培训和提高以及公司各项制度将为您提供哪些工作的方便。
如果您是公司的新员工，那么请您从头到尾仔细阅读，当然我们也将专门给您安排入职的引导；如果您已经是一名公司的员工，那请您抽出点时间，看看公司又有哪些新的规定出台。

首先，我们将给您介绍公司的概况。
上海海兰电气有限公司，成立于2005年3月18日，注册资本五百万元人民币，是一家私营有限责任公司。公司位于中国的经济首都——上海市最具活力的浦东新区张江高科技园区，主要从事智能频率控制系统的设计、稳控系统的服务以及输配电设备、电工仪器仪表的销售。
年轻的公司，富有勃勃朝气的团队，是我们引以自豪的资本！我们这支队伍平均年龄不到30岁，大学本科以上学历的人员占到了90％，其中博士后一名，还特别邀请了一位资深软件专家作为我们的顾问。强大的人才支撑力量，年轻富有朝气的激情创业，将带给您的是无限的发展空间。让我们一起努力，通过我们的双手让未来不再遥远，让成功就在眼前！

海兰电气，借大海磅礴的气势、有容乃大的胸怀、无限发展的空间来表述我们的远大志向和理想。

接下来我们将向您介绍公司的组织结构。
上海海兰电气有限公司组织机构图
股东会

监 事
执行董事

总 经 理

副总经理

技术采购部
市场营销部
行 政 部

第一篇 入职篇
第一章 入职指引
个人资料
1．加入公司时，员工须向行政部提供身份证、学历证明（大学本科及以上需提供毕业证书、学位证书）、工作证明、婚姻状况证明复印件以及免冠近照6张，并亲笔填报准确的个人资料。
2. 当个人资料有以下更改或补充时，请员工于一个月内填写个人情况变更申报表，交给行政部，以确保与员工有关的各项权益：
（1）姓名；
（2）家庭地址和电话号码；
（3）婚姻状况；
（4）出现事故或紧急情况时的联系人；
（5）培训结业或进修毕业。
3．公司提倡正直诚实，并保留审查员工所提供个人资料的权利，如有虚假，将立即被终止试用或解除劳动合同。
报到程序
4. 接到录用通知后，应在指定日期到行政部报到，填写员工报到登记表，如因故不能按期前往，应与有关人员取得联系，另行确定报到日期。报到程序包括：
（1） 办理报到登记手续，领取岗位证、员工手册等；
（2） 参加公司组织的短期或长期培训；
（3） 行政部组织签订《劳动合同》；
（4）与试用部门负责人见面，接受工作安排，并与负责人指定的入职引导人见面。
试用与转正
5．试用期根据您所签订的劳动合同期限长短决定。按照《上海市劳动合同条例》劳动合同期限不满半年的，不能约定试用期；劳动合同在6个月以上一年以下的，试用期为一个月；劳动合同满一年不满三年的，试用期为三个月；劳动合同满三年的，试用期为六个月。根据员工情况，也可与公司协商确定试用期限。
在此期间，如果员工感到公司实际状况、发展机会与预期有较大差距，或由于其它原因而决定离开，可提出辞职，并按规定办理离职手续；相应的，如果员工的工作无法达到要求，公司也会终止对其的试用。
6． 如试用合格并通过入职前培训（包括脱产集中培训和在职培训），员工可填写《员工转正申请表》，由试用部门负责人签署意见，行政部经理审核后，报总经理审批。
7．如在试用期内请假，员工的转正时间将会被顺延；若请假超过一个月，则作自动离职处理。
8．从公司离职后，重新再进入公司时，员工的司龄将从最近一次进入公司起计。
入职引导人
9． 试用期间，公司会指定入职引导人帮助新员工接受脱产集中培训和在职培训。入职引导人的职责包括向新员工介绍本部门职能、人员情况、讲解本职工作内容和要求，帮助了解公司有关规则和规定，为新员工安排脱产集中培训的时间，确认并协助取得《员工手册》等资料。任何有关工作的具体事务，如确定办公位、领取办公用品、使用办公设备、用餐、搭乘班车等，新员工都可咨询入职引导人。
工作时间
10．公司实行每周工作五天，平均每周工作时间四十小时的工时制度。公司上班时间为：上午：8：30～12：00
下午：13：00～17：30
第二章 员工纪律
1. 员工必须遵守公司颁布的各项规章制度。
办公管理
2. 上班时，仪表应保持整洁、大方、得体，男员工不可留长发。
3. 上班时间员工应佩戴胸卡。转正后，公司将根据员工所提供的个人资料统一制作胸卡及印刷名片。
4. 办公时间员工应坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事交代；
5. 注意保持清洁、良好的办公环境，提高工作效率，不要在办公区域进食或在非吸烟区吸烟，不要聊天、高声喧哗。
6. 使用电话应注意礼仪，语言简明。
7. 员工的办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。
其它规定详见公司有关办公管理制度。
考勤制度
8. 上午上班前和下午下班后，员工要记录考勤，若因故不能记录的，应及时填写请假单报本部门负责人签字，然后送行政部备案。
9. 如代他人填写考勤，每次会扣除双方薪金各50元，违纪三次以上除作上述处罚外，将劝其辞职。
10. 无故不上班或故意不记录考勤的作旷工处理，并给予不超过当月薪金20%的经济处罚。连续旷工超过十五天，或一年内累计旷工超过三十天者，作除名处理，公司不负责其一切善后事宜。
11. 迟到或早退15分钟以上，两小时以下者，每次扣除薪金50元，迟到或早退超过两小时按旷工处理。
12. 请假须填写请假单，员工层由所在部门的经理签署意见，管理人员由上一级领导签署意见，获得批准并安排好工作后，才可离开工作岗位，同时请假单应交行政部备案。
13. 请病假必须于上班前或不迟于上班时间15分钟内，致电所在部门负责人及行政部负责人，且应于病假后上班第一天内，向公司提供规定医务机构出具的建议休息的有效证明。请事假将被扣除当日薪金全额。
14. 因参加社会活动请假，需经总经理批准给予公假，薪金照发。
15. 如赴外地出差，应填写出差单行政部备案。

