岗位说明指导书及编制要求.doc

岗位阐明书及编制规定

岗位阐明书（也称职务阐明书，岗位阐明书）是通过职位描述工作把直接实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指引性管理文献。普通岗位阐明书是由一线经理来制定，人力资源经理起到辅助作用，重要是提供制定岗位阐明书框架格式，并提供参照性建设建议。岗位阐明书是猎头公司开展业务过程中必不可少工具之一。普通岗位阐明书为一式三份，一份为用人部门负责人保管，一份为员工自己保管，一份由人力资源部备份保管。
中文名：岗位阐明书外文名JOBDESCRIPTIONBOOKLET
别称：职务阐明书
解释：对公司岗位定义性阐明
构成：职位描述，任职资格规定

一、简介
岗位阐明书（JOBDESCRIPTIONBOOKLET）
岗位阐明书是对公司岗位任职条件、岗位目、指挥关系、沟通关系、职责范畴、负责限度和考核评价内容予以定义性阐明。
二、分类
岗位阐明书重要涉及两个某些：一是职位描述，重要对职位工作内容进行概括，涉及职位设立目、基本职责、组织图、业绩原则、工作权限等内容；二是职位任职资格规定，重要对任职人员原则和规范进行概括，涉及该职位行为原则，胜任职位所需知识、技能、能力、个性特性以及对人员培训需求等内容。岗位阐明书这两个某些并非简朴罗列，而是通过客观内在逻辑形成一种完整系统。
三、构成
岗位阐明书依照用途不同有各种不同原则，普通使用是内部管理用途岗位阐明书，依照招聘市场特点，提出了招聘任岗位阐明书提法。内部管理用途岗位阐明书普通是下面有机构成某些构成：
（一）职位名称。例如，拿人力资源部门经理来说，如下简称HRM。职位名称应当写为经理。
（二）部门名称。HRM部门名称应当写为人力资源部。
（三）任职人。要写上任职人名字。并要有任职人签字地方，以示有效性。
（四）直接主管。HRM直接主管应当写为分管副总经理。要提供直接主管签字地方，以示有效性。
（五）任职时间。任职时间也就是生效时间，普通也就是与劳动合同步间一致。
（六）任职条件。涉及学历规定，工作经验规定，特殊技能等等。如HRM特殊技能是指掌握当代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。
（七）下属人数。指是部门内所管辖人数。
（八）沟通关系。普通分为外部与内部两个层面。如HRM内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在都市人事劳动部门，各重要媒体或招聘网站，各重要培训机构，应聘人员或同行，有关行业协会。
（九）职位设立目。如HRM职位目为：依照公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和有关勉励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具备市场领先者目的。
（十）行政权限。指是在公司所拥有财务权限和行政审批权限等。
（十一）工作内容和职责。这是岗位阐明书重之又重地方，所耗费笔墨也最多。涉及了职责范畴与负责限度，衡量原则等。如HRM职责涉及这几方面：组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬勉励政策；职位管理，部门管理与建设等等。
（十二）能力规定与个性倾向与特性等。属于个性化东西，应当算是职位修正规定吧。
（十三）职业生涯发展规划。涉及职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升职位，有关转换职位，升迁至此职位。理论支持是指学习和培训所达到有关规定。
四、作用
1．为招聘、录取员工提供根据;
2．对员工进行目的管理;
3．是绩效考核基本根据;
4．为公司制定薪酬政策提供根据;
5．员工教诲与培训根据;
6．为员工晋升与开发提供根据。
同步，人力资源从业人员在编写岗位阐明书至少有如下五项好处：
第一，它有助于实现组织优化。在编写岗位阐明书之前，有一种职位分析过程，即对部门职责进行列举和归类，对工作流程、各职位间职责分派进行分析和规划，从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中，重点思考是：人员配备与否冗余？职责与否互相重叠？部门职能与否细化到每个岗位上？与否忙闲不均？职责接口与否得当？工作流程与否顺畅并且简易？这就像咱们实行ISO9000质量认证同样，拿到证书不是目，目是通过认证过程促使公司建立起完善质量保证体系，把内部运作流程理顺。
