电子公司财务流程综述及主数据概述模板.doc

第八章 财务步骤综述及主数据

第一节 财务系统综述

SAP Business One 财务系统包含财务主数据、财务业务处理、报表和查询、系统实 施等章节。包含总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统全部模块。 财务系统作为 SAP Business One 关键部分，其它业务自动产生财务凭证将自动传送 到总分类账中。
下图为整个财务系统整理步骤图，从财务主数据整理到凭证处理、相关辅助核实、系统各类日志帐条目、期末处理。

第二节 财务主数据
一、概述

作业说明:
创建会计核实标题科目和明细科目，科目表由 10 层树状图形组成，最具体为第 10 层，第 1 层是会计科目分类（抽屉）。在财务表中，上一层用于汇总下级数据。

作业人员:
财务经理
作业范围:
会计主数据创建

二、过程

作业名称：

会计主数据创建

作业方法：

1. 人工填单作业: 科目表
2. 作业步骤:

3. SBO作业
3.1作业路径

3.2 进入编辑科目表，选择全选:

将右边科目表中黄色光标停在 1002 银行存款 科目上；点击添加下级科目
3.3 添加标题科目，进入编辑会计科目，在对应栏位输入必需信息，其它栏位选择系统
默认值，单击更新键。

第三节 凭证处理

一、概述

作业说明:
在 SBO 中,手工编制财务凭证初稿;凭证审核生成日志帐条目。

作业人员:
财务人员

作业范围:
凭证处理

二、过程

作业名称：
凭证初稿编制和审核；

作业方法:

1. 人工填单作业: 新建凭证初稿
2. 审批作业: 主管审核生成日志帐条目
3. 作业步骤

4. SBO作业

4.1路径

4.2 进入日志账凭证

4.3点击窗口下方【添加分录到新凭证】，打开日志账分录页面，在日志单凭证分录中填写相关信息，然后点击加入凭证

4.4点击加入凭证后，系统会返回【日志账凭单】，会新增一个未清日志账凭单分录，假如要审核和修改，双击对应分录单号进入【日志账凭单分录】进行修改即可，修改好后点击更新和确定

假如还需要在该凭证单中新增内容，点击【添加分录到现存凭证】

4.5 更新完成，且审核无误后，点击添加到日志账分录（此时会影响对应科目标余额）。

4.6能够在【财务】模块中【日志账分录】中查找到对应日志账分录

4.7 日志账条目不能删除，只能冲销，选定需要冲销日志帐条目，在选中冲销，填写冲销日期，应大于该凭证 生成日期。点击更新。

4.8实施冲销，生成冲销日志账条目。功效菜单 财务-〉冲销交易 点击 实施

4.9在日志账条目中生成该冲销条目。假如两个用户同时打开日志帐条目，屏幕会包含相同默认日志帐凭证号。 不过，进行添加时无法将相同号分配两次。在这种情况下，最终保留凭证
用户将收到一条消息和系统分配实际凭证号。这是下一个自由编号而不是最初屏幕上显示编号。

第四节 成本会计

一、概述

作业说明:
使用 SBO 中成本会计功效，必需把企业中成本中心或部门定义为利润中心，然后能够在每期为每个利润中心编制损益汇报。
利润中心是实施特定业务功效企业单元和部门。一些成本和收入能够直接分配到 一个利润中心中。能够为这些成本和收入定义直接分配规则。您使用间接分配规则将间接成本和收入分配到利润中心（这些是不能基于利润中心业务功效分配成本和收 入。一旦出现这些成本时，不分配间接成本可能是有意义。不过，间接成本能够经过 定时运行对应报表和评定来进行分配。比如，在发生成本时分配代码未知情况下， 可能会出现这种分配。类似情况是，这些成本一出现即被写入系统中特殊利润中心 （或零利润中心） 。
在系统中创建利润中心时，系统将自动定义相同名称分配代码。该规则也有和利 润中心相同代码。
为该值自动生成默认值是：直接借项和总计值 100 因子 100。
不能更改此分配规则。而且必需直接借记该利润中心。

作业人员:

财务人员;财务主管

作业范围:

定义成本中心；定义分配规则。

二、过程

作业名称：
成本核实
作业方法:

1. 人工填单作业: 定义成本中心；定义分配规则
2. 作业步骤

3.SBO作业
3.1 路径

3.2 进入定义成本中心，定义新成本中心，点击添加 。

3.3进入定义分配规则，定义新分配规则，点击添加 。

第五节 财务预算
一、概述

作业说明:
SBO 财务预算业务，采取以会计年度为基础按月分配预算比率方法，对定义预算 会计科目进行预算控制和分析，其中预算控制在初始化部分中做实际说明，预算报表 和分析在信息系统部分加以介绍。本章关键叙述定义预算方案；定义年预算分配方法； 按科目定义预算金额三个部分。
作业人员:
财务经理
作业范围:
财务预算