工作相关责任
16. 公司鼓励员工相互间积极沟通交流，但切勿妨碍正常工作。
17. 员工要经常留意告示板上的信息，但切勿擅自张贴或更改板上的通知。
18. 员工会接受安全知识教育，学到一些紧急情况下的自救办法。在受到损伤或观察到某些危险情况时，要及时采取有效措施并通知部门负责人。
第三章 薪金
　　发薪日期
1. 公司付薪日期为每月的15日，支付的是员工当月薪金。若付薪日遇节假日或休息日，则在最近的工作日支付。新入职的员工，报到当月不发放工资，次月发放时，计算上月工作应付薪金，于次月一并发放。
薪金系列
2.员工薪金采用岗位结构工资制,薪金均以税前数值计算。
3.社会保险（含商业保险）一般以员工岗位薪金为基础计算基数。
4.岗位薪金评定的依据是：员工所在工作岗位的职责、员工工作能力、贡献、入职的时间长短等。
5.薪金结构：
员工年度薪金收入＝基础工资＋岗位工资＋年功工资＋业绩奖励＋年终奖金
具体参见《海兰电气薪酬管理制度》
薪金调整机制与考核
6.员工薪金收入将可能在如下情况下发生调整：

(1)基础工资常规调整，即指公司有可能根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整。
(2)岗位工资根据公司的经营业绩等情况，公司在认为必要时才进行调整。现行岗位工资标准请见《薪酬制度》。
(3)一般情况下，员工薪金收入的变动取决于岗位发生的变化。
（4）员工收入一般取决于员工所从事的岗位，不同岗位将带给员工不同的薪金收入。员工收入的增长，主要决定于员工努力担当更高层次的岗位来取得。
7.岗位薪金调整，新的岗位薪金从公司下发有关通知的下月一日起执行。
8.公司每半月对员工进行考核，考核汇总结果作为年终考核。员工的年终考核结果与员工岗位工资剩余部分紧密相关。
9、员工考核的具体内容，请参见《海兰电气员工考核制度》
第四章 福利
假期
1. 员工可享受本手册规定的重要节假日，期间照常支付员工的薪金。
2. 员工转正后可享受婚假、丧假、产假及护理假；在公司工作满一年后，员工可以按规定享受探亲假、年休假，这些假期均为有薪假期。
3. 每年员工只能在年休假、探亲假中选休一种假期，并享受其待遇；员工可根据工作的安排并征得部门负责人同意，获得批准后取假。
取假的一般程序：
（1）员工提前一个月向所在部门负责人和行政部申报拟休假的种类和时间；
（2）具体休假时间，员工层由所在部门与个人协商后统一安排；经理层及以上由所在部门与行政部协商安排。休假期间若遇公众假日或法定假日，不另增加休假时间。
4. 凡符合以下情况之一的，不享受当年年休假或探亲假：
（1）一年内一次性病假超过25天或累计病假超过40天；
（2）一年内一次性事假超过15天或累计事假超过30天；
（3）一年内病、事假相加超过50天；
（4）一年内休产假超过30天。
如在年休假或探亲假后再请病假、事假超过上述规定时间的，则在下一年度取消年休假或探亲假。
5. 重要节假日
元 旦 放假1天
春 节 放假10天
五一节 放假7天
国庆节 放假7天
（每年春节休假10天，从每年腊月二十八到正月初七止。）
6. 探亲假
（1）与配偶分居两地，每年员工可享受一次为期30天的探亲假；也可以选择分散进行，但是一年不得超过30天；
（2）未婚、父母均在外地居住，每年员工可享受为期20天的探亲假；
（3）已婚而父母均在外地居住，每四年员工可享受为期20天的探亲假，此假应在第四年享受；
（4）享受探亲假和国定假日者，骨干员工采取交通费一律报效原则（交通工具标准：火车硬卧，汽车，飞机采用特事特批），其他员工（在公司工作一年以上的）只报销春节交通费。
7．婚假
公司对依国家婚姻法履行正式登记手续的转正员工，给婚假3天，如符合男25周岁、女23周岁及以上初婚的晚婚条件，增加为10天假期。但员工必须在结婚注册日后5个月内取假。
8．丧假
直系亲属（指配偶、子女、父母或配偶之父母）死亡，公司给假5天，离家太远者请假时间酌情处理（请假最多不能超过8天）
9．女员工产假

