汇锦国际大酒店标准管理系统操作作业流程.doc
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1、目录:第一, 预订和入住登记1、 散客预订、登记(预订查询、登记查询、散客续住、散客换房、入住类型变更、散客出入团)2、 团队预订、登记、关于预订分房问题。3、 设立佣金问题。(1)、一某些房间返佣,之后房间不返佣。(2)、刚开始返佣之后不返佣了,房费需要红冲。4、 换床操作,联房操作。5、 实际中遇到问题。(1)、团队最初按照房型预订,之后改成床位预订应当怎么操作。(2)、散客预订问题:凯旋问题。(3)、凯旋预订noshow状态。而是这个房间与否被其她房间所预订。(4)、换床操作中没有浮现床位号事情,两种换床方式。(5)、团队定价事情。自动修改。应当一起设立好。第二, 前台收银结账,正常流程
2、1、 会员预定、入住登记,结账积分2、 各种结账方式。(信用卡、会员卡、单位记账)3、 会员积分优惠使用。4、 客房费用录入。(损物补偿,客房费用当天可修改,价格是定好,夜审需要红冲)5、 POS下面各项使用。(1)挂账容易浮现问题。挂错了怎么办。两种解决方式。6、 收银员如何核对自己收退款状况。(1)、查帐务下面收退款状况和自己交班前报表,要核对。第三, 客房操作 1、设立维修房,改房态。批量设立。第四, 营销下面单位记账信息录入。第五, 会议室预订使用,以便综合办核工作量。第六, 财务上面1、 报表使用2、 查询下面查因素第七, 浮现问题之后如何查?1、交班报表、历史主单、操作日记。第八,
3、 服务器应当注意事项?1、 连锁接口与否打开。2、 电话接口浮现问题怎么办。3、 服务器上面几种惯用图标懂得是什么意思。一、 预订操作:1、 预订后台设立须知:实现功能:如果此处指定了2小时内可删除,那么回关联到预定单锁定期间。 例如:某操作员A 在10:30 录入了一笔预定单,当天12:30之前,可以直接删除该单,但过了12:30后来,该预定单自动锁定,对于没有权限操作员来说,就无法删除该预定单,除非请示上级有相应权限操作员。(注:删除锁定预定单权限 通过管理员来分派。 该权限 相应于 预定权限中 删除已锁定散客预定单/删除已锁定团队预定单)实现功能:如果此处指定了1小时后自动转为Nosho
4、w状态,它工作机理如下。 例如:某预定单 预届时间为 当天18:00,那么如果在当天19:00后来该客人尚未抵店,那么系统将自动将该预定单转为 当天 Noshow 预定单,将该预定所占用房间释放出来。这就保证了酒店客房最大运用率。此时中已不再显示该预定,而是转入 页面 固然,如果该客人21:00又抵店了,前台人员还是可以从 中将该预定客人 转为登记。案例:凯旋曾经操作过一笔预订押金,由于过了夜审。第二天找预订单时候没有,当前统一是这样设立,如果有一天出了这个问题,和这个关于系。1.散客预定1.1. 基本流程:打开散客预定单输入散客预定单主信息保存输入散客预定单附加信息 阐明:散客预定单主信息涉
5、及如下内容:【预定人】、【房间类型】、【预抵店时间】、【预离店日期】、【与否加床】、【加床费】、【折扣】、【房价】、【房价号】、【优惠理 由】、【业务员】、【来源】等。 散客预定单附加信息涉及如下内容:预定收款、预定退款、客人资料三个某些。1.2. 操作环节例3.1:天马集团 王华 打电话为 蒋进 预定后天豪华套房一间,合同房价7折,住2天,蒋进身份证号码为318,并收到定金100元钞票。a) 执行预定散客预定 ,打开散客预定窗口b) 单击按钮打开新散客预定单,依次输入预定主信息。【预定人】王华、【房间类型】下拉选取套房A、【预抵店时间】下拉选取-01-04 13:00、【入住天数】选取2天、