第二，它使员工各司其责，上下目的一致。一份好岗位阐明书可以使员工理解组织目的、自己在组织中作用、相应责任和职权。特别是对于新员工，如果在她上岗之际就能拿到一份详尽岗位阐明书，不但能给她留下公司管理规范印象，并且有助于她尽快理解工作全貌，顺利进入角色，同步便于主管和下属共同拟定试用期考核目的与考核方式。有了员工和主管共同签字岗位阐明书，意味着双方对工作内容达到了共同理解，意味着一种对工作目的和规范承诺。
第三，岗位阐明书是各部门制定绩效管理原则根据之一。好岗位阐明书，既要按照重要性先后顺序，列明每项职责重要内容，又要阐明该职责是全责，还是某些责任，抑或是辅助支持性工作；同步，也要列明相应考核办法。考核指标可以是反映质量，也可以是反映数量。例如，在成本方面，可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标；在时限方面，可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标；在数量方面，可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标；在质量方面，可以用精确率（错误率，次品率）、预算差别、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述原则，可以用概括性词语，例如“遵循公司ISO9001规定”。
第四，岗位阐明书是进行职位评估从而拟定职位级别前提条件。职位评估内容普通涉及职责范畴大小、工作复杂难易限度、劳动强度、劳动条件等要素。有了职位级别和薪酬调查成果，才便于拟定每个职位薪酬水平。
第五，它是进行人员招聘、制定培训筹划和个人发展筹划一种根据。一线经理提出用人申请，人事部门在发布招聘启事、甄选面试、拟定培训内容、设计员工职位升迁路线时，都离不开它。
五、编制流程
岗位分析
依照组织架构，进行岗位梳理和工作分析。组织架构是岗位设定基本，制定招聘岗位阐明书，需要依照组织架构，对岗位进行梳理和分析;新增岗位需要拟定其在组织架构中位置和岗位设定目。可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、直接面谈等办法，明确招聘岗位目的;
岗位职责
岗位职责就是工作阐明，即该岗位应当做什么、如何做、需要达到什么样工作原则。咱们普通采用先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后，填报在统一模版中上报办法，再通过组织有关部门进行重复考虑和论证后，拟定最后岗位职责描述;
工作权限
依照组织架构、工作分析和岗位职责，拟定该岗位所属部门、详细工作权限和管辖权限，直接负责上下级关系和管辖人数等内容;拟定岗位任职资格。依照该岗位胜任能力拟定岗位任职资格，详细内容含：年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技能、管理能力、学历学位、工作业绩等等必备入职条件;
审批实行
初步框架出来后，人力资源部、品质部、用人部门就招聘JD进行细则讨论和补充，最后由人力资源部进行提炼总结后，填写进统一模版，报公司总经理进行审批后实行。
适时调节
随着公司发展和状况变化，招聘JD使用过一段时间后，也许需要对某些内容进行调节。调节可以由业务部门提出调节申请、人力资源部进行调节或品质部督察过程发现问题发出整治单、人力资源部进行调节均可，调节按规定流程进行。
六、编制要点
岗位阐明书编制要点：
1、对职位描述，不是任职者当前工作
2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要
3、针对对岗位而不是人
4、归纳而非罗列

岗位阐明书普通用表单形式编制，普通分七大某些设计表单：
1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；
2、职位目：对职位概述；
3、职责和权限：分重要职责权限、有关职责权限和暂时性工作；
4、工作关系：分内部关系和外部关系，涉及联系部门、人员；
5、任职资格：涉及教诲水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；
6、考核指标，权重，薪资级别，职位发展方向；
7、工作环境。
七、其他有关
撰写问题及对策
编写过程中容易浮现五个概念问题：
一是仅重成果，不重过程。编写岗位阐明书过程其实也是一种沟通方式。在编写岗位阐明书过程中，主管和下属应充分沟通，双向交流，各自表达对部门职责理解、对详细职位看法和盼望，以求得上下一致。这个过程自身，就是对业务进一步探讨。可惜是，许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就，而未能借此机会与属下进行交流，在后来岗位阐明书应用过程中，也就容易浮现属下不理解、不运用、不执行状况，使岗位阐明书变成了可有可无摆设。