产假
非晚育
90天
晚育
120天
（1）男26周岁、女24周岁及以上初育为晚育；
（2）产假以产前后休假累计。
10．男员工护理假：10天（限在女方产假期间）。
11．病假、事假
病假需持有医院相关证明，每月病假期累计在3天以上的，工资将按照《上海市劳动合同条例》规定予以办理；
累计三天以内的，员工康复后通过努力能够弥补工作的，原则上不扣发工资；
社会保险
12．签订劳动合同后，公司员工购买养老保险、医疗保险和失业保险等社会保险项目。如果员工不具有上海市常驻户口或者尚未办理居住证的，按照上海市有关规定不能办理社会保险的，只能办理综合保险。
员工活动
13．公司为保障员工的身心健康，组织一定的体育锻炼和娱乐活动。
14．一般来说员工均有机会参与公司每年定期或不定期举行的各项活动，例如公司周年庆祝活动、郊游等。
第五章 奖励和处分
奖励
1.有下列情况，公司将予以奖励：
（1）为公司创造显著经济效益；
（2）为公司挽回重大经济损失；
（3）为公司取得重大社会荣誉；
（4）改进管理成效显著；
（5）培养和举荐人才。
2．奖励分为年度特别奖和不定期即时奖励，年度特别奖须由所在部门推荐，行政部审核，总经理批准，奖励方式为授予荣誉称号、颁发奖状和奖金。具体奖励与年终奖金考核结合进行。
处分
3．对有下列行为之一者，公司将视情节轻重、后果大小、认识态度不同等给予行政处分或经济处罚（不排除犯有下列行为之外的过失也会受到处罚）：
（1） 工作态度不认真；
（2） 工作中出现客户投诉、反映具有不良好的行为习惯
（3） 发现部门间、员工之间处理问题互相推脱责任者
（4）拒不服从合理的工作分配，影响工作；
（5）违反工作纪律；
（6）没有完成工作；
（7）玩忽职守，工作不负责任而造成事故或损失；
（8）工作中发生意外而不及时通知公司；
（9）损坏公物，影响公司正常秩序；
（10）虚报个人申述资料或故意填报不正确个人资料；
（11）擅自篡改记录或伪造各类年报、报表、人事资料；
(12)违反员工职务行为准则的规定；
(13)违反社会治安管理法规等。
4．如员工行为触犯刑律，被依法追究刑事责任，公司将无条件对当事人予以解除劳动合同处理。
第六章 培训、考核与发展
培训与发展
1． 公司管理层以为员工提供可持续发展的机会和空间为己任。在公司，员工勤奋的工作除可以获得薪金、享有福利以外，更可以得到公司适时提供的大量训练和发展机会。
2． 培训为公司完成经营目标、提高绩效、实现事业发展提供人力资源的保证。
培训是员工胜任职责、提升自我、开发潜力、拓展职业的途径。