6、单击【折扣】后选取房价折扣0.7、单击【房间号】后 (此时浮现房间号均为豪华套房) ,选取一种房间号0418进行预定分房、【单位】天马集团、单击【优惠理由】后,打开优惠理由窗口,双击选取优惠理由单位合同房价。c) 单击按钮,至此完毕散客预定主信息操作。d) 单击按钮,打开预定收款窗口,在【付款方式】中下拉选取钞票 ,在【金额】中输入100.单击即可,单击按钮回到散客预定单。 预定收款窗口如下图: e) 单击,打开客人资料登记窗口,点击境内人员登记标签在【客人姓名】中输入蒋进在【证件类型】中下拉选取身份证 (系统默认),在【证件编号】中输入身份证号318,单击,确认客人资料,单击返回到散客预定窗
7、口。客人资料窗口如下图:已完毕散客预定所有信息,如下图:预定状态登记散客预定单时可以当时分房,也可以在客人预到当天进行系统自动分房或手动分房。散客预定单中输入预定信息将自动转入该散客登记主单信息。依照输入身份证号码,系统将自动匹配客人【籍贯】、【性别】、【生日】、【地址】等信息。在登记散客预定单时,【预抵店时间】系统默以为第二天,【预离店日期】系统默以为第三天,即散客预定第二天抵店,入住一天状况下,无需作变更,否则必要通过下拉菜单标志,变更【预抵店时间】、【预离店日期】。在客人资料登记窗口,【证件类型】系统默以为身份证,如果客人是通过其她证件进行登记,例如军官证,则必要通过下拉菜单标志选取军官
8、证.有关资料可以在基本资料中添加。若输入姓名在特别提示档案、当前客人档案或客史档案中浮现,系统将自动提示与否是历史档案或特别提示档案中人,以便操作员确认。如果确认是,系统将自动转入证件号、地址、性别、出生年月等信息。系统按身份证前六位(地区码)查找时,若数据库中没有相应地区代码,或身份证日期输入有误,系统将提示身份证号码有误,以便操作员确认。预定分为确认预定和非确认预定两种状况,如果收到客人预定定金并作预定收款解决,系统则自动默以为确认预定状态,每日18点系统稽审后没有确认预定将被删除,而确认预定则不会被删除。普通预定状况下可不作预定分房,有两种状况可作预定分房:一,今日预定客人,今日将抵店入
9、住。二,节、假日等酒店客房出租率较高,房源较紧张状况下应作预定分房。各操作员可在自己折扣权限允许范畴内选取房价折扣。在选取预定房间号时,黑色房间号代表当前空房,绿色房间号代表当前住房。例3.2:外籍客人预定美国客人Robert Stevenson传真预订一豪华套间。房价不打折,客人持护照,护照编号是18977896。其她操作类似例3.1,外籍客人预定特殊操作如下:打开客人资料登记窗口,点击境外人员登记标签,在【英文姓】【英文名】中输入Robert Stevenson在【证件类型】中下拉选取普通护照,在【证件编号】中输入护照编号18977896,【 国籍】美国 ,单击,确认客人资料。例3.3:一
10、种客人预定多房间程大俊电话预定两间原则房,两个房间都加床,加床费30元,房价不打折,预测明天到,住一天,暂不分房,并确认预定。(1). 执行预定散客预定 ,打开散客预定单(2) 单击,打开新散客预定单,依次输入预定信息。【预定人】程大俊、【房间类型】原则房,【与否加床】处鼠标单击,【加床费】30,单击 ,(系统默认【预抵店时间】、【预离店时间】和实际状况一致,无需更改)(3) 单击按钮浮现如下图对话框,单击按钮加以确认.(4)单击按钮,复制相似散客预定单,单击按钮,产生一种新散客预定单及帐号,同样单击按钮加以确认.1.3. 惯用办法 执行预定酒店日历,在相应日期空白处,单击右键,选取散客预定
