新版档案管理新规制度.doc

新安水库管理处档案管理制度

一、 档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核获得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实行办法》和《福建省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）关于档案工作法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对导致档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等失职行为，要及时向领导报告，并依照《档案法》及关于规定，追究当事人和直接领导人行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，理解本单位各类文献材料形成过程，掌握分类办法、归档范畴和保管期限。
4、切实做好档案收集、分类、整顿、编目工作，保证档案齐全完整，提高案卷质量，力求达到原则化、规范化规定，逐渐实现档案管理当代化。
5、同鉴定小组其她人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和关于人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管状况，经常核对档案资料，做好记录，及时解决档案保管、保护方面事故，保证档案完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学检索工具，全面熟悉室藏状况，积极积极地提供档案资料，做好征询服务工作和档案运用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和运用效果登记，注意收集运用效果和信息反馈，编制运用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，运用室藏档案编写某些有价值档案资料，以满足各项业务工作需要。
9、积极参加本单位组织科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接受上述活动形成应当归档文献材料，并整顿归档。
10、做好档案记录工作，建立记录台帐，及时、精确地向档案管理部门填报机关档案工作记录年报及其她调查登记表。
11、在做好单位内部档案管理同步，还要对单位内部各科室和所属单位档案工作进行监督、检查和指引。

二、 档案保管制度

1、收进、移出档案和资料，必要认真清点，严格履行交接手续。
2、保管档案和资料，必要使用符合国标和规范卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、档案资料库房必要结实，必要装备铁门、铁窗和其她防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
5、档案资料库房必要与档案工作人员办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。
7、必要定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必要及时追查、解决和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃解决。
8、档案管理人员工作变动时，必要将所保管档案和资料清点移送，否则不予办理调离手续。

三、 档案复制制度

1、要遵循保密原则，凡涉及保密档案不得复制。
2、复制档案中内容，须经处领导批准，由档案管理人员进行复制。
3、破损档案，档案员要及时修改和复制。
4、对运用较多档案，可复制数份，以运用使用，并保护原档案，减少档案磨损。

四、档案查借阅制度

1、本着以便工作、满足运用原则，档案资料普通不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。
2、本单位关于人员因工作需要须借阅档案，原则上只能在档案室内查阅,的确要借出档案,必要经管理处主任签批，方可办理借阅手续,借阅时间普通不超过一周。
3、外单位来查找运用档案者，一律凭单位简介信，经本处领导签字批准，关于部门派人陪伴，方可查阅。
4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全地方，更不准将档案保密内容外泄。
5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6、借阅者归还档案时，应填写运用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发既有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规关于条款及追究责任。

五、档案库房管理制度

为了加强档案库房管理，做好档案保管和保护工作，保证档案完整与安全，特制定本制度。
1、保持库房内清洁卫生，整洁美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。
2、注意库房安全。库内禁止存储易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不容许非库房管理人员进入库内。
3、定期测量记录库内温度。规定库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范畴内，并注意做好空调机和去湿机定期开关工作。
4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。
5、遇有特殊状况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

六、档案立卷归档制度

1、归档范畴
凡是本单位在各项活动中直接形成具备查考运用价值各种门类、各种载体文献材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和贯彻各项规定、制度等均属归档范畴。
2、归档时间
（1）各项管理工作形成文献材料，各小组应在工作完毕后及时向综合档案室移送。
（2）水库建设工程在立项之初及竣工完毕之间所形成资料在第一时间移送给综合档案室。
（3）财务会计档案，由财务科按照归档规定整顿装订成册，保管一年后移送给综合档案室。
3、归档规定
（1）归档文献材料普通一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，水库建设项目档案按上级规定制定份数。
（2）自己撰写归档文字材料，必要用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护规定。
（3）归档文献材料必要整洁、清洁、笔迹清晰，便于运用。
（4）归档文献材料必要层次分明，符合形成规律。
（5）归档文献材料必要完整、系统、精确反映各职能部门在各项活动中真实内容历史过程。
4、归档手续
移送档案时要认真履行交接手续，填写档案移送登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

七、“三纳入”、“四参加”制度

1、将档案工作纳入到水库管理处工作筹划，领导工作议事日程、岗位责任制中。
2、水库管理处关于会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。
3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。
4、科技项目鉴定，有档案专职人员参加。
5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。
档案人员参加以上活动中带回图片资料，必要及时登记和整顿，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严惩罚。