考核评估
3．为帮助员工总结个人工作得失，明确未来工作目标和工作要求，有针对性地改进和提高，公司制订了《海兰电气员工考核制度》。员工均需遵照执行。
4．考核结果将及时通过各种方式进行发布。
内部调动
5．公司有权根据员工的能力、工作表现和公司的实际需要，将员工调至公司内任何部门工作；任何公司内私人协议调动都是公司不允许的，违者将作自动离职处理。
6．行政部将经常公布内部职位空缺信息，员工可报名或推荐外界人才，由行政部负责具体协调工作。
晋升机制
7．公司鼓励员工努力工作，在出现职位空缺的前提下，工作勤奋、表现出色、能力出众的员工将获得优先的晋升和发展机会；公司并在一定程度上执行竞争上岗制度。
8．如果符合下列条件，员工将有机会获得职务晋升，薪金亦会相应增加：
（1）具备良好的职业道德、团队意识、大局意识；
（2）工作绩效显著；
（3）个人工作能力突出；
（4）年度考核成绩处于部门中上水平；
（5）对有关职务工作内容充分了解，并体现出职务兴趣；
（6）具有良好的沟通能力；
9．公司行政职级顺序为：
行政直线：员工--->主管--->经理--->总经理
第七章 劳动合同
1．为确立公司与员工的劳动关系，明确双方的权利与义务，公司实施全员劳动合同制管理。
2．公司的全员劳动合同制管理以国家颁布的《劳动法》和《上海市劳动合同条例》为依据，本条例未提及事项均遵照上述各项法规执行。
适用范围
3．员工在公司期间，均需与公司订立劳动合同，确立劳动关系。
合同期限
4．劳动合同的期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定的工作为期限。
5．在同一用人单位连续工作满十年以上，公司与员工双方同意续签劳动合同的，员工可以提出与公司订立无固定期限的劳动合同。
合同签定、续订、变更和解除
6．新入职的员工，公司将在员工入职后30天内与其签定劳动合同。
7．对于有固定期限的劳动合同，公司与员工双方同意在劳动合同期满后续签劳动合同的，应在原合同期满前三十日内重新订立劳动合同。
8．公司与员工双方经协商同意，可以变更或者解除劳动合同。
9．员工有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同，且可以不支付经济补偿：
（1）在试用期内被证明不符合录用条件的；
（2）严重违反劳动纪律或公司规章制度的；
（3）严重失职、营私舞弊，对公司利益造成重大损害的；
（4）被依法追究刑事责任的。
10．有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同，但应当提前三十日以书面形式通知员工本人：
（1）员工患病或非因工负伤，医疗期满后不能从事原工作也不能从事由公司另行安排的工作的；
（2）员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
（3）劳动合同订立所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经当事人协商不能就变更劳动合同达成一致协议的；
（4）公司经营困难发生经济性裁员的；
11．员工解除劳动合同，应当提前三十日以书面形式通知公司。如未能提前通知公司，给公司造成经济损失的，应根据国家有关劳动法规定承担违约责任。
完备调离手续
12．双方终止或解除劳动合同，员工在离职前必须完备离职手续，未完备离职手续擅自离职，公司将按旷工处理。离职手续包括：
（1）处理工作交接事宜；
（2）按《员工离职交接表》要求办理离职手续；
（3）交还所有公司资料、文件、办公用品、《员工手册》及其它公物；
（4）报销公司帐目，归还公司欠款；待所有离职手续完备后，领取离职当月实际工作天数薪金。
（5）员工违约或提出解除劳动合同时，员工应按合同规定，归还在劳动合同期限内的有关费用。
（6）如与公司签定有其它合同（协议），按其它合同（协议）的约定办理。
13．第一负责人或重要岗位管理人员离职，公司将安排离职审计。
离职面谈
14．离职前，公司可根据员工意愿安排行政部或员工上司进行离职面谈，听取员工意见。
纠纷处理
15．合同过程中的任何劳动纠纷，员工可通过申诉程序向公司劳动调解委员会申诉，公司不能解决时可向劳动仲裁机构申请仲裁。公司成立由总经理、副总经理、行政部经理组成的三人劳动调节委员会。
第八章 员工关系与沟通
1．公司一贯提倡良好、融洽、简单的人际关系；同时提倡个人与公司及个人与个人之间的沟通。
2．公司提倡坦诚的沟通与合作，并相信员工在共同工作中会建立真挚的友谊。
沟通渠道
3．行政部作为员工关系与沟通的主要责任机构，将为员工在工作满意度提升、劳动保障、职业心理辅导与申诉处理等方面提供帮助。同时各级管理人员同样负有相关责任义务。
意见调查
4．公司将通过定期的和不定期的书面或面谈式意见调查向员工征询对公司业务、管理等方面的意见，员工可完全凭自己的真实想法反馈而无须有任何顾虑。这些意见与建议将成为公司在经营管理决策过程中的考虑因素。公司虽不承诺员工的每一项想法均能实现，但公司会给员工以相应的答复。
申诉程序
5．当员工认为个人利益受到不应有的侵犯，或对公司的经营管理措施有不同意见，或发现有违反公司各项规定的行为时，可按申诉程序选择适当的申诉渠道向公司申诉。申述方式可选用面谈和书面两种形式；如选用书面方式，申述书必须具名，否则有关申述有可能难以得到解决。
6．原则上，员工的各层上级管理人员直至总经理均是申诉对象。但公司鼓励员工采取逐级反映情况；当员工有认为不方便逐级反映途径申诉时，从解决问题的角度考虑，公司不提倡任何事情都直接向总经理，但当员工坚持认为有必要直接向总经理申诉时，仍可以通过电子邮件、公司总经理信箱以及其它方式直接向总经理申诉。
7．责任人或责任部门在接到员工申诉后将在申诉事件涉及的相关当事人中进行调查，并根据调查结果尽快做出处理决定。处理决定将通过书面或电子邮件的形式通报给申诉者、行政部及员工所在部门经理，员工如果对处理决定不满意仍可以继续向总经理申诉。
第九章 员工职务行为准则
基本原则
1．公司倡导守法、廉洁、诚实、敬业的职业道德。
2．员工的一切职务行为，都必须以维护公司利益，对社会负责为目的。任何私人理由都不应成为其职务行为的动机。
3．因违反职业道德，给公司造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿；情节严重，公司怀疑其涉嫌犯罪的，将提请司法机关追究其刑事责任。
4．在员工招聘或任用上，公司倡导举贤避亲、亲属或好友回避的原则，为人才提供一个公平的竞争环境；公司内如有亲属关系的员工，相互间应回避从事业务关联的岗位，公司也可以作出相应的岗位调整。
经营活动
5.员工不得超越本职业务和职权范围，开展经营活动。特别禁止超越业务范围和职权从事投资业务。
6．员工除本职日常业务外，未经公司法人代表授权或批准，不能从事下列活动：
（1）以公司名义考察、谈判、签约；
（2）以公司名义提供担保、证明；
（3）以公司名义对新闻媒介发表意见、消息；
（4）代表公司出席公众活动。
兼职
7．员工未经公司书面批准，不得在外兼任获取薪金的工作。
8．禁止下列情形的兼职：
（1）在公司内从事外部的兼职工作，或者利用公司的工作时间和其他资源从事所兼任的工作；
（2）兼职于公司的业务关联单位或者商业竞争对手；
（3）所兼任的工作构成对本单位的商业竞争；
（4）因兼职影响本职工作或有损公司形象；