二、过程

作业名称：

财务核实定义

作业方法:
1. 人工填单作业：预算方案，预算分摊方法，预算
2. 作业步骤

3.SBO作业
3.1路径

3.2 进入预算方案，定义新预算方案，点击确定

3.3 进入定义预算分配方法，定义新预算方案，点击更新。系统针对财务会计科目 预算是按年编制，在这里定义每个月德分配比率。选定默认分配方法点击 设置为默认。

3.4 进入定义预算，定义科目预算金额，选择预算方案和需要定义会计科目，点击确定。进入预算方案编辑表单，按所选定科目录入预算金额，点击更新

注意事项：

1、财务预算只能针对明细科目编制，不能够对标题科目进行编辑。

2、在参与预算会计科目表，需要在科目表 中设置该科目为 和预算相关。

第六节 付款和收款

1. 付款
【收付款业务(N)】-- 【付款(O)】-- 付款 打开图，找到需要付款供给商

填上付款金额，默认为目前未付完金额
选择要付款单据

点鼠标右键

或点这个

出现图
选择付款方法如银行转帐

付款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应付总金额
选择转帐对应总帐科目
转帐日期必填

最终点确定

点添加---付款就完成

假如这笔付款付错，需要取消，则在表头点右键，取消就OK

2. 收款
【收付款业务(N)】-- 【收款(I)】-- 收款 打开图，找到需要收款用户。

填上收款金额，默认为目前未付完金额
选择要收款单据

点鼠标右键

或点付款方法图标

然后依据实际情况配置收款方法，这里我们假设为转账
收款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应收总金额
选择收款方法如银行转账

转帐日期必填
选择转帐对应总帐科目

最终点确定，点击确定后将返回到收款单中，在单据右下方点【添加】--收款就完成

假如这笔收款收错，需要取消，则在表头点右键，点击取消即可。

第七节 固定资产管理

一、针对新购进固定资产处理步骤：
小说案例：企业因为发展需求，购进10张办公桌处理步骤。
思绪分析：SAP系统把把固定资产看成物料来处理，首先需要：
① 将固定资产分类（比如办公用桌椅归入“固定资产—办公设备”，将计算机归入“固定资产—计算机”）；
② 归类以后需要为每一套办公桌椅唯一物料档案（即“物料主数据”）；
③ 在建档中选择对应物料组，假如没有该类型物料组，则需要定义新物料组，且需要设置“物料组”会计科目；
④ 将【库存数据】中【设置总账科目依据】设置成“物料组”
⑤ 做购进处理
根据上面小说案例在系统中，做一下操作演示。

Ø 新建固定资产档案
（1） 办公桌我们将其归入到了“固定资产—办公设备”；
（2） 为每一台办公桌子建立对应物料档案，打开【库存】模块【物料主数据】

（3） 点击顶部菜单（或CTRL+A）点击添加，然后输入唯一物料编码，将物料组类型设置成固定资产—办公设备，将右上方物料属性中金勾选“采购物料”和“固定资产”

（4） 点击【库存数据】选项卡，将其中【设置总账科目依据】设置成“物料组”。

（5） 设置其它必填字段:采购单价、采购日期，使用年限等；将全部信息录入系统后，请仔细检验是否有错误或漏填地方，确定以后点击添加即可。

字段名
类型
字段用途及说明
举例
商品编号
必需
输入固定资产卡片编号或固定资产编号，提议同一类别固定资产有相同编码规则。
如：T-0001；
固定资产（选项）
必需
只需要勾选 固定资产，采购物料 选项，无须勾选 库存物料、销售物料、，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。

默认采购价
必需
定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。

采购日期
必需
输入固定资产开始使用年月。
如：.05.18；
使用年限（月）
必需
按月份输入固定资产使用期限。
如：固定资产使用年限是5年，在此输入60；
残值率%
必需
按国家现行财务制度要求，各类固定资产净残值百分比统一为原价5%。此处默认为：5。