二是“一种药方吃究竟”。以IT行业为例。在IT行业，变革是唯一常数。组织构造频繁调节，人事变化，部门职能变化，会相应地导致职位工作内容发生变化。这时候，岗位阐明书如果不能适应这种变化及时修正，会不久过时。另一种状况是，在变化如此迅速IT时代，有人疑惑：“咱们还需要岗位阐明书吗？”在比较稳定老式行业里，提这个问题有也许被奚落一番，但在IT行业却是非常普遍。许多在新兴网络公司从事人力资源管理同行们，经常发出这样抱怨：“咱们组织构造图三周一变，办公室几乎全是新面孔，经常是岗位阐明书刚写完，职位就又调节了，成天忙着招人，主线没有时间也没有必要去写什么岗位阐明书”。这不禁使人对其中所蕴含人力资源风险感到忧虑。在这个时候，更需要对职位进行分析、编写岗位阐明书，以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来风险，努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况，减少人力成本。此时，岗位阐明书格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时，尽量多用概括性、通用性语言，以使岗位阐明书能有相对较长稳定性。同步应加强上下沟通，避免浮现上层人员热血澎湃、调节方向过快，而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步状况。虽然在老式行业里，岗位阐明书普通地也需要每一到两年修改一次。
三是人事部门大包大揽。编写岗位阐明书不但仅是人事部门事。人事部门责任是提供一种格式和办法，培训一线经理如何编写并运用岗位阐明书，同步要对一线部门所撰写岗位阐明书进行审核。一线经理是详细编写者，因此要经常审视下属工作内容与否变了，工作规定（衡量原则）、组织关系与否变了，如果有变化，应立即更新岗位阐明书。这也是其承担人事职能一种体现。有公司是人事部门代行其事，担任写手，这在一定限度上失去了编写岗位阐明课本意。
四是过于详细或过于简略。有公司把职位级别、工作复杂性、管理责任大小评价也纳入其中，使得岗位阐明书过于复杂。我以为像这些属于职位评估内容，是不应当写入岗位阐明书中。职责内容写得很详实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者工作量，并且，一旦职责内容有了细微变化就要调节岗位阐明书，会加快岗位阐明书更新速度。同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻专业术语过多，会使人阅读理解困难。尚有公司所写岗位阐明书，内容仅仅局限在工作职责方面，这是不够。如何才算详简得当？一句话，实用就行。
五是对号入座，过度迁就现任职者。岗位阐明书仅描述职位自身所具备特性，而与从事或即将从事此工作详细人员无关。编写时不应掺杂着既有任职者身影，尽管这很难做到。过度迁就当前任职者，会影响其客观公正性。固然，也不要矫枉过正，不顾现实条件，按照绝对抱负任职原则和考核原则来写，那会缺少实用性。
而在详细操作过程中，还会浮现下面问题，咱们要想出解决办法：
（一）部门职责分解不充分、不完全（在下属职位中没有得到充分分解，某些职责没有有关职位详细承担）
1、对部门所有职位职责进行汇总合并，与部门职责对比，然后明确责任职位进行填充；
2、对同一部门职责，不同层级职位也许肩负责任不同样，必要进行分级详细描述；
3、如是部门经理和业务口主管，请添加补充组织建设有关内容。
（二）工作领域划分不合理、不全面（某些职位从头到尾只有一种领域，某些职位一条职责相应一种领域）
1、精确理解职位重要职责；
2、可参照部门工作领域对本职位进行划分；
3、如本职位是负责部门工作领域中单个领域，请依照详细职责用合并属性同类项方式进行领域划分。
（三）职责描述不符合规定（不规范、不精确、不全面，有重复、交叉现象）
1、请统一按“动词+内容+目”方式进行规范、精确、全面地描述，做到无重复、无交叉，以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。
2、“应负职责及目”是指做哪一类事，这个职位负什么样责任，完毕这项职责目是什么。
（四）职位概要描述不符合规定（不规范、不精确、不全面）
1、精确理解职位重要职责；
2、按规定描述；
3、从重要工作领域中组合职位概要描述中重要内容
（五）学历与经验规定过高或过低（某些职位学历与经验是写编写者个人学历与经验）
1、职位阐明是针对职位，不是针对个人。
2、学科专业描述要符合规范。
（六）基本素质和知识技能混淆/重叠
1、要对基本素质与知识、技能做出明确规定，什么是基本素质，什么是知识，什么是技能；
2、描述完认真检查、核算无重叠。