个人投资
9．员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的投资活动，但禁止下列情形的个人投资：
1. 参与经营管理的；
2. 投资于公司的客户或商业竞争对手的；
3. 以职务之便向投资对象提供利益的；
4. 以直系亲属名义从事上述三项投资行为的。
利益
10.员工在经营管理活动中，不准索取或者收受业务关联单位的利益，否则将构成受贿。
11．只有在对方馈赠的礼物价值较小（按公认标准），接受后不会影响正确处理与对方的业务关系，而拒绝会被视为失礼的情况下，才可以在公开的场合下接受。
12．员工在与业务关联单位的交往中，应坚持合法、正当的职业道德准则，反对以贿赂及其它不道德的手段取得利益。未经总经理书面批准，也不得在有可能存在利益冲突的业务关联单位安排亲属、接受劳务或技术服务。
13．员工不得利用内幕消息，在损害公司利益或者处于比公司以外人士较为有利的情况下谋取个人利益。
14．员工不得挪用公款谋取个人利益或为他人谋取利益。
15．员工不得用公款购买各种俱乐部会员卡或者供自己从事个人消费。
佣金和回扣
16．员工对外业务联系活动中，遇业务关联单位按规定合法地给回扣、佣金的，一律上缴公司作为营业外收入或冲减成本；个人侵吞的，以贪污论。
交际应酬
17．公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不得铺张浪费。严禁涉及违法及不良行为。
18．内部的接待工作，提倡热情简朴，不准以公款搞高标准宴请及娱乐活动。
19．员工在与业务关联单位的联系过程中，对超出正常业务联系所需要的交际活动，应谢绝参加。包括：
1. 过于频繁或奢华的宴请及娱乐活动；
2. 设有彩头的牌局或其它具有赌博性质的活动；
3. 邀请方的目的明显是为了从我方取得不适当利益的活动。
保密义务
20．员工有义务保守公司的经营机密。员工务必妥善保管所持有的涉密文件。
21．员工未经公司授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。
保护公司资产
22．员工未经批准，不准将公司的资金、车辆、设备、房产、原材料、产品等擅自赠与、转让、出租、出借、抵押给其它公司、单位或者个人。
23．员工对因工作需要配发给个人使用的交通工具、通讯设备等，不准违反使用规定，作不适当之用途。
行为的自我判断与咨询
24．员工在不能清楚判断自己的行为是否违反本准则时，可按以下方法处理：
1. 以该行为能否毫无保留地在公司公开谈论，为简便的判断标准；
2. 向行政部提出咨询。
25．接受咨询的部门应给予及时、明确的指导并为当事人保密。
第十章 其它
员工劳动安全
1. 公司应当为员工提供安全的工作环境。
保护知识产权政策
2. 员工必须遵守关于保护知识产权的各项政策及规定。
权利保障
3．员工享有法律规定和公司制度赋予的权利，公司对这些权利予以尊重和保障。
4．对于明显违反《员工手册》的指令，员工有权拒绝执行并有越级上报的责任和权力。
5．对违反人事管理制度，使员工自身利益受到侵犯的行为，员工有权向公司提出申诉以得到公正待遇。
批准、修改与解释
8．本条例经总经理批准实施。
9．本条例视实施情况，经总经理批准后，可以修改。
10．本条例未提及事宜，按公司及政府有关规定执行。本条例做为员工行为指引的基本规范合准则，具体的奖惩办法以及操作办法将另行制订。
11．本条例的解释权归行政部，如有不明事项，请向行政部咨询。
第二篇 制度篇
第一章 行政管理制度
本制度包括文秘管理、接待管理、资产管理、档案管理四个部分。
文秘管理
1、 文秘管理内容：
负责公司通知、会议纪要、会议决议、公司文件、公司制度的起草、发布、存档、查阅等工作；
负责开具介绍信、公司证明等；
负责公司会议准备、会议记录、会议通知的落实与会议的安排；
负责公司会议室的日常管理；
负责公司传真件、公司IP卡等管理；
其他任务。
2、 文秘管理办法：
通知管理：根据公司的整体工作计划，及时起草通知向全体员工公告；属于各部门的通知，由各部门起草和发布；发布的范围在公司白板上予以公布；通知发布后于记载内容失效后的一个工作日内撤回；通知应进行编号存档。
会议纪要管理：公司范围的会议由行政部负责记录并公布会议纪要，各部门所属业务范畴由各部门自行记录和发布；会议纪要应于会议结束后一个工作日内整理完毕，特别紧急的应在规定时间内整理完毕；会议纪要整理完毕后，由行政部经理审核后，交会议主持人审定签字；由行政部下发并负责落实；会议纪要应进行派号存档。
公司文件管理：文件涉及的内容包括：人事任免、机构设置与调整、公司基本制度下发等；人事任免以及公司机构设置与调整文件由行政部起草，总经理批准后下达；公司基本制度由公司各相关部门起草，总经理审批后，行政部下达；公司文件下达以书面形式公布，并以书面形式存档。
会议过程管理：严禁开会打电话，电话要求开启静音放震动，有紧急事情出去接听，拒绝中途缺席；讨论问题严禁用不礼貌的用语、过激的语言、甚至搞人身攻击；不能因为讨论问题有不同意见而离会，出现开会吵架，因不同意见离场者就地免职，停止工作。
接待管理
公司接待管理制度，由市场营销部制定。
资产管理
1、 资产管理的范围：固定资产、低值易耗品；
固定资产包括：车辆、计算机、软件工具、打印机、复印机、投影仪等单位价值在2000元以上的；
低值易耗品包括：移动硬盘、U盘、文件柜、专业书籍及技术资料等单位价值在50元以上2000元以下的。
2、资产管理原则：公司资产统一由行政部管理，由所在部门和个人领用并保管。
每件固定资产应建立资产管理卡片，并在资产上标明资产责任人、责任部门、资产编号。卡片上应详细记录资产的够入、转移、启用日期、报废日期、使用年限等资料。
低值易耗品要建立资产清册，按照每个员工分别建立台帐，每次领用和归还时要在个人台帐上详细登记。如果发生毁坏，属于责任人问题的，要求责任人进行赔偿；如果发生丢失，责任人均需要赔偿。
3、资产购置：
资产购置由经办人根据工作需要提交资产申请报告（统一格式），报告注明需要资产的类型、缘由等，经部门经理签字同意后（部门经理审核资产紧缺程度以及部门内部统一协调的可能性），送交行政部，行政部将核实资产的紧缺程度以及公司内部统一调配的可能性，确认资产需要购买的，送达技术采购部进行三家以上供应商的询价并将结果连同申请报告送交总经理审批，经总经理批准后按照确定的厂家、型号、价位由技术采购部进行采购，行政部进行验收。
资产验收完毕后，首先由行政部登记资产卡片或者记录资产清册，然后，申请经办人办理领用手续，财务凭资产申请报告办理结算手续。
4、资产的年检：
每年年末，行政部应对公司资产进行全面检查，登记各类资产的使用状况，对于存在隐患和带病运行的资产提出整改方案和责任追究方案，上报总经理。
对于年检通过的资产，应通过贴花等形式给予区别；
对于因个人使用原因造成的资产损失，对于责任人以及所在部门经理给予经济处罚。
对于个人名下保管的各类资产，每半年公司组织进行一次集中核查，核对数量、检查运行状况。
5、资产的处置：
对于已经损坏的资产，经检验无法修复的，以及正常报废的资产，行政部应填写资产报废申请，经总经理审批后，交财务进行帐务处理。行政部同时登记资产报废情况。
对于可以变现的资产，所变卖的金额全部上交公司财务。
档案管理
1、 档案管理的范围及档案编号分配：
档案编号格式：HL-DA－□□－□□－□□□□
年度编号
二级编号
一级编号