折旧科目
必需
该固定资产折旧时所对应折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产汇总，商品档案就是折旧科目标明细账。
*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员帮助定义。
如：160206；
物料组（产品线）
可选
将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。
*注意：最少为固定资产定义一个物料组，和正常销售商品区分开来。
l 新增物料组路径：SBO－>管理－>定义－>库存－>定义物料组。
如：定义固定资产－办公设备，固定资产－房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属物料组。
属性
可选
在物料主数据属性标签下，增加一个属性：固定资产。和正常销售商品属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中属性，则无须为固定资产定义专有属性。
l 新增属性路径：SBO－>管理－>定义－>库存－>定义物料属性。
l 勾选属性路径：SBO－>库存－物料主数据－属性标签
在 固定资产 属性中打勾。
使用部门
可选
输入固定资产使用部门。在固定资产查询报表中，能够按部门分析统计。
如：业务部。
使用人员
可选
输入固定资产使用人员。在固定资产查询报表中，能够按人员分析统计。
如：张三、李四等。
折旧百分比
用于查看
该字段无须输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月折旧百分比。
*相关该字段格式化搜索语句，请参考本说明中《五、固定资产相关报表和格式化搜索》章节。

Ø 购进处理
（6） 物料档案建立后我们需要做购进步骤，打开【采购】模块【采购订单】

打开采购订单后，首先选择供给商，然后选择对应固定资产唯一编码，和确定价格税率等信息。

做好采购订单后，依据采购订单做应付发票

然后系统会走应付发票审批步骤（具体请参考采购应付发票步骤），当财务审批经过后，将应付发票初稿重新添加成为正式应付发票。

Ø 附录：定义新物料组：
（1） 打开【管理】模块【设置】找到【库存】中【物料组】

打开物料组，能够添加新物料组，1）首先输入物料组名称；2）在物料类别第一类编码中输入固定资产对应第一类别代码；3）点击“会计”选项卡更改成该组物料对应会计科目。

因为不一样类型固定资产对应科目也不一样，这里我们只做怎样修改科目首先先删除要修改原有科目代码，然后输入要挂靠到科目代码即可。

选择要输入科目代码

当全部科目全部设置好后，我们点击添加即可

二、针对已经有固定资产处理步骤：
小说案例二：企业已购进10台PC，系统中操作方法以下：SAP中将固定资产视作系统中物料，需要为每张固定资产卡片定义一个商品档案，所以此时需要财务部相关人员在系统中创建10个编号唯一商品档案
Ø 建立固定资产卡片：
（1）、在【库存】模块中点击【物料主数据】后，点击顶部菜单栏中
（或使用组合键Ctrl +A）进行添加，在【物料主数据】勾选 “固定资产”，然后进行添加数据：

字段名
类型
字段用途及说明
举例
商品编号
必需
输入固定资产卡片编号或固定资产编号，提议同一类别固定资产有相同编码规则。
如：A-001；
固定资产（选项）
必需
只需要勾选 固定资产 选项，无须勾选 库存物料、销售物料、采购物料，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。

默认采购价
必需
定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。

采购日期
必需
输入固定资产开始使用年月。
如：.04.26；
使用年限（月）
必需
按月份输入固定资产使用期限。
如：固定资产使用年限是3年，在此输入36；
残值率%
必需
按国家现行财务制度要求，各类固定资产净残值百分比统一为原价5%。此处默认为：5。

折旧科目
必需
该固定资产折旧时所对应折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产汇总，商品档案就是折旧科目标明细账。
*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员帮助定义。
如：160205；
物料组（产品线）
可选
将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。
*注意：最少为固定资产定义一个物料组，和正常销售商品区分开来。
l 新增物料组路径：SBO－>管理－>定义－>库存－>定义物料组。
如：定义固定资产－办公设备，固定资产－房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属物料组。
属性
可选
在物料主数据属性标签下，增加一个属性：固定资产。和正常销售商品属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中属性，则无须为固定资产定义专有属性。
l 新增属性路径：SBO－>管理－>定义－>库存－>定义物料属性。
l 勾选属性路径：SBO－>库存－物料主数据－属性标签
在 固定资产 属性中打勾。
使用部门
可选
输入固定资产使用部门。在固定资产查询报表中，能够按部门分析统计。
如：财务部。
使用人员
可选
输入固定资产使用人员。在固定资产查询报表中，能够按人员分析统计。
如：张三、李四等。
折旧百分比
用于查看
该字段无须输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月折旧百分比。
*相关该字段格式化搜索语句，请参考本说明中《五、固定资产相关报表和格式化搜索》章节。

Ø 固定资产购进处理：
购进固定资产时，先在SAP B1中定义固定资产卡片【即物料主数据】。当收到供给商发票时，财务部手工做日志账凭证，并在行摘要中统计所购入固定资产商品编号。
步骤：在【财务】模块中【日志账分录】中进行添加：

Ø 固定资产折旧处理
每个月进行固定资产折旧处理能够定义周期性过账模板，让SBO每个月固定日期提醒需要确定折旧凭证。以下方法定义周期性过账模板：
（1）首次定义周期性过账板，先从 固定资产查询报表 中取得各科目标 每个月折旧额 ，依据该值来定义周期性过账折旧发生额。步骤：在顶部主菜单中点击
按住Ctrl键，鼠标点击 每个月折旧值 该列列名，该列底部会出现累计。