11、执行预定散客预定 ,打开散客预定单 单击工具栏上图标,打开散客预定单 通过所自定义快捷键(例如F2) 打开散客预定单 键盘键入Alt+Y键盘键入S,打开散客预定单.(Y即预定菜单后字母,S即散客预定菜单后字母)2. 散客预定确认 对于酒店来说,确认过预定单,不容许被删除,即便客人来不了,也应当做取消预定操作。每月可以查看出当月预定 取消/未到状况,便于酒店方建立各级客户信誉档案,更重要是让管理层实时掌握 各营销人员最真实预定状况分析(当月预定单数和 预定取消数之间 对比状况等)1.点击工具栏上图标,进入预定查询界面3.双击查询到纪录,进入预定主单。4.单击预定单上方 按钮。确认完毕,预订单上方
12、即会有显示。反之,则单击预定单上方 按钮。取消确认完毕,预订单上方即会有显示。固然,前提是:操作员有相应 取消确认权限。5.点击工具栏上 (酒店日历)按钮,返回酒店日历主界面。3.预定取消对于所有超过规定删除时间 预定单,如果接到预定人告知,取消预定单那么必要要输入相应取消因素,进行取消操作,这样便于管理层 和 营销部考核绩效、掌握客户状况。操作环节:1.通过预定查询,查到所需删除纪录2.双击该纪录,进入预定主单3.单击按钮,系统弹出对话框,提示输入取消因素4.单击 按钮,即完毕取消预定4. 预定删除(超时自动、手动)(1)夜间稽核时,系统自动把所有到达日期不大于或等于今天预订单自动删除(涉及
13、未确认散客预定和未分房团队预定)。(2)预定查询查找相应预定单删除。二. 登记操作1. 散客登记1. 基本流程:打开散客登记单输入散客登记单主信息保存输入散客登记单附加信息阐明:散客登记单主信息涉及:【房间类型】、【散客类型】、【入住类型】、【抵店日期】、【预离店日期】、【与否加床】、【加收加床费】、【房间号】、【折扣率】、【房价】、【早餐】、【保密】、【晨唤】、【电话级别】、【来源】、【业务员】、【优惠理由】等。散客登记单附加信息涉及:客人登记和收款两个某些。2.操作环节:u 散客直接登记 例:6.1.1 吴小宇5月25日登记一间原则房,筹划住三天。房价八五折,规定开通市话, 晨唤时间6:3
14、0,预收250元,吴小宇身份证编号为:4125686。(1) 执行登记散客登记。(2) 单击,打开新散客登记单,依次输入散客登记信息, 【房间类型】下拉选取原则房; 【预离店日期】下拉选取05-28 12:00;单击【房间号】后,浮现选取房间号窗口(此时浮现是原则房),选取0510房间,单击; 单击【折扣率】后,浮现选取房价折扣窗口,选取折扣率0.85,单击; 【房价】将自动显示;单击【晨唤】后 ,并输入晨唤时间6:30;【电话级别】下拉选取市话。(3) 单击,至此完毕散客登记单主信息操作。(4) 单击,浮现客人资料登记窗口。【客人姓名】输入吴小宇,【证件类型】系统默以为身份证,【证件编号】处
15、输入4125686。单击。系统依照身份证号码自动显示客人所属【地区】、【性别】、【出生年月】。如下图: (5) 单击,打开收款窗口,【付款方式】系统默认是钞票,【金额】输入250,单击收款窗口上方,如下图: 单击,返回到散客登记窗口。至此完毕所有散客登记信息操作。u 预定转登记例6.2.1 预定转登记(未分房状况)预定客人沈飞现抵店入住。(预定状况:普通房一间,未分房,房价八五折,加床费30元。)住店客人身份证号为:沈飞 3506028 徐海军 3401066(1)执行预定预定查询,打开预定查询窗口。(2)查找该预定纪录(3) 在该预定纪录上单击右键,选取(4) 单击,选取0408房间,单击,