一级编号为公司行政部统一分配的号码，二级编号为公司具体负责部门编制的号码，年度编号统一采用当年年份编码。对于满一年的档案，应全部进行归档保管。
一级编码为：
01－公司身份档案（营业执照、税务登记证、验资报告、组织机构代码等）
02－公司文秘档案（会议纪要、通知、公司文件等）
03－人事档案（劳动合同书、个人情况登记表、保险缴纳表等）
04－会计档案（会计凭证、会计报表、纳税报表与资料）
05－资产档案
06－技术档案
07－供应商档案
08－市场资料档案
09－工程档案；
10－其他
各部门制定的二次编码规则应报行政部备案。
2、档案的管理原则：
2.1责任原则：各级负责人对其所属档案负有第一责任。公司档案目前实行集中编号，分散存放的管理办法。今后视具体情况，将对档案进行集中管理；
2.2存档原则：各种档案在书面存档的同时，条件允许的应进行电子文档存档；
2.3专人负责：各部门要指定专人负责档案管理，管理要落实到人；
2.4完整原则：对于员工管理的档案要保证档案的完整性，人员变动要做到档案完整移交，并保证完整；
2.5保密原则：对于档案各部门要制定档案保密等级（绝密、机密、一般、公开），进行分别管理。对于调阅人的权限要严格规定，对于调阅程序也要严格规范。
第二章 人力资源管理制度
为规范公司人力资源管理行为,特制定本制度。本制度包括以下几个方面：招聘制度、试用制度、薪酬福利制度、干部选拔任用制度、员工考核制度、员工辞退制度、临时用工制度、培训制度。
招聘制度
1、招聘员工渠道：上海市人才市场、外地人才市场、员工推荐、网上录用、其他公司认可形式。
2、管理部门：公司所有员工招聘统一有行政部负责；
3、招聘程序：
总经理面试，确定录用名单
组织用人部门经理进行复选
参加初选，确定复选名单
编制职位说明书，对外发布招聘信息
整体需要对外招聘的，提交用人计划表，报总经理审批
行政部汇总，进行公司内部调剂
各部门提交季度、年度用人计划