（2）定义周期性过账模板，输入每个月需折旧科目和提取折旧科目，并按步骤1中查询每个月折旧额输入各科目标借贷方发生额。和需要SAP B1自动提醒周期；

每个月到期实施折旧时，财务人员登陆SBO就弹出提醒确定窗口。选择需要当日实施周期性模板
，点击 实施 按钮。即可生成一张日志账分录。
按目前SAP B1用户默认序列生成日志账分录。实施之前，注意设置正确用户默认日志账分录序列。

（3）如需SBO在登陆后显示实施周期性过账，需要在通常设置中启用该选项，步骤：打开【管理】模块【系统初始化】，然手打开【通常设置】中【服务】标签中将“显示实施周期性过账”勾选上。

（4）以后每个月按系统提醒时就选择需要实施认周期性过账，即可完成固定资产每个月折旧业务。假如有新购进或报废固定资产情况，则需要按步骤（1）、（2）、（3）修改周期性过账模板，然后下月就按新模板实施。

Ø 固定资产报废和毁损处理:
固定资产报废处理和购进处理同理，财务部人员手工制日志账分录。而且将已报废固定资产卡片冻结起来。
1、 手工制作日志账分录，并在表头备注和行备注中统计报废固定资产编号。

2、 冻结固定资产卡片。勾选“不活跃【冻结】”选项，并输入 从……日期 ，为报废当日。

第九章 常见查询
第一节 物料查询
物料查询能让我们立即有效了解仓库该物料动态，通常见于销售交货、采购物料、部门请购、生产领料等
打开库存---物料主数据，出现以下界面，系统默认是查找界面，假如不是，点工具栏按钮

假如知道物料编号，能够直接输入物料编号，（图1） 假如不知道物料号，但知道模糊描述，就是该物料名字，能够直接在描述里面输入该物料名字。（图2）
图2

点查找，出现以下界面，选择库存数据选项卡，存货量代表仓库里存货；已承诺代表现在承诺给别部门数量，但还没有给（如销售订单、生产订单等）；已订购是采购已经下了销售订单，但供给商还没有送货来；可用等于存货量+已承诺+已订购。

当然，假如想深入了解这个物料在某一时段进出库情况，可在此页面单击右键，选择，库存过账清单

单击每个单据前面小箭头看具体情况

第二节 生产订单查询
当业务下了一张销售订单时，生产可能只知道这张销售订单PI号（用户参考编号），要想经过这张PI号查询这张PI一共有几张生产订单，每张生产订单是否发料等信息
打开生产---生产订单，出现以下界面，点工具栏上面查找按钮，假如右边界面没有出现，可选择菜单查看---用户自定义字段，输入PI号码，然后点查找

点查找以后，出现以下界面，这就说明这张PI为PI120914-LN销售订单有10张生产订单，这10张生产订单（2933—2941、3023））分别属于每条拉组

要想深入查看每张生产订单现在状态，可双击单据编号，如双击2933，出现以下界面

然后单击工具栏下一个按钮，查看下一张生产订单情况

当生产不知道PI号，只知道生产订单号时候，或生产在入库时，总是提醒生产数量大于发料数量时，就能够经过该功效查找

我们看到生产入库订单编号为2933，那经过2933来查看这张生产订单为何不能入库，打开生产---生产订单页面，点工具栏上面查找按钮，在编号里面输入2933，点查找

点查找以后，就出现这张生产订单具体情况，我们看到仓库根本就没发料，仓库没发料那生产怎么做出东西出来呢？

第三节 其它查询
每当我们做完一件事情时候，往往全部要进行一次检验，看有没有做错，在SAP中，做完一张单据，我们也要回头来进行一次检验，有可能当初没发觉问题，过段时间后才发觉问题。
在SAP中有很多单据，但每张单据全部有一个唯一编号，第二节我们讲到是生产订单经过生产订单编号进行查询，其实，其它单据也全部一样，假如不记得单据，也能够经过其它方法查讯
如一张销售订单，我们有8种方法查询某一人某一天销售订单明细，同理，其它单据也是如此

教材说明

本教程是为金兰田用户编制教程，该教程提供给 SAP 企业中国 SAP Business One 金兰田用户。

本套教程关键以业务角色分类，以业务步骤为根本，穿插 SAP Business One 汉字版
功效，是一套简单易懂管理软件教材。用户不仅能够学习 SAP Business One 功效，
也能够了解小型企业在销售、物流等管理方面标准步骤。

本套教程编写者：胡栓峰，参考文件有：同享企业业务步骤、SAP 中国官网