16、保存散客登记单主信息。例6.2.2 预定转登记(已分房状况)预定客人李俊杰现抵店入住。(预定状况:原则房一间,已分派0412房间,入住两天,房价八五折,客人资料已登记,预收订金100元。)(1) 工具栏上单击 ,打开房态图窗口。(2) 双击将到房0412,此时客人预定信息已自动转入散客登记单。(3) 单击即可。u 关于长包房、钟点房、拼房长包房、钟点房、拼房在作散客登记单时注意:【入住类型】下拉选取长包房、钟点房、或拼房,它们在房态图上标记分别为L、C、P。其房价可在基本资料中设定。u 当天结帐客人入住 当天结帐客人由于种种因素再次返回酒店入住,有两种解决方式:(1) 重新作散客登记。(2)
17、撤销结帐状态。(即执行帐务前台帐务,查询到该已结帐房间,单击确认后即可。)依照输入身份证号码,系统将自动匹配客人【籍贯】、【性别】、【生日】、【地址】等信息。在新增散客登记单后,【预离店日期】系统默以为第二天,即散客入住一天状况下,无需作变更,否则必要通过下拉菜单标志,变更【预离店日期】。在客人登记窗口,【证件类型】系统默以为身份证,如果客人是通过其她证件进行登记,例如军官证,则必要通过下拉菜单标志选取军官证.有关证件类型可以在基本资料中添加。若输入姓名在特别提示档案、当前客人档案或客史档案中浮现,系统将自动提示与否是历史档案或特别提示档案中人,以便操作员确认。如果确认是,系统将自动转入证件号
18、、地址、性别、出生年月等信息。 系统按输入身份证号前六位(地区码)查找时,若数据库中没有相应地区代码,或身份证日期输入有误,系统将提示身份证号码有误,并且输入身份证号将变为红色,以便操作员确认。 各操作员可在自己折扣权限允许范畴内选取房价折扣。3. 惯用办法 执行登记散客登记,或直接单击工具栏上。 在房态图上单击右键某一空房进行散客登记或散客迅速登记 在房态图上双击某一空房进行散客登记。(在房态图双击设立中进行设立) 在房态图上双击某一将到房进行预定信息转登记。(预定已分房状况) 单击自定义快捷键,例如:F3。(在自定义快捷键中定义)二. 登记后常用操作1. 散客登记查询 操作环节:(1) 执
19、行登记散客登记查询,如下图:单击标题栏变化排列顺序(2) 可以输入【房间号】、【到达时间】或【操作人】等进行单条件或组合条件查询,单击便可显示查询成果。(3) 双击某条记录便可查看该散客登记单。:本系统所有查询报表,均可通过单击标题栏变化排列顺序。:本系统所有查询报表,均可通过拖动标题栏进行分类查询,即用鼠标将有关标题栏拖动并移至绿色箭头提示地方即可。如下图,按入住类型进行分类查询:用鼠标将“入住类型”拖动移至标题栏上方即可按入住类型分类显示。2. 散客续住办法一:操作环节:(1)房态图上单击右键需续住房间,单击,浮现散客续住窗口。(1) 系统默认“现离店时间”比“原离店时间”推迟一天。如果实
20、际状况不同则可单击“现离店时间”后 ,对离店时间进行选取。单击即可。办法二:操作环节:(1)执行登记散客续住(或直接单击工具栏上按钮),打开散客登记查询-续住窗口。(1) 在【房间号】中 输入需续住房间号,单击,双击该房间记录,打开散客续住窗口。(2) 系统默认“预离日期”比“原预离日期”推迟一天。如果实际状况不同则可单击“预离日期”后 ,对离店时间进行选取。单击,单击可以查询此外房间,并进行续住。3. 散客间联房例8.2.1 0311、0318、0407三个房间为一家人登记房间,需作联房解决。 操作环节:(1) 执行登记散客间联房(或直接单击工具栏上按钮),打开联房窗口。如下图:(2) 用鼠
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