4、凡进入公司员工，必须经过正规面试程序。

试用制度

凡进入我公司员工，必须经过1～6个月的试用，试用合格方可正式录用。
1、 试用期：
按照《上海市劳动合同条例》，试用期长短与所签订的劳动合同有关：合同满1年不满三年者，试用期不得超过3个月；合同期限满三年的，试用期不得超过6个月。
结合相关制度规定，我公司做如下规定：
应届毕业生（大专以上），合同期限最低3年，试用期6个月；
有工作经验但未从事过我公司相关工作者，合同期限最低3年，试用期3个月；
有工作经验且从事过相关工作者，合同期限最低2年，试用期1个月；
公司特聘人员可根据具体情况确定。
2、 试用期待遇：
试用期待遇按照，毕业生按照学历划分；其他人员通过协商确定。试用期享受节日福利（有区别于正式员工），但不纳入公司整体业绩考核范围。
本科生试用期每月工资1800元；专科生试用期每月1300元。
3、试用期工资发放：
工资每月15日发放。
试用期内辞职或者辞退的，试用期在5天以上的，按照实际试用期间（含双休日）给予发放，试用天数在5日以下的，原则上不支付报酬。
试用期当月15日不发放工资，下个月15日支付上个月试用天数的工资。
按照国家和上海市相关规定，每月有效工作天数为20.92天，即月合同工资除以20.92，得出日工资，然后再乘以试用天数，计算试用期工资。
4、试用期转正：
试用期结束前两个工作日，员工本人向所在部门经理提出书面转正申请，部门经理在接到申请一个工作内组织相关人员对其工作进行测评，认定该员工已经具备正式上岗资格的，向行政部提出转正申请。行政部在接到申请的1个工作日内办理相关转正审批，办理相关转正手续。
转正申请批准后，公司将安排体检。
员工从签订劳动合同的次月起，公司办理相关保险。