八、档案史料编研制度

1、综合档案室是水库管理处档案史料收集、管理、开发、运用职能部门，编研工作是档案室一项重要工作职责。档案人员应依照水库管理处岁修、防汛、水库管理过程中形成档案史料，坚持做到经常不断搞好编研和开发，以满足各方面运用档案史料需要。
2、依照水库管理处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗简介、组织机构沿革、基本数据记录、专项文献汇编等必要编写档案史料。
3、深层次编研工作，可依照水库管理处特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。
4、编研档案史料，只限水库管理处内部使用，不得对外借阅和向社会发布。如确因工作需要，外借或向社会发布档案资料时，必要经管理处主任批准后，方可办理手续。

九、文书材料归档制度

1、本单位形成各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文献、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。
（1）文书档案，应于档案形成年度次年第一季度末前归档完毕。
（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移送。
（3）科技档案，应分别在一种科研课题、一种试制产品、一项工程或其她技术项目完毕或告一段落后及时归档。
（4）其她各种专业档案，均必要按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门规定及时归档。
2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指引本机关职能工作，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌文献（涉及正式文献和普通文献材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。
3、归档工作，务须保证归档文献材料种类、稿本、份数以及每件文献页数均须齐全完整。
4、凡归档文献材料，须在“保持文献之间历史联”同步按文献保存价值（即永久、长期、短期）构成保管单位（案卷）编目归档。
5、归档文献材料中文献与电报应逐个分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文献批文与原文、各种文字形成同一文献不得分开立卷。
6、按年度归档档案（如文书、会议……档案等），跨年度请示与批复一并归入复文献，没有复文请示归入请示年；跨年度规划归入针对第一年；跨年度会议文献归入会议揭幕年；非诉讼案材料，归入结案年。
7、卷内文献必要排列有序。普通按责任者——问题——时间排列，使同一文献正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文献历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性文献材料在前根据材料在后。
8、卷内文献，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
　　装订卷，在有文字每页文献下面右上角，背面左上角编全卷文献统一顺序页号；
　　不装订卷，应在每份文献首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料背面逐件编号。
9、凡归档案卷,无论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文献目录和备考表。
（1）填写目录时，不得随便变化和简化文献题名（即标题）；
（2）对没有题名或题名（如告知）不能反映文献实质内容文献，应依照文献内容予以拟制；
（3）对没有责任者（即作者），年、月、日文献，要考证清晰，补齐后填入关于项内；
（4）会议记录、应填写每次会议时间和重要内容；
（5）填写卷内文献目录笔迹要工整；
（6）填写卷内文献状况阐明，应逐项填写在备考表内。无需阐明卷，亦应将立卷人、检查人姓名和立卷时间填上；
（7）卷内文献目录置于卷首，备考表置于卷尾。
10、声像材料应用文字标出所摄声像人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

11、凡归档文献材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术规定托裱；如有笔迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。
12、凡归档文献、材料，均须装订。凡装订案卷，须按卷内文献目录在其首、备考表在其尾，卷内文献依预先后排列顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订案卷，应用细线和缝纫机装卷内文献逐件装订。
13、归档文献材料卷皮、卷盒和卷内文献目录、备考表、案卷目录……等，必要符合档案部门规定原则和规范，并按规定格式和规定填写清晰。
14、归档案卷标题要简要、确切地反映卷内文献内容，普通应由卷内文献负责者（即作者）、内容和名称等部门构成，对责任者简称使用，要通俗易懂，保持一致。

十、档案移送制度

1、国家规定应向本地档案馆移送永久和长期保管档案，本处必要按规定期间办理移送手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。
2、档案工作人员调离工作后，必要办完移送手续后，方可离岗办理调离手续。
3、对档案收进、移出、运用销毁状况要认真登记，为记录和移送工作作好准备。
4、移送登记要本着实事求是原则，既要有综合性报表，又要有详细明细表，要做到帐物相符、账表相符。

十一、会计档案管理制度

为加强会计档案管理与运用，依照财政部、国家档案局颁布《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。
1、每年形成会计档案，涉及会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档规定，负责整顿立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册所有移送到综合档案室保管。
2、档案室接受保管会计档案，原则上应保持原卷、册封装，个别需要拆装、整顿，应会同财务科经办人共同拆封整顿，以分清职责。
3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。
4、调阅会计档案，须由财务科长陪伴借阅。