干部选拔任用制度

鉴于公司刚刚成立的实际情况，在公司经营的第一个三年里，公司的各级干部实行总经理任命制。以后将根据人员配备的情况，实行干部竞聘制度。当然，如果在第一个三年内，如果条件成熟，我们也将有逐步进行推行。
1、 公司所指的干部是指：总经理、副总经理、各部门经理、部门主管；
2、 选拔条件：
认同公司的企业文化，忠诚与企业；
具有良好的沟通和协调能力；
各岗位的业务骨干；
符合《职位说明书》中规定的任职条件；
其他。
3、试用与公示制度：
干部任命后，将给予一个月的时间作为试用。
干部试用之前，将进行公示。
4、干部解聘：
行政部负责各级干部的考评工作，按照公司统一考核制度的办法，向总经理汇报各种考评结果，作为经营决策的依据。
对于考核不合格的，将给予免职；
对于给公司造成重大损失的或公司认为有重大失误的，总经理有权进行当即解聘。
5、后备干部制度
在今后经营过程当中，公司将逐步考虑建立后备干部队伍，作为公司骨干员工培养的重要组成部分。

员工考核制度

员工考核是人力资源工作的一个重点，也是公司经营管理的重点之一。具体考核内容，将另行制定。

员工转岗与辞退

员工在本岗位不能胜任工作的，可在公司内部寻找新的岗位。
员工在办理完毕《离职人员交接表》后，方可离职。

临时用工制度

公司在生产经营过程中，需要临时使用相关人员，如保洁工、装卸工等。各部门需要临时用工的，要签订临时用工《劳务协议》，该协议由行政部统一制定、保管。
用人部门填写完《劳务协议》，经总经理审批，交行政部备案。行政部同时下达财务，做为付款的依据。

培训制度

公司培训分为：入职培训、上岗培训、提升培训等等形式。
入职培训由行政部组织实施；
上岗培训由各用人部门负责人组织实施；
提升培训，将根据实际情况，行政部提出年度培训计划，交总经理批准后，具体负责实施。
公司将拿出一笔专门的培训经费，但是要严格考核培训的效果。

第三章 财务管理制度
本手册中所包含的财务管理制度，为各部门日常工作中所需，非财务核算的内部制度。目前只包含票据报效办法，其他方面有待于今后的具体实践当中逐步完善。
票据报效办法
第一条 票据的取得
凡公司员工从事有关企业的正常经营活动，发生相关成本费用项目的，必须依法取得正规发票。
对于假发票、内容不相关的发票、过期发票等不符合报销内容的，财务有权拒绝接受。
第二条 正规票据的含义
1、由税务机关监制的正式发票，包括增值税发票、工业普通发票、商业普通发票等；
2、行政失业单位提供的行政事业收费手锯；
3、 由财税部门监制的统一正式收据。
第三条 财务审核票据的标准与依据
1、按照公司正常业务活动所取得的，发票所反映的内容必须是公司发生的正常业务；
2、发票所开据的内容必须是针对此次经营活动所发生的范畴，对于以其他发票作为本次票据报销的，原则上不予以报销；
3、发票报销部门经过公司审批程序；
4、普通收据不能作为报销的凭据；
5、报销的发票必须符合本办法第二条有关正规发票的规定。
第四条 票据的整理
票据取得之后，需要填写相关的审批单据，在票据整理填写报销单据时，需要同时满足以下的整理原则：
1、 票据必须用胶水粘贴到报销单据的背面（增值税发票除外）；
2、粘贴时，首先依照票据尺寸的大小进行分类，尺寸大的票据附在报销单据的最外面，其他票据以尺寸大小一次排列；
3、票据的正面朝下附在报销单据的后面，粘贴人面对票据的背面；
4、票据在报销单据的