5、对保管期已满会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

十二、声像档案管理制度

为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和运用声像档案信息资料，特制定本制度。
1、对声像档案实行集中统一管理，保证其完整、系统、安全，以备管理使用。
2、声像档案收集工作、整顿程序和保管条件必要严格按照国标规范管理。
3、声像档案管理员应随时收集、征集零散具备保存价值照片、录相带。
4、借阅声像档案，必要按关于规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。
5、对收藏声像档案要依照详细状况定期检查。
6、严格做好声像档案保密工作。

十三、实物档案管理制度

为了加强对实物档案管理和收集、整顿工作，有效地保护和运用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。
1、对实物档案实行集中统一管理，保证其完整、精确、系统、安全，以备开发和运用。
2、实物档案范畴涉及：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。
3、实物档案归档，规定保证明物完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。
4、实物档案归档时间规定处属各科室应及时将实物档案移送档案室归档。
5、实物档案借出，必要经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。
6、实物档案如有破损，必要进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。
7、建立实物档案登记和记录制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

十四、档案保密制度

1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明保证密职责，维护档案安全完整。
2、保密文献材料、档案密级划分、变更和解密，必要按照国家关于制度和规定办理。保密档案及文献材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。
3、档案库房设施应符合“八防”规定，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房安全保密设施进行检查，发现问题及时解决。
4、不该说国家秘密不说，不该懂得国家秘密不问，不该看国家秘密不看，不该记录国家秘密不记录。
5、不准擅自或在无保密保障状况下复制、使用、存储、销毁于国家秘密文献、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密文献、档案、资料和物品作为废品出售。
6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文献，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文献内容。
7、不准携带属于国家秘密文献、档案、资料物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同步指定专人保管。
8、不准向家属、子女、亲友及其她不应知悉者谈论国家秘密。
9、定期进行保密文献、档案、资料和物品清查工作，发现问题，及时报告。
10、不准隐瞒泄密事件，对于导致失密、泄密人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

十五、档案鉴定销毁制度

1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及关于部门人员构成。
2、鉴定小组以专业主管部门拟定档案价值鉴定原则和原则为准绳，以档案保管期限为根据，及时组织对到期档案进行鉴定。
3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁档案及文献材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送关于档案部门备案，然后方可销毁。
4、对已超过保管期限档案或文献材料，重新鉴定后，确有保管运用价值需要延长保管期限，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定年限算起。
5、通过鉴定，对延长保管期限档案或文献材料要重新组卷，要达到划定保管期限精确，保管单位质量达到原则规定，鉴定中发现档案不精确、不完整，档案部门要及时向领导报告，责成关于科室或负责人负责修改、补充。
6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和关于业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁此前，应认真进行清点核算，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁状况报告领导。
7、销毁档案时，必要注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。
8、状况特殊专门档案另有销毁规定按关于规定执行。

十六、档案运用制度

1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员运用。凡查借阅档案，必要履行登记手续，填写查借阅登记表和运用效果登记表，并将运用成果及时向档案室反馈，任何人不得例外。
2、外单位来查阅档案资料人员，必要持有单位简介信，检查查阅人员身份和问清查阅目、范畴，经分管领导批准后方可查阅。
3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。
4、查阅秘密文献必要履行审批手续，严格遵守保密规定。
5、借阅档案时间普通不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。
6、借阅者应维护档案完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。
7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必要在离岗前，将所借档案所有归还，以利保管和运用。
8、凡遇节假日特殊状况，档案室有权随时收回借出档案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借阅档案过程中，导致案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及关于规定严肃解决。
10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。
11、档案人员应依照本单位工作特点按照室藏档案内容、种类和构造，编制科学检索工具和有参照价值档案资料，以提高档案查全率。

十七、档案记录制度

1、档案记录要符合《中华人民共和国记录法》及其她关于法规、规章规定。
2、档案记录涉及登记和记录两个某些。档案室要建立档案工作记录台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整顿、鉴定、销毁、急救、清理、保管数量、状况及构造登记和记录，还要做好档案检索、编研和运用状况登记和记录。
3、档案记录内容与指标要保持一致性、稳定性和持续性,不得随意更改。
4、记录数字要精确无误，状况要真实，结论要对的，各项数字一律用阿拉伯数字书写，笔迹工整、清晰、不得潦草和模糊。
5、及时、精确向档案行政管理部门填写单位档案工作记录年报及其她档案调查登记表，登记表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化状况，定期分析研究，采用科学降温去湿办法，使库内温湿度控制达到国家和我省规定原则。
7、档案室要定期对档案记录资料进行归纳整顿，定期对记录数据进行必要综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地结识和理解机关档案管理现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。